Neuerungen

Bereich | Thema

Version

Projektfaktura
Bildhafte Fixierung &
Archivierung einer abgeschlossenen Rechnung

(auch Storno-Rechnung und Mahnungen)

• Im PACS Fenster „Rechnungsdetails“ wurde ein neues Register DOKUMENTE integriert.
• Bei Abschluss einer Rechnung werden in diesem Register automatisch die Rechnungsdokumente gespeichert.
  • Der Dokumentinhalt bzw. -umfang kann durch Sie definiert werden
  • Parallel ist die bisherige manuelle Speicherung der Datei(en) in einem Windowsverzeichnis nach wie vor möglich.
• Mit der Dokumenterstellung erfolgt somit eine bildhafte Fixierung der abgeschlossenen Rechnung als klassische PDF und/oder im XML-Format (Peppol, XRechnung, ZUGFeRD) inklusive QR-Code (zur Abbildung von Zahlungsinformationen bei der Überweisung).
• Umfang der erstellen Dokumente:
  • Klassische PDF: für Rechnungen, Storno-Rechnungen und Mahnungen,
  • E-Rechnung (mit PDF/A Schreibschutz): für Rechnungen und Storno-Rechnungen,
  • QR-Code: für Rechnungen.
• Verwendung der gespeicherten Dokumente:
  • Für den E-Mail-Versand einer Rechnung oder Mahnung (alle gespeicherten Formate).
  • Für den Export in die Finanzbuchhaltung (Modul PACS API Schnittstelle Datev): betrifft nur die klassische PDF-Rechnung.
• · Inhaltliche Abgrenzung zur Anzeige im Register „Formular-Vorschau“:
  • Die Formular-Vorschau kann mit dem bereits fixierten Rechnungsdokument übereinstimmen, muss aber nicht.
  • Beispiel für eine Abweichung: Wenn sich die Adresse nach der Rechnungsstellung geändert hat. Die Vorschau erfolgt mit der neuen, geänderten Adresse. Das gespeicherte Dokument basiert aber nach wie vor auf der vorherigen Adresse (die zum Zeitpunkt des Rechnungsabschlusses & der Dokumenterstellung korrekt war).
• Die bisherige Flexibilität bei der Änderung von Rechnungsinhalten bleibt auch weiterhin bestehen
  • Einsatzfall: Im Falle einer Statusänderung auf eine niedrigere Statusstufe (Beispiel: von ‚fakturiert‘ auf ‚zu fakturieren‘) werden Dokumente automatisch gelöscht (das Löschen erfolgt aber nur, wenn noch kein Export des Rechnungsdokuments in eine Finanzbuchhaltung erfolgt ist).
• · Vorgehen, um die Dokumente erneut zu erstellen (wenn ein Löschen möglich war): die Rechnung/Mahnung muss erneut 'abgeschlossen' werden.
• Die Speicherung der Dokumente in der PACS Datenbank führt zu einer Datenbankvergrößerung.
  • Die Speicherung der klassischen PDF-Dokumente kann daher deaktiviert werden (System-Konfiguration -> Projektfaktura -> Allgemein). Die Speicherung und der Versand der Rechnung als PDF-Dokument ist dann über „Vorschau exportieren und versenden“ möglich.
  • PACS Cloud-Kunden (Cloud Datenbank): die Datenspeicherung bis 3 GB (ca. 3.000 Dateien bei 1 MB/ Datei) ist mit der PACS Faktura-Lizenz abgedeckt (inkl. Backups). Ein darüber hinausgehendes Speichervolumen ist kostenpflichtig. Der Preis für zusätzliche 10 GB (bis 13 GB) beträgt 30€ / Monat.
• Die PACS API-Schnittstelle Ausgangsrechnungen zu DATEV ermöglicht die Übertragung von PACS Rechnungsdaten an DATEV Unternehmen Online.
• Folgende Daten werden übertragen:
  • In PACS existierende und für die Finanzbuchhaltung relevante Rechnungsinformationen, wie bspw. Kunden-Nr., Rechnungsbetrag netto/brutto, MwSt. (im XML-Format).
  • Das in PACS generierte (klassische) PDF-Rechnungsdokument inklusive eines ggf. zusätzlich hinzugefügten Dateianhangs wie bspw. ein unterschriebener Tätigkeitsnachweis (Formate: PDF, Bild, docx, xlsx; aber nicht das E-Mail-Format .msg).
    D.h. es wird beim Export kein E-Rechnungsformat übertragen (wie ZUGFeRD, XRechnung, Peppol BIS Billing) und kein QR Code-Bild.
• DATEV gibt als führendes System die erforderliche Datenstruktur vor. Die Schnittstelle wurde entsprechend von DATEV zertifiziert.
• DATEV Unternehmen Online fungiert dabei als digitale Plattform für Buchhaltung, Belegmanagement (inkl. der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen) und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• Durch die Digitalisierung dieser Prozesse reduzieren Sie den administrativen Aufwand deutlich und sparen spürbar Zeit.
• · Gleichzeitig profitieren Sie von einer hohen Datenqualität, fehlerarmen Abläufen und sicheren Prozessen. Die Buchungen können laufend und zeitnah erfolgen, was die Aktualität und Verlässlichkeit der Finanzdaten zusätzlich erhöht.
• Die PACS API-Schnittstelle Reisekosten zu DATEV ermöglicht die Übertragung von Reisekosten (inklusive Spesensätze) an DATEV Unternehmen Online.
• Folgende Daten werden übertragen:
  • Die von Beratern und Ingenieuren in PACS erfassten Reisekosten und ggf. zugeordnete Belege (PDF, Bild).
  • In PACS existierende und für die Finanzbuchhaltung buchungsrelevante Informationen wie bspw. Kostenart (Konto-Nr.), Kostenstelle (Projekt-Nr.), Ausgabe-/Rechnungsbetrag brutto/ netto, Vorsteuer (im XML-Format).
• DATEV bildet hierbei das führende System und gibt die entsprechende Datenstruktur vor. Die Schnittstelle wurde durch DATEV zertifiziert.
• · DATEV Unternehmen Online fungiert dabei als digitale Plattform für Buchhaltung, Belegmanagement (inkl. der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen) und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• PACS bietet die Möglichkeit für E-Rechnungen individuelle kundenspezifische Vorgaben und/oder den weit verbreiteten GS1-Standard abzubilden.
  • Der GS1 Standard bildet insbesondere die Anforderungen von international aufgestellten Handelsunternehmen ab.
  • Sie können nun auch die GLN (Global Location Number) der beteiligten Parteien (Lieferant, Rechnungsempfänger & Lieferadresse) übermitteln.
  • E-Rechnungen nach GS1-Standard bewegen sich innerhalb der gesetzlichen Vorgaben (EN 16931), es gibt jedoch zusätzliche Anwendungsvorgaben.
• Zur Abbilung dieser individuellen Vorgaben können in PACS abweichend zu den bisherigen Standard-Feldinhalten projektspezifische Inhalte festgelegt werden [Register „Rechnungen“ -> Unterregister „Rechnungsvorgaben“]. Es gibt dort die Möglichkeit, diese abweichenden Inhalte zu defnieren.
• Für Sie bleibt alles wie gehabt, Sie müssen die Inhalte nur ändern, wenn sie vom bisherigen Standard abweichen. Folgende vier Felder sind betroffen (der bisherige Standard ist voreingetragen):
  • Kunden-ID (Rechnungsadresse, Standard): Alternativ projektspezifischer Eintrag der GLN mit dem Präfix 8830: nach dem Schema „8830:<GLN>“.
  • Kunden-ID (Leistungsempfänger, Standard): Wenn der Leistungsempfänger abweicht vom Rechnungsempfänger, kann hier die GLN der Lieferadresse bzw. Leistungsempfänger-Adresse mit dem Präfix 8830: eingetragen werden, nach dem Schema „8830:<GLN>“.
  • Absender Lieferanten-ID (Standard): Alternativ projektspezifischer Eintrag der GLN mit dem Präfix 8830: nach dem Schema „8830:<GLN>“.
  • Absender Peppol-ID (Standard): Auswahl zwischen der eigenen Peppol-ID (Inhalt der Firmenadresse des definierten „PACS-Mandanten“ -> Feld: Peppol-ID) i.d.R. nach dem Schema „9930:<UStIdNr>“ oder alternativ der projektspezifische Eintrag der GLN mit dem Präfix 8830: nach dem Schema „8830:<GLN>“.
• Die Erweiterungen der Bearbeitungsrechte ermöglichen feiner abgestufte Zugriffsrechte für einzelne Benutzergruppen.
• · Für die Bereiche Rechnungen, Angebote, Provisionen, Lieferscheine, Lieferantenaufträge kann für einzelne Zugriffslevel bzw. Zugriffsrollen nun die Neuanlage & Bearbeitung von der reinen Anzeige unterschieden werden. Damit können bspw. BU-Leiter oder Projektleiter einzelne Rechnungen für ihre Projekte selektieren und ansehen, aber deren Inhalte nicht ändern. Die Anzeige des Rechnungs-/ Formulardesgins erfolgt über Direktreports.
• Zusätzliche Auswahlmöglichkeit "Belege Sonstige Leistungen hinzufügen" für die Erstellung einer Rechnungs-PDF (Klassische PDF und E-Rechnung). Bisher war diese Auswahl nur für Reisekosten-Belege und Rechnungs-Datei-Anhänge möglich.
• · Die Belegauswahl-Funktion wird beim Projekt unter Projektverwaltung -> Rechnungen -> Rechnungsvorgaben aktiviert.
• In der Web API REST‑Schnittstelle wurden die Rückgaben und Eingaben bei mehreren Endpunkten vereinheitlicht: ID‑Bezeichnungen sind jetzt durchgängig einheitlich, und doppelte/überflüssige Verknüpfungsangaben wurden entfernt, um die Datenstruktur konsistenter zu machen.
• Die verbleibende Onlinezeit wird über eine Minuten- bzw. Sekundenanzeige dargestellt. Im Anschluss wird man automatisch aus dem Web Client abgemeldet.
• Das Design und die Bedienung des Web Clients, v.a. die Menüleisten, wurden an den Rich Client angepasst.
• Die Navigation und die Menüstruktur wurden vereinfacht – bei gewohntem Funktionsumfang.
• Die beiden getrennten horizontalen Menüleisten oben wurden zu einer gemeinsamen blauen Menüleiste zusammengeführt:
  • Die Icons der wichtigsten Funktionen finden Sie auf der linken Seite.
  • Über das Icon „Weitere Funktionen“ (drei vertikale Punkte) können Sie zusätzliche Funktionen aufrufen.
  • Auf der rechten Seite finden Sie "Mein Account" mit persönlichen Funktionen, den Zugriff auf das PACS Handbuch, benutzerspezifischen Einstellungen sowie den Logout-Button.
• Währungsumstellung Bulgarien: Aufgrund der Euro-Einführung in Bulgarien zum 1. Januar 2026 wird der bulgarische Lew (BGN) künftig nicht mehr unterstützt; maßgeblich ist der festgelegte Umrechnungskurs von 1 EUR = 1,95583 BGN.
• IsarCode / Agents: Die Shortcuts $PROJEKT_ZEITEN$ und $PROJEKT_KOSTEN$ wurden um den Parameter operation_rate_category_list (Leistungsarchiv-Kategorien-Liste) erweitert.
• · Die bisher nur für "Leistungssätze Zeiten" verfügbaren "Leistungssatz-Kategorien" wurden nun auch für Kostensätze implementiert und in diesem Zusammenhang umbenannt in "Leistungsarchiv-Kategorien".
• · Damit können bspw. kundenindividuelle Preisvereinbarungen / KM-Sätze abgebildet werden (Einstellung in der Projektverwaltung | Register "Team / Leistung" | Unterregister "Reisekosten" und "Sonst. Leistungen").
• · Zusammenfassung ausgewählter Einzel-Positionen mit Dateien (Bildformate, PDF) in einer PDF-Datei (zum Download).
• · Einsatzmöglichkeiten/Nutzung: Mitarbeiter-Reisekostenabrechnung: Zusammenfassung aller digitalen Belege des Abrechnungszeitraums in einer PDF-Datei.
• · Die Anzeige oder Eingabe der Zeiten in Stunden kann nun im Feld „Anzahl Stunden“ (bisherige Variante) oder im Feld „Anzahl [hh:mm]“ (neue zusätzliche Variante) erfolgen. Die Umrechnung in die jeweils andere Variante erfolgt direkt sichtbar in der Bedienungsoberfäche.
• · Diese zusätzliche Feldanzeige „Anzahl [hh:mm]“ kann jeder Benutzter für sich selbst in den Benutzereinstellungen aktivieren (Menü Extras > Benutzereinstellungen > Zeiten + Kosten).
• Das neue Feld „Anzahl [hh:mm]“ steht im Rich Client & Web Client nur im Register Zeiten (nicht im Register Zeiten-KW) zur Verfügung.
• · Zusammenfassung ausgewählter Einzel-Positionen mit Dateien (Bildformate, PDF) in einer PDF-Datei (zum Download).
  Einsatzmöglichkeiten/Nutzung:
  • Mitarbeiter-Reisekostenabrechnung: Zusammenfassung aller digitalen Belege des Abrechnungszeitraums in einer PDF-Datei.
  • Kunden-Fakturierung: Zusammenfassung aller digitalen Belege der fakturierten Reisekosten in einer PDF-Datei.
• Zuordnung von Dateien (Bildformate, PDF) zu Angeboten (Modul Projektakquise) oder zu Rechnungen (Modul Projektfaktura)
  • PDF-Dokumente und Bilder können im Fenster Angebots-/ Rechnungsdetails per Drag&Drop oder über eine Dateiauswahl zugeordnet werden.
  • Jede Datei kann über einen Viewer angezeigt werden.
  • Alle Dateien eines Angebotes (Anschreiben, Angebotsdokument, Anlagen, AGBs) oder mehrere Dateien einer Rechnung (Rechnungsdokument, Leistungsnachweise) können in einem PDF zusammengefasst werden.
• Erweiterte Suche nach Einträgen mit oder ohne Dateianhang (bei Kontakten, Projekten, Angeboten, Rechnungen, Reisekosten, Sonst. Leistungen).
• Über die neue API-Schnittstelle werden in HRworks erfasste Reisekosten inkl. der Belegdateien nach PACS übernommen (für die Projektabrechnung an Kunden).
• HRworks ist das führende System:
  • Die Personalnummer des in HRworks angelegten Mitarbeiters wird beim Mitarbeiterkontakt in PACS eingetragen (der mögliche automatische Nummerneintrag beim PACS Mitarbeiter erfolgt anhand eines E-Mail-Adressenvergleichs).
  • Die existierenden HRworks Kostenträger werden mit den PACS Projekten verknüpft.
  • HRworks Reisekosten-Positionen werden einzeln übertragen: Tagesspesensätze, Kilometer und sonstige Belege (Kostenarten) mit ggf. zugeordneten digitalen Belegdateien.
  • Beträge/KM-Sätze: Als KM-Verkaufssätze an den Kunden werden die beim PACS Projekt hinterlegten KM-Verkaufssätze berücksichtigt.
  • Belegdateien werden nur bei Aktivierung des PACS Add-Ons Dokumenentverwaltung übertragen.
• · Der Übertrag kann manuell gestartet werden oder regelmäßig automatisch ausgeführt werden
  (separate Autotask-Einstellung notwendig).
• Zusätzlich zur firmenweiten Einstellung zur gesetzlichen Arbeitszeitprüfungen (Pausenzeit, 10 Std. Tag) kann die Prüfung nun auch je Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden (Kontaktverwaltung > Ressourcendaten).
• · Damit können Mitarbeiter, die nicht den gesetzlichen Vorgaben unterliegen, von der Prüfung ausgenommen werden (bspw. Führungspersonal oder Mitarbeiter im Ausland, die nicht den Regelungen unterliegen).
• Für die in PACS erstellten Rechnungen können QR-Codes generiert werden.
• Bei Rechnungen mit QR-Code können Überweisungen einfacher durchgeführt werden, da der QR-Code eingescannt und dann die im QR-Code enthaltenen Überweisungsdaten nur noch bestätigt werden müssen.
• · PACS unterstützt das standardisierte europäische Format (EPC), das österreiche (EPC-AT) und das schweizer Format (Swiss). Seit 30.09.2022 werden in der Schweiz ausschließlich Rechnungen mit QR-Code akzeptiert, sogenannte QR-Rechnungen.
• Zusätzlich zum Import von Wechselkursen der EZB und FED können nun auch Wechselkurse des Deutschen Zolls genutzt werden.
• · Der Umfang verfügbarer Währungen wurde damit um nicht notierten Währungen erweitert. Für „notierte Währungen“ werden Referenz-Wechselkurse von der EZB festgesetzt, für „nicht-notierte Währungen“ erfolgt die Ermittlung des Wechselkurses durch die Generalzolldirektion.
• Eingabe von Zeiten & Kosten: Der beim Projekt definierte Standard-Schritt (Haken) wird als erster Vorschlag eingetragen. (Dies erfolgt nicht Zeiten-KW.)
• Auswirkung auf Eingangsrechnungen in Kombination mit Sonst. Leistungen (mit Schritten):
  • Bei der Neuanlage einer Eingangsrechnung wird bei der automatisch generierten Sonst. Leistungsposition auch der Standard-Schritt voreingetragen.
  • Der Standard-Schritt Eintrag erfolgt auch bei nachträglicher Kostensatzauswahl (bei einer bereits erfassten Eingangsrechnung ohne Kostensatz).
• · Zur bisherigen betragsseitigen Erfassung der Reisekosten ist zusätzlich die Zuordnung eines abfotografierten Belegs zur erfassten Position möglich. Voraussetzung: Nutzung des PACS Add-Ons Dokumentenverwaltung.
• · Die Mobile App-Version steht in den App Stores seit Anfang Mai 2024 zur Verfügung.
• · Die Ablage der Reisekostenbelege erfolgt pro Projekt und Mitarbeiter (existierende PACS Strukturen). Damit können die Belege auch für die Projektabrechnung an den Kunden genutzt werden (siehe weiter oben „Zusammenfassung aller digitalen Belege des Abrechnungszeitraums in einer PDF-Datei“).
• PDF-Dokumente und Bilder können in der Kontaktverwaltung und Projektverwaltung (Basis-Modul) per Drag&Drop oder über eine Dateiauswahl zugeordnet werden.
  • Dateien können bspw. Verträge, Auftragsbestätigungen zu den Kontakten & Projekten sein, oder auch Angebote, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Lieferantenaufträge, (siehe dazu auch die zusätzlich geplanten Erweiterungen (Roadmap) mit „direkter Zuordnung von Dateien“ zu den Einzelpositionen der genannten Module).
• Alle Dateien werden im Viewer angezeigt. Dazu muss die jeweilige Zeile markiert sein.
• · Über die Erweiterte Suche kann nach Kontakten oder Projekten mit oder ohne Dateianhängen gesucht werden.
• · Alternativ zum bisherigen Eintrag der Verkaufszielvorgabe als Gesamtbetrag ist nun eine neue Eingabevariante „verkaufte Tage/Stunden * Verkaufssatz“ einstellbar (System-Einstellung > MA-Zielvorgaben > Allgemein).
• Jedem Projekt kann die Vertragsart „Diensteistungsvertrag“ oder „Werkvertrag“ zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist relevant für die stichtagsgenaue Ermittlung der Unfertigen Leistungen.
• Die Vertragsart kann aber auch relevant sein für das Vorgehen bei der Projektabrechnung. Daher wurde das Kriterium in die Erweiterte Suche bei Projekten und Ausgangsrechnungen mit aufgenommen.
• · Ebenso kann über die Erweitere Suche nach allen Rechnungen einer Rechnungsart (bspw. Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung) Projekt-übergreifend gesucht werden.
• Neue Funktion zur Sammelzuordnung von Zeiten bzw. Kosten zu einer Eingangsrechnung.
• · Markieren Sie im Bereich Zeiten & Kosten > Zeiten bzw. Sonst. Leistungen die Datensätze per Haken und wählen im Menü Auswahl > Datensätze umbuchen > „Eingangsrechnung“ aus.

• • Beim Projekt über die getroffenen Festlegungen zur E-Rechnung (Formatauswahl, integrierte Datei-Anhänge und Reisekosten- / Sonst. Leistungen-Belege)
  • Durch die Aktivierung „Rechnungen als herkömmliche (klassische) PDF archivieren“ (System-Konfiguration -> Projektfaktura -> Allgemein).
• Die Bereichsaufrufe in der seitlichen (meist linken) Hauptmenü-Führung wurden in einzelnen Funktionsbereichen neu sortiert und zusätzlich neue Aufrufe mit aufgenommen. Betroffene Aufrufe von einzelnen Funktionen im Hauptmenü:
  • Bereich Ressourcen:
    • NEU -> Aufruf „Benutzerrechte“ (bisher: Aufruf über ‚Einstellungen‘)
    • NEU -> Aufruf „Terminsperre“ (bisher: Aufruf über ‚grüne bzw. obere Menüleiste‘)
    • NEU -> Aufruf „MA Zielvorgaben“ (bisher: Aufruf über ‚Controlling & Berichte‘)
  • Bereich Projektverwaltung:
    • NEU: Aufruf „Projekplanung & Kapazitäten“ (bisher: Aufruf über ‚Controlling & Berichte‘)
    • NEU: Aufruf „Projektplan konsolidieren“ (bisher: Aufruf im Projektplan -> Menü Bearbeiten)
  • Bereich Rechnungen:
    • NEU: Aufruf „E-Rechnung visualisieren“ (bisher: Aufruf über ‚grüne bzw. obere Menüleiste‘)
• Die bisherige obere Menüleiste (grün) und die Icon-Leiste (blau) wurden zu einer gemeinsamen Icon-Menüleiste zusammengeführt. Funktionen der einzelnen Bereiche sind dadurch nicht mehr doppelt vorhanden. Es wurden keine existierenden Funktionen entfernt!
• Diese neue Icon-Menüleiste wurde in drei Themenblöcke unterteilt:
  • Die Hauptfunktionen jedes Themen-/Funktionsbereichs (z. B. Kontaktverwaltung, Projektverwaltung oder Zeitenerfassung) werden über Icons aufgerufen.
    
    Die Icons umfassen die wichtigsten Funktionen (wie bspw. Speichern) sowie weitere Funktionsbereichs-bezogenen Aktionen. Der Anzeigeumfang variiert somit je Bereich.
  • Weitere Funktionen der Themen-/Funktionsbereiche können über ein Auswahlmenü (drei vertikale Punkte) namentlich aufgerufen werden (statt über Icons).
  • „Mein Account“: Eigener Bereich für Benutzerspezifische Funktionen und Einstellungen inkl. Logout-Button.
    
    Dieser Block bleibt rechtsbündig immer sichtbar, unabhängig davon, in welchem Funktionsbereich man sich befindet.
    • NEU -> Aufruf „Extras“ (bisher: Aufruf über ‚grüne Menüleiste‘)
    • NEU -> Aufruf „Hilfe / Handbuch“ (bisher: Aufruf über ‚grüne Menüleiste -> ?‘)
    • NEU -> Aufruf „Benutzer“ als Zusammenfassung aller benutzerspezifischen Funktionen & Informationen (bisher: verteilt in unterschiedlichen Bereichen, bspw. Extras -> Benutzereinstellungen oder Aufruf des Arbeitszeit- und Urlaubskontos, Festlegung der Sprache und des Skins)
  • o Wichtig: Bereits existierende Level-Berechtigungen zum Aufruf von Funktionen bleiben bestehen, die neue Aufrufstruktur der Funktionen hat darauf keinen Einfluss.
• Auswahl zwischen drei Software-Skins: Jeder Benutzer kann sein bevorzugtes Design wählen über Menü à „Mein Account“ à Design & Farben à Skin à Auswahl …
  • … Corporate (bisheriges Layout, Farben blau/grün orange)
  • … Lime Leaf (neues Layout, primäre Farbtöne grün)
  • … Serenity [Standard-Skin] (neues Layout, primäre Farbtöne blau).
• Farblegende (Menü à „Mein Account“ à Design & Farben à Farben): Farben erweitert um Abwesenheiten (Abwesenheits-bezogene Projekttypen) und Verfügbarkeitsstatus (Freie Kapazitäten im Projektplan).
• Eine neue Benutzerführung mit Hinweismeldungen erleichtert die Bedienung. Wenn in einem Bereich keine Daten vorliegen, werden Hinweismeldungen mit den nächsten Schritten und den wichtigsten Funktionen angezeigt. In einigen Bereichen enthalten diese zusätzlich einen ergänzenden Tipp.
• In der Anmeldemaske von Rich Client und Web Client kann das Passwort nun angezeigt werden.
• Projektverwaltung & Kontaktverwaltung: über das Icon kann der Detailbereich komplett ein- und ausgeblendet werden (alternativ: ziehen des Splitters nach rechts, wie bisher).
• Von Mitarbeitern in HR WORKS erfasste Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) können nach PACS übertragen werden. HR WORKS ist das führende System.
  • Diese Abwesenheiten stehen damit in PACS für Berichte und für die Berechnungen der Freien Kapazitäten de einzelnen Berater/ Ingenieure zur Verfügung.
• Hinweis: Die von Mitarbeitern in HR WORKS erfassten Reisekosten (inkl. Reisekostenbelege) können bereits seit der Version 15.0.0 nach PACS übertragen werden.
• Exportformate xlsx / docx verfügbar für Berichte
• Rich Client Exportformate xlsx / docx verfügbar für Berichte, Formulare für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Lieferantenaufträge, PACS Exportassistent, Einzelbriefe/Serienbriefe (bisherige Alt-Formate xls / doc wurden ersetzt).
• Kontaktverwaltung: Benutzereinstellung zum Ein-/Ausblenden der Anzeige zum Erfassungzeitpunkt im Anzeigenamen-Überschriftslabel.
• Die Leistungsempfänger-Adresse wird unabhängig von Postanschrift-Schablonen nach einem fix definierten Schema zusammengesetzt (Basis: Formatvorgaben des Gesetzgebers bzw. der Normierungsstellen für E-Rechnungen).
• Die nach dem fixen Schema zusammengesetzte Leistungsempfänger-Adresse wird angezeigt im Fenster „Rechnungs-Detailansicht“ à Register DATEN à Feld "Leistungsempfänger":
  • Sowie auf dem Rechnungsformular im Feld "Leistungsempfänger" (hier aber nur, wenn Daten abweichen von der Rechnungsadresse).
  • Desweiteren werden diese Leistungsempfänger-Daten übermittelt in den E-Rechnungen-Strukturen bei den Angaben zum Käufer (die Rechnungsadresse ist bei E-Rechnungen irrelevant).
• In PACS kann zusätzlich in der System-Konfiguration unter Projektfaktura -> Allgemein festgelegt werden, ob beim Leistungsempfänger stets die Straßenanschrift (Standard / wie bisher) oder die Postfachanschrift (neu) verwendet werden soll (letzteres aber nur sofern Postfach-Angaben gepflegt wurden, andernfalls wird auch hier die Straßen-Anschrift verwendet).
• Freie Kapazitäten können jetzt auch ohne Projektauswahl angezeigt werden. Aktivieren Sie dazu in der Projektplan-Suche die gewünschten Mitarbeiter und klicken Sie auf Anzeigen. Wenn zusätzlich Projekte angezeigt werden sollen, müssen diese – wie bisher – in der Suche ausgewählt werden.
• Anzeige der Freien Kapazitäten mit farblicher Markierung hinsichtlich der Verfügbarkeit (Verfügbarkeitsstufen auf Grundlage der Standard-Soll-Arbeitszeit der Firma, Beispiel bei Vollzeitkraft mit 8 h-Tag):
  
  • Die Berechnung der Verfügbarkeitsstufen für die Planungsebenen KW, Monat, Jahr erfolgt analog.
• Die Bearbeitung der Plan-Werte wurde erweitert: Mehrere Zellen können nun auch zeilenübergreifend markiert und per STRG + X / STRG + C / STRG + V in einen anderen Zeitraum verschoben oder kopiert werden.
• Im Bereich Planung sind der aktuelle Tag, die aktuelle Kalenderwoche und der aktuelle Monat nun dauerhaft markiert (ähnlich wie die Markierung unter ZEITEN-KW).
• Die MSSQL 2016 Datenbank (Standard oder Express Edition) wird nicht mehr unterstützt.
• Zeiten & Reisekosten: In der Eingabemaske werden die zuletzt von Ihnen verwendeten Projekte (maximal fünf) ganz oben in der Auswahlliste angezeigt. Alle weiteren Projekte folgen darunter in alphabetischer Reihenfolge. So finden Sie Ihre Projekte schneller.
• Login-Maske: Sie können sich Ihr Passwort anzeigen lassen, indem Sie auf das Augen-Symbol tippen.
• Importmodul - Auswahlliste der Leistungssätze/Kostensätze: Inaktive Sätze werden nicht mehr angezeigt (Kriterium "MA buchbar" hinzugefügt).
• Direkter Upload von Dateien über IMAP & Microsoft 365 (bisher war der Upload nur über „Lokale Dateien“ möglich)
  • Einlesen von E-Rechnungen (Bereich Eingangsrechnungen -> Eingangsrechnungen importieren)
  • Visualisieren von E-Rechnungen (Menü Extras -> E-Rechnung visualisieren).
    Die Visualisierungsfunktion kann auch genutzt werden, um selbst erstellte E-Ausgangsrechnungen anzusehen.
• Anzeige von zusätzlichen Spalten in der Projektliste (bisher wurden die Werte nur je Projekt im Register „Überblick“ der Projektverwaltung angezeigt):
  • Spalte: Summe Erbrachte Leistungen (Zeiten + Kosten)
  • Spalte: Projektvolumen Noch verfügbar (vor Rabatt)
  • Anzeige der Spalten in der Projektliste
  • Die Werte stehen damit auch für den Export in MS Excel zur Verfügung (Menü Allgemein -> Tabelle exportieren).
• XML-Import von Schritten (Projektverwaltung -> Strukturen -> Schritte): Upload von Dateien ist zusätzlich über IMAP & Microsoft 365 möglich (bisher war der Upload nur über „Lokale Dateien“ möglich).
• Bei Neuplanung können in einem Arbeitsvorgang innerhalb eines Projektes mehrere Mitarbeiter auf mehrere Schritte parallel zugeordnet werden. (Die neuen Zeilen werden sofort angelegt.)
• XML-Import von Schritten: Zusätzliche Dateiauswahloptionen IMAP & Microsoft 365 (bisher war dies nur über die Auswahl „Lokale Datei“ möglich)
• Starke Verbesserung der Performance zur Anzeige von umfangreichen Planungen (Auswahl von Projekten + Schritten, Auswahl von Mitarbeitern, Zeitraumdefinition).
• Projektplan-Fenster - Zeilenvorbelegung mit Buchungen:
  • Aktivieren Sie die Option „Zeilenvorbelegung mit Buchungen“, um zu steuern, wie viele Zeilen im Projektplan angezeigt werden.
  • Ein Info-Button erklärt, welche Auswirkungen die Wahl zwischen „Plan“ und „Plan + Ist“ hat.
  • Die Einstellung bleibt pro Benutzer gespeichert, bis sie wieder deaktiviert wird.
• Projektplan-Fenster - Separate Aufrufe für Planungsanzeige & Kapazitätsberechnung: Die Inhalte „Anzeige von Planungen“ und „Berechnung freie Kapazitäten“ lassen sich jetzt separat aufrufen. Bisher war der getrennte Aufruf nur beim ersten Öffnen des Projektplans möglich.
• Suchmaske Schritt-Auswahl (mittlerer Block) - Ausblenden ohne Planwerte: Bei der Anzeige-Option „Alle Schritte für selektierte Projekte & MA mit Planwerten“ werden jetzt alle Schritt-Hierarchien ausgeblendet, sofern keine Plan-Zeiten oder Plan-Kosten vorliegen. Zuvor wurde nur die Hierarchie ausgeblendet, auf der Plan-Werte direkt zugeordnet waren.
• Einlesen von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format (andere Formate der E-Rechnung „Peppol BIS Billing“ und „XRechnung“ auch möglich).
• Die Visualisierung der Eingangsrechnung ist auch für das ZUGFeRD-Format möglich (unabhängig von der Projektzuordnung unter Extras > E-Rechnung visualisieren).
• In das in die E-Rechnung integrierbare PDF können nun auch die bei den abgerechneten Reisekosten hinterlegten Belegdateien optional integriert werden.
• Zudem ist es möglich, direkt bei der Rechnung abgelegte Dateien (bspw. von Ihrem Kunden signierte Tätigkeitsnachweise) in dieses PDF zu integrieren.
• Darstellung des Arbeitszeitkontos und Urlaubskontos des Benutzers in der App.
• Sie können mit MS Excel auf die Daten Ihrer PACS Datenbank zugreifen, um eigene Excel-Auswertungen zu erstellen. Dies kann durch Nutzung der PACS Web API Reporting erfolgen (oder auch durch einen direkten Zugriff auf den MS SQL Server - nur bei Installation in eigener Infrastruktur).
• Standorte: Bei Standorten gibt es die Flags "Aktiv" und "Standard". Diese können unter System-Konfiguration | Zeiten + Kosten | Verpflegungsmehraufwand | Standort definiert werden.
• In der Kontaktverwaltung im Register Ressourcen wird als Spesensatz der als „Standard“ definierte Standort ausgewählt. Zudem enthält die Liste nur noch „aktive“ Standorte.
• Es können Sammel-Zahlungserfassungen im Bereich Ausgangsrechnungen durchgeführt werden. Dazu werden verschiedene Rechnungen markiert und über „Auswahl“ > „Zahlung erfassen zum Datum“ die Zahlung für ein Datum erfasst.
• Festlegung von Lese- und Schreibrechten für die verschiedenen PACS Bereiche (Mitarbeiter, Projekte, Zeiten & Kosten, Reporting und Autotask) der Web API REST-Schnittstelle.
• Pro Mandant kann eine Fibu-E-Mail-Adresse hinterlegt werden, über die die Ausgangsrechnungen direkt an das E-Mail-Postfach der Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV oder Agenda) gesendet werden. Bei Nutzung der Funktion „Per E-Mail versenden“ wird dann immer eine Kopie der Mail (als BCC) an Ihr Fibu-Postfach gesendet, so dass die Rechnung automatisch in Ihre Buchhaltung übernommen wird.
• Über unser Visualisierungstool unter "Extras → E-Rechnung visualisieren" können Sie die Inhalte einer E-Rechnung (XML-Datei) in einer benutzerfreundlichen Oberfläche darstellen.
• Dieses Tool ist für alle PACS Kunden verfügbar und nicht an eine Lizenz gebunden. Zu den unterstützten Formaten gehören "XRechnung (UBL)" und "Peppol BIS Billing".
• Einlesen von Eingangsrechnungen, die als E-Rechnung vorliegen (Formate Peppol BIS Billing und XRechnung).
• Die Visualisierung der Eingangsrechnung ist unabhängig von der Projektzuordnung möglich unter Extras > E-Rechnung visualisieren.
• Das eigene Arbeitszeit- und Urlaubskonto sind nun auch direkt aus der grünen Menüleiste oder unter Extras > „Arbeitszeitkonto & Urlaubskonto“ abrufbar.
• Das Arbeitszeitkonto wird bis zum gewählten Stichtag angezeigt, das Urlaubskonto für das ausgewählte Jahr.
• Das Zusammenführen der Dokumente in einer PDF unterstützt nun auch folgende Formate: .docx, .doc, .xlsx, .xls zu den bisherigen Formaten.
• Der Zugriff auf Daten & Informationen durch die Web API REST-Schnittstelle wurde um neue Endpoints erweitert.
• Folgende Funktionen sind nun möglich: Abfrage von Projekten, Reisekosten, Schritten, Sonst. Leistung, AktCode, Tätigkeitskategorie 1 und 2, Mitarbeiter; sowie Einfügen von Zeiten und Abwesenheiten, uvm.
• Ausgangsrechnungen & Angebote: Die Anzahl offener ToDos werden im Hauptmenü angezeigt. Diese Anzahl ergibt sich aus folgenden Filterkriterien:
  • Alle Ausgangsrechnungen mit Status "Zu fakturieren" und "Zu mahnen (Stufe 1-4)".
  • Alle Angebote mit einem Status der Statusgruppe "Geplant", "Erstellt" und Angebotsdatum / Gültigkeitsdatum <= aktuelles Datum.
  • Die Anzeige kann jeder Benutzer für sich unter über die Benutzereinstellung unter Extras > Benutzereinstellung > „Anzahl noch offener Einträge anzeigen“ bei „Projekte“ aktivieren/deaktivieren.
• iCalendar-Export: Es können Zeiten und Abwesenheiten (Plan + Ist) von allen Benutzern (nicht nur des angemeldeten Benutzers) exportiert bzw. heruntergeladen werden. Die Exportdateien können bspw. direkt für den Eintrag in einen Firmenkalender genutzt werden.
• Projektverwaltung -> Auftrag -> Vertragsart: zusätzlich zum Dienstvertrag und Werkvertrag wurde die „Arbeitnehmerüberlassung“ zusätzlich mit aufgenommen.
• Kontaktverwaltung | Gruppen: Die Gruppen können nun über Drag & Drop einfach mit den dazugehörigen Kontakten verschoben werden. Für Projektverwaltung | Gruppen wird es noch umgesetzt.
• Kontaktverwaltung: Optimierung der Dublettensuche (Inhalte, Performance). Aufruf über Kontaktverwaltung > Erweiterte Suche > Register Dublettensuche.
• Die Bezeichnungen je Zugriffslevel bzw. Zugriffsrolle können individuell vergeben werden (unter System-Konfiguration > Zugriffsverwaltung > Zugriffslevel).
• Zusammenführung der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters mit den zugeordneten Dateien bzw. Belegen zu einem Gesamt-PDF (Aufruf über Direktreport „Reisekostenabrechnung Mitarbeiter“, Button Download, Auswahl Exportformat „PDF inkl. Dateianhänge“).
• Übertrag von PACS Kontakten nach Microsoft 365 Kontakte (der Rückübertrag von MS nach PACS Kontakte ist nicht möglich). Der Aufruf erfolgt über die Kontaktverwaltung im PACS Rich Client.
• PACS nutzt MS Graph als Gateway zu Daten und Informationen in Microsoft 365. Der Ablauf orientiert sich an den Vorgaben der Microsoft API.
• Die PACS Kontakte können über Microsoft 365 mit der Microsoft Mobile App des Benutzers synchronisiert werden. Damit stehen PACS Kontakte auch in der Microsoft Mobile App zur Verfügung.
• Der Umfang der exportierbarem Kontakte je PACS Benutzer wird vom PACS Key User vorgegeben bzw. definiert. Je Benutzer können unterschiedliche Kontaktlisten bereitgestellt & exportiert werden.
• Die PACS Filterkriterien „Kontakttyp“ und „Zuordnung eines Kontaktes zu einem Key Account Manager (KAM)“ legen den Umfang der Kontaktlisten fest (bspw. „Alle Mitarbeiter-Kontaktdaten“ oder „Alle Kontakt-Vertriebsdaten des Key Accounts“).
• Bereiche ZEITEN-KW und ABWESENHEITEN: Der aktuelle Tag wird hervorgehoben.
• Modul Faktura: Im Fenster Rechnungsdetails wurde ein zusätzliches Register MAHNWESEN mit aufgenommen. Für jede Rechnung wird dort die Nutzung der einzelnen Mahnstufen 1-4 als Historie dargestellt. Zusätzlich kann hier eine noch offene Mahnungen direkt aktiviert bzw. ausgeführt werden.
• Zusammenführung der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters mit den zugeordneten Dateien bzw. Belegen zu einem Gesamt-PDF (Aufruf über Direktreport „Reisekostenabrechnung Mitarbeiter“, [Rich Client], Button Download, Auswahl Exportformat „PDF inkl. Dateianhänge“).
• Diese Zusammenführung (zu einem Gesamt-PDF) aus dem Reportinhalt mit den geordneten & ausgewählten Dateien ist auch bei den Direktreports für Sonst. Leistungen, Projekte, Kontakte, Angebote, Eingangsrechnungen, Lieferantenaufträge und Ausgangsrechnungen möglich.
• Erweiterung der Zuordnung der Dateiformate Word (.doc, .docx) & Excel (.xls, .xlsx) zu den einzelnen PACS Positionen (Kontakte, Angebote zu Projekten, Reisekosten/Sonst. Leistungen, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Lieferantenaufträge).
• Zuordnung von E-Mails inklusive der Anlagen zu den einzelnen PACS Positionen (Kontakte, Angebote zu Projekten, Einzel-Ausgangsrechnungen, Reisekosten/Sonst. Leistungen, Eingangsrechnungen und Lieferantenaufträge). Die archivierten E-Mails bzw. Dateien können als Vorschau in PACS angezeigt werden (unabhängig vom Dateiformat).
• Dazu wurden die E-Mail-Formate/Dateitypen .EML und .MSG zusätzlich mit aufgenommen. Bisher waren PDF-Dokumente (.PDF) und Grafik-Dateien (.JPG, .PNG etc.) möglich.
• Wiedervorlage zu den Kontakten: Im Hauptmenü werden beim Menüpunkt „WV Kontakte“ die Anzahl der offenen Wiedervorlagen des angemeldeten Benutzers bis zum eingetragenen Stichtag angezeigt (beim ersten Aufruf bis zum aktuellen Datum).
• Der Aufruf der Positionsvorlagen für Angebote und Rechnungen kann nun auch direkt aus den Registern Angebotsliste bzw. Rechnungsliste oder in der Hauptnavigation unter Projektakquise -> Angebote bzw. Rechnungen -> Ausgangsrechnungen erfolgen (bisher konnten die Vorlagen nur bei Anlage eines neuen Angebotes oder einer neuen Rechnung gepflegt werden).
• Weitere Optimierungen der Online Schnittstellen (HRworks, Personio, Reporting).
• Im neuen Projektregister Lieferscheine können Lieferscheine erstellt und verwaltet werden (unabhängig von der Erstellung einer Rechnung).
• Neben den frei definierbaren Lieferschein-Positionen werden das Lieferscheindatum, die Lieferschein-Nr. und der Leistungszeitraum als Grundlage für das Lieferschein-Formularanzeige definiert.
• Im PACS Hauptmenü wird bei den Menüpunkten „Meine Nachrichten“ und „Meine Aufgaben“ die Anzahl der jeweils offenen Nachrichten/Aufgaben angezeigt. Beispiel: Meine Nachrichten (4), Meine Aufgaben (3).
• Der Bereich "Nachrichten & Aufgaben" kann im Menü parallel zu anderen Bereichen geöffnet
  bleiben.
• Oberhalb der Berichtsliste (unter REPORTS) gibt es nun ein Suchpanel, über welches man die verfügbaren Berichte nach Reportnamen und Report-Beschreibungstext filtern kann.
• Im Rich Client im Bereich Sonst. Leistungen können ein oder mehrere Dateianhänge zu einzelnen Positionen hinzugefügt werden.
  • Bspw. Fremdleistungsrechnungen oder sonstige Dritt-Belege. Die Zuordnung kann per Drag&Drop oder über eine Dateiauswahl erfolgen.
• Dateianhänge können Bilddateien oder PDFs sein.
• Über die Erweiterte Suche kann im Bereich nach Positionen mit oder ohne Dateianhang gesucht werden.
• In der Standardeinstellung darf die Größe jeder Einzeldatei 1 MB nicht übersteigen.
• Diese Dateigrößen-Begrenzung können Sie für Ihr Unternehmen selbst festlegen (max. auf 10 MB).
• Der Zugriff auf Daten & Informationen durch die Web API Zeiten & Kosten wurde um neue Endpoints erweitert: Abfrage Einzelmitarbeiter, Abfrage Einzelprojekt, Parameterisierte Mitarbeiterliste, Parameterisierte Projektliste.
• Möglichkeit zur Suche nach Firmenadressen-Feldern in Kombination mit Kontakt-Gruppenqualifizierungen. Bei den Suchvarianten wie bspw. "Adresse + Postfach" und "Alle Felder" werden auch die Firmenadressen-Felder durchsucht. Dasselbe gilt für "Region / Land" in der erweiterten Suche.
• Die in der Ergebnisliste angezeigte Firmenadressen werden mit den Kontaktdaten exportiert (Tabellenexportfunktion) und können damit als Datenquelle für Serien-E-Mails oder Serien-Briefe genutzt werden.
• Kontaktverwaltung: Neue Spalten, wie Firmenadresse Straße, Adresszusatz, PLZ und Ort können ein- oder ausgeblendet werden.
• Die Nutzung der Zeichencodierung UTF-8 oder ANSI für den Export per iCalendar (WV-Termine) oder vCard (Kontaktdaten) kann sich jeder User in der Benutzereinstellung bei Bedarf selbst festlegen.
• E-Mailversand per Doppelklick (auch für Nutzer der PACS Cloud-Dienste).
• Anzeige der bereits im Web Client oder Rich Client erfassten Belege zu Reisekosten-Positionen.
  • o Wichtig: Die Erfassung der Belege in der App nicht noch nicht möglich (erst ab 15.5.0).
• Anzeige der nicht-buchbaren Projektschritte als "nicht buchbar"
• Seit 1. Februar 2024 gibt es eine neue Version 3 der XRechnung (Major Release, welches neue Pflichtfelder eingeführt hat). Die XRechnung-Empfängerportale akzeptieren nur noch XRechnungen in dieser neuen Version 3.
• Mit PACS können Sie diese XRechnung 3.0.1 erstellen und verschicken.
• Die E-Mail-Nachricht beinhaltet die Empfängeradresse, einen Betreff- und E-Mail-Text sowie den PDF Anhang (Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung oder Lieferauftrag).
• Zum Versand müssen Sie im jeweiligen Bereich in der Formularansicht neben der PDF-Format-auswahl den Haken bei "Per E-Mail versenden" setzen und auf Download klicken. Die E-Mail-Nachricht wird automatisch erstellt. Sie können weiterhin auch Ihre eigene Signatur wählen/nutzen.
• Der E-Mail Rechnungsversand ist bei Einzelrechnungen und auch beim Rechnungsseriendruck (ab Version 14.3.0) möglich (für jede Einzelrechnung wird dabei eine eigene E-Mail-Nachricht erstellt).
• Zudem steht die E-Mail-Versandfunktion auch bei Gutschriften und Mahnungen zur Verfügung.
• Für Urlaubsanträge oder allgemein für Projektzeiten-Freigaben und unter Meine Aufgaben bzw. Meine Nachrichten können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten direkt über Ihren Standard-E-Mail-Client verschicken.
  • Es öffnet sich automatisch das E-Mail-Programm, wie bspw. Outlook, mit dem Entwurf der E-Mail und dem ensprechenden E-Mail-Empfänger-Adresse (wenn diese beim Empfänger hinterlegt ist).
• Der Versand über den Standard-E-Mail-Client kann als Alternative zum bisherhigen SMTP-Versand genutzt werden.
• Zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit v.a. in der Projektverwaltung können Sie in den Benutzereinstellungen unter „Allgemein“ wählen, ob die Register-Anzeige einzeilig oder mehrzeilig erfolgen soll. So können auf kleineren Monitoren mehr Daten angezeigt werden.
• Im Web Client im Bereich Reisekosten können ein oder mehrere Dateianhänge zu einzelnen Reisekosten-Positionen hinzugefügt werden. Die Zuordnung kann per Drag&Drop oder über eine Dateiauswahl erfolgen.
• Dateianhänge können Bilddateien oder PDFs sein.
• Im Rich Client im Bereich Reisekosten kann nach Reisekosten mit oder ohne Dateianhängen über die Erweiterte Suche gesucht werden.

18.0.0

DATEV Export
Ausgangsrechnungen

(API Schnittstelle)

18.0.0

DATEV Export
Reisekosten

(API Schnittstelle)

18.0.0

E-Rechnung
Erweiterungen zur Abbildung individueller Vorgaben und GS1-Standard

18.0.0

Bearbeitungsrechte

Weitere Abstufungen für Rechnungen, Angebote

Provisionen, Lieferscheine,
Lieferantenaufträge

18.0.0

Ausgangsrechnung PDF

Erweiterung um Belege Sonst. Leistungen

18.0.0

Web API REST-Schnittstelle

18.0.0

Web Client
Anzeige Logout-Zeit

18.0.0

Neues Design im

Web Client

Wichtig: Bereits existierende Level-Berechtigungen zum Aufruf von Funktionen bleiben bestehen, die neue Aufrufstruktur der Funktionen hat darauf keinen Einfluss.

17.8.1

Personio Schnittstelle

Die Schnittstelle zu Personio wurde auf die Personio API v2 umgestellt. Hintergrund ist die Überarbeitung des Personio-Datenmodells für Drittanbieter sowie die schrittweise Ablösung der bisherigen API v1. Durch die Anpassung ist die langfristige Kompatibilität der PACS-Schnittstelle gewährleistet.

17.8.0

Diverses

17.8.0

2025

Änderungen der Aufrufbereiche und des
Designs (UX/UI Aktualisierung der PACS Software)

Für die Bedienungsoberflächen Rich Client und Web Client wurde das Design und die Bedienungsführung modernisiert. Überblick zu den Änderungen:

17.7.0

/

17.6.0

HR WORKS Schnittstelle für Abwesenheiten
[Modul neu]

17.7.0

Web Client
Zeiten & Kosten

17.7.0

Divers

Rich Client

17.6.0

E-Rechnungen
(Erweiterung):

Zusammensetzung der Leistungsempfänger-

Adresse

17.5.0

Projektplan

(Erweiterungen)

17.5.0

MS SQL Server

17.5.0

Mobile App

Mobile Version 2.3.0

Importmodul
Zeiten & Kosten

17.4.0

Eingangsrechnungen
(Upload der Dateien
via IMAP & Microsoft 365)

17.4.0

Projektverwaltung

• • § Standard aktiviert (nach Update/Implementierung): Summen Honorar + NK als Betrag (Zeiten+Kosten) und Stunden-/Tageswerte (Zeiten)
  • § Weitere Einzelspalten aktivierbar unter System-Konfiguration -> Projektverwaltung -> Spaltenanzeige -> Projekte

17.4.0

Projektplan

17.4.0

Projektplan

17.3.0

Einlesen der E-Rechnung (i.V.m. Modul Eingangsrechnungen): ZUGFeRD

17.1.0

E-Rechnungen
(Erweiterung)

Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können direkt in PACS erstellt werden (alternativ zu den bereits existierenden Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing).

17.0.0

Dokumentenverwaltung: Upload von Dateien via E-Mail (Rich Client)

• Dateianhänge aus dem eigenen E-Mail-Postfach (IMAP und/oder MS 365) können direkt in PACS übernommen werden (im Rich Client in Verbindung mit dem PACS Add-On Dokumentenverwaltung).
• Damit lassen sich z. B. Belegdateien vom Smartphone einfach per E-Mail an die eigene Adresse senden und anschließend direkt aus der E-Mail heraus der PACS Position zuordnen (bspw. der Hotelrechnungsposition).
• Diese Funktion steht im Rich Client überall dort zur Verfügung, wo Dateien einzelnen Positionen zugeordnet werden können (Kontakte, Projekte, Angebote, Reisekosten und Sonst. Leistungen, Lieferscheine, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Lieferantenaufträge).
• Unabhängig vom Add-On Dokumentenverwaltung ist dies auch möglich bei der Auswahl des Kontaktfotos, des Reportlogos und der Importdateien.
• In elektronischen Rechnungen müssen Angaben zur USt.-Kategorie vorgenommen werden. Diese orientieren sich am Standard UNTDID 5305 gemäß Vorgabe der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Alle vorgegebenen USt.-Kategorien sind in PACS nun gesondert auswählbar.
• Für Rechnungen im Inland mit dem normalen USt.-Satz (derzeit 19% in DE) ist einfach die USt.-Kategorie „Standard rate“ auszuwählen.
• Bei Rechnungen mit USt.-Satz 0% ist jedoch eine USt.-Kategorie mit dem zutreffenden USt.-Befreiungsgrund (VATEX Code) anzugeben.
• Die USt.-Kategorie kann in PACS bei jedem Projekt im Register „Rechnungen“ unter „Rechnungsvorgaben“ hinterlegt werden. Die zur Verfügung stehende Auswahl wird in der System-Konfiguration | Projektfaktura | USt.-Kategorien gepflegt.
• VATEX steht für VAT Exemption. VATEX Code und VATEX Text geben Auskunft über den jeweiligen USt-Befreiungsgrund (wenn die Rechnung mit USt.-Satz 0% definiert ist). Die betroffene Vorgabe kann bereits bei den (Projekt-)Rechnungsvorgaben oder bei Bedarf auch bei Rechnungserstellung in der Rechnungsdetailansicht im Register „Daten“ definiert/geändert werden.

17.0.0

E-Rechnungen
(Erweiterungen):
Umsatzsteuerkategorie und Umstatzsteuerbefreiung (VATEX)

Wenn Sie Rückfragen haben, welche USt.-Kategorie und welcher VATEX Code / VATEX Text in Ihrem konkreten Anwendungsfall anzugeben ist, kontaktieren Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater.

17.0.0

Zeiten-KW (K/G/P)
je Mitarbeiter
einblendbar

Die Anzeige und damit die Erfassung von Anwesenheitszeiten (Kommen/Gehen/Pause) kann/muss individuell je Mitarbeiter aktiviert werden (Kontaktverwaltung | Ressourcendaten | Check-in/Check-out erfassen).

17.0.0

E-Mail-Versand via Microsoft 365

(MS Graph API)

Anträge auf Freigabe von Urlaub sowie andere freigabepflichtige Zeiten/Kosten und Nachrichten im Bereich „Nachrichten & Aufgaben“ können über Microsoft 365 (via MS Graph API) versendet werden – als Alternative zum nur noch von Microsoft365 eingeschränkt unterstützten SMTP-Versand.

16.9.0

Autotask in der
PACS Cloud

Einzelne Aufgaben bzw. Funktionen können in der PACS Cloud regelmäßig und automatisch ausgeführt werden. Dies betrifft bspw. den automatischen Wechselkursimport oder die Synchronisation mit API-Schnittstellen.

16.8.0

Kontaktverwaltung | Ressourcendaten: Mitarbeiter-bezogene Eingabeprüfungen

Mitarbeiterbezogene Eingabeprüfungen können direkt beim Mitarbeiter im Register RESSOURCENDATEN je Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden (analog zur Aktivierungsmöglichkeit projektbezogener Eingabeprüfungen in der Projektverwaltung).

16.8.0

Formular-Export: Definition von Vorlagen für Dateinamen und E-Mails (Betreff + Text)

Die Standard-E-Mailtexte für den Versand von Rechnungen/Angeboten/Mahnungen usw. können über Shortcuts mit zusätzlichen Informationen zur Rechnung bzw. zum abgerechneten Projekt befüllt werden (Einstellungen -> System-Konfiguration -> Schnittstellen und Integration -> Formular-Export -> Spalten, deren Name mit „EML-Export“ beginnt).

16.8.0

Projektfaktura: E-Rechnungen i.V.m. Dokumentenverwaltung

16.8.0

Projektfaktura: E-Rechnungen

Wenn der Auftraggeber über keine Leitweg-ID verfügt, wird bei der Generierung einer XRechnung automatisch „NA“ (= not available) als Leitweg-ID angegeben. So wird verhindert, dass die XRechnung bei der Validierung einen Fehler erzeugt. Hintergrund: Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld, aber nur öffentliche Auftraggeber verfügen über eine Leitweg-ID.

16.7.1

PACS Cloud: Rich Client Accounts aktivieren

Sie können in der PACS Cloud als Kundenadmin zusätzlich benötigte Rich Client Accounts selbst anlegen bzw. bestehende Rich Client Accounts auf neue Benutzer übertragen (bislang mussten Sie hierfür den PACS Support kontaktieren).

16.7.0

2024

Mobile App

16.7.0

WEB API Reporting: Excel

16.7.0

Kontaktverwaltung | Ressourcen

16.7.0

Projektfaktura: Zahlungserfassung für mehrere Rechnungen gleichzeitig

16.7.0

Web API REST-Schnittstelle

16.6.0

Projektfaktura

16.5.0

Visualisierung der E-Rechnung

16.4.0

Einlesen der E-Rechnung (i.V.m. Modul Eingangsrechnungen)

16.4.0

Arbeitszeit- und Urlaubskonto

16.4.0

Dokumentenverwaltung
Weitere Formate

16.4.0

Web API REST-Schnittstelle

16.4.0

Diverses

16.4.0

Diverses

16.3.0

Funktionale Erweiterungen zur Dokumentenverwaltung (Add-On)

Im Web Client Reisekosten

16.3.0

Schnittstelle Microsoft 365 Kontakte
(MS Graph API)
[Modul neu]

16.2.0

Diverses

16.2.0

Funktionale Erweiterungen zur Dokumentenverwaltung (Add-On)

16.2.0

Funktionale Erweiterungen zur Dokumentenverwaltung (Add-On)

16.1.0

Diverses

16.0.0

Lieferscheine

16.0.0

Funktionen zur Dokumentenverwaltung für weitere Bereiche
umgesetzt
im Rich Client [Add-On]

• Die Funktionen zur Dokumentenverwaltung stehen nun auch für die Bereiche Eingangsrechnungen und Lieferantenaufträge zur Verfügung.
• Es können ein oder mehrere Dateianhänge zu einzelnen Positionen hinzugefügt werden. Die sonstigen Funktionen entsprechen denen der bereits existierenden Bereiche.
• Erwartete (“geplante“) Eingangsrechnungen können erfasst werden (inkl. Projekt- und Kostenart-Zuordnung). Der zu erwartende Zahlbetrag wird damit auch in der Cashflow-Übersicht berücksichtigt).
• Die Angabe einer Rechnungsnummer ist bei geplanten Eingangsrechnungen nicht verpflichtend (die Pflicht zur Eingabe gilt erst für tatsächlich erhaltene Rechnungen).
• Die bei Rechnungsanlage automatisch generierte Sonst. Leistungsposition wird erst erzeugt, wenn die Rechnung nicht mehr den Status „Geplant“ hat, sondern einen endgültigen Status erhält (Eingegangen, Inhaltlich geprüft, Zur Zahlung freigegeben, Bezahlt).

15.3.0

Eingangsrechnung:

Erweiterung um
Status “Geplant”

15.2.0

Leistungsarchiv-

Kategorien

15.2.0

Funktionale
Erweiterungen der
Dokumentenverwaltung [Add-On] im Web Client

15.1.0

Zusätzliche Anzeige/ Eingabemöglichkeit

von Arbeitszeiten im Uhrzeitformat (hh:mm)

15.0.0

Funktionale
Erweiterungen der
Dokumentenverwaltung [Add-On] im Rich Client

15.0.0

Schnittstelle
HR WORKS Reisekosten inkl. Belegdateien
[Modul neu]

15.0.0

Mitarbeiter-spezifische Aktivierung der gesetzlichen Arbeitszeitprüfung

15.0.0

Ausgangsrechnung mit QR-Code erstellen
(Formate EPC, EPC (Österreich), Swiss)

15.0.0

Funktionale
Erweiterungen
Wechselkurs-Import [Add-On]

15.0.0

Projektschritte:
zusätzlich: Standard-Schritt Definition

15.0.0

Mobile App:
Zuordnung abfotografierter Belege zu Reisekosten

15.0.0

Zuordnung von Dateien zu Projekten & Kontakten [Erweiterung Add-On
Dokumentenverwaltung]

15.0.0

Zielvorgaben Verkauf

15.0.0

Vertragsart und
Rechnungsart

15.0.0

Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen)

14.5.0

Meine Nachrichten & Aufgaben (Web Client)

14.5.0

Web Client: Report-Suchfunktion

14.5.0

Rich Client: Zuordnung von Dateien zu Sonst. Leistungen-Positionen

[neu Add-On
Dokumentenverwaltung]

14.4.0

Dateigröße zugeordneter Dokumente/Dateien
[neu Add-On
Dokumentenverwaltung]

14.4.0

Web API Zeiten &
Kosten

14.4.0

Kontaktverwaltung
Divers

14.4.0

Mobile App

(Bereitgestellt in den Stores in KW8 2024)

14.4.0

Neues XRechnungs- Format 3.0.1

14.2.0

Direkt aus PACS eine
E-Mail-Nachricht
erstellen zum Versand von:

• Rechnung
• Korrektur-Rechnung
• Mahnung
• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Lieferantenauftrag

14.2.0

E-Mail-Versand mit Ihrem Standard E-Mail Programm
(als Alternativen zum Versand über SMTP)

14.2.0

Benutzereinstellung zu Registeranordnung

14.2.0

Web Client: Zuordnung von Belegen zu Reisekosten-Positionen

[Add-On
Dokumentenverwaltung]

14.2.0

Rich Client: Suche nach Reisekosten mit/ohne Dateien

14.1.0