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(Unter-)Register Rechnungen (Projektverwaltung)

Rechnungen je Projekt verwalten und Rechnungsvorgaben definieren – inkl. Rechnungsliste, E‑Rechnung und Zahlungsbedingungen.

Sie kommen zu dem Bereich über Projekte | Projektverwaltung | Rechnungen. Dieses Register hat zwei Unterregister: RECHNUNGSLISTE UND RECHNUNGSVORGABEN. Diese werden weiter unten ausführlich beschrieben.

Der Einsatz ist abhängig von einer aktiven Modul-Lizenz 'Projektfaktura'. Wenn Sie diese nicht besitzen, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.

Die Registeranzeige ist profilabhängig und levelabhängig. Sie können die Einstellung über System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Zeile 'Projektgruppen, Aufruf (Unter-)Register' vornehmen.

  • Profilabhängig: Dies ist die oberste Ebene des Profilrechts.
  • Levelabhängig: Dies ist nur relevant, wenn bei Profilrecht ein Haken gesetzt ist. Sie können die Einstellungen über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Zeile 'Aufruf Ausgangsrechnungen' vornehmen.
  • [(*) Zur Überprüfung welches Level welches Benutzerprofil sieht müssen Sie zu System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Benutzerprofile je Zugriffslevel.]

Wie Sie die Rechnungsstellung in PACS durchführen, erklären wir Ihnen hier Überblick + Vorgehen: Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrektur-Rechnungen.

Die Bedienung erfolgt nur über die angezeigte Symbolleiste. Eine Erklärung zu den Symbolen und deren Funktionen finden Sie unter Symboltabelle: Projekte, Angebote + Rechnungen.

(Unter-)Register RECHNUNGSLISTE

  • Spaltenanzeige: Sie können Einstellungen zum Spaltenumfang über System-Konfiguration | Projektfaktura | Spaltenanzeige | Ausgangsrechnungen vornehmen.
  • Es werden Ihnen alle Rechnungen, Storno-Rechnungen (sowie stornierte Rechnungen) und Gutschriften des Projektes angezeigt.
  • Zur projektübergreifenden Rechnungsliste müssen Sie auf den Funktionsbereich Rechnungen | AUSGANGSRECHNUNGEN wechseln.
  • Zeitraumeinstellung: Passen Sie den Zeitraum bei Bedarf an und klicken im Register auf Suchen oder den Button .
  • Lieferschein: Markieren Sie zur Anzeige die Rechnungszeile und klicken auf Report Direktaufruf. Wählen Sie hier das Formular 'Lieferschein'.
  • Weitere Details siehe -> Fenster Rechnungsdetails - Register Daten.

(Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN

  • Die Rechnungsvorgaben liefern Ihnen bei Neuanlage einer Rechnung einen Vorschlag für einzelne Felder. Sie können diesen Vorschlag bei der tatsächlichen Erstellung der Einzel-Rechnungsstellung noch manuell anpassen.
  • Sie können Rechnungsvorgaben in Projektvorlagen hinterlegen. Diese werden bei Neuanlage eines Projektes bei Auswahl der Vorlage in das neue Projekt automatisch übernommen.

BLOCK 1: Empfänger

  • Rechnungsadresse (abweichende Adresse zu Auftraggeber [Standard]):
    • Klicken Sie zur Definition beim Adressenfeld auf Ändern und suchen den gewünschten Kontakt aus der Kontaktverwaltung.
    • Die Anzeige der Adresse erfolgt gemäß zugeordneter Postanschrift-Schablone in der Kontaktverwaltung.
  • Leistungsempfänger (abweichende Adresse zu Auftraggeber [Standard] oder Rechnungsadresse):
    • Klicken Sie zur Definition beim Adressenfeld auf Ändern und suchen den gewünschten Kontakt aus der Kontaktverwaltung. Weitere Details siehe > Fenster Rechnungsdetails - Register Daten.
    • Die Leistungsempfänger-Adresse wird unabhängig von Postanschrift-Schablonen nach einem fix definierten Schema zusammengesetzt und bei E-Rechnungen-Strukturen übermittelt bei den Angaben zum Käufer (Basis: Formatvorgaben des Gesetzgebers bzw. der Normierungsstellen für E-Rechnungen). Die Rechnungsadresse ist bei E-Rechnungen irrelevant.
    • Die nach diesem fixen Schema zusammengesetzte Leistungsempfänger-Adresse wird angezeigt ...
      • im Fenster Rechnungs-Detailansicht > Register DATEN > Feld "Leistungsempfänger" und
      • auf dem Rechnungsformular im Feld "Leistungsempfänger" (hier aber nur, wenn Daten abweichen von der Rechnungsadresse).
    • In PACS kann zusätzlich in der System-Konfiguration unter Projektfaktura -> Allgemein festgelegt werden, ob beim Leistungsempfänger stets die Straßen-Anschrift (Standard) oder die Postfach-Anschrift verwendet werden soll (letzteres aber nur sofern Postfach-Angaben gepflegt wurden, andernfalls wird auch hier die Straßen-Anschrift verwendet).
  • Weitere Abweichungen zu diesen Adressen (Abbildungsmöglichkeit von kundenspezifischen Vorgaben und/oder des GS1 Standards für E-Rechnungen). Im Gegensatz zu den beiden oben genannten Feldern ist bei der tatsächlichen Rechnungsstellung bei den folgenden Feldinhalten KEINE Änderung im Fenster Rechnungs-Details mehr möglich.
    • Die Übernahme von Feldinhalten in das Rechnungsformular erfolgt gemäß der hier festgelegten Dropdown-Auswahl-Anzeige. Die Inhalte werden rechts neben der Dropdownanzeige aufgelistet. Nur bei Auswahl „Projektspezifisch“ können direkt in dieses Feld Einträge vorgenommen werden.
    • Standard ist immer der oben festgelegte Inhalt zur Rechnungsadresse und Leistungsempfänger-/ Lieferadresse.
    • Sie müssen für die folgenden Felder nur Änderungen vornehmen, wenn weitere inhaltliche Abweichungen für Rechnungen zu diesem Projekt notwendig sind (ID steht für eine eindeutige Kennung des Feldinhalts (dies kann eine Nummer sein, muss es aber nicht).
    • Kunden-ID (Rechnungsadresse): Auswahl zwischen Kunden-Nr. des Auftraggebers (Standard) oder projektspezifischem Eintrag der GLN mit dem Präfix 8830: nach dem Schema „8830:<GLN>“.
    • Kunden-ID (Leistungsempfänger): Wenn der Leistungsempfänger abweicht vom Rechnungsempfänger, kann hier die GLN der Lieferadresse bzw. die Leistungsempfänger-Adresse mit dem Präfix 8830: eingetragen werden nach dem Schema „8830:<GLN>“.
    • Absender Lieferanten-ID (Firmen-Rechnungsadresse -> Feld „Unsere Lief.-Nr.): Auswahl zwischen Lieferanten-Nr. des Absenders oder projektspezifischem Eintrag der GLN mit dem Präfix 8830: nach dem Schema „8830:<GLN>“.
    • Absender Peppol-ID: Auswahl zwischen eigenen Peppol-ID (= Inhalt der Firmenadresse des definierten „PACS-Mandanten“ -> Feld: Peppol-ID), i.d.R. nach dem Schema „9930:<UStIdNr>“ (Standard) oder projektspezifischem Eintrag der GLN mit dem Präfix 8830: nach dem Schema „8830:<GLN>“.

BLOCK 2: Konditionen

  • Mehrwertsteuersatz (MwSt.):
    • Bei Projektanlage müssen Sie eine gültige MwSt. eintragen. Der Satz können Sie nach Projektanlage noch ändern. Dies erfolgt für jedes Projekt per Hand oder durch PACS in Abhängigkeit des eingetragenen Gültigkeitsdatums.
    • Die zur Auswahl angebotenen unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze werden definiert unter Einstellungen | System-Konfiguration | Internationalisierung | Steuerarten | MwSt.
    • Auswirkungen einer Änderung der Mehrwertsteuer: Nur neu gestellte Rechnungen erhalten den neuen Satz. Grundlage für den Vorschlag in PACS bildet das Enddatum des Leistungszeitraums. Bei bereits gestellten Rechnungen bleibt der ursprüngliche Satz erhalten.
    • Beispiel: Eintrag von PACS bei Erstellung einer neuen Rechnung:
      • Rechnungsvorgabe MwSt ab 01.07.2020: 16% (Satz vor dem 01.07.2020: 19%)
      • Wenn Sie das Ende des Leistungszeitraums eintragen:
        • 30.06.2020: Vorschlag von PACS als MwSt.-Satz: 19%
        • 01.07.2020 (bzw. alle Datumswerte nach dem 01.07.2020): Vorschlag von PACS als MwSt.-Satz: 16%
  • Rabatt %:
  • Sicherheitseinbehalt:
    • Sie können das Feld aktiveren unter System-Konfiguration | Projektfaktura | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen) | Spalte 'Sicherheitseinbehalt'.
    • Sicherheitseinbehalt Honorar %-Satz und NK %-Satz: Bei den Vorgaben können Sie nur 'relative' %-Sätze pflegen.
    • Der Sicherheitseinbehalt wird immer basierend auf dem Bruttobetrag ermittelt, was den steuerrechtlichen Vorgaben des § 17 VOB/B entspricht.
    • Wenn Sie eine Rechnung neu anlegen, werden die Werte im Fenster Rechnungsdetails | KONDITIONEN | Bereich SICHERHEITSEINBEHALT)
  • Zuschuss:
    • Sie können das Feld aktiveren unter System-Konfiguration | Projektfaktura | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen) | Spalte 'Zuschuss'.
    • Sie haben zwei Alternativen zur Auswahl:
eingetragen bzw. aus dem voreingetragenen %-Satz ermittelt.

BLOCK 3: Abrechnungsvorgaben

  • Abrechnungsintervall: Abhängig von der Einstellung und dem eingetragenen Rechnungsdatum wird der Leistungszeitraum ermittelt und das Datum Beginn und Ende in die Felder eingetragen:
    • (Nicht definiert): Die Vorgabe-Funktion greift in diesem Fall nicht. Es wird als Leistungszeitraum (Beginn-und Enddatum) das Rechnungsdatum eingetragen (= Leistungszeitpunkt).
      • In Verbindung mit Rechnungsassistent Stapelverarbeitung: im Rechnungsassistenten kann bei Schritt 1 ein Enddatum für den Leistungszeitraum festgelegt werden, bis zu dem die Leistungen für die Abrechnungen berücksichtigt werden sollen. Dabei prüft der Rechnungsassistent, welches Abrechnungsintervall eingestellt ist. Ist beim Projekt ein Abrechnungsintervall '(nicht definiert)' eingetragen, dann ist eine Abrechnung zu einem beliebigen Enddatum möglich (bspw. 15.07.2020). Ansonsten wird das Enddatum nach der Systematik der andere Abrechnungsintervalle übernommen (bspw. bei Monat: letzter Tag des Vormonats).
    • Wöchentlich [Montag bis Sonntag der Vorwoche]
    • Monatlich (Standard) [Vormonat, erster und letzter Tag des Monats]
    • Quartalsweise [erster und letzter Tag des Vorquartals]
    • Jährlich [erster und letzter Tag des Vorjahres]
  • Rechnungsart:
    • Sie können das Feld aktiveren unter System-Konfiguration | Projektfaktura | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen) | Spalte 'Rechnungsart'.
    • Diese Auswahl können Sie frei definieren über System-Konfiguration | PROJEKTFAKTURA | Rechnungsart.
    • Die Unterscheidung nach Rechnungsarten ermöglicht bspw. die Berechnung der Rechnung mit oder ohne MwSt (wie z.B. Kautionen).
  • Abrechnungstyp (getrennt nach Honorar und Nebenbekosten): Sie haben verschiedene Auswahlmöglichkeiten.
    • (nicht definiert): Hier gibt es keine Vorgabe für Honorar und NK, in welcher Form diese abgerechnet werden sollen.
      • Einzelrechnung: Obwohl Sie 'keine Abrechnung' gewählt haben, wird dies durch die manuelle Anlage einer Rechnung 'überstimmt'. Das heißt Sie möchten trotzdem eine Rechnung stellen. Als Vorschlag von PACS wird dann die Alternative 'Festbetrag' für die neue Rechnung übernommen.
      • Bedeutung i.V.m. Rechnungsassistent Stapelverarbeitung: Das Projekt wird in der Tabelle gelistet. Aber aufgrund der fehlenden Definitionen sind die betroffenen Zellen rot markiert und der Haken für die 'Weiterverarbeitung' wird entfernt.
    • Festbetrag: Wenn Sie dies ausgewählt haben, dann können Sie rechts neben dem Feld ein Betrag eintragen.
    • Nach Rechnungspositionen: Hier können Sie nur gemeinsam für Honorar und Nebenkosten auswählen.
    • Nach Aufwand: Wenn Sie dies ausgewählt haben, wird in Kombination zum definierten Abrechnungsintervall (s.o.) der Leistungszeitraum festgelegt. Die darin enthalten Zeiten & Kosten werden automatisch zur Abrechnung markiert.
      • Bedeutung i.V.m. Rechnungsassistent Stapelverarbeitung: In Kombination mit dem definierten Abrechnungsintervall werden die betroffenen Zeiten & Kosten summiert und zur Erstellung eines Rechnungsvorschlags genutzt.
    • NK-Pauschale: (Auswahl nur bei 'Abrechnung NK' möglich) als Prozentsatz
  • Feld „E-Rechnung“: hier legen Sie die E-Rechnungs-Vorgaben für alle Rechnungen zum Projekt fest. Bei den folgenden Feldinhalten ist KEINE Änderung bei der tatsächlichen Rechnungsstellung mehr möglich.
    • Sie können die E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung und Peppol BIS Billing vorgeben (Standard: ZUGFeRD). Das Feld ist nur aktiv, wenn eine PACS Lizenz für das Add-On XML-Export vorhanden ist.
  • Feld „Rechnungs-PDF“. In die erstellte E-Rechnung können folgende weitere Belege/ Dateien hinzugefügt werden mit den Dateitypen: PDF, Bildformat, docx, xlsx. (nicht E-Mail-format .msg)
    • Rechnungs-Datei-Anhänge hinzufügen: Die Zuordnung erfolgt im Fenster Rechnungs-Details > Register DATEI-ANHÄNGE. Beispiel hierfür ist ein vom Kunden unterschriebener Tätigkeitsnachweis.
    • Reisekosten-Belege hinzufügen: wenn bei der Einzelabrechnung von Reisekosten auch Reisekostenbelege den Positionen zugeordnet sind, können diese direkt auch in die Ausgangsrechnung mit übernommen werden.
    • Belege Sonstige Leistungen hinzufügen: wenn bei der Einzelabrechnung von Sonst. Leistungen auch Belege den Positionen zugeordnet sind, können diese direkt auch in die Ausgangsrechnung mit übernommen werden.

Bei Neuanlage einer Rechnung werden die Vorgaben übernommen. Mehr Informationen finden Sie unter Fenster Rechnungsdetails | DATEN, Block 4.

BLOCK 4: Zahlungsbedingungen & Sonstiges

  • Zahlweg: Dies wird als Vermerk auf der Rechnung angezeigt. Die Auswahl können Sie frei definieren (z.B. SEPA-Lastschrift) oder über System-Konfiguration | PROJEKTFAKTURA | Zahlweg (Rechnungen).
  • Skonto (%-Satz bei Zahlung innerhalb der festgelegten Tage):
    • Sie können das Feld aktiveren unter System-Konfiguration | Projektfaktura | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen) | Spalte 'Skonto'.
    • Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, werden %-Satz und Tage übernommen (Fenster Rechnungsdetails - Register KONDITIONEN Bereich SKONTO).
  • Zahlungsziel (Tage): Sie können wählen zwischen 'Standard bzw. Kundenspezifisch' oder 'Projektspezifisch'. Einen Überblick zu möglichen Alternativen zur Pflege finden Sie unter Wichtige Inhalte zur Projektfaktura - bereichsübergeifende Erläuterungen | Zahlungsziel.
  • Rg.-Zähler für Bezeichnung (zuletzt verwendete Nr.): Für alle Rechnungen eines Projektes wird eine 'Nr. (Zähler)' PLUS 'Bezeichnung' vergeben (1. Rechnung). Tragen Sie im Feld die zuletzt verwendete Nummer ein. bei der nächsten neuen Rechnung wird diese Nummer + 1 gezählt.
    • Zähler für Rechnungen (Ausgangsrechnungen oder Korrektur-Rechnungen) + Bezeichnung 'Rechnung' (i.V.m. einer Nr./einem Zähler) bzw. 'Gutschrift' (ohne Nr./Zähler)
  • Konto: Wählen Sie hier die Kontonummer.
  • QR Code: Sie können zwischen den Formaten EPC, EPC (Österreich) und Swiss wählen. Mehr Informationen finden Sie unter Vorgehen: QR-Code zur Rechnung erstellen.
  • SEPA Mandatsreferenz