Rechnungsdetails (Register „Formular-Vorschau“): Vorschau, Strukturierung, Validierung und Abschluss

Einen Überblick zur Rechnungsstellung finden Sie unter Vorgehen zu Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.

In der Rechnungszeile auf Details klicken, dann wird das Fenster RECHNUNGSDETAILS geöffnet.

In dem Register FORMULAR-VORSCHAU finden Sie eine integrierte Ansicht des Rechnungs- bzw. Mahnformulars auf Basis Ihrer vorgenommenen Einstellungen.

Inhalte der Formular-Vorschau (Rechnungsformular)

Das Design & die Inhalte der Formularanzeige können individuell angepasst werden, damit es möglichst exakt Ihrem bisherigen Layout entspricht.

In Bezug auf die Rechnungsstellung kann es allerdings notwendig sein, in das Rechnungsformular zusätzlich Standard-Bestandteile integriert werden müssen, um das Formular kompatibel zu machen mit einem E-Rechnungsformat. Dies betrifft bspw. folgende Inhalte:

• Auf der Rechnung erscheinen beim 'Bearbeiter' auch die Kontaktdaten E-Mail + Telefon-Durchwahl (da die Angabe eines Ansprechpartners mit allen Kontaktdaten für die XRechnung verpflichtend ist).
• Es erscheint außerdem die beim Projekt (im Register 'Rechnungen' | Rechnungsvorgaben | Konto) zugeordnete Bankverbindung.
• Zahlungsbedingungen müssen in der Rechnungsdetailansicht im Register 'Daten' in Feld 'Zahlungsziel' bzw. im Register 'Konditionen' unter 'Skonto' entsprechend gepflegt werden. Für zukünftige Rechnungen können Sie diese Zahlungsbedingungen je Projekt als Vorgaben hinterlegen in der PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | Unterregister 'Rechnungsvorgaben'.
• Sie müssen die USt-ID des Leistungsempfängers beim jeweiligen Kontakt im Register 'Fakturadaten' USt-IDNr. pflegen, sofern sie auf der Rechnung angezeigt werden soll (bspw. bei Rechnungen ins Ausland).

Oberhalb der Formular-Vorschau

• Ansicht: Abhängig vom Status wird die jeweilige Ansicht vorgeschlagen: Rechnung oder Mahnung 1-4.
• Formular:
  • Wenn mehrere Formulare existieren, wird das alphabetisch erste Formular in der Liste ausgewählt. Für die Datenanzeige muss dann immer auf Button 'Anzeigen' geklickt werden (nur wenn nur ein Formular existiert erfolgt die Anzeige im Formular automatisch).
  • Ist kein geeignetes Formular vorhanden, dann ist das ganze Register inaktiv.

Links neben der Formular-Vorschau

• (Parameter-) Auswahl zur Darstellung von Daten

  • Format: Sprache und Zahlenformat [für alle Abrechnungsvarianten]
  • Darstellung Honorar: nach Mitarbeiternamen, nach Leistungssatz (Tätigkeit) usw. [für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand']
  • Darstellung Nebenkosten [für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand']
  • Gruppierung auf Schritte/Phasen: [für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand']
  • Zeiteinheit: [für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand']

• • • Einheit des Leistungssatz (definiert beim Projekt im Register TEAM/LEISTUNG unter TEAM)
    • Arbeitsstunden: Alle abzurechnenden Zeiten werden in Arbeitsstunden umgerechnet (auch der Preis wird in den Stundensatz umgerechnet).
    • Arbeitstage: Alle abzurechnenden Zeiten werden in Arbeitstage umgerechnet (auch der Preis wird in den Tagessatz umgerechnet).
  • Leistungsnachweis: generieren/nicht generieren [für die Abrechnungsvariante 'Nach Aufwand']

Klicken Sie nach Änderung der Parameter und zur Anzeige der Daten in der gewünschten neuen Struktur auf (oberhalb der Parameterauswahl).

Je nach Auswahl der Parameter erfolgt die Anzeige der Daten auf der 1. Seite der Rechnung. Die Strukturdefinitionen werden auch auf die Folgeseiten übernommen (und dort im Detail dargestellt).   

Unterhalb der Formular-Vorschau

• Positionen bearbeiten: Wenn Sie den Button klicken, wechselt die Ansicht in das Register RECHNUNGSPOSITIONEN.
• E-Rechnung validieren: Es wird geprüft, ob diese E-Rechnung den Vorgaben der europäischen Norm EN16931 entspricht und damit eine valide E-Rechnung ist.
  • Ggf. fehlende Bestandteile werden angezeigt (und müssen nachgepflegt werden).
  • Wenn kein E-Rechnungs-Format (für das Projekt) festgelegt wurde, muss für das E-Rechnungs-Format für dieses Projekt unter Rechnungsvorgaben festgelegt werden (Projekte -> Projektverwaltung -> Register RECHNUNGEN -> Unterregister RECHNUNGSVORGABEN -> Feld "E-Rechnung").

• Vorschau drucken (für (Vorschlags-) Rechnungen & Mahnungen): Ausdruck der im Register „Rechnungs-Vorschau“ angezeigten Rechnungsinhalte. Bei On Premises-Einsatz: Ausdruck auf Ihrem Drucker. Bei Cloud-Einsatz: Erstellung einer PDF zum Ausdruck. Mehr Informationen finden Sie unter: Formulardruck (Rechnungen/Mahnungen/Angebote) - Tipps für ein optimales Ergebnis.

• Vorschau exportieren & versenden (für Rechnungen & Mahnungen):

  • Auswahl im gewünschten Format exportieren (PDF, Word, Excel, CSV, TSV, RTF) und als Anhang zur E-Mail übernehmen
  • Das System schlägt eine Dateinamen-Struktur vor. Diesen können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EXPORT-DATEINAMEN definieren.

• Abschließen & Dokumente erstellen (für Rechnungen, Korrektur-/ Storno-Rechnungen & Mahnungen):

  • Bei Klick auf den Button wird aus einer Rechnung mit dem Status „geplant“ oder „zu fakturieren“ eine Rechnung mit Status „fakturiert“ erstellt.
    • Wenn es sich um eine „Vorschlags-Rechnung“ handelt, wird zusätzlich der Abrechnungstyp auf ‚Nach Rechnungspositionen‘ gestellt, eine endgültige Rechnungs-Nr. generiert und eingetragen.
    • Ggf. mit der Rechnung verknüpfte Zeiten & Kosten werden als abgerechnet markiert und mit der ‚Rechnungsnummer gekennzeichnet‘.
    • Wenn bereits eine „endgültige Rechnungs-Nr.“ existiert (also wenn der Status auf eine niedrigere Stufe zurückgesetzt wurde), dann wird der Status erneut auf „fakturiert“ gesetzt (Rg.-Positionen und Rg.-Nr. werden nicht neu erstellt) und das neu erstellte Dokument im Register DOKUMENTE gespeichert. Einsatzfall: wenn eine bereits existierende endgültige Rechnung nachträglich noch inhaltlich geändert werden musste.
    • Folgende Dokumente werden erstellt und zur Rechnung im Register DOKUMENTE hinzugefügt (der Umfang bzw. die Festlegung erfolgt im (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN beim Projekt (Projekte -> Projektverwaltung -> Register RECHNUNGEN -> Unterregister RECHNUNGSVORGABEN -> Felder "Rechnungs-PDF", "E-Rechnung" und "Überweisungs-QR-Code").
  • Info-Fenster-Anzeige „Parameter zur Dokumenterstellung“ (es wird für jede Rechnungsvariante textlich mit JA oder NEIN angezeigt, ob ein Dokument erstellt wird [abhängig von der Auswahl Unterregister RECHNUNGSVORGABEN].

Beispielanzeige:

• DOKUMENT "E-RECHNUNG" ERSTELLEN: ja/nein
  • ZUGFeRD (EN 16931) 2.3
  • Formular als PDF integrieren: ja/nein
• DOKUMENT "KLASSISCHES PDF" ERSTELLEN: ja/nein
  • Formularansicht: Rechnung
• RECHNUNGS-PDF
  • Rechnungs-Datei-Anhänge hinzufügen: ja/nein
  • Reisekosten-Belege hinzufügen: ja/nein
  • Belege Sonstiger Leistungen hinzufügen: ja/nein
• DOKUMENT "ÜBERWEISUNGS-QR-CODE" ERSTELLEN: ja/nein
  • Exportformat ist nicht angegeben.
  • Wenn eine E-Rechnung erstellt wird (Formate ZUGFeRD, Peppol BIS, XRechnung), dann wird diese Datei immer parallel im Register DOKUMENTE gespeichert.

• Endgültige Dokumente prüfen & versenden (gilt für Rechnungen & Mahnungen): Bei Klick auf den Button wechselt das System in das Register DOKUMENTE. Die im vorherigen Schritt „Abschließen & Dokumente erstellen“ erzeugten Dokumente werden DORT angezeigt. Die fixierten Rechnungsdaten/ das Rechnungsbild bilden die Basis für den Versand oder den Export in die Finanzbuchhaltung über das PACS Modul DATEV Export Ausgangsrechnungen.