Symboltabelle: Projekte, Angebote und Rechnungen

ICON

ERLÄUTERUNGEN

PROJEKTVERWALTUNG (HAUPTFUNKTIONEN)

Wird die Funktion des Icons bereits in der Hauptanwendung erklärt, dann gilt diese auch im Unterregister für den Teilbereich.

Suchen: Zur Anzeige die Auswahlkriterien 'Name, Nr.' (Freitexteingabe), 'Mandant' und 'Status' definieren und auf Button Suchen klicken. Werden Suchkriterien geändert, muss zur Aktualisierung erneut auf geklickt werden.

(Suche) Erweitert: Durch Klick auf den Button können weitere Kriterien gewählt werden. Für jede Suche sind die Kriterien jedoch neu zu definieren.

Strg+S

Speichern Neueingabe oder Änderung: Schließt jede Eingabe ab !!! Wenn nicht gesichert wird, gehen die Eingaben verloren.

Muss immer vor dem Wechsel des Registers und der (Unter-)Register vorgenommen werden (vergleichbar dem Verlassen einer Datei, ohne zu sichern).

Klicken Sie dazu auf Speichern oder die Tasten Strg + S.

Strg+N

Neuanlage: Klicken Sie auf Neu anlegen oder in der Desktop-App die Tasten Strg + N.

Die Eingabe erfolgt zeilenweise.

Strg+K

Projekt-Zeile per Haken markieren und auf Kopieren klicken. Im Fenster Projekt kopieren kann der Umfang der zu kopierenden Inhalte festlegt werden. Dem kopierten Projekt wird der Zusatz '(Kopie)' hinzugefügt.

Löschen: das zu löschende Projekt markieren und auf Löschen oder in der Desktop-App die Tasten Strg + L klicken.

Im Fenster Projekt löschen wird ...

• die Anzahl der mit dem Projekt verbundenen Datensätze angezeigt
• erfolgt eine Sicherheitsabfrage (es muss die Projekt-Nr. nochmals explizit eingegeben werden), damit es zu keinem ungewünschten Löschvorgang kommt. Wird die Nr. korrekt eingegeben dann wird das betroffene Projekt direkt gelöscht.

Detailansicht ein- und ausblenden: Über dieses Icon können Sie die rechte Registeranzeige ein- und ausblenden. Beim Ausblenden erhalten Sie nur die Projektliste.

Zum Direktreport-Aufruf die Projektzeile per Haken markieren und auf Bericht aufrufen klicken.

Wechseln zu verknüpften Daten: Zur Anzeige von Daten in einem anderen Funktionsbereich (-> jeweils mit Vorselektion des markierten Projektes.

Beispielsweise Wechsel zu Zeiten, Reisekosten, Sonstige Leistungen oder Wechsel zu Projektplan oder zum Auftraggeber-Kontakt.

Über Weitere Funktionen können Sie alle zusätzlichen Funktionen dieses Bereiches aufrufen. Diese umfassen hier folgende Funktionen:

• Gruppierung öffnen und schließen: Hier können Sie alle Gruppierungen öffnen oder schließen.

(Unter-)Register AUFTRAG | Register Kalkulation PV [Funktionen betreffen nur Einträge des Unter-Registers]

Zur Aktualisierung der Anzeige

Plan-Zeiten für neuen Mitarbeiter hinzufügen, Plan-Reisekosten für neuen Mitarbeiter hinzufügen, Plan-Sonstige Leistungen für neuen Mitarbeiter hinzufügen

(Unter-)Register ANGEBOTE [Funktionen betreffen nur Einträge des Unter-Registers]

Details

Bei Klick auf Details in der Angebotszeile werden die Angebotspositionen angezeigt.

(Unter-)Register TEAM/LEISTUNG [Funktionen betreffen nur Einträge des Unter-Registers]

Register ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN: Um einen LS einem MA als 'bevorzugt' zu markieren, die betroffene MA-Zeile per Haken markieren (oder mehrere MA-Zeilen) und auf Standard-Leistungssatz als bevorzugt zuordnen klicken

Register ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN: Zur Auswahl eines speziellen Aktcodes für den MA für dieses Projekt, die betroffene MA-Zeile per Haken markieren (oder mehrere MA-Zeilen) und auf Auswahl Aktcode zuordnen - IST oder Aktcode zuordnen - PLAN klicken. Im Fenster den gewünschten Aktcode auswählen.

Register ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN: Zum Entfernen der durchgeführten Zuordnungen zu Leistungssatz/Kostensatz & Aktcode die betroffene MA-Zeile markieren (oder mehrere MA-Zeilen) und auf Auswahl Leistungssatz bzw. Kostensatz + Aktcode zurücksetzen klicken.

Sortieren: Wenn Sie die Mitarbeiter alphabetisch sortieren möchten, müssen Sie die oberste Leiste 'Mitarbeiter' anklicken. Möchten Sie zusätzlich eine andere Spalte sortieren (z.B. Leistungssatz), müssen Sie gleichzeitig die Taste SHIFT drücken und auf die jeweilige Spalte klicken.

(Unter-)Register RECHNUNGEN [Funktionen betreffen nur Einträge des Unter-Registers]

Zum Anlegen einer Rechnung auf Neu klicken. Hier können Sie wählen, welche Rechnung Sie neu erstellen möchten.

Mehr Informationen finden Sie unter VORGEHEN Neue Korrektur-Rechnungen oder Storno-Rechnung erstellen.

Details

Mit Klick auf Details erfolgt die Definition der Rechnungsdetails in den einzelnen Registern ... inkl. der Anzeige des Rechnungsformulars.

Im Fenster Rechnungsdetails werden alle Rechnungsdaten definiert:

• Register Daten: u.a. Leistungszeitraum, Rechnungsadresse, Zahlungsziel und getrennt nach Honorar und NK die Auswahl der Art der Rechnung (Festbetrag, nach Rechnungspositionen, nach Aufwand, NK-Pauschale (%), Schlussrechnung)
• Register Abgerechnete Zeiten und Kosten: alle mit der Rechnung verknüpften Zeiten & Kosten
• Register Betragsmindernde Abschlagszahlungen: reduzieren bei Schlussrechnungen den Rechnungsbetrag
• Register Rechnungspositionen: zum Direkteintrag oder automatischer Eintrag der Positionen gemäß Anzeige in 'FORMULAR-VORSCHAU'
• Register Konditionen: Rabatt, Sicherheitseinbehalt. Skonto, Zuschuss
• Register FORMULAR-VORSCHAU: Anzeige der Rechnung in der gewünschten Struktur und im definierten Design
• Register Zahlungen: Eintrag Zahlungseingang

Zur schnellen Eingabe monatlich wiederkehrender Rechnungen auf Auf Folgemonat kopieren klicken. Es kann die Anzahl der Monate und das Rechnungsdatum (Letzter Tag des Monats oder erster Tag des Monats) festgelegt werden.

Zum Aufruf des Fensters auf das Icon Formular-Seriendruck (Register Ausgangsrechnungen oder Rechnungen -> Rechnungsliste) oder im Menü auf Bearbeiten | Formular-Seriendruck (Register Ausgangsrechnungen) klicken.

Der Formular-Seriendruck bietet einen Serien-/Sammelausdruck von Rechnungen oder Mahnungen. Er beinhaltet auch den 'Serien-Export' der betroffenen Rechnungen bzw. Mahnungen.

Im Rechnungsassistent Stapelverarbeitung/Schritt 3: Generierte Rechnungen können durch Klick auf Rechnungsansicht (FORMULAR-VORSCHAU) die Rechnungsinhalte und das Rechnungsdesign angesehen werden (inkl. Änderung der Möglichkeit, die Struktur bzw. das Design zu ändern und die Rechnung in dieser Ansicht direkt abzuschließen).

Aufruf nur aus Register Ausgangsrechnungen: zum Aufruf des Fensters auf das Icon Rechnungsassistent Stapelverarbeitung oder im Menü auf Bearbeiten | Rechnungsassistent Stapelverarbeitung klicken. Der Rechnungsassistent Stapelverarbeitung ermöglicht die Abrechnung einer Vielzahl von Projekten gem. der beim jeweiligen Projekt hinterlegten Abrechnungsvorgaben.

Über Weitere Funktionen können Sie alle zusätzlichen Funktionen dieses Bereiches aufrufen. Diese Umfassen hier folgende Funktionen:

• Summierung der Beträge: Es wird Ihnen die Summe der markierten Rechnungen angezeigt.

In der Rechnungsliste als Korrektur-Rechnung markierte Rechnung

Zum Stornieren einer Rechnung in der Rechnungszeile auf Stornieren klicken.

Die neu erstellte Storno-Rechnung wird in der Rechnungsliste als Storno-Rechnung dargestellt.

Die stornierte Rechnung wird in der Rechnungsliste als Rechnung storniert dargestellt.

Zur Darstellung der Zahlung bei der Rechnung in der Rechnungsliste auf öffnen klicken und die Zeile Rechnung bezahlt wird angezeigt. Hinweis: die Erfassung der Zahlung erfolgt im Fenster Rechnungsdetails, Register Zahlungen.

Fenster Rechnungsdetails

Zum Speicher der Einträge auf Übernehmen klicken.

Um den Eintrag von Daten rückgängig machen, auf Änderungen verwerfen klicken.

Um die in der (Rechnungs-) Formularsicht angezeigten Rechnungspositionen zu ändern, auf Positionen bearbeiten klicken.

Um eine Rechnung abzuschließen (d.h. aus einer Vorschlagsrechnung eine endgültige Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer zu erstellen), auf Rechnung abschließen klicken.

Um die Erstellung einer Mahnung abzuschließen (damit wird der 'Zähler' für die nächste Mahnstufe neu gesetzt), auf
Mahnung abschließen klicken.

Zum Druck der Rechnung oder Mahnung auf Drucken klicken.

Über Download können Sie den Bericht im gewünschten Format (PDF, MS Word, RTF bzw. CSV, TSV, MS Excel) speichern.

(Unter-)Register REFERENZDATEN

Bei Klick auf HTML-Vorlagen öffnet sich das Fenster HTML-Vorlagen (Alternativaufruf über Menü | Auswahl | HTML- Vorlagen). Im Fenster werden die Parameterfelder zur Anzeige der Projektdaten im Projektreferenz-Bericht definiert. Parameter-Auswahl: HTML-Vorlage, Sprache, Zielwährung, Wechselkurs-Stichtag, Genauigkeit von Beträgen (Anzahl in Dezimalen), Zieldatei-Name.