Projektplan: Suche und Auswahl (Zeitraum, Projekte, Schritte, Mitarbeiter)

Klicken Sie zum Aufruf des Projektplans auf CONTROLLING & BERICHTE | PROJEKTPLAN.

Die Anzeige der Detailplanungen im Register PROJEKTPLAN erfolgt auf Basis der hier von Ihnen n der Suchmaske definierten Schrittmenge unterschiedlicher Suchkriterien.

Im Suchbereich stehen folgende Kriterien zur Auswahl [im Bereich oben]

(1) Wählen Sie den Zeitraum, die Berechenbarkeit und den Kostenbereich

Die hier definierte Auswahl hat Auswirkung auf die weiter unten dargestellte Schnittmenge aus Projekten & Schritten und Mitarbeitern.

Sie können diese drei Parameter im Register PROJEKTPLAN nochmals anpassen. Jedoch hat die dort vorgenommene Änderung dann keine direkte Auswirkung auf den Umfang der angezeigten Projekte, Schritte und Mitarbeiter (im Register PROJEKTPLAN).

Falls Sie das möchten, müssen Sie im Register PROJEKTPLAN nochmals auf Suchen klicken und dann in diesem Fenster auf und im Anschluss wieder auf klicken. Erst damit ändert sich der Umfang ausgewählter Projekte, Schritte und Mitarbeiter.

Anzeige Zeitraum (Detailanzeige Projektplanungen):

• Bei Aufruf des Projektplans aus der Hauptnavigation Bereich CONTROLLING & BERICHTE | PROJEKTPLAN orientiert sich der vorgeschlagene Anzeigezeitraum an der zentral definierten Systemeinstellung. Sie können dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | ALLGEMEIN | Frame ‚Projektzeitraum-Voreinstellung‘ und Block ‚Kalenderbereich‘ | Standardanzahl Perioden einstellen.
• Bei Aufruf des Projektplans über das Register PROJEKTVERWALTUNG, müssen Sie das Projekt per Haken markieren und auf Wechseln zu verknüpften Daten - Projektplan klicken. Hier wird als Anzeigezeitraum der beim Projekt definierte Projektzeitraum übernommen.
• Nach dieser vorgeschlagene Zeitraum-Erstanzeige können Sie diesen nach Bedarf ändern (auch direkt im Fenster Projektplan).
• Button Parameter anwenden: Wenn Sie die Zeitraum-Definition im Fenster Projektplan geändert haben (nachdem die Selektionsvarianten Projekte & Schritte oder Mitarbeiter bereits Ergebnisse im Fenster Projektplan angezeigt haben), können Sie im Fenster Projektplan nochmals auf das Suchen klicken. Damit werden in der Projektplansuche zunächst wieder die bei Erst-Auswahl selektierten Projekte & Schritte oder Mitarbeiter angezeigt. Wenn Sie auf den Button Parameter anwenden klicken, wird die Erst-Selektion nochmals neu ermittelt (und dieses Mal zusätzlich unter Berücksichtigung des vorher geänderten Zeitraums im Fenster Projektplan).

Berechenbarkeit

Sie können unterscheiden, ob Sie verrechenbare Honorar- oder NK-Leistungen und/oder nicht Verrechenbare Zeiten anzeigen möchten (bspw. Planungen für Interne Projekte). Wir empfehlen die Standardeinstellung ‚(Alle)‘.

Kostenbereich

Hierüber können Sie festlegen, ob nur Zeiten oder auch Sachkosten (Reisekosten und Sonst. Leistungen) in der Planungsanzeige mit aufgelistet werden sollen.

(2) Wählen Sie die Projekte, Schritte und Mitarbeiter

Im Register PROJEKTPLAN ist eine detaillierte Ergebnisanzeige immer von der getroffenen Auswahl von Projekten & Schritten oder Mitarbeitern (in der Projektplan-Suche) und den bereits existierenden Planungen abhängig.

Die namentliche Auswahl der Projekte, Schritte und Mitarbeiter wird bereits in der Suchmaske ermittelt und das jeweilige Ergebnis direkt angezeigt (blaue Schrift). Es muss mindestens EIN Projekt & Schritt (sofern existiert) und EIN Mitarbeiter als Suchergebnis angezeigt werden.

Ziel ist es, dass sich bei einer Änderung der Projektauswahl auch automatisch die Selektion der Mitarbeiter anpasst (je nach eingestelltem Mitarbeiter-Selektionsmodus). Dasselbe gilt vice versa bei Änderung der Mitarbeiter-Auswahl. Für Schritte ist die Auswahl von Projekten und auch von Mitarbeitern relevant. Diese unterstützenden Filterabfragen dienen der zielgenauen Selektion und letztendlich dem besseren Überblick in der Projektplan-Anzeige.

Damit es zwischen der Selektion von Projekten und Mitarbeitern nicht zu einem Zirkelbezug kommen kann, muss immer mindestens einer der beiden Suchmodi auf ‚Einzelauswahl‘ stehen. Setzen Sie einen der beiden Suchmodi auf einen automatischen Modus (bspw. der Projekt-Suchmodus), wird der jeweils andere (im Bsp. also der MA-Suchmodus) automatisch auf ‚Einzelauswahl‘ gesetzt.

Wenn die Suchmodi im Namen die Zusätze ‚mit Plan/Ist-Werten‘ beinhalten, dann sind damit die bereits erfassten Plan- oder Ist-Zeiten und Sachkosten gemeint.

Projektsuche – Auswahl der Projekte, Schritte und Mitarbeiter

Projektauswahl

• Sie sehen alle Projekte gemäß Ihrem Zugriffs-/Ansichtsrecht und dem Recht Ihres Benutzerprofils (aus dem der Projektplan aufgerufen wurde).
• Ausgewählte Projekte müssen blau + fett markiert sein, damit diese im Suchfilter berücksichtigt werden.
• Einzelauswahl: Klicken Sie auf um zur Einzelprojekt-Liste zu kommen.
• Die Einzelauswahl ist relevant, wenn Sie aus Projektsicht aus einer Liste einzelne Projekte auswählen möchten. Wenn Sie auf den Button Einzelauswahl klicken, können Sie diese Projekte namentlich suchen oder spezielle Projektfilter-Kriterien einsetzen.
  • Die Auswahl ist vergleichbar mit der Möglichkeit, aus der PROJEKTVERWALTUNG kommend sich die bereits existierenden Mitarbeiter-Planungen zu einem Projekt anzusehen (über das Wechseln zu verknüpften Daten - Projektplan).
  • Die Spaltenanzeige der Projekte ist abhängig von der Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | SPALTENANZEIGE | PROJEKTLISTEN.

Alle weiteren Projekt-Filterabfragen („Suchmodi“) sind nur einsetzbar bzw. relevant, wenn Sie nicht über die Projektauswahl einsteigen, sondern zunächst eine Mitarbeiter-Auswahl getroffen haben (Einzelauswahl Mitarbeiter) und sich im Anschluss alle Projekte dieser Mitarbeiter anzeigen lassen möchten. Dazu sind folgende Varianten möglich:

• Gemäß der Projektteam-Zuordnung der selektierten Mitarbeiter: Dies ist relevant, wenn bisher noch keine Planungen (oder Ist-Zeiten) auf dem Projekt für Mitarbeiter existieren und für die ‚Erst-Planung‘ alle Mitarbeiter selektiert werden sollen, die in der PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG | TEAM zugeordnet wurden.
• Alle mit Plan-Werten für selektierte Mitarbeiter im Zeitraum: Es werden nur Projekte vorselektiert, für die bereits Planungen existieren (für den festgelegten Zeitraum). Der Zeitraum wird oben links definiert. Alle Planungen vor- oder nach diesem Zeitraum werden ignoriert – wenn alle Planungen angezeigt werden sollen, dann ist die nächste/folgende Variante die richtige für Sie.
• Alle mit Plan-Werten für selektierte Mitarbeiter: Dies ist identisch zur vorherigen Variante, nur dass keine Eingrenzung des Zeitraums greift.
• Alle mit Plan- und Ist-Werten für selektierte Mitarbeiter im Zeitraum: Dies ist wie die vorherige „Plan-Werte“-Variante, nur dass zusätzlich auch Ist-Werte, also IST-Buchungen eines Mitarbeiters für die Anzeige relevant sind. Dies kann relevant sein, wenn …
  • Mitarbeiter auf dem Projekt bereits arbeiten und ihre Ist-Zeiten gebucht haben, bevor es Planungen gibt.
  • Sie sehen möchten, welche Mitarbeiter auf dem Projekt gebucht haben, ohne dass für sie ein Budget festgelegt wurden (wenn die Budgetüberwachung beim Projekt nicht aktiviert ist, ist diese Konstellation grundsätzlich möglich).

• Alle mit Plan- und Ist-Werten für selektierte Mitarbeiter: Dies ist identisch zur vorherigen Variante, nur dass keine Zeitraumeingrenzung greift.

Schrittauswahl

Einzelauswahl: Klicken Sie auf um zur Einzelschrittliste zu kommen. Die Einzelauswahl ist relevant, wenn Sie zu den gewählten Projekten nur bestimme Schritte anzeigen möchten.

Bei den weiteren „Suchmodi“ für Schritte ist die Schnittmenge bzw. die Auswahl von Projekten und Mitarbeitern relevant.

• Alle für selektierte Projekte & Mitarbeiter mit Plan-Werten im Zeitraum: Es werden nur Schritte vorselektiert, für die bereits Planungen existieren (für den festgelegten Zeitraum). Der Zeitraum wird oben links definiert.
• Alle in Planung + Durchführung für selektierte Projekte: Dies betrifft Schritte mit dem Status 'Planung + Durchführung' (damit ohne die 'beendeten Schritte').
• Alle in Planung + Durchführung für selektierte Projekte & MA mit Planwerden im Zeitraum: Dies betrifft Schritte mit dem Status 'Planung + Durchführung' (damit ohne die 'beendeten Schritte') und nur Schritte, auf denen ausgewählte Projekte & Mitarbeiter geplant sind.

Mitarbeiterauswahl

Sie sehen alle Mitarbeiter nach Ihrem Zugriffs-/Ansichtsrecht und dem Recht Ihres Benutzerprofils (aus dem der Projektplan aufgerufen wurde).

Ausgewählte Mitarbeiter müssen blau + fett markiert sein, damit sie im Suchfilter berücksichtigt werden.

Einzelauswahl: Klicken Sie auf um zur Einzelmitarbeiterliste zu kommen.

Die Einzelauswahl ist relevant, wenn Sie aus Mitarbeiter-Sicht aus einer Liste einzelne Mitarbeiter auswählen möchten. Um sich bspw. für einzelne Mitarbeiter bereits existierende Planungen und Kapazitäten-Auslastungen anzuzeigen. Wenn Sie auf den Button Einzelauswahl klicken, können Sie diese Mitarbeiter namentlich suchen oder spezielle Mitarbeiter-Filterkriterien einsetzen.

• Die Spaltenanzeige können Sie einstellen unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | SPALTENANZEIGE | MITARBEITERLISTEN.
• Haken bei 'Profilrechte-unabhängig':
  • Wenn die Profilrechte nicht gelten, dann sind die Ansichtsrechte des Benutzers (für den Mitarbeiter) ausschlaggebend. Sonderfall 'MA-unabhängig': Die Anzeige erfolgt je nach Ihrer Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | BERECHTIGUNGEN | 'MA-unabhängig'-Auswahl unabhängig vom Profilrecht. Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird immer 'MA-unabhängig' angezeigt.
  • Wenn Profilrechte gelten, dann sieht
    • der Projektleiter (PL) alle Mitarbeiter, die auf Projekte gebucht haben, für die er/sie Projektleiter ist.
    • der Business Unit (BU) Manager alle Mitarbeiter, die einer Business Unit zugeordnet sind, für die er/sie als Verantwortliche/r definiert ist.
    • der Key User alle Mitarbeiter gemäß Ansichtsrecht.
    • der Mitarbeiter (MA) nur sich selbst.
  • Mögliche Konstellation zur MA-Auswahl und Ansichtsrechten: Grundsätzlich werden bei der Anzeige alle Projekte und Mitarbeiter angezeigt, für die der Benutzer ein Ansichtsrecht besitzt.
    • Fall 1: Projektleiter soll für das Projekt auch Mitarbeiter planen, für die er/sie kein explizites Ansichtsrecht besitzt. Lösung:

1. 1. 1. 1. Rufen Sie den Projektplan aus dem Benutzerprofil Projektleiter auf. (Nur die Projekte werden anzeigt, für die der Mitarbeiter als Projektleiter eingetragen ist).
         2. Definieren Sie die funktionale Berechtigungen unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | BERECHTIGUNGEN | 'Suche: MA-Auswahl unabhängig vom Profilrecht'. [Beschreibung: Wenn dies aktiviert ist, kann die Suche und damit auch die Anzeige/Planung von Mitarbeitern unabhängig vom Profilrecht des Benutzers erfolgen.]

• • • Fall 2: Planung von Kapazitäten, ohne dass der betroffene Mitarbeiter bekannt ist. Lösung:

1. 1. 1. 1. In PACS ist es immer notwendig, dass einer Planung ein 'lizenzierter MA' zugeordnet wird.
         2. Ist noch kein expliziter Mitarbeiter dafür vorhanden, kann der Dummy-MA "MA-unabhängig" hierfür verwendet werden. Oder falls mehrere Bereiche oder Business Units betroffen sind, können Sie einen explizit angelegten Mitarbeiter, der diese Aufgabe als Platzhalter übernimmt, verwenden.

Alle weiteren MA-Filterabfragen („Suchmodi“) sind nur einsetzbar bzw. relevant, wenn Sie nicht über die Mitarbeiter-Auswahl einsteigen, sondern zunächst eine Projekt-Auswahl getroffen haben (Einzelauswahl Projekte) und sich im Anschluss alle Mitarbeiter dieser Projekte anzeigen lassen möchten. Dazu sind folgende Varianten möglich:

• Projektteams der selektierten Projekte: Dies ist relevant, wenn bisher noch keine Planungen (oder Ist-Zeiten) auf dem Projekt für das Projekt existieren und für die ‚Erst-Planung‘ alle Mitarbeiter selektiert werden sollen, die in der Projektverwaltung unter PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG | TEAM zugeordnet wurden.
• Alle mit Plan-Werten für selektierte Projekte im Zeitraum: Es werden nur Mitarbeiter vorselektiert, für die bereits Planungen existieren (für den festgelegten Zeitraum). Der Zeitraum wird oben links definiert. Alle Planungen vor- oder nach diesem Zeitraum werden ignoriert – wenn alle Planungen angezeigt werden sollen, dann ist die nächste/folgende Variante die richtige.
• Alle mit Plan-Werten für selektierte Projekte: Dies ist identisch zur vorherigen Variante, nur dass keine Zeitraum-Eingrenzung greift.
• Alle mit Plan- oder Ist-Werten für selektierte Projekte im Zeitraum: Dies ist wie die vorherige „Plan-Werte“-Variante, nur dass zusätzlich auch Ist-Werte, also IST-Buchungen eines Mitarbeiters für die Anzeige relevant sind.
• Alle mit Plan- oder Ist-Werten für selektierte Projekte: Dies ist identisch zur vorherigen Variante, nur dass keine Zeitraumeingrenzung greift.

Das Ergebnis Suchfilter-Auswahl wird im Projektplan-Fenster dargestellt.

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