Rechnungsdetails (Register „Abgerechnete Zeiten & Kosten“): Zuordnen, filtern und Auswirkungen auf den Rechnungsbetrag

Einen Überblick zur Rechnungsstellung finden Sie unter Vorgehen zu Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.

In der Rechnungszeile auf Details klicken, dann wird das Fenster RECHNUNGSDETAILS geöffnet.

Bedienung

• Im Register können Sie bereits zugeordnete Zeiten & Kosten betrachten bzw. noch nicht zugeordnete Zeiten & Kosten zuordnen.

• Zeiten und Kosten werden in einer gemeinsamen Tabelle dargestellt, wobei standardmäßig auf den Kostenbereich gruppiert wird (siehe auch PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG | Kalkulation PV).
  • Definition der Spaltenanzeige: Sie können die gewünschte Spaltenanzeige definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | SPALTENANZEIGE | Abgerechnete Zeiten und Kosten.
  • Aktuelle Version: Die Spalten Anzahl VL, Aktcode, Beschreibung, Beschreibung2 können nicht bearbeitet werden. In einer späteren Version wird dies möglich sein.
• In der Spalte VKGP ne wird die Summe der Verkaufs-Gesamtpreise netto über alle gewählten Zeiten & Kosten werden gemäß Auswahl direkt berechnet und angezeigt.

• Selektion von Zeiten und Kosten

  • (= Standardanzeige): Alle bereits zugeordneten Zeiten & Kosten werden angezeigt. Relevante Kriterien angezeigter Zeiten & Kosten (Erstanzeige, ohne Nachbearbeitung über 'Zuordnungen bearbeiten':

    • Leistungszeitraum

    • Nur noch nicht abgerechnete Postionen

    • Ist- und latenten Zeiten & Kosten

    • Verantwortlichen-Freigabestatus-Definition nach Ihrer Definition in der PROJEKTVERWALTUNG | Register ALLGEMEIN und ein Haken bei Freigabepflichtig.
      • Wenn beim Projekt "Freigabepflicht" aktiv, dann werden hier nur Positionen angezeigt, bei denen eine Verantwortlichen-Freigabe-Markierung vorhanden ist.
      • Wenn beim Projekt "Freigabepflicht" nicht aktiv ist, dann werden alle Zeiten & Kosten angezeigt werden, unabhängig von der Freigabe.
      • WICHTIG: wenn das Feld 'Freigabestatus' inaktiv ist, dann liegt dies an der Einstellung: System-Konfiguration -> Projektfaktura -> Spaltenanzeige -> Abgerechnete Zeiten und Kosten -> Zeile 'Freigabestatus'. Dort muss der Haken gesetzt sein.
  • (Auswahl per Haken): 
    • Es werden Ihnen alle bereits zugeordneten Zeiten & Kosten (unabhängig vom Suchfilter) [Haken in der Spalte 'Abrechnen'] + alle noch nicht abgerechneten Zeiten & Kosten des zugehörigen Projekts nach den Suchkriterien angezeigt:
      • Suchzeitraum-Voreinstellung = Leistungszeitraum der Rechnung: Für die Anzeige ohne Untergrenze/Obergrenze im jeweiligen Datumsfeld das Datum löschen (oder in der Kalenderanzeige auf den Button Leeren klicken).
      • Suchfilter 'Berechenbarkeit': Hier sind alle Optionen enthalten, die es sonst unter dem Label ‘PV-Zuordnung’ gibt (also die Abgrenzung nach Honorar, NK, NVL inkl. Abgrenzung Ist, Plan, latent). Vorauswahl: IST - Honorar, IST - NK, LATENT - Honorar, LATENT – NK.
      • Suchfilter 'Freigabestatus': Mehr Informationen finden Sie oben bei 'Verantwortlichen-Freigabestatus-Definition'.

• • • Die Zuordnung weiterer Zeiten- & Kosten-Positionen zur Rechnung oder das Entfernen bereits markierter erfolgt durch das Setzen des Hakens in der Spalte 'Abrechnen'. Analog erfolgt die Trennung von der Rechnung durch das Entfernen des Hakens.
      • Leistungszeitraum-Darstellung in der Rechnung (Start- und Enddatum im Register DATEN)
        • Erfolgen Zuordnungen, welche außerhalb des zuvor definierten Leistungszeitraums der Rechnung liegen, wird der Leistungszeitraum beim Speichern via 'Übernehmen' automatisch erweitert (mit entsprechender Hinweismeldung).
        • Erfolgen Zuordnungen, welche den zuvor definierten Leistungszeitraum der Rechnung reduzieren oder komplett ändern, erfolgt keine automatische Anpassung des Leistungszeitraums . Um den Leistungszeitraum an die 'neue Suchauswahl + Leistungsmarkierung' anzupassen, müssen Sie im Register DATEN auf den Button Anpassen klicken, um die neue Leistungszeitraum-Anziege auf der Rechnung auf Grundlage der zugeordneten Zeiten und Kosten zu ermitteln.

Weiterführende Erklärungen 'Zuordnung von Zeiten & Reisekosten zu Rechnungen'

• Die erfassten verrechenbaren Leistungen [VL] für Zeiten, Reisekosten, Sonst. Sachkosten (=Zeiten & Kosten) bilden je nach Rechnungstyp die Basis für die Rechnungsstellung (bspw. bei 'Nach Aufwand').
• ABER es ist zusätzlich auch möglich, dass Zeiten & Kosten zu Rechnungen zugeordnet werden, ohne dass diese Auswirkung auf die Ermittlung des Rechnungsbetrags haben.
  • Konsequenzen: Die erfassten Zeiten & Kosten (VL) entsprechen nicht dem Rechnungsbetrag (aber die betroffenen Zeiten & Kosten sind als "quasi abgerechnet" markiert).
  • Einsatzbeispiele

• • • Die Zeiten & Kosten sollen bei einer Liste "noch fakturierbare Zeiten & Kosten" nicht mehr erscheinen.
    • Bei der Ermittlung "fakturierter Umsatz je MA" muss der Fakturabetrag anteilig auf die bearbeitenden Mitarbeiter aufgeteilt werden (da die erfasste Leistung ≠ fakturierte Leistung).
    • Die als nicht verrechenbar erfassten Leistungen (NVL-Zeiten & Kosten) können als Info auf einer Rechnung erscheinen (Nachweis Mehrarbeit ohne Fakturierung).

• Je nach Rechnungstyp hat die Auswahl von Zeiten & Kosten folgende Auswirkungen auf den Rechnungsbetrag.

• Markierung der Zeiten & Kosten als abgerechnet (Ausbuchen von verrechenbaren Zeiten & Kosten)

  • Zusätzlich zur bisher erläuterten Markierung im Rahmen der Rechnungsstellung (s.o.) ist die nachträgliche Zuordnung von (weiteren) Zeiten, Reisekosten und Sonst. Kosten zu einer Rechnung möglich. Wichtig: Dazu muss die Rechnung allerdings bereits abgeschlossen sein. Klicken Sie bei der Rechnung auf den Button 'Abschließen' und die endgültige Rechnungsnummer zugeordnet.

  • Sie können so alle Projektleistungen als abgerechnet bzw. "ausgebucht" markieren (auch Zuordnung zu Festbetrags-/Abschlagsrechnungen). Der Rechnungsbetrag ändert sich durch die Zuordnung nicht.

  • Die Zuordnung der Markierung 'abgerechnet' erfolgt im Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN (in den einzelnen Register ZEITEN, REISEKOSTEN oder SONST. LEISTUNGEN).

  • Gehen Sie wie folgt vor:

    • Bei der Suche darf nur ein Projekt gewählt werden. Für dieses Projekt muss auch bereits eine Rechnung angelegt worden sein.
    • Die betroffenen Datensätze per Haken markieren (Spalte Auswahl).
    • Auswahl 'als abgerechnet markieren': Klicken Sie auf Als abgerechnet markieren (oder Menü Auswahl | als abgerechnet markieren), um die gewählten Positionen als abgerechnet zu markieren.
    • Auswahl Markierung 'abgerechnet' zurücksetzen: Um die markierten Positionen wieder zu demarkieren auf Markierung abgerechnet zurücksetzen (oder im Menü Auswahl | Markierung abgerechnet zurücksetzen) wählen.

• Suche nach abgerechnet/nicht abgerechneten Positionen: Klicken Sie im Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN auf den Button . Wählen Sie hier den Abrechnungsstatus und klicken auf Suchen.