Projektplan: Bedienung und Symbole (Suche, Eingabe, Funktionen)

ERKLÄRUNGEN

Zur Suche von Daten müssen Sie im Menü auf das Icon Suchen klicken. Es öffnet sich das Fenster 'Auswahl Projekte und Mitarbeiter'.

Ihnen stehen folgende Kriterien zur Auswahl:

• Anzeige-Zeitraum: Alle existierenden einzelnen Plan-Positionen in diesem Zeitraum werden in der Planungsmaske im Kalenderbereich rechts angezeigt.

• Berechenbarkeit: Jede einzelne Plan-Position wird einem Plan-Aktcode zugeordnet. Bei jedem Aktcode ist hinterlegt, ob die Position auf Projektebene zu Honorar oder Nebenkosten oder NVL zugeordnet bzw. addiert wird (vergleichbar zu den Ist-Positionen).
• Kostenbereich: Plan-Zeiten, Plan-Reisekosten, Plan-Sonst. Leistungen

Die Auswahl-Kriterien haben Auswirkungen auf den Umfang der späteren Anzeige von Einzel-Positionen im rechten Kalenderbereich der Planungsmaske (aber auch auf die Möglichkeit, neue Positionen des Kriteriums hinzufügen zu können). Die Auswahl-Kriterien finden Sie weiterhin in der Planungsoberfläche. Dort können Sie diese ebenfalls ändern.

Zusätzlich können Sie die Projekte und Mitarbeiter auswählen. Erklärungen dazu finden Sie in den nächsten Zeilen.

AUSWAHL 'PROJEKTE'

• In der Projektplan-Suche können Sie zwischen verschiedenen Suchkriterien wählen: Projekte, Schritte und Mitarbeiter.
• Die Einzelauswahl von Projekten erfolgt in einem getrennt aufrufbaren Detailfenster.
• Haben Sie im Suchfenster für Projekte (und ggf. Schritte) eine Einzelauswahl getroffen, können Sie im Bereich Mitarbeiter vordefinierte Filterabfragen (Selektionsmodi) nutzen, wie beispielsweise zeige „Alle geplanten Mitarbeiter beim Projekt“.

AUSWAHL 'SCHRITTE'

• In der Projektplan-Suche können Sie zwischen verschiedenen Suchkriterien wählen: Projekte, Schritte und Mitarbeiter.
• Für Schritte ist die Auswahl von Projekten und auch von Mitarbeitern relevant.
• Die Einzelauswahl von Schritten erfolgt in einem getrennt aufrufbaren Detailfenster.
• Wurde Ihnen im Suchfenster für die Bereiche Projekte & Mitarbeiter eine Auswahl angezeigt, können Sie für Schritte auch eine vordefinierte Filterabfragen (Selektionsmodi) nutzen.

AUSWAHL 'MITARBEITER'

• In der Projektplan-Suche können Sie zwischen verschiedenen Suchkriterien wählen: Projekte, Schritte und Mitarbeiter.
• Die Einzelauswahl von Mitarbeitern erfolgt in einem getrennt aufrufbaren Detailfenster.
• Haben Sie im Suchfenster für Mitarbeiter eine Einzelauswahl getroffen, können Sie im Bereich Projekte vordefinierte Filterabfragen (Selektionsmodi) nutzen, wie beispielsweise zeige „Alle beplanten Projekte des Mitarbeiters“ an.

Strg+S

Zum Speichern einer Neueingabe oder Änderung müssen Sie im Menü auf Speichern klicken. Erst dann erfolgt der Eintrag in die Datenbank. Hinweis: Die ENTER-Taste führt nicht zum Speichern der Daten!

F5-Taste

Zur Aktualisierung der Anzeige und Summen müssen Sie im Menü auf Aktualisieren klicken. Die Anzeige wird aktualisiert. Oder Sie geben in der Auswahlmaske Ihre Kriterien an und lassen sich dies erneut anzeigen.

SO LEGEN SIE EINE NEUE ZEILE AN

Markieren Sie die Zeile des Projektes oder Schrittes per Haken und klicken auf das unten erklärte Icon .

SO LEGEN SIE EINEN NEUEN SCHRITT AN

Hinweis: Sie können die Schritte auf Unter- oder Oberebenen auch über die Funktionen | verschieben.

• Plan-Zeiten für neuen Mitarbeiter hinzufügen
• Plan-Reisekosten für neuen Mitarbeiter hinzufügen
• Plan-Sonstige Leistungen für neuen Mitarbeiter hinzufügen

• Jede neue Zeit- oder Kosten-Position muss qualifiziert werden (vergleichbar mit der Ist-Erfassung): Sie müssen einen Namen, Leistungssatz und Aktcode angeben.
• Je nach Konfiguration werden diese Qualifizierungen automatisch als Vorschlag ausgefüllt.
• Im rechten Bereich erfolgt die tatsächliche Eingabe der Werte nach Planungsebene: Tag | KW | Monat | Jahr
• mit Anzahl der Stunden oder Tage,
• oder als Betragswerte für Reisekosten oder Sonst. Leistungen.

Zum Kopieren müssen Sie die Zeile per Haken markieren und auf Kopieren klicken.

Zum Löschen müssen Sie den Datensatz per Haken markieren und auf Löschen klicken. Es werden nur die 'sichtbaren' Datensätze gelöscht.

Über Weitere Funktionen können Sie alle zusätzlichen Funktionen dieses Bereiches aufrufen. Diese umfassen hier folgende Funktionen:

• Planungselemente verschieben: Sie können selektierte Projekte/Schritte inkl. darauf geplanter Zeiten, Reisekosten und Sonst. Leistungen (Plan-Z/K) auf einen anderen Zeitraum verschieben.

• Summenbereich: ∑ Projekte und Schritte

• Die Berechnung (für die Projekt- und Schrittzeile) ist abhängig davon, ob die Auswahl 'über alle Mitarbeiter' oder 'über ausgewählte Mitarbeiter' getroffen wird. Für die Mitarbeiter-Zeile hat die Auswahl keine Auswirkungen. PACS merkt sich Ihre letzte Einstellung.

  • 'Über alle MA' betrifft immer alle Mitarbeiter, unabhängig von deren Ansichtsrechten.

  • 'Über ausgewählte MA' ist immer vom individuellen Benutzerrecht eines Mitarbeiters abhängig (also ob er/sie auch für andere Mitarbeiter die Zeiten & Kosten sehen darf).

• • • • Für die Summenermittlung nur für einen bestimmten Zeitraum können Sie zentral explizit zusätzliche Felder freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | SPALTENANZEIGE). Ist mindestens ein Feld/eine Summen-Spalte 'Zeitraum' freigeschalten, kann der zusätzliche Zeitraum definiert werden.
      • Die Standard-Voreinstellung des Summen-Zeitraums können Sie sich selbst unter PACS | Extras | Benutzereinstellungen | Register PROJEKTPLAN einstellen. Wenn Sie die Einstellung geändert haben, müssen Sie den Bereich PROJEKTPLAN neu aufrufen.

• Projekt-Ansichtsrechte verwalten

• Gruppierung öffnen und schließen: Hier können Sie die Schritt- und Mitarbeiter-Ebenen ein- oder ausblenden: So können Sie die Hierarchie-Anzeige um eine Ebene erweitern oder reduzieren (Schritt und MA-Zeilen).

• Wechseln zu verknüpften Daten: Über das Icon können Sie vom Planbereich zu folgenden Bereichen wechseln: PROJEKTVERWALTUNG, ZEITEN, ZEITEN-KW, REISEKOSTEN oder zu SONST. LEISTUNGEN

• Import: Importieren Sie die PACS Strukturvorlage (Schritte, Schritt-Notizen, Mitarbeiter) aus dem PACS Vorlagenarchiv Schritt oder via XML-Import (PACS Struktur bzw. MS Project-Struktur).

• XML-Export: Dies ist das Icon für den PACS XML-Export zur Verwaltung von Projektthemen-spezifischen XML Vorlagen (für Schritte und Mitarbeiter) oder um eine Projektstruktur in das PACS Vorlagenarchiv Schritt übernehmen zu können (nur für Schritte).

• Tabellenlayout auf Standard zurücksetzen

Das Icon Gehe zu ermöglicht es Ihnen, schnell innerhalb des Kalenderbereichs zu einem bestimmten Zeitpunkt zu springen.

Wichtig: Eingetragene, aber noch nicht gespeicherte Plan-Werte werden dabei nicht gespeichert! Sie gehen allerdings dadurch auch nicht verloren, sie sind ggf. nur nicht mehr sichtbar.

Zur Anzeige Projektdaten in einem Bericht, müssen Sie das Projekt per Haken markieren und auf Bericht aufrufen klicken. Ist kein Bericht auswählbar, haben Sie kein Zugriffsrecht auf Berichte in diesem Bereich.

Schritt oder Mitarbeiter-Zeile innerhalb eines Projektes verschieben: Markieren Sie die Zeile per Haken und klicken auf Zeile nach unten schieben oder Zeile nach oben schieben.

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Markieren Sie die Schritt-Zeile per Haken und klicken auf Schritt eine Ebene höher oder Schritt eine Ebene tiefer.

Durch die Zeilen-Vorbelegung werden unabhängig vom ausgewählten Anzeigezeitraum zusätzliche Zeilen für Zeiten- und Kostenposition angezeigt

Bei Aktivierung wird die Ergebnisanzeige für die festgelegten Suchkriterien (für Projekte, Schritt, Mitarbeiter, Zeiten/ Reisekosten/ Sonst. Leistungen, Verrechenbarkeit) erweitert. Dadurch können zusätzlich ‚leere Platzhalter-Zeilen‘ hinzukommen, für die es nur Einträge außerhalb des Anzeigezeitraums gibt.

• Ist kein Haken gesetzt, werden nur Plan-Zeilen (für Zeiten & Kosten) angezeigt, die den Suchkriterien (Projekte, Mitarbeiter, Schritte, Kostenbereich, Verrechenbarkeit) entsprechen und für die es im angezeigten Zeitraum Plan-Einträge gibt.

• Ist der Haken gesetzt + Auswahl „Plan“, werden Plan-Zeilen angezeigt, die den Suchkriterien (Projekte, Mitarbeiter, Schritte, Kostenbereich, Verrechenbarkeit) entsprechen und für die es unabhängig vom ausgewählten Zeitraum Plan-Einträge gibt. In der Konsequenz heißt es, dass im Vergleich zur Variante ohne Haken hier ‚leere Platzhalter-Zeilen‘ hinzukommen, für die es Plan-Einträge außerhalb des dargestellten Zeitraums gibt.
• Ist der Haken gesetzt + Auswahl „Plan + Ist“, werden Plan-Zeilen angezeigt, die den Suchkriterien (Projekte, Mitarbeiter, Schritte, Kostenbereich, Verrechenbarkeit) entsprechen und für die es unabhängig vom ausgewählten Zeitraum Plan- oder Ist-Einträge gibt.

SO BEARBEITEN SIE MEHRERE DATENSÄTZE IM KALENDERBEREICH

Wichtig: Markieren Sie die Zelle bzw. den Bereich [nicht den Wert markieren]

• Verschieben + Kopieren von Zeiten oder Kosten von Mitarbeitern in Projekten (auf einen anderen Mitarbeiter in einem anderen Zeitraum):

• KOPIE via Strg+C (einer Zelle oder eines Bereiches) und Strg+V

  • von MA1 zu Projekt1 oder zu MA1 zu Projekt2

  • von MA1 zu Projekt2 oder zu MA2 zu Projekt2

• KOPIE einer Zelle (Strg+C) und einfügen in einen definierten Bereich Strg+V

• AUSSCHNEIDEN oder VERSCHIEBEN Strg+X (einer Zelle oder eines Bereiches) und Strg+V oder per Drag & Drop

• • von MA1 zu Projekt1 oder zu MA1 zu Projekt2

  • von MA1 zu Projekt2 oder zu MA 2 zu Projekt2

• Das Kopieren und Verschieben erfolgt inkl. der Übernahme von Beschreibungstexten bzw. sonst. Qualifizierungen.

• Löschen von Zeiten oder Kosten von Mitarbeitern: Sie können den Inhalt von mehreren Einträgen (markierter Zellbereich) via Lösch- bzw. Backspace-Taste löschen.

Rote Markierung in der Zelle rechts oben im Kalenderbereich zusätzlich zum Wert (Zeit oder Kosteneintrag). Dies bedeutet, dass ein Freitext eingetragen wurde.

Klicken Sie dazu in die jeweilige Zelle & die rechte Maustaste. Das Fenster 'Plan-Wert: Detail-Fenster' öffnet sich. Hier können Sie eine Beschreibung eintragen. Dies können Sie aktivieren über SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | SPALTENANZEIGE | PROJEKTPLAN | 'Eingabe im Kalenderbereich Zeiten bzw. Kosten.' Markieren Sie hier die jeweilige Zeile.

Die Markierung erfolgt, wenn in mindestens 1 Feld ein Zeichen eingetragen ist.

• Grüne Markierung in der Zelle rechts oben im Kalenderbereich zusätzlich zum Wert (Zeit oder Kosteneintrag). Dies bedeutet, dass eine Tätigkeitskategorie eingetragen wurde.
• Klicken Sie dazu in die jeweilige Zelle & die rechte Maustaste. Das Fenster 'Plan-Wert: Detail-Fenster' öffnet sich. Hier können Sie eine Tätigkeitskategorie 1+2 eintragen (Standard-Feldnamen. Diese können geändert werden, bspw. in 'Büro' oder 'vor Ort'). Dies können Sie aktivieren über SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTPLAN | SPALTENANZEIGE | PROJEKTPLAN | 'Eingabe im Kalenderbereich Zeiten bzw. Kosten.' Markieren Sie hier die jeweilige Zeile.
• Die Markierung erfolgt, wenn mindestens 1 Auswahl getroffen ist (also nicht mehr '(Standard)' eingetragen ist).