PACS unterstützt Sie bei der Erstellung von Serien-E-Mails. Die Serien-E-Mails werden über MS Outlook verschickt. Beim Empfänger ist nur seine/ihre Emfänger-E-Mail-Adresse sichtbar, d.h. der Empfänger kann nicht sehen, an wen die E-Mail sonst noch verschickt worden ist.
So erstellen Sie eine Serien-E-Mail in PACS
- Suchen Sie im Register KONTAKTVERWALTUNG die Kontakte und markieren sie diese per Haken
. - Klicken Sie auf das Icon
Serien-E-Mail. Im aufgehenden Fenster wird die komplette Email zusammengestellt.
Inhalt der Serien-E-Mail
- Sie können den ‚Betreff‘ und die ‚Inhalte‘ (E-Mailtext) direkt eintragen oder Vorlagen nutzen.
- Die Texte ‚Betreff‘ und ‚Inhalte‘ können Sie hinsichtlich der Kontaktansprache individualisieren. Dazu werden an die betreffende Stelle ‚Platzhalterkennungen‘ (PACS Shortcuts) positioniert.
Beispiel: $BRIEFANREDE$ (= Beim Kontakt eingetragener Feldinhalt unter KONTAKTVERWALTUNG | KONTAKTDATEN | (Brief-)Anrede.).
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Weitere PACS Shortcuts finden Sie unter Download-Links für Externe Dokumente IM BEREICH: Definitionen von Shortcuts, Anzeigenamen, IsarCode und HTML Templating; im PDF unter Punkt "5. Textvorlagen" und Punkt 7. "Briefanrede".
- Sie können auch einen Hyperlink als Text eintragen (bspw. www.pacs-software.com). Beim Versenden wird dieser automatisch erkannt und als solcher gekennzeichnet dargestellt.
- Vorlage auswählen: Für 'Betreff' und 'Inhalt' können textliche Vorlage definiert werden (bspw. bei laufend wiederkehrenden E-Mails mit vergleichbarem Texten). Sie können hier im Fenster die Vorlagen verwalten und Vorlagen erstellen oder löschen.
- Betreff: Dieser entspricht der Betreffzeile einer E-Mail.
- Text: Hier wird der Text der E-Mail definiert.
- Wichtigkeit: Wählen Sie die Prio der E-Mail.
- E-Mail-Adresse steht im Feld: Tragen Sie hier ein welches E-Mail-Feld (E-Mail 1, 2, 3 unter Kontaktverwaltung | Kontaktdaten) als E-Mail-Adresse für den Versand genutzt werden soll.
- Dateianhang zur Serien-E-Mail: Klicken Sie auf
Neu und wählen die gewünschte Einzeldatei aus. Sie können auch mehrere Dateien zuordnen. - Gruppenzuweisung nicht übertragener E-Mails: Es besteht die Möglichkeit, E-Mails (bzw. deren Empfänger), die einen Fehler verursacht haben, einer Gruppe zuzuweisen. Diese Gruppe muss vorab unter KONTAKTVERWALTUNG | Gruppen angelegt werden (bspw. Obergruppe: Serien-E-Mails | Untergruppe: Fehler). Über die Gruppensuche (Register KONTAKTVERWALTUNG | Erweiterte Suche | Register GRUPPENSUCHE) können diese dann selektiert und nachbearbeitet werden.
Bei Klick auf Vorschau können Sie die komplette E-Mail für die einzelnen Adressen ansehen. In der hier dargestellten Form werden die E-Mails verschickt.
Wenn alle Angaben korrekt gemacht wurden, müssen Sie auf E-Mails versenden klicken. Die Daten werden dann in MS Outlook übertragen. Die verschickten E-Mails sehen Sie auch in Ihrem Postausgang. Die verschickten E-Mails sehen Sie auch in Ihrem Postausgang. Wenn die E-Mails zurückkommen (bspw. bei falscher Adresse) erscheinen diese auch in Ihrem Posteingang.