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Projektfaktura: Wichtige Grundlagen (Abrechnungstypen, Nummernkreis, Zahlungsziel, Skonto)

Erklärung zentraler Begriffe und Regeln, die in mehreren Bereichen gelten – inkl. Prioritätenlogik (Kunde/Projekt/Rechnung) und Verlinkung zu den relevanten Einstellungen.

Unter Projektfaktura wird der gesamte Ablauf der Rechnungsstellung verstanden, von den Rechnungsvorgaben bis zum Zahlungseingang.

Wir erklären Ihnen das Vorgehen der Rechnungsstellung in PACS unter Vorgehen zu Rechnungen, Mahnungen, Storno und Korrekturrechnung.

Da bestimmte Themen grundsätzlicher Natur sind (in der Software und aus buchhalterischer Sicht) und/oder in unterschiedlichen Bereichen der Software festgelegt werden können, erfolgt hier eine zusammenfassende Erläuterung zu den betroffenen Themen, mit der entsprechenden Verlinkung zum Softwarebereich und den dort beschriebenen Erläuterungen.

Beispiel: grundsätzliches Zahlungsziel das man als Firma gewährt > dann das (doch) spezielle Zahlungsziel für einen Kunden > und dem (doch) spezielle Zahlungsziel eines Projektes und zuletzt > einer Rechnung 

THEMA

ERKLÄRUNGEN

ABRECHNUNGS-TYP
    • Varianten getrennt nach Honorar und Nebenkosten (NK) definierbar:

Festbetrag

    • Nach Rg.-Positionen (Rechnungspositionen)
    • Nach Aufwand (Zeiten & Kosten)
    • Nebenkosten-Pauschale (%-Satz)

Schlussrechnung (hier im Sinne einer Gesamtprojekt-Schlussrechnung): Die Berechnung sieht wie folgt aus: Auftragsvolumen Honorar und Nebenkosten ÷ bereits gestellte Rechnungen (auswählbar) = Betrag der Schussrechnung. Der Typ 'Schlussrechnung' eignet sich nicht für die Variante 'Abschlagsrechnung zum Monatsanfang und Verrechnung mit erbrachten Zeiten & Kosten zum Monatsende'. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter Vorgehen zu Spezialfällen der Rechnungsstellung.

  • Die Auswahl bzw. Kombination der Abrechnungstypen für Honorar und Nebenkosten kann nicht beliebig gewählt werden. Für diese Fälle muss für die Rechnungsstellung ein spezieller Weg gewählt werden:

Kombination ist nicht möglich

Vorgehen zur Umsetzung der Abrechnungsvariante

Honorar: Nach Rechnungspositionen

Nebenkosten: Nebenkosten-Pauschale

 
  1. Register DATEN: Wählen Sie 'nach Rg.-Positionen' für Honorar und NK.
  2. Register RECHNUNGSPOSITIONEN: Tragen Sie die Pauschale per Hand ein.

Honorar: Nach Rechnungspositionen

Nebenkosten: Nebenkosten nach Aufwand

 
  1. Register DATEN: Wählen Sie 'nach Rg.-Positionen' für Honorar und NK.
  2. Register 'ABGERECHNETE ZEITEN UND KOSTEN': Markieren Sie die NK-Postionen.
  3. Wechsel zum Register FORMULAR-VORSCHAU: Hier werden nur die gewählten/abzurechnenden Kosten in der gewünschten Struktur dargestellt. Klicken Sie auf den Button Positionen bearbeiten. Es wird automatisch zum Register RECHNUNGSPOSITIONEN gewechselt. Oder Sie wechseln selbst in das Register.
  4. Register RECHNUNGSPOSITIONEN: Fügen Sie eine neue Zeile ein und tragen den Honorarbetrag ein.
  5. Wechseln Sie zurück zum Register FORMULAR-VORSCHAU. Die Darstellung erfolgt gemäß Rechnungspositionen.

RECHNUNG-SADRESSE
  • Jeder neu angelegten Rechnung wird eine Rechnungsadresse zugeordnet. (Dieser 'Vorschlag' kann bis zum Abschluss der Rechnung geändert werden.)
  • Sofern nichts abweichendes definiert ist, wird die Auftraggeberadresse als Rechnungsadresse genutzt. Falls die Rechnungsadresse abweichend ist, muss das entsprechend hinterlegt werden.
  • Der Vorschlag der Rechnungsadresse wird wie folgt ermittelt:
    1. Prio 1: Adresse Rechnung-bezogen:
      • Eintrag unter RECHNUNGSDETAILS | DATEN: Sie können die Adresse manuell anpassen.
      • Der hier bei Erstanlage der Rechnung angezeigte Vorschlag basiert auf der Projekt-bezogenen Vorgabe -> siehe Prio 2.
    2. Prio 2: Rechnungsadresse Projekt-bezogen:
    3. Prio 3: Rechnungsadresse Kunden-bezogen: Die Definition können Sie unter KONTAKTVERWALTUNG | FAKTURADATEN | Bereich Rechnungsadresse zuweisen durchführen. Ist dort kein Entrag erfolgt, dann wird die Auftraggeberadresse als Rechnungsadresse genutzt.

RECHNUNGS-NUMMER
(Rg.-Nr.)
  • Die Rechnungsnummern-Struktur (Rg.-Nr.) können Sie individuell definieren für Vorschlagsnummer und endgültige Rechnungsnummern. (Dies sind zwei getrennte Kreisläufe.)
  • Rechnungsnummern werden fortlaufend (und lückenlos) vergeben. Jede Nummer ist eindeutig und darf nur einmal im System vorkommen.
  • Steht vor der Rechnungsnummern "#...", so handelt es sich um eine Vorschlagsnummer (Platzhalter). Die Rechnung ist noch jederzeit modifizierbar.
  • Erst mit Klick auf wird eine endgültige Rechnungsnummer vergeben. Diese kann nur über Löschen und Neuerstellung der Rechnung geändert werden. Die Erklärung dazu finden Sie unter VORGEHEN zur Modifikation von bereits erstellten Rechnungen.

RABATTE
(%-Satz und Betrag)
  • Rabatt-Definition beim Projekt unter PROJEKTVERWALTUNG | Register AUFTRAG | AUFTRAGSDATEN:
  • Getrennter Rabatt % von Honorar und Rabatt % von Nebenkosten
  • Gesamt-Rabatt % von Honorar und Nebenkosten und Rabatt-Gesamtbetrag
  • Rabatt-Definition bei Rechnungen (erfolgt getrennt von der Definition beim Projekt):
  • Sie können die Felder aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen)' in der Spalte 'Rabatt'.
  • Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN | Block 'Konditionen':
    • Honorar Rabatt %-Satz und NK Rabatt %-Satz: Bei den Vorgaben können nur 'relative' %-Sätze gepflegt werden.
    • Absolut-Werte (je Rechnung) werden bei der jeweiligen Rechnung im Bereich KONDITIONEN eingetragen (siehe nächster Punkt).
  • Fenster RECHNUNGSDETAILS | KONDITIONEN:
    • Bei Neuanlage einer Rechnung werden die unter RECHNUNGSVORGABEN definierten %-Sätze übernommen. Die %-Sätze können im Register angepasst werden.
    • Alternativ kann auch ein Absolut-Rabattbetrag eingetragen werden. Die %-Sätze werden auf Basis des aktuellen abzurechnenden Honorar- bzw. NK-Volumens berechnet.

SICHERHEITS-EINBEHALT

Sicherheitseinbehalt-Definition bei Rechnungen (KEINE Definition beim Projekt möglich):

  • Sie können die Felder aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen)' in der Spalte 'Sicherheitseinbehalt'.
  • Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN | Block 'Konditionen':
    • Sicherheitseinbehalt Honorar %-Satz und NK %-Satz. Bei den Vorgaben können nur 'relative' %-Sätze gepflegt werden.
  • Fenster RECHNUNGSDETAILS | KONDITIONEN:
    • Bei Neuanlage einer Rechnung werden die unter RECHNUNGSVORGABEN definierten %-Sätze übernommen. Die %-Sätze können im Register angepasst werden.

SKONTO

Skonto-Definition bei Rechnungen (KEINE Definition beim Projekt möglich):

  • Sie können die Felder aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen)' in der Spalte 'Skonto'
  • Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN | Block 'Zahlungsbedingungen & Sonstiges':
    • Tragen Sie den Skonto %-Satz und Tage ein.

  • Fenster RECHNUNGSDETAILS | KONDITIONEN:

    • Bei Neuanlage einer Rechnung wird der unter RECHNUNGSVORGABEN definierten %-Satz übernommen. Der %-Satz kann im Register angepasst werden.

KORREKTUR-RECHNUNG

(Storno-Rechnung)

 Rechtliche Änderung
  • Ab Mitte 2013: Rechnungskorrekturen dürfen nicht mehr Gutschrift heißen (betrifft nur PACS Kunden in Deutschland).
  • Soweit eine bereits fakturierte Rechnung nachträglich geändert werden sollte, wurde bislang eine 'Gutschrift' geschrieben. Es gibt allerdings auch Fälle, in welchen der Auftraggeber über eine erbrachte Leistung gegenüber dem Auftragnehmer mit einer Gutschrift abrechnet (z.B. bei Provisions- und Boni-Abrechnungen). Die deutsche Bundesfinanzverwaltung ist ab Mitte 2013 der Meinung, dass man eine Gutschrift als Rechnungskorrektur nicht von einer Abrechnung des Leistungsempfängers mittels einer Gutschrift auseinander halten kann, da beide bislang die gleiche Bezeichnung hatten. Aus diesem Grund darf nur noch eine Abrechnungen des Leistungsempfängers 'Gutschrift' heißen. Für den Fall, dass Rechnungskorrekturen auch künftig noch als "Gutschrift" bezeichnet werden, droht zum einen, dass der Gutschriftempfänger zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer abführen muss. Zum anderen bleibt die durch die Korrektur gewünschte Reduzierung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlagen aus.
  • Konsequenzen in PACS:
  • Rechnungskorrekturen heißen zukünftig nur noch "Storno-Rechnung" oder "Korrektur-Rechnung". Für eine Rechnungskorrektur wird nicht mehr die Bezeichnung "Gutschrift" verwendet.
  • Der bisherige Gutschriftnummernkreislauf wird mit dem Rechnungsnummernkreislauf vereint.

ZAHLUNGSZIEL BZW. FÄLLIGKEIT
  • Für jede neu angelegte Rechnung wird ein Zahlungsziel vorgeschlagen (ein Vorschlag, der bis zum Abschluss der Rechnung der manuell geändert werden kann). Für den Vorschlag des Zahlungsziels gilt folgende Reihenfolge:
    1. Prio 1: Zahlungsziel Rechnung-bezogen:
      • Dies wird unter RECHNUNGSDETAILS | DATEN eingetragen. Der Wert kann manuell angepasst werden.
      • Der hier bei Erstanlage der Rechnung angezeigte Vorschlag basiert auf der Projekt-bezogenen Vorgabe (siehe Prio 2).
    2. Prio 2: Zahlungsziel Projekt-bezogen:
    3. Prio 3: Zahlungsziel Kunden-bezogen: Definieren Sie dies unter KONTAKTVERWALTUNG | Register FAKTURADATEN | Bereich Zahlungsziel verwalten. Ist dort kein Entrag erfolgt (Standard "-1"), dann gilt Prio 4.
    4. Prio 4: Zahlungsziel Firmenstandard (gilt für alle Kunden und Projekte): Definieren Sie dies unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | ALLGEMEIN | Bereich Zahlungsziel.

ZUSCHUSS
  • Zuschuss-Definition beim Projekt (unter PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG | AUFTRAGSDATEN)
  • Sie können die Felder aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'ALLGEMEIN' in der Spalte 'Zuschuss %'.
  • Zuschuss-Definition bei Rechnungen (erfolgt getrennt von der Definition beim Projekt):
  • Sie können die Felder aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | Feldnamen und -Struktur | Bereich 'Editierbarkeit der Felder (alle Rechnungen)' in der Spalte 'Zuschuss'.
  • Register RECHNUNGEN | RECHNUNGSVORGABEN | Block 'Konditionen': Es gibt folgende Alternativen:
    • Zuschuss gemäß Definition beim Auftrag (Projekt)
    • Benutzerdefiniert (Eintrag %-Satz)

  • Fenster RECHNUNGSDETAILS | KONDITIONEN:

    • Bei Neuanlage einer Rechnung wird der unter RECHNUNGSVORGABEN definierte %-Satz übernommen. Der %-Satz kann im Register angepasst werden.
    • Alternativ kann auch ein Absolut-Zuschuss-Betrag eingetragen werden.