(Unter-)Register Auftrag (Projektverwaltung)

Sie kommen zu den Aufträgen über Projektverwaltung | Auftrag. Die Registeranzeige ist levelabhängig. Sie können dies über System-Konfiguration | Projektverwaltung | Berechtigungen | Zeile 'Auftrag (Unter-)Register' einstellen.

(Unter-)Register Auftragsdaten

• Die Zusammensetzung bzw. Ermittlung des Projektvolumens [PV] (Auftragsvolumen) können Sie in PACS in unterschiedlichen Bereichen hinterlegen, bzw. anhand unterschiedlicher Bestandteile definieren. Welches für ein Projekt das richtige Projektvolumen ist, hängt von der Projektevereinbarung mit dem Kunden bzw. von den zu controllenden Steuerungsgrößen ab.
• Das definierte PV bildet damit eine Zielgröße, das anderen Kenngrößen gegenüber gestellt werden kann (bspw. die erbrachten Leistungen oder gestellten Rechnungen).
• Die Definition erfolgt getrennt für Honorar (Hauptleistung, i.d.R. Zeiten) und Nebenkosten (i.d.R. Reisekosten).

Bereich Projektvolumen

Klicken Sie für die Definition des Auftragsvolumens in die Zeile und wählen die Alternative aus der Auswahlliste:

Festpreis (auch vereinbarter fester Preisrahmen): Tragen Sie hier den Betrag direkt in das Feld ein.

Nach Kalkulation PV: Ermittlung im Unterregister KALKULATION PV (Die Beschreibung zur Bedienung finden Sie weiter unten.)

• Direkteintrag:
  • Die Summe wird ermittelt auf Basis der Einträge in den Tabellen Zeiten und Kosten.
  • Vorteil gegenüber dem Eintrag des Festpreises: Es werden auch die verkauften Tage/Stunden und Stückzahlen mit eingetragen. Diese dienen dann als 'Projektvorgabe', denen die Ist-Leistungen (Arbeitstage oder Stunden) gegenüber gestellt werden können. (Beim Festpreis sind es nur Betragswerte, die gegenüber gestellt werden können).
• Eintrag Projektplan-Planungsebene (Modul Projektplan + Add-On 'Kalkulation Projektvolumen nach Planungsebene')
  • Einsatz: Der Eintrag über diese Alternative ist sinvoll, wenn eine direkte Betragsaufteilung des Auftragsvolumens auf Monate (oder KW) gewünscht ist.
    • Zur Erläuterung/Verdeutlichung/Abgrenzung:
    • Beim Eintrag des Gesamtbetrags des Auftragsvolumens nach A. wird die Summe nicht einem speziellen Monat (oder KW) zugeordnet.

• • Beim Eintrag von Mitarbeiter Budgetplanungen im Projektplan (Mitarbeiterkapazitäten) werden Tage oder Stunden geplant, die zwar mit Verkaufspreise im Hintergrund multipliziert werden, aber diese Betragswerte nicht direkt in der Planungsoberfläche sichtbar sind.
  • Gesamtwerte werden ermittelt auf Basis des
    • Direkteintrags (nach A.) und Wechsel der Anzeige zu Auswahl 'Eintrag Projektplan-Planungsebene' oder
    • Eintrag der Werte im Projektplan, Bereich Kalkulation PV; mehr Infos finden Sie unter Einträge pro Planungsebene im Projektplan.

• • Nach Ist-Aufwand (auch Aufwandsprojekt):
    • Das 'Auftragsvolumen' bei dieser Variante bildet die Summe aller erfassten Ist-Zeiten und Kosten (VL und latent) zu VKP aus dem Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN (Hinweis: Diese Summe wird immer ermittelt und bspw. in der Projektübersicht (Cockpit) als Summe der Ist-Leistungen dargestellt.)
    • Einsatz: Dies wird eingesetzt, wenn es für das Projekt keinen Rahmen für die Leistungserfassung gibt. Und bspw. alle Leistungen gegenüber dem Kunden abgerechnet werden können.
    • Nachteil bei Aktivierung/Abgrenzung zu anderen Alternativen: Wenn es doch einen 'Rahmen' gibt, kann keine Gegenüberstellung 'Auftragsrahmen' und Ist-Leistungen erfolgen, da kein Zielwert (bspw. Festpreis) vorhanden ist. Bei dieser Alternative bildet der Auftragswert immer die Summe der Ist-Leistungen und damit existiert hier keine Abweichung.

• • Nach Projektplan:

    • Das Auftragsvolumen wird als Summe der erfassten Plan-Zeiten und Kosten (Plan-VL) zu VKP ermittelt.
    • Der Eintrag erfolgt im Modul Projektplan bzw. über die Erfassung von Plan-Werten im Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN.

• • Nach Rechnungen: Dies ist die Summe der gestellten (Ausgangs-)Rechnungen an den Kunden. (Beispiel: Wenn Rechnungen unabhängig von direkt erbrachten Leistungen erstellt werden, wie dies bspw. bei Lizenzen der Fall ist).

  • Nach beauftragten Angeboten: Hier bildet sich die Summe aus den Angeboten mit Status 'beauftragt'. Hierüber können Sie bspw. auch Projekterweiterungen (Nachtragsangebote) abbilden.

  • Honorar * NK %: Dies ist nur für die Definition der Nebenkosten als fixer Prozentsatz des definierten Honorars.
  • Rabatt: Der Rabatt wird für das gesamte Projektvolumen als Betrag oder Prozentsatz erfasst.
  • Erfolgshonorar: Ist mit dem Kunden ein Erfolgshonorar vereinbart, aktivieren Sie das Feld Honorar per Haken und tragen die voraussichtliche Höhe und Fälligkeit ein. Durch die Terminierung dieses Honorars wird die Rechnungsstellung bzw. die vorherige ggf. notwendige Anforderung von Unterlagen auf Wiedervorlage gelegt.

ANTEIL DER FREMDLEISTUNGEN [FL]

Aus Controllingsicht kann es notwendig sein, dass das mit dem Kunden vereinbarte Projekt- bzw. Auftragsvolumen in einen Eigenanteil und Fremdanteil unterteilt wird. Bei den angegebenen Varianten ist die Höhe explizit definierbar:

• Festpreis: Tragen Sie den Betrag direkt in das Feld ein.
• Nach Kalkulation PV: Hier wird auf Basis der Einträge in der Tabelle ermittelt bzw. dem Unterregister Kalkulation PV im rechten Bereich des Fensters, letzte Spalte 'davon FL'.
• Nach Ist-Aufwand: Dies ist die Summe der erfassten Ist-Leistungen (VL und latent) zu VKP [Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN].
  • Zeiten und Reisekosten: Dies ist abhängig davon, welchem Mitarbeiter und damit welcher Mitarbeiterqualifizierung ('intern', 'extern') die erfassten Positionen zugeordnet sind.
  • Sonst. Leistungen: Dies ist abhängig davon, ob der zugeordnete Aktcode als 'Eigenleistung' oder 'Fremdleistung' definiert ist. (Die Einstellungen dazu finden Sie unter System-Konfiguration | Zeiten und Kosten | Aktcodes.)
• Nach Projektplan/Plan-Aufwand: Dies ist die Summe der erfassten Plan-Leistungen (Plan-VL) zu VKP [Funktionsbereich ZEITEN & KOSTEN].
  • Zeiten und Reisekosten: Dies ist abhängig davon, welchem Mitarbeiter und damit welcher Mitarbeiterqualifizierung ('intern', 'extern') die erfassten Positionen zugeordnet sind.
  • Sonst. Leistungen: Dies ist abhängig davon, ob der zugeordnete Aktcode als 'Eigenleistung' oder 'Fremdleistung' definiert ist. (Die Einstellungen dazu finden Sie unter System-Konfiguration | Zeiten und Kosten | Aktcodes.)
• Nach beauftragten Angeboten: Dies ist die Summe der Angebote mit Status 'beauftragt' und dem Eintrag 'FL-Anteil Honorar' und 'FL-Anteil Nebenkosten'.
• Nach beauftragten Lieferantenaufträgen: Dies ist die Summe der Lieferantenaufträge mit Status 'beauftragt', mit Honorar (='FL-Anteil Honorar' und NK (= 'FL-Anteil Nebenkosten').
• Auftragsnummer & Datum:
  • Direkteintrag:
    • Auftragsnummer: Auftragsnummer des Kunden (wichtig bspw. für Anzeige im Rechnungsformular)
    • Datum: Datum, an dem der Auftrag erteilt wurde (wichtig bspw. für Anzeige im Rechnungsformular)
  • Auftragseingang Angebote: Wenn sich das PV aus mehreren Angeboten zusammen setzt oder einzelne Rechnungen unterschiedlichen Angeboten zugeordnet werden sollen, kann durch das Setzen des Hakens visuell festgelegt werden, dass im Register Verrieb mehrere beauftragte Angebote mit unterschiedlichen Nummern vorhanden sind. Kein Haken bedeutet, dass es nur eine Auftragsnummer bzw. Auftragsdatum gibt.
• Zuschuss (Zuschuss eines Dritten zum Auftragsvolumen, bspw. im Rahmen von Fördermaßnahmen):
  • Nutzung/Aktivierung des Feldes können Sie einstellen unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Spaltenanzeige | Bereich Allgemein. Setzen Sie einen Haken bei Spalte: Zuschuss %..
  • Tragen Sie unterhalb der Zeile Gesamt (Auftragsvolumen) den %-Satz des Zuschusses ein. Der Zuschussbetrag wird dann ermittelt.
  • Auswirkungen bei der Rechnungsstellung: Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN | Block Konditionen: Hier können Sie festlegen, ob für die Rechnungsstellung der %-Satz des Auftrages (also der Eintrag hier) oder ein benutzerdefinierter %-Satz als Vorschlag für die Neuanlage einer Rechnung berücksichtigt wird.

Bereich Rahmendaten

Dies sind drei Freitextfelder, die auf der Rechnung angezeigt werden können. Sie können diese frei definieren. Beispiele dafür sind Besteller, Rahmenvertrag, SAP-Nr. oder Kontierung.

Bereich Auftragseingang

Alternative 1: Auftragseingang Angebote (x/y)

• (x/y): Das ist x steht für beauftragte Angebote (Angebotsstatusgruppe beauftragt). Das y sind die insgesamt für das Projekt definierte Angebote.
• Sie müssen die Feldinhalte für Auftragsnummer + Angebotsnummer und Auftragsdatum + Angebotsdatum beim jeweiligen Angebot eintragen. Sie können diese dort angebotspezifisch vergeben. So können bspw. auch unterschiedliche Auftragsnummern zu verschiedenen Rechnungen zugeordnet werden. Dadurch können Sie innerhalb eines Projektes mehrere Kundenaufträge zum Projekt mit unterschiedlichen Nummern und Zeitpunkten verwalten.
• Daraus folgt die entsprechend differenzierte Anzeige im Projektregister ÜBERBLICK.
• Die Alternative ist nur wählbar, wenn das Modul Projektakquise aktiviert ist (Lizenzierung). Wenn Sie eine Lizenz für dieses Modul möchten, wenden Sie sich bitte an unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder rufen uns an unter +49 89 124 716 10.

Alternative 2: Auftragseingang Projekt (Wenn Sie dies aktivieren, können Sie Ihre Daten in die vorhanden Felder beim Projekt direkt eintragen.)

• Für das Projekt gilt nur eine Angebotsnummer oder ein Angebotsdatum und eine Auftragsnummer oder ein Auftragsdatum bzw. es werden keine Angebotsdaten verwaltet
• Auftragswahrscheinlichkeit (%): Tragen Sie hier die Einschätzung der Wahrscheinlichkeit in % ein, dass die Firma den Auftrag/das Projekt erhält.
  • Projektstatus-Stufen Akquise + Angebot: nach Eintrag
  • Projektstatus-Stufen Beauftragt + Durchführung + Beendet: 100% (vom System fix definiert)
  • Projektstatus-Stufe Beauftragung abgelehnt (Projekt 'verloren': 0%)

• Projektvolumen gewichtet: Tragen Sie hier das definierte Auftrags- bzw. Projektvolumen (beim Projekt, siehe oben) * Auftragswahrscheinlichkeit ein.

(UNTER-)REGISTER KALKULATION PV

• Sie können hier das vom Kunden beauftragte Projektvolumen (Auftragsvolumen) hinsichtlich Kapazitäten und Preisen hinterlegen. Erfolgt die Definition des Auftragsvolumens (s.o.) nach Kalkulation Projektvolumen, so wird dies beim Projekt im Register ÜBERBLICK angezeigt.
• Zur Übernahme von Leistungs- und Kostensatz-Positionen im müssen Sie auf Positionen aus Angebot übernehmen klicken. Wählen Sie die Auswahl Kalkulationspositionen. Es werden Ihnen dann im Register KALKULATION PV die einzelnen Kalkulationspositionen angezeigt. In der Spalte ‚Hon./NK‘ wird für jede Einzelposition festgelegt, ob sie für die Projektdarstellung als Projekt-Honorar oder Projekt-Nebenkosten summiert werden soll. Sie können die Leistungs- und Kostensatz-Positionen auch in das Register TEAM/LEISTUNG übertragen. Mehr Infos finden Sie in dem dazugehörigen Register.
• Projekt-Budgetüberwachung: Die Budgetüberwachung kann auf Basis der beim Projekt hinterlegten Kalk. PV-Positionen pro Projekt, Schritt, Leistungssatz erfolgen.
• So tragen Sie die Daten ein: Sie können zwischen einem Direkteintrag (Standard) oder einem eintrag in der Projektplanungsebene wählen.
  • Direkteintrag (Standard): Sie können direkt in der Tabelle unterhalb die Daten eintragen.
  • Eintrag Projektplan > Planungsebene: Diese Auswahl ist nur möglich, wenn Sie eine Lizenz für das Modul Projektplan mit dem Add-On 'Projektplan Kalkulation PV nach Planungsebene' aktiviert haben.

• Anzeige & Strukturen der Tabelle:
  • Spaltenfreischaltung: Dies ist abhängig von Ihrer Einstellung unter System-Konfiguration | Projektverwaltung | Spaltenanzeige | Kalk. PV Positionen.
  • Bereich (wird immer angezeigt): Wenn Sie auf Zeiten, Reisekosten oder Sonst. Leistungen klicken, wird der entsprechende Bereich eingetragen.
    • Sortierung: Innerhalb der Bereiche können Sie die Positionen per Drag & Drop sortieren. Dazu müssen Sie die Zeile markieren und mit der Maus an die gewünschte Positionen ziehen und die Änderung speichern.
  • Schritt: Die Anzeige ist abhängig von der Lizenzierung des Moduls Projektplan oder des Add-Ons 'Schritte' und Ihrer Spaltenfreischaltung s.o.
    • Wenn Sie auf in der Zeile klicken, öffnet sich das Fenster 'Schritt'. In diesem Fenster können Sie über die rechte Maustaste die Schritte neu anlegen, ändern oder löschen.
    • Anzeige der Schritte: In der Tabelle bzw. bei der Auswahl werden immer alle existierenden Projektschritte angezeigt, unabhängig vom Schrittstatus (geplant, in Durchführung, abgeschlossen).
  • Beschreibung: Dies ist ein Freitext (Die Anzeige ist abhängig von der Spaltenfreischaltung s.o.).
  • Anzahl (wird immer angezeigt): Der Eintrag erfolgt in Kombination mit 'Einheit'. Bzgl. der Zeiten ergeben die Einträge in Summe die an den Kunden verkauften Kapazitäten. Diese werden Ihnen im Register ÜBERBLICK angezeigt.
  • Anzahl intern + Gesamtpreis intern (Die Anzeige ist abhängig von der Spaltenfreischaltung s.o.): Einsatzbeispiel Spezialfall:

• • • Zwischen dem tatsächlichen Verkauf (Anzahl und Gesamtpreis) und dem 'intern' kommunizierten Verkauf (Anzahl intern bzw. Gesamtpreis intern) soll differenziert werden.
    • Bspw. wenn die Planung der Mitarbeiterkapazitäten im Projektplan durch einen Projektleiter nur auf Basis der 'Anzahl intern' erfolgen soll (und er überhaupt nicht die verkaufte Anzahl kennen darf).
  • In % (Die Anzeige ist abhängig von der Spaltenfreischaltung s.o.): Dies ist nur relevant für den Bereich Sonst. Leistungen:

• • • Einsatzbeispiel für Prozentaufteilung des Auftragsvolumens nach einzelnen Schritten/Phasen (inbesondere HOAI-Phasen)
    • Bedienung: Tragen Sie die 'Anzahl Prozent' im Feld 'Anzahl' ein, setzen den Haken im Kästchen 'in %' und tragen den Basiswert im Feld 'Einzelpreis' ein. Aus den Einträgen wird der Gesamtpreis ermittelt.

• • Einheit (wird immer angezeigt), z.B. bei Zeiten "Stunden" oder "Tage", bei Sachkosten "Stck." oder "KM"
  • Einzelpreis (wird immer angezeigt), z.B. dem Kunden verkaufter Stunden- oder Tagessatz (könnte auch Durchschnittssatz sein) bzw. Sachkosten Stückpreis. Die tatsächlichen Preise (VKP) je Tätigkeit und Mitarbeiter (für die Zeiterfassung) werden separat definiert im (Unter-)Register TEAM/LEISTUNG.
  • Gesamtpreis (wird immer angezeigt): Dies ist die Anzahl multipliziert mit dem Einzelpreis. Der Gesamtpreis wird Ihnen im Register ÜBERBLICK angezeigt.
  • Honorar/NK (wird immer angezeigt): Auf Projektebene müssen Sie die Qualifizierung Honorar, Nebenkosten oder NVL-Leistungen vornehmen.
  • Davon Fremdleistung (FL) + davon Eigenleistung (EL): (Die Anzeige ist abhängig von der Spaltenfreischaltung s.o.): Zur Unterteilung der Kalkulationswerte in FL und EL. Dies ist relevant, um im Controlling eine Differenzierung vornehmen zu können (siehe auch weiter oben im Abschnitt 'Anteil Fremdleistungen').