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System-Konfiguration: Internationalisierung – Währungen

Leitwährung, Projektwährung und Belegwährung verwalten – inkl. Wechselkurse und Wechselkursimport (Add-ons, Formate, Autotask).

Für die Nutzung unterschiedlicher Währungen als Leitwährung und Projektwährung, benötigen Sie ein aktives Add-On der Fremdwährung. Sofern Sie dieses noch nicht besitzen, bitten wir Sie, sich an unseren PACS Vertrieb unter vertrieb@pacs-software.com zu wenden. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen bei allen Fragen und Anliegen weiter.

Definition von Begriffen

In PACS wird zwischen verschiedenen Währungen unterschieden:

  • Leitwährung: Dies ist in PACS die „Standard“-Währung. Dies stellt die gängigste Währung in Ihrem Unternehmen dar. Sie können diese unter SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | WÄHRUNGEN definieren (siehe unten im Register WÄHRUNG). Die Währung wird als Standard bzw. Vorlage verwendet, wenn Sie bspw. ein Projekt neu erstellen.
  • Projektwährung: Dies ist die Abrechnungswährung Ihres Projektes. Die Währungen der Projekte können je nach Ausführungsland variieren. Die Projektwährung können Sie direkt bei dem Projekt unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN im Bereich Klassifizierung definieren.
  • Belegwährung: Dies ist die Währung, in der Sie Ihre Reisekosten erfassen. Die Belegwährung wird vorbestimmt durch den Kostensatz. Wenn die Spalte „Währung“ eingeblendet ist, kann man die Währung auch manuell ändern. (Die Einstellung dazu finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN & KOSTEN | ALLGEMEIN | REISEKOSTEN + SONST. LEISTUNGEN im Bereich Reisekosten „Erfassen in einer von der Projektwährung abweichenden Belegwährung“.)

Register Währung

  • Die Währungskürzel sind nach ISO 4217 (http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217) definiert.
  • Festgelegte Währungen können Sie in der Länderverwaltung den betroffenen Ländern zuordnen.
  • Felder der Währungstabelle
    • Code (fix): Standard-Definitionen
    • Symbol (änderbar): Sie können das Symbol ändern.
    • Name (änderbar): Sie können die Zeichenfolge ändern.
    • Aktiv [Hakenauswahl]: Wenn dies aktiv ist, dann ist die Auswahl in anderen Bereichen möglich, wie bspw. bei der Länderzuordnung, Projektanlage oder der Reportanzeige. Zudem ist der Wechselkursimport nur bei aktiven Währungen möglich (siehe unten im Register KURS).
    • Leitwährung [Hakenauswahl]: Sie können nur eine Währung als Leitwährung definieren.

Register Kurs

  • Hier können Sie die einzelnen Wechselkurse für aktivierte Währungen aktualisieren.

 

Achtung: Es ist Voraussetzung, dass die einzelnen Währungen aktiviert sind (siehe oben im Register WÄHRUNG).
  • Wählen Sie zunächst die zwei gewünschten Währungen.

  • Die oberste Zeile zeigt den aktuellsten Wechselkurs, der eingetragen ist. In der Spalte „Gültig ab“ sehen Sie den gültigen Zeitraum des Wechselkurses.

      Durch die Kurse können Sie verschiedene Währungen umrechnen, wie zum Beispiel Ihre Projektwährung in die Leitwährung. Sie können aber auch die Belegwährung in die Projektwährung oder Leitwährung umrechnen. 

Sie haben zwei Alternativen zum Eintrag der Kurse:

  • (1) Sie können entweder verschiedene Wechselkurse zu unterschiedlichen Zeitpunkten manuell eintragen.
  • (2) Oder Sie importieren (regelmäßig) offizielle Wechselkurs-Datenquelle mit verschiedenen Wechselkursen. Diese importierten Wechselkurse stehen allen Benutzern zur Verfügung.

Wenn ein Wechselkurs bei der Umrechnung zwischen Drittwährungen nicht vorhanden ist, wird er (wenn möglich) indirekt ermittelt.

Informationen zum Wechselkurs in Verbindung mit der Belegwährung

Wenn die Belegwährung von der Projektwährung abweicht, wird der Betrag automatisch in die Projektwährung umgerechnet. Wenn Sie den Wechselkurs der Umrechnung anpassen möchten, benötigen Sie dafür eine Berechtigung. Diese können Sie einstellen unter SYSTEM-KONFIGURATION | BERECHTIGUNGEN | ZEITEN + KOSTEN | Wechselkurs darf angepasst werden (Reisekosten) oder (Sonst. Leistungen).

Import von Wechselkursen (Add-On)

Für die Nutzung des „Add-On: Wechselkursimport“ benötigen Sie auch das „Add-On: Fremdwährungen“. Wenn Sie dies kaufen oder ggf. testen möchten, wenden Sie sich bitte an unser PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com.

Gehen Sie zu SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | KURS, um die Wechselkurse zu importieren. Hier müssen Sie in der Menüleiste auf Import klicken. Es öffnet sich ein Fenster „Import“. Wenn Sie hier auf Neu klicken, wird eine Zeile mit den Wechselkursen der EZB angelegt.

Wechselkursformate: EZB, FED und Deutscher Zoll

Um das gewünschte bzw. benötigte Wechselkursformat zu definieren, müssen Sie zur Spalte "Format". Wählen Sie hier zwischen ECB, FED oder Deutscher Zoll. Mehr Infos zu den verschiedenen Formaten und was Sie bei diesen beachten müssen, finden Sie weiter unten. Wir empfehlen Ihnen nur ein Format zu importieren, also entweder "ECB", "FED" oder "Deutscher Zoll".

Die URL der jeweiligen Datenquelle wird automatisch voreingetragen, sobald Sie eines der Wechselkursformate auswählen. Wie Sie eine andere Datenquellen nutzen können, finden Sie in den Beschreibungen weiter unten.

Sie müssen noch folgende weitere Informationen festlegen:

  • Umfang: Definieren Sie, in welchem Umfang die Wechselkurse regelmäßig importiert werden sollen: alle Wechselkurse; nur der erste pro Monat; nur der letzte pro Monat oder nur der aktuellste Wechselkurs.

  • Quelldatei: Die URL wird schon voreingetragen. Mehr Informationen zur URL finden Sie weiter unten bei den Informationen zur EZB, Fed und zum Deutschen Zoll.
  • Autotask-Befehl: Dies wird von PACS standardmäßig eingetragen. Diesen Befehl müssen Sie verwenden, wenn der Import automatisch und regelmäßig durchgeführt werden soll. Der automatische Import erfolgt über die Windows-Aufgabenverwaltung/-Funktionen. Wir erklären Ihnen dies weiter unten ausführlich. Hinweis: Momentan können dies nur unsere On Premises Kunden verwenden. Sie sind Cloud-Kunde und haben Interesse an dem automatischen Import? Dann wenden Sie sich bitte an unseren PACS Support unter support@pacs-software.com.

Speichern Sie dann Ihre Einträge bzw. Änderungen und klicken dann auf Import. Bestätigen Sie den Import der Wechselkurse und schließen das Fenster. Nach dem Import sind die Kurse mit dem aktuellen Datum in der Spalte „Gültig ab“ hinzugefügt.

Achtung: Wichtige Informationen zum Import

    • Es werden nur die Wechselkurse zu den Währungen importiert, die bei Ihnen aktiv sind. Sie können Währungen aktiv setzen unter SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | WÄHRUNGEN. Setzen Sie dort einen Haken bei der entsprechenden Währung.
    • Es werden immer nur Wechselkurse importiert, die datumsmäßig NACH dem letzten bereits in der PACS Datenbank existierenden Wechselkurs zum jeweiligen Währungspaar liegen. (Die in der PACS Datenbank bestehende Wechselkurs-Historie bleibt also bestehen).

Autotask-Befehl für den automatischen Wechselkursimport

Durch den Autotask-Befehl kann der Import der Wechselkurse automatisch und regelmäßig aktualisiert werden. In nur wenigen Schritten ist dies eingestellt und spart Ihnen den Aufwand dies manuell durchzuführen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Autotask-Funktionen in PACS. Hier finden Sie noch einige Informationen, die speziell für den WK-Import relevant sind:

    1. Konfigurieren Sie Ihren Anwendungsschlüssel. Gehen Sie dazu zur SYSTEM-KONFIGURATION | ZUGRIFFSVERWALTUNG | AUTH-SCHLÜSSEL. Wenn hier noch kein Auth-Schlüssel angelegt ist, müssen Sie einen Neuen anlegen.
    2. Kopieren Sie den Schlüssen über Kopieren und fügen diesen am besten in eine Textdatei ein. So sieht beispielhaft ein Auth-Schlüssel aus: access_key=pacs_v1BED43A945646464929CE5B34D959BF secret_key=pacs_v12EA1897B5543646973B5308800FDF1484BC889B4C.
    3. Kopieren Sie dann aus SYSTEM-KONFIGURATION | INTERNATIONALISIERUNG | WÄHRUNGEN | KURSE bei der Import-Funktion aus der Autotask-Befehl-Spalte den Text (Beispiel: PACS.App.Performer.exe -autotask -exchangerateimport -server <SERVERNAME> -access_key <ACCESS_KEY> -secret_key <SECRET_KEY> -log_folder C:\LOG -task_id 3).
      1. Ersetzen Sie die Platzhalter <ACCESS_KEY> und <SECRET_KEY> komplett durch die erstellen Auth-Schlüssel.
      2. Passen Sie den Speicherort DER PROTOKOLLDATEI an und ersetzen C:\LOG mit diesem Speicherort. Stellen Sie hierbei sicher, dass Sie die Schreibrechte für den Speicherort besitzen.
      3. Wir empfehlen auch den Namen „PACS.App.Performer.exe“ durch den kompletten Pfad inkl. Namen zu ersetzen.
      4. Beispielhafte Kommandozeile nach den Änderungen: \\Server\COMPANY\PACS\PACS.App.Performer.exe -autotask -exchangerateimport -server ARBEITSERVER1 -access_key pacs_v1BED43A945646464929CE5B34D959BF -secret_key pacs_v12EA1897B5543646973B5308800FDF1484BC889B4C -log_folder \\Server\COMPANY\PACS -task_id 3).
    4. Wenn Sie diesen Befehl angepasst haben, können Sie diese Kommandozeile in Form einer Batch-Datei speichern und in Ihre Windows-Aufgabenplanung eintragen. Hier können Sie selbst festlegen, wie oft der Wechselkursimport durchgeführt werden muss. Beispiel: Wenn Sie bei der Funktion als Umfang „Nur den ersten Wechselkurs im Monat“ gewählt haben, reicht die Ausführung der Aufgabe einmal am Anfang des Monats. Mehr Informationen finden Sie unter Autotask-Funktionen in PACS.

Infos zu den Wechselkursformaten

Sie können sich auch selbst die Wechselkurs-Datenquelle zusammenstellen, die Sie importieren möchten. Wir beschreiben Ihnen hier, wie Sie die URL dazu erhalten.

Wechselkurse "Deutscher Zoll"

Bei dem Importformat "Deutscher Zoll" gibt es eine Besonderheit. Es gibt zwei Kursarten: 1 = Notierte Währung; 2 = Nicht-notierte Währung. Für „notierte Währungen“ werden Referenz-Wechselkurse von der Europäischen Zentralbank festgesetzt, für „nicht-notierte Währungen“ erfolgt die Ermittlung des Wechselkurses durch die Generalzolldirektion.

Sie müssen beide importieren, damit die Wechselkurse zu allen Währungen abgedeckt werden. Dazu müssen Sie zwei Zeilen anlegen und den Namen manuell entsprechend anpassen.

Beispiel:

  • "Import Deutscher Zoll: Nicht-notierte Währungen": Dies ist die entsprechende URL https://www.zoll.de/SiteGlobals/Functions/Kurse/KursExport.xml?view=xmlexportkursesearchresultZOLLWeb&kursart=2&startdatum_tag2=01&startdatum_monat2=01&startdatum_jahr2=2004&enddatum_tag2=31&enddatum_monat2=12&enddatum_jahr2={CURRENT_YEAR}&sort=asc&spalte=gueltigkeit
  • "Import Deutscher Zoll: Notierte Währungen": Dies ist die entsprechende URL https://www.zoll.de/SiteGlobals/Functions/Kurse/KursExport.xml?view=xmlexportkursesearchresultZOLLWeb&kursart=1&startdatum_tag2=01&startdatum_monat2=01&startdatum_jahr2=2004&enddatum_tag2=31&enddatum_monat2=12&enddatum_jahr2={CURRENT_YEAR}&sort=asc&spalte=gueltigkeit

Wichtig: Die URL muss auch manuell angepasst werden. Der Unterschied ist rechts in der URL: kursart=1 vs. kursart=2 (siehe rote Markierung).

Wechselkurse im EZB-Format

Hier gibt es eine URL zu einer XML-Datei mit den historischen Referenz-Wechselkursen (1999 bis heute; ca. mit tagaktuell 30 Fremdwährungskursen zum Euro): https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-hist.xml

Wechselkurse im Fed-Format

Gehen Sie auf die Seite https://www.federalreserve.gov/datadownload/Choose.aspx?rel=H10 und stellen Sie sich hier das gewünschte Package zusammen.

Wählen Sie hier also „H.10 Statistical Release - Daily rates” oder “G.5 Statistical Release - Monthly rates”. Klicken dann auf “Format packages”.

Wählen Sie “File type: XML” und klicken auf "Go to download".

Kopieren Sie dann rechts über „Direct download for automated systems” die URL. Und fügen diese in die Import-Zeile in PACS ein.