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Rechnungsdetails (Register „Daten“): Felder, Nummernkreis, Status und Abschluss

Erklärung der Eingabefelder von Rechnungsnummer bis Zahlungsziel – inkl. USt‑Kategorie/VATEX, Abrechnungstypen (Honorar/NK) sowie Statuslogik für Faktura und Mahnwesen.

Einen Überblick zur Rechnungsstellung finden Sie unter Vorgehen zu Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.

In der Rechnungszeile auf Details klicken, dann wird das Fenster RECHNUNGSDETAILS geöffnet.

Wenn die Rechnung neu angelegt wurde, dann werden als erster Vorschlag die Definitionen der Rechnungsvorgaben eingetragen (diese wurden festgelegt unter Rechnungen -> (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN).

BLOCK 1

  • Nr. (Rechnungs-Nummer):
    • Vorschlagsnummer: Dies sind Nummern mit vorangestellter '#'.
    • Endgültige Rechnungsnummern: Dies sind Nummern ohne '#'. Diese werden folgendermaßen vergeben:
      • Durch Abschließen der Rechnung (Button Rechnung abschließen) [Standard]
      • Durch Klick auf 'Nr. generieren -> Endgültige Nr.'
      • Durch manuellen Eintrag
    • Nummernstruktur (Vorschlagsnummer und endgültige Nummer):
      • Diese können Sie in der System-Konfiguration definieren und gilt projektübergreifend für alle Rechnungen.
      • Jede Nummer muss einzigartig sein und darf nicht mehrmals vergeben werden.
  • Button 'Nr. generieren' erhält über das Dropdown-Symbol rechts zwei Auswahlmöglichkeiten: Endgültige Nr. (Standard) und Vorschlags-Nr.
  • E-Rg.-Nr.: Dieses Feld ist nur für PACS Kunden in Italien relevant für die Erzeugung von E-Rechnungen im italienischen Format FatturaPA (für dieses Format ist eine spezielle Nummern- und Dateinamensstruktur vorgegeben).
  • Bezeichnung: Die Bezeichnung wird automatisch vom System vergeben mit Voranstellung einer fortlaufenden Nummer je Projekt. Die fortlaufende Nummer können Sie bei Bedarf anpassen im Projekt im Register "Rechnungen" -> (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN.
  • Datum: Rechnungsdatum
  • Zu Lieferschein / Lieferschein-Nr: Je nach Konfiguration können Sie einen zuvor erstellten Lieferschein auswählen oder einfach zu dieser Rechnung eine Lieferschein-Nr. erzeugen lassen.
  • Leistungszeitraum (von) (bis): Ihnen wird das aktuelle Datum für Beginn und Ende vorgeschlagen. Hinweis: Wenn Sie bei Neuanlage der Rechnung Neue Rechnung in der Rechnungszeile auch direkt den Leistungszeitraum definiert haben, dann wird dieser Eintrag hier angezeigt. Die Definition des Zeitraums hat Auswirkungen auf die Anzeige von Zeiten & Kosten im Register Abgerechnete Zeiten & Kosten.
    • Wurde im Register Abgerechnete Zeiten & Kosten die Zuordnung von Zeiten & Kosten geändert (neue Suche und Zuordnung von Zeiten & Kosten für einen anderen Zeitraum), wird durch Klick auf den Button Anpassen der Leistungszeitraum auf Grundlage der (neu) zugeordneten Zeiten und Kosten ermittelt.
    • Unabhängig davon ist er Leistungszeitraum von Ihnen aber auch frei definierbar (durch einen entsprechenden Datumseintrag).
  • MwSt.: Dies ist nach Ersteintrag gemäß Vorgabe unter (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN. Sie können dies ändern, indem Sie auf Auswahl klicken.
  • USt-Kategorie:
    • In elektronischen Rechnungen müssen Sie Angaben zur USt-Kategorie machen, welche im Standard UNTDID 5305 festgelegt sind (UNTDID steht für United Trade Data Interchange Directory).
    • Für Rechnungen im Inland mit dem normalen MwSt.-Satz ist "Standard rate" auszuwählen (wird durch die PACS Anwendung automatisch voreingetragen, sofern nicht abweichend definiert).
    • Bei Rechnungen mit MwSt.-Satz 0% ist die jeweils zutreffende USt.-Kategorie auszuwählen.
    • Die USt-Kategorien können Sie in PACS zentral verwalten unter Einstellungen | System-Konfiguration | Projektfaktura | USt-Kategorien.
    • Je Projekt können Sie die in diesem Projekt gültige USt-Kategorie als Standard-Einstellung hinterlegen (Projektverwaltung | Register "Rechnungen" | Unterregister "Rechnungsvorgaben" | Feld "USt-Kategorien").
    • Dieser Standardwert wird dann bei der Erstellung neuer Rechnungen in die neuen Rechnungen übernommen.
    • Je Rechnung können Sie die USt-Kategorie bei Bedarf anschließend individuell ändern in der Rechnungsdetailansicht | Register "Daten" | Feld "USt-Kategorie".
    • Wenn Sie Rückfragen dazu haben, welche USt-Kategorie in Ihrem konkreten Anwendungsfall anzugeben ist, kontaktieren Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater.

  • VATEX Code & VATEX Text:

    • VATEX Code und VATEX Text sind eng gekoppelt an die USt-Kategorie.
    • VATEX steht für VAT Exemption (= Mehrwertsteuerbefreiung), VATEX Code und VATEX Text geben somit Auskunft über den jeweiligen USt-Befreiungsgrund.
    • Bei Rechnungen mit MwSt. 0% ist in elektronischen Rechnungen neben der Angabe der USt-Kategorie daher auch die Angabe eines USt-Befreiungsgrundes erforderlich.
    • Bei Änderung der USt-Kategorie wird stets der VATEX Code sowie der VATEX Text mitgeändert.
    • Der VATEX Text ist standardmäßig identisch mit dem Namen der USt-Kategorie, kann jedoch von diesem abweichen.
    • In der USt-Kategorie "E - Exempt from tax" sind mehrere VATEX Codes zulässig, Sie müssen bei Bedarf den für Ihren konkreten Anwendungsfall zutreffenden VATEX Code manuell eintragen.
    • Bei Bedarf können VATEX Code und VATEX Text daher je Rechnung individuell angepasst/ergänzt werden in der Rechnungdetailansicht | Register "Daten" | Feld "VATEX Code" / "VATEX Text".
    • Wenn Sie Rückfragen dazu haben, welcher VATEX Code / VATEX Text in Ihrem konkreten Anwendungsfall anzugeben ist, kontaktieren Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater.

BLOCK 2

  • Projekt: Ein Projektwechsel ist möglich, solange keine Zeiten und Kosten, Angebote und/oder Abschlagsrechnungen mit der Rechnung verknüpft sind.
  • Auftraggeber: Dies ist nach Ihrer Zuordnung zum Projekt bzw. Ersteintrag gemäß Vorgaben unter (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN.
  • Zu Angebot/Zu Rechnung:
    • Zu Angebot: Name + Auswahl erscheint nur, wenn es sich um eine Rechnung handelt, dem ein Angebot zugeordnet werden soll.
    • Zu Rechnung: Name + Auswahl erscheint nur, wenn es sich um eine Gutschrift, Korrektur-Rechnung oder Storno-Rechnung handelt.
  • Rechnungsadresse: Diese kann abweichend zur Auftraggeber-Adresse (=Standard-Adresse) definiert werden. Der Ersteintrag erfolgt gemäß Vorgabe unter (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN.
    • Klicken Sie zur Definition beim Adressenfeld auf Ändern und suchen den gewünschten Kontakt aus der Kontaktverwaltung.
    • Die Anzeige der Adresse erfolgt gemäß zugeordneter Postanschrift-Schablone in der Kontaktverwaltung.
  • Leistungsempfängeradresse (abweichende Adresse zu Auftraggeber [Standard] oder Rechnungsadresse):
    • Klicken Sie zur Definition beim Adressenfeld auf Ändern und suchen den gewünschten Kontakt aus der Kontaktverwaltung.
      • Ab Version 17.5.0: Die Leistungsempfänger-Adresse wird unabhängig von Postanschrift-Schablonen nach einem fix definierten Schema zusammengesetzt (Basis: Formatvorgaben des Gesetzgebers bzw. der Normierungsstellen für E-Rechnungen).

Wichtig: bei der Übernahme von Daten von der Rechnungsadresse zur Leistungsempfängeradresse oder umgekehrt über die Pfeile [<-] oder [->] wird in die Leistungsempfängeradresse immer die fixe Namenstruktur nach dem fixen Schema übernommen und die Rechnungsadresse gemäß definierter Postanschrift-Schablone angezeigt.

    • Die nach dem fixen Schema zusammengesetzte Leistungsempfänger-Adresse wird angezeigt im Fenster Rechnungs-Detailansicht --> Register DATEN --> Feld "Leistungsempfänger":
      • Sowie auf dem Rechnungsformular im Feld "Leistungsempfänger" (hier aber nur, wenn Daten abweichen von der Rechnungsadresse).
      • Desweiteren werden diese Leistungsempfänger-Daten übermittelt in den E-Rechnungen-Strukturen bei den Angaben zum Käufer (die Rechnungsadresse ist bei E-Rechnungen irrelevant).
    • In PACS kann zusätzlich in der System-Konfiguration unter Projektfaktura -> Allgemein festgelegt werden, ob beim Leistungsempfänger stets die Straßen-Anschrift (Standard / wie bisher) oder die Postfach-Anschrift (neu) verwendet werden soll (letzteres aber nur sofern Postfach-Angaben gepflegt wurden, andernfalls wird auch hier die Straßen-Anschrift verwendet).
  • E-Mail-Adresse (wird unter dem Adressenfeld angezeigt). An diese Adresse wird dann auch die Rechnung gesendet.
    • E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers: Der Eintrag der E-Mail-Adresse erfolgt in der KONTAKTVERWALTUNG (-> Kontaktdaten -> zweite Spalte -> Felder E-Mail 1,2,3) oder bei der FIRMENADRESSE (-> Firmendaten -> Kommunikation -> Felder E-Mail 1,2,3)
    • Aus diesen 6 E-Mail-Felder muss ein gültiges E-Mail-Feld für Ihr Unternehmen fixiert werden. Dazu muss unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT in der Spalte "EML-Export: Empfänger-E-Mail" eine E-Mail-Adressen-Variante zum Formular zugeordnet werden.
      • Aus der KONTAKTVERWALTUNG (Kontakt - E-Mail 1; Kontakt - E-Mail 2; Kontakt - E-Mail 3)
      • Aus FIRMENADRESSEN (Firmenadresse - E-Mail 1; Firmenadresse - E-Mail 2; Firmenadresse - E-Mail 3).

BLOCK 3

BLOCK 4

  • Abrechnung Honorar/NK: Hier wählen und ändern Sie den jeweiligen Abrechnungstyp. Mögliche Varianten:

Honorar

  • Festbetrag

  • Nach Rg.-Positionen (Rechnungspositionen)
  • Nach Aufwand (Zeiten & Kosten)
  • Schlussrechnung

Nebenkosten (NK)

    • Festbetrag

    • Nach Rg.-Positionen (Rechnungspositionen)
    • Nach Aufwand (Zeiten & Kosten)
    • Nebenkosten-Pauschale (%-Satz)

Schlussrechnung
  • Auswahl 'Festbetrag’: Der Eintrag bzw. Vorschlag ist abhängig von Ihren Definitionen im Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN.
    • Eingabefeld (Betrag) ist aktiv für Honorar und NK vor Rabatt [rechts vom Dropdown-Menü]
    • Beträge sind komplett unabhängig von erfassten bzw. erbrachten Zeiten & Kosten.
    • Darstellung im Rechnungsformular: Beträge, jeweils mit Beschreibung/Zusatz 'Honorar' und 'Nebenkosten'.
  • Auswahl 'Nach Rg.-Positionen': Dies können Sie nur gemeinsam für Honorar und Nebenkosten auswählen. Mehr zum Eintrag der Positionen (Tabellendarstellung) finden Sie im Detail unter Register RECHNUNGSPOSITIONEN.
    • VORGEHEN für die Variante 'Honorar nach Rg.-Positionen + NK nach Aufwand'
      1. Register DATEN: Wählen Sie 'nach Aufwand' für Honorar und NK.
      2. Wechseln Sie zum Register ABZURECHNENDE ZEITEN UND KOSTEN. Und wählen Sie hier die Nebenkosten aus und markieren diese zur Abrechnung.
      3. Wechseln Sie zum Register FORMULAR-VORSCHAU. Für das Rechnungsformular werden aus den markierten Zeiten + Kosten die Rechnungspositionen generiert.
      4. Wechseln Sie zum Register RECHNUNGSPOSITIONEN. Die (vorgeschlagenen) Rechnungspositionen können Sie beliebig verändern, also die gewünschten Honorar-Positionen mit den NK-Positionen gemäß markierter Zeiten + Kosten.
  • Auswahl 'Nach Ist-Aufwand (Zeiten & Kosten)' (gilt jeweils analog für Honorar und Nebenkosten): Der Eintrag bzw. Vorschlag ist abhängig von den Definitionen im Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN.
    • Den definierten Abrechnungskriterien entsprechende Zeiten & Kosten-Positionen werden Ihnen angezeigt (im Register ABGERECHNETE ZEITEN & KOSTEN).
    • Die Einzelpositionen sind/werden per Haken markiert. Daraus wird ein Summenwert (=Rechnungsbetrag) ermittelt.
    • Relevante Kriterien der angezeigten Zeiten & Kosten:
      • Leistungszeitraum (gemäß Vorgabe, Änderung aber direkt im Register ABGERECHNETE ZEITEN & KOSTEN möglich)
      • Nur noch nicht abgerechnete Postionen
      • Ist- und latenten Zeiten & Kosten
      • Verantwortlichen-Freigabestatus-Definition (gemäß Vorgabe unter PROJEKTVERWALTUNG | ALLGEMEIN und Haken/kein Haken bei Freigabepflichtig. Änderung aber direkt im Register ABGERECHNETE ZEITEN & KOSTEN möglich).
  • Auswahl 'NK-Pauschale' (%-Satz): Der Eintrag bzw. Vorschlag ist abhängig von den Definitionen im Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN.
    • Der Feldeintrag nur möglich, wenn als Abrechnungstyp 'NK-Pauschale’ ausgewählt wurde.
    • Betragsermittlung: Honorar vor Rabatt * eingetragener %-Satz
  • Auswahl 'Schlussrechnung': Dies muss für Honorar und Nebenkosten gemeinsam ausgewählt werden.
    • Die Schlussrechnung ist zur Abrechnung des Gesamtprojektes.
    • Basis ist das Projektvolumen (Zielgrößendefinition unter PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG | Auftragsvolumen
). Berechnung:

Gesamt-Auftragswert Honorar und Nebenkosten

./. Summe erbrachte Zeiten & Kosten (Anzeige im Register ABGERECHENTE ZEITEN UND KOSTEN)

./. (Abschlags-)Rechnungen (Anzeige u. Auswahl im Register BETRAGSMINDERNDE AZ)

= Rechnungsbetrag Schlussrechnung

BLOCK 5

  • Status (Rechnungsstatus-Stufe):

    • Geplant: Vorbereitung der Rechnung mit Rechnungsdatum in der Zukunft. Es wird eine Vorschlags-Nr., die mit "#" beginnt von PACS vergeben.
    • Zurückgestellt: Dieser Status wird wie 'Geplant' behandelt, aber der Status wird nicht automatisch in den Status 'Zu fakturieren' überführt.
    • Zu fakturieren: Direkteintrag bzw. wird automatisch gewählt, wenn das Rechnungsdatum älter bzw. gleich dem aktuellen Datum ist.
    • Fakturiert: Wenn Sie auf klicken, wird für die Rechnung eine endgültige Rechnungsnummer (fortlaufend und eindeutig) vergeben.
    • Zu mahnen (Stufe1/Zahlungserinnerung): Wenn das aktuelle Datum > Zahlungsziel-Datum ist, dann wird der Rechnung die Statusstufe durch PACS automatisch zugeordnet.
    • Gemahnt (Stufe1/Zahlungserinnerung): Wenn Sie die Mahnung erstellen (durch ), dann wird die Statusstufe automatisch zugeordnet und die neue Zahlfrist eingetragen. Dies ist nach der von Ihnen hinterlegten Definition zum Mahnwesen unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | ALLGEMEIN | MAHNWESEN.
    • Zu mahnen 2-4: Ist die Zahlfrist der jeweiligen Stufe überschritten, erfolgt die automatische Weiterstellung auf 'zu mahnen …'.
    • Gemahnt 2-4: Mit der Erstellung der Mahnungen 2-4 wird jeweils eine neue Zahlfrist eingetragen.
    • Bezahlt: Wenn der Eintrag der vollständigen Zahlung im Register ZAHLUNGEN erfolgt (Teilzahlungen sind möglich).
    • Ausgebucht/Zahlungsausfall: Dies müssen Sie händisch eintragen, wenn kein Zahlungseingang zu erwarten ist (damit die Rechnung auch aus der Offenen-Postenliste genommen wird).
  • Button Abschließen (je nach Status 'Rechnung abschließen ’ oder ' Mahnung abschließen’):
    • Standard-Vorgehen: Der Abschluss einer Rechnung oder Mahnung erfolgt im Register FORMULAR-VORSCHAU.
    • Der Projektabschluss hier im Register DATEN ermöglicht der Abschluss ohne ein entsprechendes Formular für Rechnungen und Mahnungen. Er bezieht sich immer auf die jeweils aktuelle Statusstufe und ist nur aktiv, wenn die aktuelle Statusstufe noch nicht abgeschlossen ist (d.h. er ist nur aktiv, bei Status 'Zu fakturieren/mahnen’).
  • Hinweis zur Unterscheidung von Status „fakturiert“ und dem Button „Rechnung abschließen“: Es ist nicht dasselbe, ob der Rechnungsstatus im Register „Daten“ manuell auf „fakturiert“ gesetzt wird oder ob die Rechnung über den Button „Rechnung abschließen“ im Register „FORMULAR-VORSCHAU“ abgeschlossen wird.
    • Wenn Sie den Status im Register „Daten“ manuell weitersetzen, wird nur der Rechnungsstatus geändert.
    • Wenn Sie im Register „FORMULAR-VORSCHAU“ auf „Rechnung abschließen“ klicken, beinhaltet dies mehrere Vorgänge:
      • Abrechnungstyp wird geändert von „Nach Aufwand“ / „Festbetrag“ zu „Nach Rg.-Positionen“ (Voraussetzung für Erstellung von E-Rechnungen!). Damit werden die Rechnungspositionen fixiert, wie auf dem Formular dargestellt.
      • Vorschlags-Rechnungsnummer (mit vorangestellter Raute) wird ggf. durch endgültige Rechnungsnummer ersetzt (nur, sofern bei der Rechnung noch keine endgültige Nummer, also OHNE vorangestellte Raute, eingetragen ist).
      • Rechnungsstatus wird geändert von „Geplant / “„Zu fakturieren“ auf „Fakturiert“.
      • Deshalb bitte immer den Button "Rechnung abschließen" verwenden.
  • Button Rechnung stornieren ist nur aktiv, wenn die Rechnung auf Status 'fakturiert' oder 'zu mahnen/gemahnt' steht. Wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde, muss zunächst die Zahlung gelöscht werden, so dass der Status der Rechnung von 'Bezahlt' auf 'Fakturiert' zurückgesetzt wird. Anschließend kann die Rechnung storniert werden. Alternativ genügt es möglicherweise, eine Korrektur-Rechnung zu erstellen.