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Lieferscheine in PACS: Bedienung, Lieferschein‑Details und Positionen

Lieferschein anlegen, Details pflegen, Positionen übernehmen, Formular‑Vorschau nutzen und Lieferschein abschließen – inklusive Versand/Export und Nutzung bei der Rechnungsstellung.

Bei Klick auf Neu wird im Register LIEFERSCHEINE eine Lieferscheinzeile angelegt. Im Register werden alle zum Projekt erstellten Lieferscheine aufgelistet.

Bei Klick auf das Icon Details in einer Lieferschein-Zeile öffnet sich das Fenster „Lieferschein-Details“.

Fenster „Lieferschein-Details“ | Register DATEN

Hier im Register können Sie die Stammdaten für den Lieferschein definieren.

1.Block links

Feld Lieferschein-Nr.:
  • Bei Neuanlage eines Lieferscheins wird Ihnen eine Vorschlags-Nr. (mit #) angezeigt.
  • Bei Klick auf den Button Nr. generieren wird die endgültige Lieferschein-Nr. generiert, der Lieferschein-Status-Eintrag ändert sich dadurch aber nicht (siehe dazu auch die Erläuterungen zu „Lieferschein abschließen“ weiter unten).
  • Die Struktur dieser Lieferschein-Nr. wird zentral und projektübergreifend unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE je Mandant festgelegt.
Feld Bezeichnung (Freitextfeld):

1. Block rechts:

  • Feld Lieferschein-Datum: Tragen Sie das Datum ein.
  • Feld Leistungszeitraum: Tragen Sie das Startdatum und Enddatum ein.

2. Block links

  • Feld Projektanzeige: Das Projekt, aus dem der Lieferschein aufgerufen wurde, wird angezeigt.
  • Feld Auftraggeber: Die Auftraggeber-Adresse des Projektes wird angezeigt. Zur abweichenden Lieferscheinadresse oder Leistungsempfängeradresse siehe weiter unten.
  • Feld zu Angebot: Hierüber können Angebote ausgewählt werden (vergleichbar zu der Auswahl bei der Rechnungsstellung). Über das Angebot ist wiederum die interne Auftragsnummer und das Auftragsdatum ermittelbar und ist damit auf dem Lieferschein darstellbar.

2. Block rechts

  • Lieferscheinadresse (abweichende Adresse zu Auftraggeber [Standard]): Wenn eine abweichende Adresse gewünscht ist, klicken Sie auf Ändern und wählen diese aus.
  • Leistungsempfängeradresse (abweichende Adresse zu Auftraggeber [Standard] oder Lieferscheinadresse): Wenn eine abweichende Adresse gewünscht ist, klicken Sie auf Ändern und wählen diese aus.

3. Block links

  • Feld Oberer Formulartext: Es handelt sich dabei um den Text der oberhalb der einzelnen Lieferscheinpositionen angezeigt werden soll.
  • Unterer Formulartext 1 +2: Es handelt sich dabei um die Texte die unterhalb der einzelnen Lieferscheinpositionen angezeigt werden sollen.

3. Block rechts

4. Block links

(Lieferschein-)Status: Über die Statusdefinition kann der „Prozess“ eines Lieferscheins unterschieden werden.

  • Geplant: Dies wird gesetzt bei Neuanlage eines Lieferscheins.
  • Erstellt: Dies wird gesetzt bei Klick auf den Button „Lieferschein abschließen“.
  • Versandt: Dies muss manuell gesetzt werden, wenn der Lieferschein verschickt wurde.
  • Erledigt: Dies muss manuell gesetzt werden, wenn der Lieferschein unterschrieben zurückgeschickt wurde. Damit kann projektübergreifend gefiltert werden, welche Lieferscheine noch nicht zurückgeschickt wurden.

4. Block rechts

Button Lieferschein abschließen:

Fenster „Lieferschein-Details“ | Register LIEFERSCHEINPOSITIONEN

Folgende Felder stehen grundsätzlich zur Verfügung:

  • Pos.-Nr.: Dies relevant für die Positionsdarstellung.
  • Beschreibung1+2+3: Freitexteingabe zu den gelieferten Positionen
  • Bestellnummer: Relevant, wenn die Nummer je Lieferschein-Position abweichend sein kann.
  • Schritt: Strukturelement (auch relevant bei Zeiten & Kosten, Projektplan, Angebotspositionen, Auftragspositionen (Kalk. PV Positionen), Rechnungspositionen).
  • Menge: Eintrag der Liefermenge
  • Mengeneingabe in %
  • Einzelpreis: Für die Lieferschein-Formulardarstellung nicht relevant. Wenn ein Eintrag des Verkaufspreises in Projektwährung erfolgt, kann dieser später bei der Rechnungsstellung ebenfalls mit übertragen werden.
  • Rabatt %: Relevant, wenn die Nummer je Lieferschein-Position abweichend sein kann.
  • Gesamtpreis: Summe Menge * Einzelpreis (Für die Lieferschein-Formulardarstellung nicht relevant.)
  • Honorar / NK: Die Unterscheidung ist notwendig, weil diese Struktur auch für die Rechnungsstellung relevant ist
  • Umsatz-Konto: Relevant für die FIBU
  • Umsatz-KSt.: Relevant für die FIBU

Der Umfang der angezeigten Felder kann geändert werden in der SYSTEM-KONFIGURATION | LIEFERSCHEINE | BERECHTIGUNGEN.

Bedienung

  • Bei Klick Neu können die Positionen einzeln eingetragen werden.
  • Alternativ können Positionen aus anderen Bereichen übernommen werden
    • Positionen aus Vorlagen übernehmen
    • Positionen aus Kalk. PV übernehmen
    • Positionen aus Angeboten übernehmen
    • Klicken Sie dazu auf das zugehörige Icon. Die jeweils existierenden Positionen werden anzeigt. Diese Positionen können ausgewählt und übertragen werden.

Fenster „Lieferschein-Details“ | Register FORMULAR-VORSCHAU

  • Nach dem Wechsel zum Register FORMULAR-VORSCHAU erfolgt die Anzeige dieser Positionen im Lieferscheinformular.
  • Button Lieferschein abschließen: bei Klick auf den Button wird der Status des Lieferscheins auf „Erstellt“ gesetzt und eine endgültige Nummer erzeugt, basierend auf dem hinterlegten Lieferschein-Nummernkreislauf je Mandant (Festlegung der Struktur unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE | Zeile: Lieferschein).
  • Der Lieferschein kann über eine Druckfunktion ausgedruckt oder über die Exportfunktionen in andere Formate exportiert werden (Word, Excel, PDF) – analog zum Export bei Rechnungen. Wenn der Haken bei „Per E-Mail versenden“ gesetzt ist, wird die exportierte Datei als Anhang zu einer E-Mail eingefügt.

OBERHALB DER FORMULAR-VORSCHAU

  • Ansicht: Lieferschein
  • Formular: Für die Datenanzeige muss dann immer auf Button 'Anzeigen' geklickt werden (nur wenn nur ein Formular existiert erfolgt die Anzeige im Formular automatisch).
  • Modus: Original oder Kopie (Voreinstellung: Wenn der Lieferschein noch nicht abgeschlossen ist, dann wird das Original angezeigt, andernfalls die Kopie [wird auch auf dem Formular dargestellt]).

LINKS NEBEN DER FORMULAR-VORSCHAU

  • (Parameter-) Auswahl zur Darstellung von Daten
  • Klicken Sie nach Änderung der Parameter und zur Anzeige der Daten in der gewünschten neuen Struktur auf (oberhalb der Parameterauswahl).

UNTERHALB DER FORMULAR-VORSCHAU

  • : Wenn Sie den Button klicken, wechselt die Ansicht in das Register LIEFERSCHEINPOSITIONEN.
  • : Über den Button können Sie den Lieferschein abschließen.
  • : Mit diesem Button können Sie den Lieferschein auf Ihrem Drucker ausdrucken.
  • : Wählen Sie hier das Format PDF aus (alternativ CSV, TSV, RTF, Microsoft Word und Excel).
    • : Wenn Sie hier den Haken setzen, wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang erstellt. Diese wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet.
    • Empfänger: Dies ist die E-Mail Adresse, die auch im Register "Daten" als Lieferscheinempfänger eingetragen ist. Dies ist das Feld unter der Adresse des Lieferscheinempfängers. Dies können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT in der Zeile LIEFERSCHEIN in der Spalte "EML-Export: Empfänger-E-Mail" ändern.
    • Informationen wie Sie dies einrichten, finden Sie unter Dokumente per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).

    Fenster „Lieferschein-Details“ | Im Register DATEIEN

    Hier können Sie verschiedene Dateien zu den einzelnen Lieferscheinen hinzufügen. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter Dokumentenverwaltung im Rich Client.

    Nutzung des Lieferscheins bei der Rechnungsstellung

    Auswirkung Rechnungsstellung (Einstellung: „Standard-Variante Lieferschein“)

    • Im Register DATEN kann ein Lieferschein zur Rechnung zugeordnet werden. Die Auswahl erfolgt im Feld „Zu Lieferschein“.
    • Im Register RECHNUNGSPOSITIONEN können über die Auswahl „Positionen aus Lieferschein“ übernehmen einzelne Lieferscheinpositionen übernommen werden
    • Die gewählten Lieferanten-Positionen werden als Rechnungspositionen eingetragen (Bezeichnung, Menge, Einheit).
    • Im weiteren Verlauf der Rechnungsstellung werden diese dargestellten Rechnungspositionen gemäß den bereits existierenden Funktionen zur Rechnungsstellung abgerechnet.