Kontakte, Notizen & Wiedervorlagen: Symbolleiste und Funktionen (Symboltabelle)

SYMBOLE

ERLÄUTERUNGEN

Zur Suche von Daten oder Aktualisierung der Anzeige auf Button Suchen klicken ). Die Anzeige erfolgt gemäß definierter Suchkriterien.

• Volltext-Suche: Tragen Sie die bekannten Textbestandteile ein (ohne Platzhalter-Zeiten * oder %)
• Auswahl zu durchsuchender Felder:
• Volltextsuche (Alle Felder, Firma, Namen, Alle Felder + Notizen + WV, etc.): Wenn Sie die Suche eingrenzen, erfolgt die Suche bei großen Datenmengen schneller.
• Hinweis bei Suche im Bereich Notizen und Wiedervorlagen: bei den Filtern 'Firma + Name' wird auch jeweils das Feld 'Kurzname' mit durchsucht. Die Suchergebnis-Anzeige erfolgt in den Bereichen Notizen und Wiedervorlagen (nicht im Bereich Kontaktverwaltung).
• Wenn Sie auf die Auswahl des Buttons klicken, wechseln Sie zur Allgemeinen Suche mit Einzelfeldern, Gruppensuche, Ressourcendaten (das Register wird nur den Personen mit zugehörigem Recht angezeigt), Importsuche (für neu importierte Kontakte) oder Dublettensuche

Wechseln zu verknüpften Kontaktverwaltungsdaten (aus den Firmenadressen): Um von den Firmenadressen zur Kontaktverwaltung zu wechseln, eine Firmenadresse wählen und auf den Icon Kontaktverwaltung klicken. Wenn Sie auf neben dem Button klicken, können Sie wählen, welche zugeordneten Kontakte Ihnen angezeigt werden sollen: nur die aktiven, alle (aktiv + Papierkorb (ehem. inaktiv)) oder nur die inaktiven Kontakte.

Sortieren: Wenn Sie die Namen der Firmenadressen (Spalte Firma 1) alphabetisch sortieren möchten, müssen Sie die oberste Leiste 'Firma 1' anklicken. Möchten Sie zusätzlich die zweite Spalte sortieren (z.B. Name), müssen Sie gleichzeitig die Taste SHIFT drücken und auf die Spalte klicken.

Strg+S

Klicken Sie zum Speichern einer Neueingabe oder Änderung auf Speichern. Erst dann erfolgt der Eintrag in die Datenbank. Hinweis: die ENTER-Taste führt nicht zum Speichern der Daten!

Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Daten neu zu laden und zu aktualisieren.

Strg+N

Klicken Sie zur Neuanlage von Daten auf Neu anlegen. Die Eingabefelder des jeweiligen Bereiches (Firmenadressen oder Kontaktverwaltung) werden angezeigt.

• Bereich Firmenadresse: Zur Neuanlage eines Personenkontaktes zu einer Firmenadresse müssen Sie die Firmenadresse markieren und auf Neuer Kontakt zur Firma klicken.
• Bereich Kontaktverwaltung: Zur Neuanlage einer weiteren Person zu einer bereits existierenden Firmenadresse, müssen Sie den bestehenden Kontakt markieren und auf Neuer Kontakt zur Firma klicken.

Strg+K

Zum Kopieren eines Kontaktes müssen Sie diesen per Haken markieren und auf Kopieren klicken. Im Feld Name, Vorname wird dem bisherigen Eintrag der Zusatz '(Kopie)' hinzugefügt.

Strg+L

Zum Löschen müssen Sie den Datensatz per Haken markieren und auf Löschen klicken. Der Datensatz wird rot markiert. Erst mit Speichern wird der Datensatz aus der Datenbank gelöscht.

Wenn der Kontakt bereits an anderen Stellen in der Software benutzt wurde (als Auftraggeber, Rechnungsempfänger, Lieferant etc.), dann kann ein Kontakt nicht gelöscht werden. Wenn Sie den Kontakt aber trotzdem aus Ihren Anzeigen entfernen möchten, können Sie ihn auf 'Papierkorb' (ehem. inaktiv) setzen. Damit wird er in der Suche der aktiven Kontakte nicht mehr mit angezeigt, die Information zur bisherigen Verwendung im System bleibt aber erhalten.

Detailansicht ein- und ausblenden: Über dieses Icon können Sie die rechte Registeranzeige ein- und ausblenden. Beim Ausblenden erhalten Sie nur die Projektliste.

Zur Anzeige von markierten Datensätzen in einem Bericht, müssen Sie die betroffenen Datensätze per Haken markieren und auf Report Direktaufruf klicken.

Wechseln zu verknüpften Daten (aus der Kontaktverwaltung): Klicken Sie hier um zu den Datensätzen in einem anderen Funktionsbereich zu gelangen (Sie müssen die Kontakte vorher markieren). Der andere Funktionsbereich öffnet sich als neues Register.

Beispielsweise Wechsel zu ...

• Kontakte | Firmenadressen
• Projekte | Projektverwaltung
• Projektakquise | Angebote
• Kontakte | Notizen Kontakte
• Kontakte | WV Kontakte
• Zeiten & Kosten | Leistungssätze Zeiten
• Zeiten & Kosten | Kostensätze Reisekosten
• Zeiten & Kosten | Kostensätze Sonst. Leistungen

Über Weitere Funktionen können Sie alle zusätzlichen Funktionen dieses Bereiches aufrufen. Diese umfassen hier folgende Funktionen:

• Kontaktgruppen Kontakten zuordnen

• Datensätze umbuchen: Klicken Sie auf Datensätze umbuchen und (Key-)Account Manager zuordnen, Firmenadresse zuordnen, Kontaktkategorie 1 zuordnen oder Kontaktkategorie 2 zuordnen, wenn Sie mehrere Kontakte auf ein Mal einem (Key-)Account Manager, einer Firmenadresse oder einer Kontaktkategorie zuordnen wollen.
• Gruppierung öffnen und schließen: Hier können Sie alle Gruppierungen öffnen oder schließen.

• vCard-Export:
• Zur Anzeige eines markierten Datensatzes als vCard (Microsoft Outlook), müssen Sie den bzw. die betroffenen Datensätze per Haken markieren und auf vCard Export klicken (.vcf-Format).
• Zur Anzeige der Wiedervorlage oder des Geburtstagsdatums als Termin (Microsoft Outlook), müssen Sie die betroffene Wiedervorlagezeile bzw. das Geburtstagsfeld markieren und auf in Kalender kopieren klicken (.ics-Format).
• Einzeldokumente und Serienbriefe: Zum Erstellen eines Einzeldokuments oder Serienbriefs müssen Sie den Datensatz per Haken markieren und auf Einzeldokumente und Serienbriefe erstellen klicken.

• Tabellenlayout auf Standard zurücksetzen: Wenn Sie auf Tabellenlayout auf Standard zurücksetzen klicken, dann ändert sich die Größe der einzelnen Spalten auf die ursprüngliche Spaltenbreite.
• Drucken von Notizen oder Wiedervorlagen. Alternativ können Sie sich den markierten Datensatz in einem Bericht darstellen lassen (Report Direktaufruf) und diesen Bericht drucken.

Gruppenverwaltung | Untergruppe einfügen (Gruppenstammdaten verwalten): Die Gruppendefinition erfolgt über 3 Ebenen erfolgen (bspw. KUNDEN > Branchen > Automobil). Zum Einfügen einer Ebene müssen Sie auf Neu klicken. Zum Einfügen der Unterebene müssen Sie dann auf Unterebene einfügen klicken.

Gruppenverwaltung | Zuordnungen bearbeiten (= Zuordnung einer Gruppenqualifizierung zu einem Kontakt). Es wird immer die unterste Ebene als Qualifizierung einem Kontakt zugeordnet (im Bsp. 'Automobil')

Zuordnung mehrerer markierten Datensätze zu einer Kontaktgruppe (Qualifizierung siehe Gruppenverwaltung): die betroffenen Datensätze per Haken markieren, auf Auswahl - Kontaktgruppen Kontakten zuordnen klicken und die betroffene Gruppe per Haken auswählen. Über Speichern tragen Sie die Zuordnung in die Datenbank ein.

Wenn Sie auf Online-Kartendienst (im Feld Strasse) klicken, wird die Kontaktadresse in einer Karte im Browser angezeigt (bspw. Google Maps).