Rechnungsassistent (Stapelverarbeitung): Rechnungen für mehrere Projekte erstellen und vorbereiten

Der Rechnungsassistent Stapelverarbeitung erstellt Ihnen parallel für eine Vielzahl von Projekten neue Rechnungen (Vorschlagsrechnungen) und wandelt diese in endgültige Rechnungen um (nach den beim jeweiligen Projekt hinterlegten Abrechnungsvorgaben).

Unterschied/Abgrenzung zum Formular-Seriendruck

Der Formular-Seriendruck greift nur auf bereits existierende Vorschlagsrechnungen zu und wandelt diese in endgültige Rechnungen um (d.h. es wird keine neue (Vorschlags-)Rechnung hierüber erstellt).

Analog werden Mahnungen (Stufen 1,2,3.4) vom Status '...zu mahnen' in '...gemahnt' umgewandelt.

Voraussetzung & Vorgehen

Sie benötigen dafür das Benutzerrecht. Sie können dies einstellen unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | BERECHTIGUNGEN | 'Rechnungsassistent Stapelverarbeitung (Rechnungen, Mahnungen)'.

Klicken Sie zum Aufruf des Fensters auf das Icon Rechnungsassistent Stapelverarbeitung oder im Menü auf Bearbeiten | Rechnungsassistent Stapelverarbeitung.

SCHRITT 1: Zeitraum & Projekte

Im Assistenten selbst ist keine Einzelabgrenzung von Zeiten und Kosten einzelner Projekte möglich (dies kann man bei Bedarf i.R.d. Einzel-Rechnungsstellung vornehmen).

Denn es ist davon auszugehen, dass man bei einer Massen-Abrechnung über viele Projekte nicht jede einzelne Zeiten-/Kostenposition einzeln auswählen kann und möchte. Sondern, dass grundsätzlich alle Leistungen eines bestimmten Zeitraums abgerechnet werden sollen.

Eine Prüfung/Nachbearbeitung der erstellten Rechnung bspw. durch den Projektleiter ist dann wiederum in der Detailansicht (siehe Schritte 2 und 3 weiter unten) zur Rechnung möglich.

Die in der Tabelle angezeigten Projekte sind zeilenweise in der ersten Spalte 'Abrechnen' per Haken markiert. Wenn Ihnen bereits in dieser Ansicht für ein Projekt klar ist, dass es nicht über die Stapelverarbeitung abgerechnet werden soll, entfernen Sie hier den Haken.

Standard-Filter zur Anzeige von Rechnungen:

• Projektspezifische Filter: Dieser ist zur Selektion des Projektumfangs.
  • '(Kein Filter)': Dies bedeutet, dass alle angezeigt werden.
  • Filterdefinition mit Mehrfachauswahl: Wählen Sie hier verschiedene Filter.
• Abrechnungsspezifische Filter:

• • Abrechnung Honorar: Festbetrag oder nach Aufwand [Dies betrifft i.d.R. Zeiten.]
  • Abrechnung NK: Festbetrag oder nach Aufwand oder NK-Pauschale (%) [Dies betrifft i.d.R. Reisekosten bzw. Sonst. Leistungen.]
  • Abrechnungsintervall: Dies bestimmt den Vorschlag des Leistungszeitraums (und damit den Umfang der enthaltenen Zeiten & Kosten).
    • '(nicht definiert)': Es werden alle noch nicht abgerechneten Leistungen bis zum Enddatum (-> siehe weiter unten 'Leistungen abrechnen bis ... DATUM-Auswahl') ausgewählt.
    • 'Wöchentlich': Enddatum der letzten vollständigen Woche (die Woche wird bis einschließlich Sonntag betrachtet)
    • 'Monatlich': Enddatum des letzten vollständigen Monats
    • 'Quartalsweise': Enddatum des letzten vollständigen Quartals (31.03; 30.06; 30.09; 31.12)
    • 'Jährlich': Enddatum des letzten vollständigen Jahres

Liste der betroffenen Projekte mit Info

• Projekt: Hier sehen Sie den Anzeigenamen.
• Abrechnungsintervall (siehe auch oberhalb 'Abrechnungsintervall') nach Definition unter Rechnungsvorgaben.
• Abrechnung Honorar und NK (Dies ist eine zusammengesetzte Anzeige von Abrechnungstyp und Freigabepflicht).
  • Abrechnungstyp: 'nach Aufwand' oder 'Festpreis' oder '(nicht definiert)' [zur Definition siehe Rechnungsvorgaben]
    • Die Ermittlung des Rechnungsbetrages (nach Aufwand) oder die Anzeige gemäß Eintrag (Festpreis) wird im Schritt2: Vorschau angezeigt. Haben Sie keine Vorgabe definiert (bspw. kein Eintrag eines Vorgabe - Festpreiswertes), dann wird die Position bzw. Zelle rot markiert und der Abrechnungshakten (1. Spalte) wird entfernt.
    • Bei Rechnungsvorgabe '(nicht definiert)' wird das Projekt in der Tabelle zwar gelistet, aber aufgrund der fehlenden Definitionen/Beträge sind die betroffenen Zellen rot markiert und der Haken für die 'Weiterverarbeitung' wird entfernt.
  • Freigabepflicht:
    • Die Information wird angezeigt, wenn eine entsprechende Aktivierung beim Projekt erfolgte. Sie können dies definieren unter PROJEKTVERWALTUNG | Register ALLGEMEIN.
    • Zweck: Nur Zeiten & Kosten, die auch vom Verantwortlichen genehmigt ('frei gegeben') wurden, fließen in die Abrechnung mit ein. Wurde die Freigabepflicht nicht aktiviert (Punkt a.), dann fließen immer alle erfassten verrechenbaren Leistungen in die Rechnung als Vorschlag mit ein.
• Letzte Rechnungsnummer, Datum Leistungszeitraum: Dies dient zur Information, wann die letzte Rechnung zum Projekt gestellt wurde.

Leistungen abrechnen bis einschließlich (unter Berücksichtigung des Abrechnungsintervalls) DATUM-Auswahl:

• Systemseitig wird das Datum Leistungszeitraum-Ende je Rechnung jeweils bis zum Ende des letzten vollständig beendeten Abrechnungsintervalls festgelegt. Mehr Infos finden Sie auch weiter oben unter 'Abrechnungsintervall'.
• Das vorgeschlagene Leistungszeitraum-Enddatum können Sie durch eine abweichende DATUM-Auswahl ändern.

Klicken Sie auf Weiter oder im Register auf

Schritt 2: Vorschau

• Bei diesem Schritt sehen Sie zeilenweise eine Vorschau der Rechnungen, die je Projekt erstellt werden mit den Infos: Projektname, Leistungszeitraum, Rechnungsbetrag Honorar und NK.
• Hier wählen Sie aus, welche dieser Rechnungen tatsächlich erstellt werden sollen.
  • Wenn für einzelne Projekte kein Rechnungsbetrag ermittelt werden konnte, dann wird die Projektzeile bzw. die Zelle Honorar und NK rot markiert und der Abrechnungshakten (1. Spalte) entfernt.
• Klicken Sie auf Weiter oder im Register auf Schritt 3: Generierte Rechnungen.

SCHRITT 3: Generierte Rechnungen

• Für die im Schritt 2 gewählten Rechnungen wird eine Vorschlagsrechnungen mit Vorschlagsnummer generiert.
• Die generierten Vorschlagsrechnungen können hier noch einmal geprüft, modifiziert oder gelöscht werden.
• Markieren Sie die Vorschlagsrechnungen, die als endgültige Rechnungen verschickt werden sollen und klicken links unten auf Formular-Seriendruck und das System wechselt in diesen Bereich (weitere Erläuterungen dort)
• Wenn Sie die Vorschlagsrechnungen bei den einzelnen Projekten speichern möchten, klicken Sie rechts unten auf Beenden.