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Reisekosten erfassen

Schritt für Schritt: Reise anlegen, Einzeltage bearbeiten und weitere Kostenpositionen erfassen (Rich Client & Web Client)

Wir erklären Ihnen hier die Bedienung der Bereiche REISETAGE und REISEKOSTEN im Rich Client & Web Client.

Zur Erfassung benötigen Sie eine aktive Lizenz. Wenn Sie diese nicht besitzen, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.

Infos zur Reisekostenerfassung, die unabhängig von der Erfassungsoberfläche sind, finden Sie unter Reisekosten Vorgehen und Grundlagen.

ÜBERBLICK

  • Erster Schritt: Im Bereich REISETAGE können Sie eine neue Reise anlegen. (Diese ist als 'Einheit' zu betrachten mit Datum Beginn und Ende.) Auf Basis der von Ihnen festgelegten Dauer und in Abhängigkeit des Reiseziels (Inland/Ausland) wird die gültige "Spesenpauschale" (Verpflegungsmehraufwand VMA, Spesensatz) pro Tag automatisch ermittelt.
  • Zweiter Schritt: Im Bereich REISEKOSTEN können Sie zusätzliche Reisekostenpositionen zuordnen (wie bspw. Hotel, Flug, Bus, Bahn oder Taxi). Im Bereich REISEKOSTEN sehen Sie alle erfassten Reisekostenpositionen tabellarisch aufgelistet. Die Anzeige der einzelnen Positionen ist abhängig von Ihrer Suchauswahl Projekt, Schritt, Mitarbeiter, Zeitraum. Die Summe der angezeigten Positionen wird rechts unten in der Leiste angezeigt. Hinweis: Sie können auch einzelne Reisekostenpositionen unabhängig von der Reisedefinition erfassen.

So legen Sie eine neue Reise an (Bereich "Reisetage")

Klicken Sie im Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN auf REISETAGE. Um eine neue Reise anzulegen, müssen Sie hier auf Neue Reise anlegen klicken.

Die folgende Beschreibungen betreffen die Bedienungsoberflächen Rich Client und Web Client. Die Inhalte der zu definierenden Positionen sind identisch.

  • Reisedauer: Tragen Sie hier das Datum für Beginn und Ende inkl. Uhrzeiten ein. Diese bilden die Basis für die Berechnung der Spesensätze pro Tag.
  • Mitarbeiter: Wählen Sie hier den Mitarbeiter aus. Sie (der/die angemeldete Benutzer/in) wird vorausgewählt.
  • Projekt: Wählen Sie das Projekt für die Reise aus. Das ausgewählte Projekt wird automatisch für jeden Tag als Vorschlag übernommen. In der später angezeigten 'Übersicht Einzeltage zur Reise' können Sie diese Erstauswahl 'Projekt' noch ändern. Sie können pro Tag nur ein Projekt wählen.
  • Reiseziel: Definieren Sie das Reiseziel. Dies ist relevant für die Berechnung des Spesensatzes pro Tag. Sie können für jeden Tag ein unterschiedliches Reiseziel wählen.
    • Auswahl '(Inland)': In der PACS Systemeinstellung wird definiert, um welches Land es sich bei 'Inland' handelt. Handelt es sich bspw. um Deutschland, dann werden die Spesensätze nach den hinterlegten Werten für Deutschland ermittelt. Die Standardanzeige können Sie definieren im Register REISETAGE in der Menüleiste unter Profil | BENUTZEREINSTELLUNGEN | REISEN. Hier können Sie festlegen, welches Reiseziel (Inland oder Ausland) Ihnen immer als Vorlage vorgeschlagen werden soll.
    • Der Eintrag des Spesensatzes erfolgt automatisch. Sie können den angezeigten Spesenbetrag nicht ändern.
  • Aktcode: Wählen Sie den Aktcode aus der Dropdown-Auswahl. Dies kann getrennt für die Abzugsbeträge und die Spesensätze erfolgen. Sie können in der später angezeigten 'Übersicht Einzeltage zur Reise' diese Erstauswahl noch ändern.

Übersicht der einzelnen Tage der Reise

  • Sie können die vorgeschlagenen Einzeleinträge ändern. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
  • Reisekennung: Dies ist eine eindeutige Kennung der Reise. Die voreingetragene Nummer wird automatisch von PACS ermittelt. Sie können die Nummernstruktur definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE.
    • Alternative Eintragsmöglichkeit: Sie können alternativ den Reiseweg bzw. Anlass eintragen. Nach deutscher Steuerrechtsprechung müssen Sie auch PLZ, Ort, Straße + Nr. des Reiseziels mit angeben. Sie können für das Reisestartdatum nur eine Reise mit dem gleichen Reisenamen anlegen. (Eine ggf. zweite Reise benötigt einen abweichenden Reisekennung.)
  • Reisedauer: Die angezeigte Reisedauer ist nach Ihrer Definition beim Erstellen der Reise.

    • Sie können diesen Zeitraum verlängeren und verkleinern.

    • Wichtig bei Reduzierung der Zeitgrenzen: Wenn Sie bereits weitere Reisekostenpositionen (im Register REISEKOSTEN) außerhalb des neuen Zeitraums erfasst haben, ist eine Verkleinerung des Zeitraums nicht mehr möglich. Um trotzdem eine Verkleinerung vornehmen zu können, müssen Sie diese betroffenen Positionen außerhalb der neuen Grenze vorab auf eine gültiges Datum ändern oder komplett löschen.

    • Standarddefinition Start-/Endtag: Sie können im Register REISETAGE im Menü unter Benutzer-Kontakt-Icon | BENUTZEREINSTELLUNGEN | REISEN Ihre individuellen Einstellungen zum Voreintrag definieren.

  • Übersicht der Einzeltage zur Reise

  • Für jeden Tag der Reise wird in Abhängigkeit des Reiseziels der Spesensatz automatisch ermittelt. Die ermittelten Beträge der Spesensätze werden in einem Tooltipp angezeigt (mit der Maus über die Position fahren).
  • Damit Abzugsbeträge für Frühstück, Mittagessen, Abendessen aktiviert werden, müssen Sie diese pro Tag einzeln per Haken markieren. Auch hier wird Ihnen der jeweilige Abzugsbetrag über einen Tooltipp angezeigt.
  • Eine 2-Tagesreise in Verbindung mit einer Übernachtung:
    • Erfolgt eine Reise über zwei Tage mit Übernachtung (Haken gesetzt), dann bekommen Sie für beide Tage den gültigen Spesensatz für Anreise- und Rückreisetag (bei einer Reise innerhalb Deutschlands jeweils 14€ [Stand 2022]).
    • Erfolgt eine Reise über zwei Tage ohne Übernachtung (Haken nicht gesetzt), dann bekommen Sie für den Tag der längeren Abwesenheit den dafür gültigen Spesensatz zugeordnet. Für den zweiten Tag kann damit kein Spesensatz geltend gemacht werden.

So suchen Sie nach bereits erfassten Reisen

  • Suche über den Bereich REISETAGE: Gehen Sie zum Bereich REISETAGE und klicken auf Reise suchen. Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie nach die Reise nach einem Mitarbeiter, Zeitraum oder nach der Reisekennung suchen können.
  • Suche über den Bereich REISETAGE: Sie können hier in der Suchmaske über die Zeitraumauswahl die 'Reiseposition(en)' suchen. Markieren Sie eine Position per Haken und klicken auf Wechseln zu verknüpften Daten - Reisetage.

So kopieren Sie eine Reise

  • Gehen Sie zum Bereich REISETAGE und klicken dann auf Reise kopieren. Sie können hier wählen zwischen 'Aktuelle Reise kopieren' oder 'Andere Reise kopieren'
  • Es öffnet Sich ein Fenster, indem Sie das Startdatum der neuen Reise wählen können.
  • Setzen Sie hier auch einen Haken, wenn die weiteren Kosten zur Reise auch mit kopiert werden sollen. Diese werden dann im Funktionsbereich REISEKOSTEN eingetragen.

So löschen Sie eine Reise

  • Gehen Sie zum Bereich REISETAGE und klicken dann auf Reise löschen. Sie können hier wählen zwischen 'Aktuelle Reise löschen' oder 'Andere Reise löschen'.
  • Erfasste Reise komplett löschen: Wenn Sie eine erfasste Reise komplett löschen, werden alle einzelnen Positionen der Reise (unter REISETAGE) und alle Positionen unter REISEKOSTEN gelöscht.

Bereich "Reisekosten": So erfassen Sie weitere Ausgabebeträge

  • Im Bereich REISEKOSTEN können Sie alle weiteren Reisekosten erfassen. Beispiel: Hotelübernachtung, Frühstück, Parkplatz, Übernachtungspauschale, KM, Bus / Bahn / Taxi / Flug
  • Um neue Kosten-/Ausgabepositionen zur Reise zu erfassen, müssen Sie eine Zeile in 'Übersicht Einzeltage zur Reise' per Haken markieren und auf Weitere Kosten hinzufügen klicken. PACS wechselt automatisch in den Bereich REISEKOSTEN. Alle Infos zur Reise werden dupliziert. Es werden jedoch nicht Kostensatz, Anzahl / Einheit, Kosten / VKP dupliziert. Zur Neueingabe müssen Sie nur noch den Kostensatz neu wählen und den Ausgabebetrag brutto eintragen.
  • Alternativ kommen Sie auch direkt in den Bereich, wenn Sie unter im Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN den Bereich REISEKOSTEN anklicken.
  • Jede Ausgabeposition müssen Sie einzeln eintragen (damit sie automatisch dem korrekten Buchhaltungskonto zugeordnet werden kann). Um dies schnell durchführen zu können, können Sie vorhandene Kostenposition kopieren. Markieren Sie eine Position per Haken und klicken auf Weitere Kosten zur Reise hinzufügen, um alle Infos der Position zu kopieren. Es werden jedoch nicht Kostensatz, Anzahl / Einheit, Kosten / VKP dupliziert. Zur Neueingabe müssen Sie nur noch den Kostensatz neu wählen und den Ausgabebetrag brutto eintragen.
  • Wenn Sie die Kopierfunktion über Kopieren ausführen, werden alle Infos der Positionen 1:1 dupliziert (also auch Kostensatz und Ausgabebetrag). Sie müssen dann die betroffenen Felder noch ändern.
  • Um eine neue Kostenposition einzutragen, müssen Sie auf Neu klicken. Sie müssen alle Infos neu definieren (Datum, Projekt, etc.). Zusätzlich müssen Sie zur Verknüpfung mit der Reise die betroffene Reise aus der Dropdownauswahl der Spalte 'Reise' wählen.

Wichtig: Zur Neuanlage von Reisekostenpostionen ist die vorherige Anlage einer Reise nicht notwendig. Die Anlage von Reisekosten kann auch ohne Reisezuordnung erfolgen.

So sperren Sie Positionen

  • Wenn eine Sperre aktiv ist, ist das Bearbeiten oder Löschen von Positionen nicht mehr möglich. Betroffene Einträge sind grau markiert (Sperre).
  • In der ersten Spalte wird zudem ein das Symbol Sperre angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren, wird Ihnen der Grund angezeigt, warum die Position gesperrt ist.
  • Mögliche Ursachen
    • Kosten-Sperre: Termin-Sperre, Freigabe-Sperre, Schritt-Sperre, Abrechnungssperre, Auszahlung-Sperre
    • Projekt-Sperre: Dies bedeutet, dass das Projekt erledigt ist oder die Projekt - Erfassungssperre aktiv ist.

Konfigurationen und Einstellungen

  • Register REISETAGE:
    • Sie können die Spaltenbreite variabel einstellen. Das Verschieben von Spalten ist nicht möglich.
    • Eine Änderung wird im Rich Client automatisch gespeichert. Im Web Client müssen Sie dazu auf Weitere Funktionen > Tabellenlayout speichern klicken.
  • Register REISEKOSTEN:
    • Sie können die Spaltenbreite variabel einstellen. Das Verschieben von Spalten ist möglich.
    • Eine Änderung im Rich Client wird automatisch gespeichert. Im Web Client müsse Sie dazu auf Weitere Funktionen > Tabellenlayout speichern klicken.
    • Firmeneinstellung: Sie können das Ein- und Ausblenden von Spalten definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | REISEKOSTEN.

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