(Unter-)Register Lieferantenauftrag (Projektverwaltung)

Sie kommen zu den Lieferantenaufträgen über Projektverwaltung | (Unter-)Register LIEFERANTENAUFTRAG. Hier werden Ihnen alle Lieferantenaufträge je Projekt angezeigt.

Wenn alle Lieferantenaufträge projektübergreifend angezeigt werden sollen, müssen Sie zu Projekte | LIEFERANTENAUFTRÄGE.

Im Register werden die Aufträge (Bestellungen) an Lieferanten gepflegt. Lieferantenaufträge werden als Fremdleistungen (FL) im Projekt betrachtet.

Deshalb können Sie beim Projektauftragsvolumen | Feld 'Davon Fremdleistungen' auch die Auswahl 'Nach beauftragten Lieferantenrechnungen' wählen.

Anzeige des Registers und der Spalten

• Einstellungen der Registeranzeige: Die Register ist profilabhängig oder levelabhängig.

  • Profilabhängig: Das ist die oberste Ebene des Profilrechts. Wenn kein Haken gesetzt ist, dann ist die levelabhängige Einstellung nicht mehr möglich. Sie können die Einstellung über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Berechtigungen und Profile | Funktionsbereich je Benutzerprofil | Zeile 'Lieferantenaufträge' vornehmen.

  • Levelabhängig: Dies ist nur relevant, wenn bei Profilrecht ein Haken gesetzt ist. Sie können die Einstellungen über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Berechtigungen und Profile | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Zeile 'Lieferantenaufträge' vornehmen.
• Die Einstellungen zur Registeranzeige betreffen die Anzeige in der Projektverwaltung das (Unter-)Register LIEFERANTENAUFTRÄGE (Projektweise Darstellung siehe weiter unten) und im Bereich Projekte LIEFERANTENAUFTRÄGE (Projektübergreifende Darstellung).
• Umfang & Suche der Anzeige: Alle Lieferantenaufträge des Projektes (unabhängig vom Status 'Geplant', 'Beauftragt', 'Beauftragung abgelehnt', 'Beendet') werden Ihnen angezeigt.
• Spaltenanzeige: Einstellung zum Spaltenumfang finden Sie unter System-Konfiguration | Lieferantenaufträge | Spaltenanzeige | Lieferantenaufträge.
• Einstellungen der Spaltenanzeige: WICHTIG - Nur wenn Spalten in der tabellarischen Ansicht sichtbar sind, können Sie die
  • Vorlage-Funktion (Textvorlagen für Lieferantenauftragsformular über System-Konfiguration | Lieferantenaufträge | Standardwerte bei Neuanlage) nutzen, oder
  • kopieren (bspw. die Felder 'Bemerkung 1+2'; Auch wenn in diesen Feldern im Fenster Lieferantenauftragsdetails | Register Daten (siehe weiter unten) Einträge vorgenommen werden können, werden die Inhalte nur kopiert, wenn die Felder/Spalten in der tabellarischen Ansicht auch sichtbar sind) Sie können die über System-Konfiguration | Lieferantenaufträge | Spaltenanzeige | Lieferantenaufträge einstellen.

Bedienung der Lieferantenaufträge

• Wenn Sie einen Lieferantenauftrag per Haken markiert haben können Sie schnell über 'Wechseln zu verknüpfen Daten' zu dem dazugehörigen Projekt, Lieferant oder den Eingangsrechnungen wechseln.
• So kopieren Sie einen Lieferantenauftrag: Zum Kopieren einen existierenden Lieferantenauftrag müssen Sie diesen per Haken markieren und auf Kopieren klicken. Klicken Sie auf Speichern, um den neuen Datensatz in die Datenbank einzutragen.
• Lieferantenauftrag löschen: Zum Löschen müssen Sie den Lieferantenauftrag per Haken markieren und auf Löschen klicken. Klicken Sie auf Speichern, um die rot markierte Zeile endgültig zu entfernen. Sie können die levelabhängige Berechtigung für 'Lieferantenauftrag löschen' definieren (siehe oben).

So erstellen Sie einen Lieferantenauftrag

• Mit Klick auf Neuen Lieferantenauftrag wird eine neue Zeile erstellt. In der Zeile können Sie bereits direkt Daten eintragen, wie bspw. die Lieferantenfirma. Dies können Sie aber auch im nächsten Schritt im Fenster Lieferantenauftragsdetails eintragen. Klicken Sie dann auf Speichern klicken (alternativ STRG + S), dass der Lieferantenauftrag angelegt ist.
• Wenn Sie nun auf Details klicken, öffnet sich ein Fenster und Sie können die Lieferantenauftragsdetails in den einzelnen Registern eintragen.

Register Daten

Bereich 1

• Auftragsnummer/Auftragsdatum: Zunächst wird Ihnen eine Vorschlagsnummer angezeigt. Wenn Sie auf Auftrag abschließen im Register FORMULAR-VORSCHAU klicken, wird eine endgültige Auftragsnummer vergeben.
• MwSt.: Tragen Sie hier die Mehrwertsteuer des Lieferanten ein.
• Bezeichnung: Dies ist ein Freitext. Hier können Sie bspw. Bestellung oder Leistungsschein eintragen. Sie können aber auch einen Standard-Vorlagetext definieren.

• Leistungszeitraum von ... bis ...: Geben Sie hier das voraussichtliche Leistungsdatum ein.

Bereich 2

• Projekt: Tragen Sie hier den Kostenträger ein, also das Projekt, für das die Bestellung getätig wird.

• Besteller: Auftraggeberkontakt für den Lieferantenauftrag/für die Bestellung (Hier können Sie aus den Kontakten der Kontaktverwaltung selektieren.)

• Lieferant: Name der Firma und der Person (Hier können Sie aus den Kontakten der Kontaktverwaltung selektieren.)

• Zu Angebots-Nr./Angebotsdatum: Hier können Sie den Lieferantenauftrag mit dem Angebot des Lieferanten verknüpfen.

• Angebot Gültigkeit ... Tage bzw. bis <Datum>: Dies ist die Gültigkeit des verknüpften Angebots des Lieferanten.

• Rahmenvertrag: Tragen Sie hier die grundsätzliche Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber mit dem Lieferanten (bspw. über Preise) ein.

• Ansprechpartner des Lieferanten: Name und Vorname

• Buchhaltungskontonummer des Lieferanten

Bereich 3

Zahlungsziel (Tage) des Lieferanten

• Bemerkung 1: Dies ist ein Freitext.

• Bemerkung 2: Dies ist ein Freitext.

• Oberer Formulartext: Dies ist der Text oberhalb der tabellarischen Darstellung (der Lieferantenauftragspositionen). Sie können auch einen Standard-Vorlagetextes definieren.

• Unterer Formulartext 1 + 2: Dies ist der Text unterhalb der tabellarischen Darstellung (der Lieferantenauftragspositionen). Sie können auch einen Standard-Vorlagetextes definieren.

Bereich 4

• Abrechnung Honorar/Nebenkosten (Auswahl + Betrag): Hier ist 'Nach Positionen' fix definiert. Mehr Informationen finden Sie unter Lieferantenauftragspositionen (siehe weiter unten).
• Währung: Dies ist abhängig von der von Ihnen eingestellten Projektwährung.
• Wechselkurs

Bereich 5

Status: Sie haben vier verschiedene Auswahlmöglichkeiten.

• 'Geplant': Wenn Sie den Status auf '...' setzen, sind Feldeinträge möglich.
• 'Beauftragt': Wenn Sie den Status auf '...' setzen, sind Feldeinträge gesperrt. Der Status wird gesetzt und Auftragsnummer wird vergeben wenn Sie auf Auftrag abschließen klicken im Register FORMULAR-VORSCHAU.
• 'Beauftragung abgelehnt', 'Beendet': Wenn Sie den Status auf '...' setzen, sind Feldeinträge gesperrt. Sie können den Status aber per Hand ändern.
• Sie können die levelabhängige Berechtigung 'Lieferantenauftrag abschließen' definieren.

Register Lieferantenauftragspositionen

• Spaltenanzeige: Sie können dies über System-Konfiguration | Lieferantenaufträge | Spaltenanzeige | Lieferantenauftragspositionen aktivieren > Beschreibung 1,2,3; Mengeneingabe in %; Pos.-Nr.
• Kalk. PV-Positionen übernehmen: Wenn Sie hier auf Positionen aus Kalk PV übernehmen klicken, können Sie Ihre Kalk. PV Positionen als Lieferantenauftragspositionen übernehmen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Positionen auswählen können. Bei der Übernahme wird auch der ‚Schrittname’ (Leistungsphase) als Texteintrag in das Feld ‚Beschreibung1‘ mit eingetragen. Wurde bei der Angebotsposition dieser EKP im Leistungsarchiv gepflegt, dann wird dieser EKP als Einzelpreis in die Lieferantenauftragsposition mit übernommen/voreingetragen (als Vorschlag). Erläuterung: Bei Lieferantenpositionen steht generell bei der Kalkulationsposition mit Leistungssatz-/Kostensatz-Zuordnung im Feld ‚Einzelpreis‘ der Einkaufspeis [EKP]. Aus Sicht der Anwenderfirma ist das der Preis, der an den Lieferanten bezahlt werden muss. Ziel des Übertrags ist es, dass das Kopieren von Texten und des Betrages entfällt.
• Alle Positionen werden in einer Tabellenstruktur dargestellt.
  • Bereiche: Klicken Sie zur Neuanlage einer

• • • Zeitenposition auf Neue Zeiten-Zeile
    • Reisekostenposition auf Neue Reisekosten-Zeile
    • Sonst. Leistungen - Position auf Neue Sonst. Leistungen-Zeile.
  • Verfügbare Felder:

• • • Beschreibung1, 2, 3 [Freitexteintrag]
    • Menge oder Menge in % [der bei 'Menge' eingetragene Wert wird als Prozentwert interpretiert]
    • Einzelpreis [Betrag]
    • Einheit [Auswahl Tag, Stunde, Stück, usw.]
    • Gesamtpreis [Menge * Einzelpreis]
    • Qualifizierung als Honorar oder Nebenkosten bzw. NVL (Nicht verrechenbare Leistungen: Eintrag wird nicht zum Lieferantenauftrags-Volumen hinzuaddiert).
    • Leistungssatz-/Kostensatz (Standard: Spalte ausgeblendet): es werden alle aktiven Sätze des Leistungsarchivs angezeigt
      • Leistungssätze Zeiten, wenn es sich bei der Position/Zeile um eine Zeit handelt
      • Kostensätze Reisekosten, wenn es sich bei der Position/Zeile um Reisekosten handelt
      • Kostensätze Sonst. Leistungen, wenn es sich bei der Position/Zeile um Sonst. Leistungen handelt.

• • Die Reihenfolge der Spaltendarstellung können Sie per Drag & Drop individuell einrichten.
  • Nach der Erstanlage können Sie alle Lieferantenauftragspositionen nachträglich noch bearbeiten.

Register Formular-Vorschau

• Dies ist eine integrierte Ansicht des Lieferantenauftragsformulars auf Basis der vorgenommenen Einstellungen. Sie können jederzeit zwischen den Registern wechseln (bspw. um Änderungen vorzunehmen).
• Oberhalb der FORMULAR-VORSCHAU
  • Ansicht: Lieferantenauftrag
  • Formular:

• • • Wenn Sie nur ein Formular hinterlegt haben, erfolgt die Anzeige der Formularinhalte automatisch.
    • Existieren mehrere Formulare, wird das alphabetisch erste Formular in der Liste ausgewählt. Für die Anzeige müssen Sie dann immer auf den Button Anzeigen klicken.
    • Ist kein Formular vorhanden, dann ist das gesamte Register inaktiv.

• • Modus: Es ist entweder das Original oder eine Kopie. Voreinstellung: Wenn das Lieferantenauftragsformular noch nicht abgeschlossen ist, dann ist es das Original, andernfalls Kopie [wird auch auf dem Formular dargestellt].

• Links neben der FORMULAR-VORSCHAU finden Sie die Parameterauswahl zur Darstellung der Daten. Hier können Sie das Format, also Sprache und Zahlenformat, auswählen.
• Nachdem Sie die Parameter geändert haben, müssen Sie zur Anzeige der Daten in der gewünschten neuen Struktur auf klicken (oberhalb der Parameterauswahl).
• Unterhalb der FORMULAR-VORSCHAU
  • Wenn Sie auf klicken, wechselt die Ansicht in das Register LIEFERANTENAUFTRAGSPOSITIONEN.
  • Wählen Sie bevor Sie auf den Button klicken, die Darstellung der Daten in der gewünschten Form über die Parameterauswahl aus. Klicken Sie noch auf , dass die aktualisierten Daten angezeigt werden. Wenn Sie auf den Button Auftrag abschließen klicken, wird der Status 'beauftragt' dem Lieferantenauftrag zugeordnet und eine endgültige Auftragsnummer vergeben.
  • Lieferantenauftrag (PDF) per E-Mail versenden: Wenn Sie einen Haken bei setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Diese wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Mehr Informationen finden Sie unter Dokument per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).

• : So können Sie den Auftrag auf dem Drucker ausdrucken.
• : Über den Button können Sie die Daten exportieren. Sie können zwischen den Formaten PDF, CSV, TSV, RTF, Microsoft Word und Excel wählen.