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Strukturierung der Projektdaten (Kontakt, Projekt, Zeiten & Kosten)

Welche Felder sich für Auswertungen und Rechnungen eignen – und auf welcher Ebene Sie Daten in PACS sinnvoll unterscheiden.

Die notwendige Strukturierung von Projektdaten ist primär abhängig von der gewünschten Zusammenfassung der Daten für Reports oder Rechnungen.

Differenzierungen können grundsätzlich auf den drei Ebenen KONTAKT - PROJEKT - ZEITEN & KOSTEN vorgenommen werden.

Überblick möglicher Strukturierungen

KONTAKT

PROJEKT

ZEITEN- UND KOSTEN-POSITION
  • Firma1 (auch Firma 2 oder Firma 3)
  • Kurzname (Kürzel): dient auch zur Dropdown-Auswahl bei den Reports

  • Kontaktnummer

  • Kontakttyp

  • Kontakt-verantwortlicher (Key Account)
  • Kontaktgruppe (Ober- und Untergruppe): bspw. für Branchenzuordnung des Auftraggeber-kontaktes und damit Zuordnung des Umsatzes nach Branchen
  • Freifelder beim Kontakt

 

  • Projektname / Projektnummer

  • Schritt (Phase / Arbeitspaket) für die thematischen Unterscheidung innerhalb eines Projektes
  • Projektauftrags-volumen: Honorar und Nebenkosten
  • Projekttyp: externe Kundenprojekte, interne Projekte, Sonderprojekttypen

  • Projektleiter: Stellvertreter definierbar

  • Projektstatus-stufe: Akquise, Durchführung, abgeschlossen
  • Projekt Business Unit (Nr: 5-stellige Unterscheidung + Name1 + Name2) für organisatorische und inhaltliche Unterscheidungen zwischen Projekten
  • Mandaten (Nr.-Kreisläufe) für die automatische Generierung von Projekt- und Rechnungs-nummern für unterschiedliche Kreisläufe
  • Projektart (Nr + Name): für die inhaltliche Unterscheidung zwischen Projekten

  • Projektwährung

  • Freifelder beim Projekt

  • Angebot

  • Rechnung

  • Datum Leistung

  • Mitarbeiter

  • Zeiten, Reisekosten, Sonst. Sachkosten (Produkte, Fremdleistungen)

  • Leistungssatz: Name1 + Name2, Kontonummer, EKP, VKP
  • Unterscheidung VL (verrechenbar) + NVL (nicht verrechenbar)
  • Tätigkeits-kategorie 1+2: projekt-unabhängige Aufgaben-beschreibung
  • Beschreibung: Freitext

  • Lieferant: Name, Rechnungseingang (Nr., Datum, Zahlungsziel, Zahlungsart)

  • Mitarbeiter Business Unit: Der Mitarbeiter wird einer 'Heimat Business Unit' zugeordnet. Bei der Erfassung einer Zeiten- & Kosten-Position durch den Mitarbeiter wird diese immer parallel eingetragen.