QR‑Code zur Rechnung erstellen: EPC, EPC (AT) und Swiss‑QR in PACS

Sie können mit der PACS Software einen QR-Code zu Ihrer Rechnung erstellen. Die PACS Software deckt alle Anforderungen des QR-Codes ab und bietet diesen auch in drei Formaten an.

Voraussetzung ist eine Lizenz zum Modul Projektfaktura. Wenn Sie diese nicht besitzen und kaufen möchten, wenden Sie sich bitte an unser PACS Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com.

Bei Rechnungen mit QR-Code können Überweisungen einfach durchgeführt werden, da der QR-Code alle relevanten Informationen für eine automatische und effiziente Zahlung und Verbuchung enthält. Sie müssen den QR-Code einscannen und die im QR Code vorhandenen Überweisungsdaten bestätigen.

Diese QR-Codes können in einer Banking App oder in der Bankfiliale am SB-Terminal verwendet werden.

Ihre Vorteile

Kein manueller Aufwand für die Eingabe der Daten für Empfänger und Rechnungssteller
Bessere Datenqualität: Kein Risiko der Eingabe von fehlerhaften Daten (durch Tippfehler)

Drei Formate zur Auswahl

EPC: Dies ist ein vom European Payments Council (EPC) standardisierter QR-Code, der alle Daten für eine SEPA-Überweisung enthält.
EPC (Österreich): Österreichische Variante des EPC-Formats. Der QR-Code unterscheidet sich optisch ein wenig vom normalen EPC-QR-Code.
Swiss: Die QR-Rechnung ist seit 2020 der Standard der Schweizer Finanzindustrie für maschinenlesbare Rechnungen und verpflichtend.

QR-Code „Swiss“ in der Schweiz: QR-Rechnung

In der Schweiz ist der QR-Code bereits seit September 2022 verpflichtend. Die QR-Rechnung ist eine Rechnung mit Zahlungsteil und Quittung. Im Zahlungsteil ist der Swiss QR-Code enthalten, der für die Rechnungsstellung als auch für die Zahlung notwendig ist.

Den Schweizer QR-Code kann man an dem Schweizer Kreuz in der Mitte erkennen. QR-Rechnungen können in Schweizer Franken und in Euro ausgestellt werden.

Erforderliche Informationen für den QR-Code

Um einen QR-Code zu erstellen, müssen Sie folgende Felder ausfüllen:

Für alle Formate (EPC & Swiss) muss ein Konto beim Projekt im Register RECHNUNGEN im Unterregister RECHNUNGSVORGABEN zugeordnet sein.
Für das Swiss-Format muss außerdem bei der Firmenadresse des Rechnungsempfängers sowie bei der eigenen Firmenadresse die Postanschrift (Land & Straße, PLZ, Ort oder alternativ Postfach, Postfach-PLZ, Postfach-Ort) gepflegt sein. Die eigene Firmenadresse hinterlegen Sie beim sogenannten Mandantenkontakt. Die Verknüpfung eines Kontakts mit dem (internen) Mandanten erfolgt unter EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | MANDANTEN | Spalte „Kontakt“. Die Pflege der relevanten Daten muss aber vorher/nachher im Bereich „Firmenadressen“ bei der Firmenadresse des Mandantenkontakts vorgenommen werden. Wechseln sie dazu aus der System-Konfiguration über den Button in der Spalte „Wechseln zu verknüpften Daten“ zum Kontakt (Kontaktverwaltung öffnet sich) und von dort aus über „Wechseln zu Firmenadresse“ (Firmenadressverwaltung öffnet sich) weiter zur Firmenadresse.
Das Mandantenkonto (welches beim Projekt unter „Rechnungsvorgaben“ zugeordnet ist) muss vollständig gepflegt sein. Sie können dieses Mandantenkonto pflegen unter EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | MANDANTENKONTEN. Für das Swiss-Format muss die IBAN aus 21 Zeichen bestehen und mit CH oder LI anfangen.
Projektwährung: Für das EPC-Format muss die Rechnungs- bzw. Projektwährung EUR sein, für Swiss-Format EUR oder CHF.

So fügen Sie den QR-Code in Ihre Rechnung ein

Gehen Sie zur PROJEKTVERWALTUNG. Die Aktivierung und Formatauswahl erfolgt beim jeweiligen Projekt im Register RECHNUNGEN. Gehen Sie zum Unterregister RECHNUNGSVORGABEN und beim Block „Zahlungsbedingungen & Sonstiges“ zum Feld „QR-Code“.
Bei der Aktivierung erfolgt unmittelbar eine Validierung, d.h. es wird geprüft, ob das Konto und die Währung mit dem jeweiligen QR-Code-Format kompatibel sind (bspw. ist das Format „Swiss“ nur zulässig i.V.m. Schweizer Bankverbindung).
Die Generierung des QR-Codes erfolgt beim Rechnungsabschluss. Wird der Status einer Rechnung von „Fakturiert“ zurückgesetzt auf „Geplant“ / „Zu fakturieren“, so wird der QR-Code verworfen und beim nächsten Rechnungsabschluss neu generiert.