Reisekosten: Rechtliche Grundlagen

In der PACS Software sind u.a. folgende rechtliche Grundlagen berücksichtigt:

Die Zuordnung der Spesensätze pro Arbeitstag erfolgt in Abhängigkeit der vom Mitarbeiter erfassten Abwesenheitszeit und des Reiseziels (Inland, einzelne Länder Ausland).
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (VMA, Spesensätze) werden zum Beginn des Kalenderjahres von uns eingespielt. Wir orientieren uns dabei an die vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) jährlich veröffentlichten Beträgen. Sofern Sie abweichende Beträge ansetzen, müssen wir die Importdatei entsprechend anpassen. Wenn dies der Fall ist, schreiben Sie uns dazu bitte eine E-Mail an support@pacs-software.com.

Es besteht die Möglichkeit, intern an die Mitarbeiter abweichende Sätze zu zahlen, die über den offiziellen, steuerfreien Beträgen des BMF liegen.
Ebenso haben Sie die Möglichkeit, abweichende Sätze an den Kunden weiterzuberechnen.
Hierzu existiert die Möglichkeit, in der Spesen-Importdatei (*.alw), in welcher die Pauschbeträge sowie die Abzugsbeträge enthalten sind, neben dem offiziellen official_value zwei weitere Werte zu pflegen - den purchase_value und den sale_value.
Der purchase_value ist der Satz, welcher an die Mitarbeiter ausgezahlt wird. Dagegen ist der sale_value der Wert, welcher an den Kunden ggf. weiterberechnet wird.
Die Pflege eines purchase_value und/oder sale_value in der Spesen-Importdatei ist nur dann notwendig, wenn der Wert abweichen soll vom official_value.

Die Abzugsbeträge für Frühstück, Mittag- und Abendessen werden nach Vorgabe des BMF für Inland und einzelne Länder Ausland als %-Wert vom Pauschbetrag 24 Stunden ermittelt. Dabei gilt: Frühstück 20%, Mittagessen 40%, Abendessen 40%. Diese werden dann in das PACS System eingetragen (s.o.).
Abzugsbeträge sind vom Mitarbeiter zu erfassen (per Haken im Bereich REISETAGE), wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit bezahlt.
Abzugsbeträge sind vom Mitarbeiter nicht zu erfassen (da betriebliche Veranlassung), wenn
- der Mitarbeiter vom Kunden zum Essen eingeladen wird (wird in diesem Fall auch nicht vom Arbeitgeber erstattet), oder
- der Mitarbeiter selbst den Kunden zum Essen einlädt.

Die Summe der Abzugsbeträge für Frühstück, Mittagessen und Abendessen kann bei eintägigen Reisen größer sein als der Spesensatz-Pauschbetrag. Damit wäre die Summe aus Pauschbetrag und Abzügen kleiner als 0. Beispiel: Pauschbetrag 12,00 EUR abzgl. 9,60 EUR für Mittagessen abzgl. 9,60 EUR für Abendessen = -7,60 EUR.
Gemäß Gesetz muss dieser negative Wert auf 0,00 EUR korrigiert werden. Dies erfolgt im PACS System vollautomatisch durch die Generierung eines sogenannten Ausgleichspostens.
Der Ausgleichsposten ist ein eigenständiger Reisekostendatensatz, welcher betragsmäßig so angesetzt wird, dass die Summe aus Pauschbetrag und Abzugsbeträgen 0 ergibt.
Der Ausgleichsposten wird dabei stets auf Basis des official_value ermittelt. Dadurch wird gewährleistet, dass ein ggf. gewährter Aufschlag auf den steuerfreien Satz (durch höheren purchase_value und/oder sale_value) in voller Höhe erhalten bleibt.

Die Vorlageposition können Sie im PACS Leistungsarchiv unter 'Kostensätze Reisekosten' pflegen.
Diese Vorlagenposition wird vom Mitarbeiter bei der Reisekostenerfassung ausgewählt. Der hinterlegte Pauschbetrag wird dann eingetragen.

So verarbeitet PACS VMA/Spesen, Mahlzeiten-Abzüge und Ausgleichsposten nach BMF-Vorgaben (DE)