Personalakte: Rechte und Einstellungen

Klicken Sie zum Aufruf der Personalakte auf Ressourcen | Personalakte. Im Bereich Personalakte können Sie die Informationen zu den Mitarbeitern anzeigen lassen oder bearbeiten.

Überblick

• Sie müssen genau festlegen, welcher Benutzer einen aktiv definierten, namentlichen Zugriff auf eine Mitarbeiter-Personalakte besitzt. Dies erfolgt getrennt von sonstigen Rechtedefinitionen für Projektleiter oder Business Unit Manager oder Key User).
• Die Verwaltung des Zugriffs und das Löschen von Personalakten-Datensätzen kann nur von einem Benutzer vorgenommen werden, der ein entsprechendes Super-User-Recht besitzt [Standard: Level 1-User].
• Für jeden Personalakten-Datensatz wird protokolliert, wer diesen eingetragen hat (mit Datum und Uhrzeit) und wer ihn zuletzt geändert hat (mit Datum und Uhrzeit). Wichtig: Es wird nicht protokolliert, welche Inhalte oder Änderungen vorgenommen wurden oder wer einen Datensatz gelöscht hat.
• Es wird von der gesamten Datenbank täglich ein Backup erstellt, und somit auch von den Einträgen in der Personalakte. Der direkte Zugriff auf die Datenbank (über den Microsoft SQL-Server) ist durch ein 'Systemadministratoren-Passwort' geschützt.

Im Folgenden erklären wir Ihnen die Rechtedefinitionen und notwendigen Einstellungen im Detail.

1) FEISCHALTUNG DES BEREICHS PERSONALAKTE

A) Anzeige des Bereichs Personalakte für einen Benutzer (Eintrag, Änderung, Löschen)

• Die Freischaltung erfolgt per Haken unter Einstellungen | System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Berechtigungen und Profile | Freischaltung Funktionsbereiche je Benutzerprofil | Zeile 'KONTAKTE\Personalakte' (oberste Ebene)
• Wenn der Aufruf für das Benutzerprofil (bspw. Key User) definiert ist, kann in einem zweiten Schritt das Aufrufrecht innerhalb des Benutzerprofils differenziert für einzelne Zugriffslevel (zweite Ebene) festgelegt werden. Unter Einstellungen | System-Konfiguration | Rechte und Organisation | Berechtigungen und Profile | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Zeile Aufruf Personalakte. (Wenn Sie bspw. auf der obersten Ebene die Freischaltung für den Key User aktiviert haben, kann auf dieser Ebene für einzelne Benutzerlevel des Key User Profils der Aufruf ausgeschlossen werden).

B) Umfang der angezeigten Mitarbeiter (Kontaktverwaltung | Ressourcendaten | Bereich Personalaktenzugriff)

• Sprachliche Verwendung der Begriffe Benutzer und Mitarbeiter (MA):
  • Benutzer: Loginname (Anmeldename), für den Benutzerrechte vergeben werden. Benutzer haben ein Personalakten-Zugriffsrecht für MA (= Personalakten-Zugriffsberechtigter).
  • Mitarbeiter (MA): Aktuell lizenzierte Mitarbeiter und auch als ausgeschiedene lizenzierte Mitarbeiter, für die der Benutzer ein Personalakten-Zugriffsrecht besitzt.
• Die Anzeige eines MA bei einem Benutzer ist ausschließlich davon abhängig, ob der Benutzer aktiv und namentlich beim Mitarbeiter für den Personalakten-Zugriff freigeschaltet ist (aus welchem Benutzerprofil der Aufruf erfolgt, spielt keine Rolle).
• Diese aktive und namentliche Zuordnung bzw. Freischaltung kann nur von einem Benutzer vorgenommen werden, der eine entsprechende Berechtigung besitzt.
  • Die für die Zuordnung notwendige Anzeige des Bereichs Personalakte erfolgt analog zum Bereich Personalkosten: Sie müssen ein entsprechendes Aufrufrecht für den Benutzerlevel (mit Super-User-Recht) vergeben. Diese können Sie unter System-Konfiguration | Ressourcen | Berechtigungen | Zeile Personalaktenzugriff.
    • Dieses Recht kann nur durch einen Benutzer mit Super-User-Recht vergeben werden. (Dies vermeidet die Freischaltung durch bzw. für unbefugte Benutzer!). Siehe hierzu auch die Ausführungen unter Super-User-Recht.
  • Durch die aktive und namentliche Zuordnung von berechtigten Personen (Benutzern) kann die Zuordnung flexibel erfolgen. Andere PACS Berechtigungsdefinitionen spielen keine Rolle (bspw. Business Unit Manager oder Profilrechte). Letzteres ist insbesondere bei Änderungen dieser Rechte wichtig, weil dies dann auch keine Auswirkungen auf die Personalakten-Rechte hat.

Vorgehen: Wie ordne ich einen Benutzer zu einer Mitarbeiter-Personalakte zu?

1. Schritt: Legen Sie fest, welcher Benutzer grundsätzlich für die Auswahl 'Personalaktenzugriff' auswählbar ist. Die Definition erfolgt beim Benutzerkontakt unter Kontaktverwaltung | Ressourcendaten | 'Für Dropdown-Listen freischalten'. Markieren Sie hier die Zeile 'Kontakte: Personalaktenzugriff' mit einem Haken. Somit ist der Benutzer auswählbar.

2. Schritt: Ordnen Sie den betroffenen Mitarbeiter, für den die Personalakte gepflegt werden soll, unter KONTAKTVERWALTUNG | Ressourcendaten | Personalaktenzugriff den berechtigten Benutzer namentlich per Hakenauswahl zu (siehe Schritt1, im Bild Berbig Sabine und Burghardt Ralf). Es kann sich dabei um Vorgesetzte und/oder Personen aus dem BackOffice/der Personalabteilung handeln. Damit kann der Benutzer den Mitarbeiter im Bereich Personalakte auswählen (= Personalakten-Zugriffsrecht).

Überblick zu den vergebenen Zuordnungen von einzelnen Mitarbeitern zu Benutzern: Sie können die aktuell eingestellten Personalakten-Zugriffsrechte für einzelne Benutzer über den Bericht 'Benutzerrechte' in der Reportgruppe 'Organisation' anzeigen. Wählen Sie als Darstellung: Benutzer | Objekt und bei der Objekt-Auswahl: Mitarbeiter-Personalakten.

2) Vermeidung von unberechtigtem Löschen von Personalakten-Datensätzen

Sie können für die Benutzer der Personalakte definieren, welcher Level komplette Datensätze aus der Personalakten-Tabelle löschen darf [Standard: Level-1 User]. Sie können dies unter System-Konfiguration | Ressourcen | Personalakte | Berechtigungen | 'Datensätze Personalakte löschen' einstellen.