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Rechnungen nachträglich ändern: Vorgehen, Rechte und Auswirkungen auf Rechnungsnummern

Wann eine Rechnung storniert und neu erstellt werden muss – und wann (für Berechtigte) eine Änderung im Projekt möglich ist, inklusive Beispiele und Hinweis zur Nummernkreis-Anpassung.

Um Rechnungen zu modifizieren müssen Sie diese grundsätzlich stornieren und anschließend neu erstellen. (Das Vorgehen ist über PACS Funktionen und Rechtedefinitionen abgebildet).

Das PACS System ist jedoch keine Finanzbuchhaltung. PACS erstellt keine Umsatzsteuererklärungen, ermittelt keine Summen- und Saldenlisten oder Bilanzen bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen. (Für letzteres erfolgt maximal eine projektspezifische Deckungsbeitragsrechnung, die auch auf kalkulatorischen Werten basieren kann).

Unter diesem Hintergrund kann es für Berechtigte (Voraussetzung: Freischaltung der Rechte durch Administrator) definiert werden, dass beim Projekt hinterlegte Rechnungen und zugeordnete Zahlungen modifiziert werden können. Diese Funktionen können auch temporär freigeschalten werden, um bspw. im Rahmen der Ersteinführung bereits gestellte Rechnungen in Projekten per Hand nachpflegen zu können.

Durch die Modifikationsmöglichkeit wird die Pflicht zur fortlaufenden Rechnungsnummernvergabe oder der Eindeutigkeit von Rechnungen vom PACS System auf die handelnden Personen übertragen.

Beispiele für mögliche Änderungen:

  • Nach Abschluss der Rechnung (endgültige Rechnungsnummer + Statuszuordnung 'fakturiert') wird festgestellt: Schreibfehler in der Festbetragsrechnung oder fehlende bzw. Fehler in der Bestellnummer/dem Bestelldatum, falsche Rechnungsadresse etc. Vorgehen zur Korrektur (die endgültige Rechnungsnummer bleibt):
    • Gehen Sie zu PROJEKTVERWALTUNG | Register RECHUNGEN | RECHNUNGSLISTE und klicken auf Details in der betroffenen Rechnungszeile. Stellen Sie den Status der Rechnung auf 'zu fakturieren' und klicken auf den Button .
    • Korrigieren Sie dann den Fehler und ändern Status wieder auf 'fakturiert'. Vergessen Sie nicht, die Eingaben zu speichern über .
    • Sie können die korrigierte Rechnung über das Register FORMULAR-VORSCHAU ausdrucken.

  • Auf Kundenwunsch muss eine Rechnung neu gestellt werden (endgültige Rechnungsnummer + Statuszuordnung 'fakturiert'), die 'bisherige' Rechnungsnummer muss aber beibehalten werden:

    • Löschen Sie vorhandene Rechnung (damit werden ggf. verknüpfte Zeiten & Kosten für die neue Rechnung wieder freigeschalten).
    • Gehen Sie dann zu SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | Nummernkreise. Achten Sie hier auf die Mandantenauswahl! Stellen Sie den Zähler in der Rechnungsnummernstruktur auf die Nummer 'gelöschte Rechnung-1' (und merken sich parallel aber den aktuellen Zählerstand).
    • Stellen Sie die neue Rechnung in der gewünschten neuen Struktur und schließen die Rechnung ab. (Die Rechnungsnummer wird nochmals vergeben: eingetragener Zählerstand +1.)
    • Tragen Sie anschließend in der System-Konfiguration den vorherigen (gemerkten) Rechnungsnummer-Zählerstand wieder ein.