(Unter-)Register Angebote (Projektverwaltung)

Der Einsatz ist abhängig davon, ob Sie eine aktive Modul-Lizenz 'Projektakquise' besitzen. Wenn Sie diese nicht haben, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.

Einstellungen der Registeranzeige: Die Register ist profilabhängig oder levelabhängig.

Profilabhängig: Das ist die oberste Ebene des Profilrechts. Wenn kein Haken gesetzt ist, dann ist die levelabhängige Einstellung nicht mehr möglich. Sie können die Einstellung über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Berechtigungen und Profile | Freischaltung Funktionsbereich je Benutzerprofil | Zeile 'Angebote' vornehmen.
Levelabhängig: Dies ist nur relevant, wenn bei Profilrecht ein Haken gesetzt ist. Sie können die Einstellungen über System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Berechtigungen und Profile | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Zeile 'Angebote' vornehmen.

Bereich oben im Unterregister Angebotsliste

Akquisenummer (Freitextfeld Info 1): Eine 'Temporäre Akquise - Projekt-Nr.' kann im Register ALLGEMEIN über den Button Nr. generieren definiert werden). Nach Beauftragung des Projektes und Vergabe einer endgültigen Projektnummer (im Register ALLGEMEIN) bleibt die hierher übertragene Akquisenummer unberührt.
Info 2: Dies ist ein Freitextfeld.
Info 3: Dies ist ein Freitextfeld.
Sie können die Feldnamen für Info 1 + 2 + 3 über System-Konfiguration | Projektverwaltung | Feldnamen | Frame Angebote ändern.

(Unter-)Register Angebotsliste

Angebote werden immer einem Projekt zugeordnet. Es können für ein Projekt mehrere Angebote erstellt und verwaltet werden.
Sie können entweder hier beim Projekt im (Unter-)Register ANGEBOTE oder im Bereich ANGEBOTE (Projektübergreifende Darstellung) die Daten eintragen.
Spaltenanzeige: Den Spaltenumfang können Sie über System-Konfiguration | Projektakquise | Spaltenanzeige | Angebote einstellen.
Alle Angebote des Projektes werden hier aufgelistet. Die Standard-Zeitraumeinstellung sind alle Angebote. Passen Sie den Zeitraum bei Bedarf an und klicken im Register auf Suchen.

SO ERSTELLEN SIE EIN NEUES ANGEBOT (nach Angebotspositionen oder Festbetrag)
- Klicken Sie auf Neu. Es wird dann eine neue Angebotszeile erstellt. In der Zeile können Sie direkt die Daten eintragen, wie bspw. den Leistungszeitraum Beginn und Ende. Sie können aber auch dies im nächsten Schritt im Fenster Angebotsdetails eintragen. Vergessen Sie nicht auf Speichern zu klicken (alternativ STRG + S), dass das Angebot angelegt ist.
- Achtung - wenn Sie ein Angebot Kopieren: Dann kann es sein, dass Sie das kopierte Angebot keinem anderen Projekt zuordnen können. Dies liegt an den zugeordneten Schritten zum Angebot zum Projekt. (Diese existieren nicht bei einem anderen Projekt2. Es werden die IDs verglichen, die namentliche Identität reicht nicht.) Lösung: Gehen Sie bei dem kopierten Angebot auf ANGEBOTSDETAILS | ANGEPOTSPOSITIONEN. Hier müssen Sie in der Spalte "Schritt" die Auswahl "(Keine Auswahl)" wählen. Das müssen Sie für alle existierenden Zeilen wiederholen. Bitte speichern Sie dann Ihre Änderung. Dann können Sie im Register DATEN das Projekt ändern. (Bei dem neuen Projekt müssen dann die Schritte neu angelegt werden.)
- Wenn Sie auf Details klicken, öffnet sich ein Fenster für die Angebotsdetails. Hier können Sie die genauen Informationen definieren und das Angebotsformular anzeigen lassen (über die FORMULAR-VORSCHAU). Das Fenster Angebotsdetails teilt sich auf in die Register: DATEN, ANGEBOTSPOSITIONEN, KALKULATIONSPOSITIONEN, KONDITIONEN, FORMULAR-VORSCHAU und DATEIEN.

Register Daten

Angebotsnummer: Sie können eine beliebige Angebotsnummer je Angebot eintragen. Die Nummer kann auch doppelt vergeben werden, wenn sich eine Angebotsnummer in unterschiedliche Angebotsstatus aufteilt. Sie können die Nummer auch automatisch über Nr. generieren erstellen. Die Nummer wird dann vom System automatisch fortlaufend für alle Angebote projektübergreifend vergeben (im Detail siehe Nummernvergabe).
Bei der Angebotsnummer handelt es sich nach der PACS Systematik um eine 'Vorschlagsnummer', die bei Angebotsausdruck über PACS in eine fortlaufende, projektunabhängige Angebotsnummer umgewandelt wird. Sofern kein Ausdruck über PACS erfolgt, kann die die Vorschlagsnummer selbstverständlich beibehalten werden.
Angebotsdatum: Dies ist ein Pflichtfeld für die Angebotsdefinition.
Bezeichnung: Hier können Sie weitere Informationen eingeben, wie bspw. "Erstes Angebot".
MwSt. %: Dies ist relevant für die Anzeige im Angebotsformular.
Auftragsnummer: Sie können die Auftragsnummer des Kunden zum jeweiligen Angebot zuordnen. Eine bei einem Projekt eingetragene Auftragsnummer (auch Auftragsnummer) kann einer Rechnung zugeordnet werden. Wählen Sie dazu im Fenster Projekt | Register RECHNUNG | Spalte Auftrag die in der Dropdownliste angebotene Auftragsnummer aus.
Auftragsdatum: Dies ist das Datum des vom Kunden erteilten Auftrages.
Leistungszeitraum: Geben Sie hier den Zeitraum zur geplanten Bearbeitung ein.
Auftragsbestätigungsnummer: Klicken Sie auf , um die Nummer zu generieren. Der Button ist nur aktiv, wenn der Angebotsstatus (Feld ‚Status+Wahrsch.‘) auf ‚100%-Abschluss Vertrag‘ gesetzt ist. Die automatische Nummernvergabe ist durch die Nummernkreis-Systematik möglich (unter System-Konfiguration | System | Nummernkreise). Dort besteht die Möglichkeit zur Definition der Nummernstruktur ‚Auftragsbestätigungs-Nr. pro Mandant’ (vergleichbar den Nummernkreisen zu Angeboten, Rechnungen usw.). Sie können dies aber auch direkt im Register AUFTRAG eintragen, wenn Sie pro Projekt nur einen Auftrag haben. Setzen Sie dazu das Häkchen bei Auftragseingang Projekt.
Auftragsbestätigungsdatum: Der Eintrag erfolgt über Direkteintrag oder Kalenderauswahl. Sie können dies aber auch direkt im Register AUFTRAG eintragen, wenn Sie pro Projekt nur einen Auftrag haben. Setzen Sie dazu das Häkchen bei Auftragseingang Projekt.
Projekt: Dies wird aus den Angaben Projektverwaltung | Register ALLGEMEIN übernommen.
Auftraggeber: Dies wird aus den Angaben Projektverwaltung | Register ALLGEMEIN übernommen.
Business Unit: Dies wird aus den Angaben Projektverwaltung | Register ALLGEMEIN übernommen.
BU-Leiter: Dies wird vom System ermittelt (auf Basis der definierten Business Units). Wenn mehrere Verantwortliche der BU existieren, kann eine Persona gewählt werden.
Angebotsadresse: Hier wird als Standard der Auftraggeber eingetragen. Dies können Sie aber ändern.

Gültigkeit
Rabatt %: Sie können zu jedem Angebot ein Rabattprozentsatz eintragen. Dieser bezieht sich auf die Gesamtsumme.
Kategorie: Die Auswahl können Sie frei definieren nach Vorgaben-Definition in der System-Konfiguration | Projektakquise | Angebotskategorie.
Rahmenvertrag, Besteller, Kontierung: Diese Namen können Sie bei Bedarf anpassen unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTAKQUISE | FELDNAMEN.
Bemerkung 1 + 2 +3: Dies sind Freitextfelder, deren Inhalt im Angebot aufgeführt/nicht aufgeführt ist (abhängig von der Definition des Angebotsformulars).
Abrechnung Honorar und Nebenkosten (Definition/Struktur des Angebots)
- Nach Angebotspositionen: Dies ist die Standard-Einstellung. Zur Definition von Angebotspositionen können Sie im Fenster Angebotsdetails | Register Angebotspositionen zeilenweiser die Angebotspositionen eintragen.
- Festbetrag: Im Fenster Angebotsdetails, unten bei Abrechnung Honorar können Sie 'nur' einen Betrag eintragen. Diese Variante ist eigentlich nur sinnvoll, wenn Sie ein bereits erstelltes Angebot (außerhalb der PACS Software) in PACS hinsichtlich der Endwerte pflegen möchten.
Status + Wahrscheinlichkeit: Auswahl nach Vorgabe in der System-Konfiguration | Projektakquise | Angebotsstatus

- Gewichtet Honorar + Gewichtet Nebenkosten + Gewichtet gesamt: Die Anzeige in der Tabelle ist abhängig von der Spaltenanzeige/-Freischaltung. Sie können dies einstellen über System-Konfiguration | Projektakquise | Spaltenanzeige | Angebote.
- Mit der Angebots-Auftragswahrscheinlichkeit können Angebote betragsmäßig gewichtet werden (bspw. in Auswertungen/Reports).
- Angebote der Statusgruppe "Beauftragt" fließen betragsmäßig bei der Berechnung des Projektvolumens ein, wenn Sie beim Auftragsvolumen die Option "Nach beauftragten Angeboten" wählen.
Bewertung zum: Tragen Sie hier das Datum ein.
Ersteller: Wählen Sie hier eine Person, die als 'Ersteller' qualifiziert wurde. Davor müssen Sie in der Kontaktverwaltung | Ressourcendaten den Haken bei 'Für Dropdownlisten freischalten' für die Auwahl 'Angebote: Ersteller' setzen.

Register Angebotspositionen

Alle Positionen werden in einer Tabellenstruktur dargestellt.
Verfügbare Felder:

Beschreibung1,2,3 [Freitexteintrag]
Schritt/Phasen [Definition hier im Bereich oder unter Projektverwaltung -> Strukturen -> Schritte oder im Projektplan]
Menge oder Menge in % [der bei 'Menge' eingetragene Wert wird als Prozentwert interpretiert]
Einzelpreis [Betrag]
Einheit [Auswahl (Tag, Stunde, Stück, etc.) oder <leer>]
Gesamtpreis [Menge * Einzelpreis], Qualifizierung nach Honorar-, NK und NVL

Die Reihenfolge der Spaltendarstellung können Sie über Drag & Drop der Spaltenüberschrift individuell einrichten.

Hier können Sie die Kalkulation der Angebotspositionen gemäß HOAI vornehmen. Die einzelnen Positionen werden im Angebotsformular angezeigt. Die Qualifizierung Honorar, Nebenkosten, NVL (nicht verrechenbare Position) ist auswählbar gemäß Vorgabe.

Register Kalkulationsposition

In diesem Register erfolgt die Kalkulation der Leistungspositionen zum Angebot auf Basis der Leistungs-/Stunden-/Kostensätze. Damit wird im selben Fenster dargestellt:

oben der Angebotspreis an den Kunden (auf Basis HOAI), und
unten die Kalkulation der zu erbringenden Leistungen nach Leistungs-/Kostensätzen (Grundlage für die Auftragsdefinition & das Controlling).
Die Summen der beiden Kalkulationen werden miteinander verglichen. Wenn die Summen übereinstimmen, wird in der Spalte 'Differenz' der Wert 0,00 angezeigt. Die Anzeige von Summen und der Differenz erfolgen in separaten Spalten, weil es im Projekt mehrere Schritte geben kann.

Bedienung der 'Kalkulationspositionen':

Zeilen blau markiert: der Eintrag aus 'Angebotspositionen' wird angezeigt (im Screenshot eine Zeile).
Mit Hilfe der Baumstruktur in der 1. Spalte kann die Anzeige für alle Schritte/Leistungsphasen im Überblick oder mit Detail-Leistungspositionen angesehen werden.
Zur internen Kalkulation der Leistungspositionen eines Schrittes/einer Leistungsphase werden in der Spalte Positionen die Kalkulationspositionen eingetragen.
- Die Kalkulation erfolgt auf Basis der Leistungssätze/Kostensätze des Leistungsarchivs (Basis: Sätze des MA-unabhängig).
- Nachdem Sie auf Neue Zeiten-Position klicken, müssen Sie einen Zeiten-Leistungssatz (mit Verkaufspreis [VKP]) wählen. Der VKP-Betrag (des Leistungssatz) wird in das Feld 'Einzelpreis' eingetragen. Der Wert im Feld 'Einzelpreis' soll/muss mit dem angezeigten Betrag des Zeiten-Leistungssatzes übereinstimmen, ansonsten kann es in Reports bei Einzelwert-Vergleichen zu nicht korrekten Darstellungen kommen, da die Leistungssatzposition in der Regel auch die Basis für die Zeiten-Buchung des Mitarbeiters bildet.
- Nachdem Sie auf Neue Reisekosten-Position klicken, müssen Sie einen Kostensatz wählen. Tragen Sie in das Feld 'Einzelpreis' den Kalkulationsbetrag ein.
- Nachdem Sie auf Neue Sonst. Leistungen-Positionen klicken, müssen Sie einen Kostensatz wählen (es werden weitere Sachkostensätze angeboten, die keine Reisekosten sind). Tragen Sie in das Feld 'Einzelpreis' den Kalkulationsbetrag ein.

Sie können die Leistungssätze/Kostensätze auch zu PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG | Kalkulation PV übernehmen. Sie können diese auch in das Register TEAM/LEISTUNG übertragen. Mehr Infos finden Sie jeweils in dem dazugehörigen Register.

Register Konditionen

Legen Sie hier ggf. den Rabatt in EUR oder Prozent fest.

Register Formular-Vorschau

Hier können Sie sich das Angebot oder die Auftragsbestätigung anzeigen lassen. Wählen Sie dazu das gewünschte Dokument und klicken auf Anzeigen. Sie können noch die Positionen bearbeiten oder die Bearbeitung abschließen.

Angebote oder Auftragsbestätigung (PDF) per E-Mail versenden: Wenn Sie einen Haken bei setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Diese wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Mehr Informationen finden Sie unter Dokument per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).

Mehr Informationen zur Auftragsbestätigung finden Sie unter Projekt: Auftragsbestätigung erstellen.

Beispiel für ein erstelltes Angebot:

Register Dateien

Speichern Sie Dateien oder Dokumente zu dem Angebot.

(Unter-)Register Angebotsvorgaben

Die Vorgaben liefern Ihnen bei Neuanlage eines Angebots einen Vorschlag für einzelne Felder. Dieser Vorschlag kann im Anschluss bei der Einzel-Angebotserstellung noch manuell angepasst werden.

Abrechnungsvorgaben (Definition/Struktur des Angebots)

Nach Angebotspositionen: Dies ist die Standard-Einstellung. Zur Definition von Angebotspositionen können Sie im Fenster Angebotsdetails | Register Angebotspositionen zeilenweiser die Angebotspositionen eintragen.
Festbetrag: Im Fenster Angebotsdetails, unten bei Abrechnung Honorar können Sie 'nur' einen Betrag eintragen. Diese Variante ist eigentlich nur sinnvoll, wenn Sie ein bereits erstelltes Angebot (außerhalb der PACS Software) in PACS hinsichtlich der Endwerte pflegen möchten.