Reisekostenvorschuss erfassen (Ablauf)

Grundeinstellungen

• Sie können die funktionalen Rechte definieren über PACS | Einstellungen | System-Konfiguration | ...

  • ... Projekte | Berechtigungen | Dropdown-Anzeige SP: Reisekosten-Vorschuss [108]: Wenn dies aktiv ist, können Sie die Projekte des Typs wählen und Zeiten & Kosten erfassen (für sich selbst und andere, unabhängig vom Ansichtsrecht). Erläuterung: Damit benötigt der MA2, für den ein Vorschuss erfasst werden soll, für das betroffene Projekt "Reisekosten-Vorschuss" kein Ansichtsrecht (dieser würde sonst das Projekt selbst sehen und könnte Einträge vornehmen). Nur der Erfassende (MA1) muss das Projekt sehen und dafür den ausbezahlten Vorschuss erfassen.

  • ... Zeiten und Kosten | Berechtigungen | Aktcode Ansichtsrecht für Dritte: Nutzung der eigenen Ansichtsrechte für Aktcodes (erfassen, anzeigen) auch für weitere Mitarbeiter. Erläuterung: Damit benötigt der MA2, für den ein Vorschuss erfasst werden soll, für den Aktcode "Vorschuss" kein Ansichtsrecht (dieser würde sonst den Aktcode selbst sehen und könnte Einträge vornehmen). Nur der Erfassende muss den Aktcode sehen und diesen beim den ausbezahlten Vorschuss erfassen.

• Ansichtsrechte des erfassenden MA1 festlegen (PACS | Ressourcen | Benutzerrechte | ...)

  • ... Register MITARBEITER: für den MA2 (für diesen wird der Vorschuss erfasst)

  • ... Register AKTCODES: für den Aktcode "Vorschuss"

• Leistungssatz anlegen (PACS | Zeiten & Kosten | LS: Reisekosten (=Leistungsarchiv))

  • Kostensatz (z.B. 'Reisekosten-Vorschuss') für MA-unabhängig anzulegen

• Projekt "Reisekosten-Vorschuss" anlegen: Qualifizierungen (vergleichbar zu einem internen Projekt):

  • 'Auftraggeberadresse': interne Adresse bzw. die Adresse, der auch die internen Projekte zugeordnet sind
  • Projektname: "Reisekosten-Vorschuss" (Vorschlag)
  • Projekttyp: "Vorschuss" [= entscheidende Qualifizierung (Id=108)].
  • Weitere Qualifizierungen (nur aufgrund der PACS Projektsystematik, keine Auswirkung auf Reporting):
    • 'Auftragsdefinition': "Festpreis"-Projekt mit Honorar '0 EUR', NK '0 EUR' und MwSt. 0%.
    • Verantwortlicher: Mitarbeiter der Personalabteilung
    • Status: Durchführung
  • Register TEAM/LEISTUNG:
    • NUR das Projektansichtsrecht für MA1 (Key User bzw. Erfassender) zuweisen, NICHT für MA2. D.h. kein Ansichtsrecht für den MA2, für den auf das Projekt der Vorschuss erfasst werden soll.
    • Leistungssatz/Aktcode: Hier ist keine Standarddefinition notwendig.

Laufende Bedienung

Vorschuss für MITARBEITER erfassen

Der ausbezahlte Vorschüsse wird dem angelegten Projekt "Reisekosten-Vorschuss" als Reisekosten zugeordnet (i.d.R. führt dies MA1 für den betroffenen MA2 durch)

• Startdatum: Dies ist ausschlaggebend, in welchem Monat der Vorschuss von den eingereichten Reisekosten abgezogen wird.
• Projekt: Reisekosten-Vorschuss
• Leistungssatz: Reisekostenvorschuss (nur notwendig aufgrund der PACS Systematik)
• Mitarbeitername: Tragen Sie hier den Mitarbeiter ein, dem der Vorschuss ausbezahlt wurde.
• Betrag: Erfassen Sie den ausbezahlten Betrag als negativen Wert.
• Aktcode 'Vorschuss' (Reisekosten Ist, nicht berechenbar)

Anzeige für MA2

• In der Erfassungsmaske ist der erfasste Vorschuss nicht sichtbar (dem MA2 fehlt das Ansichtsrecht für das Projekt)
• Report Reisekostenabrechnung: Beim Reportaufruf wird von den erfassten Ausgaben des MA2 der bereits ausbezahlte Vorschuss abgezogen.