Korrekturrechnung, Stornorechnung oder Gutschrift: Unterschiede und Vorgehen in PACS

Inhaltsverzeichnis

1. Umsatzsteuerliche Begriffsabgrenzungen

2. Unterschied zwischen "Korrektur-Rechnung" und "Storno-Rechnung" in PACS

3. So stornieren Sie eine Rechnung & erstellen eine Storno-Rechnung

4. Unterschied zwischen der PACS Funktion "Neue Korrektur-Rechnung" und "Neue Korrektur-Rechnung zu Rechnung" und "Neue Gutschrift"

5. So erstellen Sie eine Korrektur-Rechnung

6. So erstellen Sie eine Korrektur-Rechnung zur Rechnung

7. Gutschrift: Wenn Sie von Ihrem Kunden eine Gutschrift für Ihre geleistete Arbeit erhalten oder wenn Sie eine Gutschrift an Ihren Lieferanten erstellen

Umsatzsteuerliche Begriffsabgrenzungen

• Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird und die Rechnung des Leistungserbringers (Lieferanten) ersetzt. Bei einer Gutschrift erfolgt die Abrechnung also nicht durch den Leistungserbringer/Lieferanten mittels einer Rechnung, sondern durch den Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift (bspw. an externe MA).
• Hat sich in eine Ausgangsrechnung ein Fehler eingeschlichen oder muss die Ausgangsrechnung aus sonstigen Gründen abgeändert werden, darf dahingegen KEINE Gutschrift ausgestellt werden. Stattdessen muss so eine Rechnungskorrektur in Form einer "Stornorechnung" oder "Korrekturrechnung" ausgestellt werden. Infos dazu finden Sie weiter unten.
• Für den Fall, dass eine Rechnungskorrektur als "Gutschrift" bezeichnet wird, droht, dass der Gutschriftempfänger zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer abführen muss. Zum anderen bleibt die durch die Korrektur erwünschte Reduzierung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlagen aus.

Unterschied zwischen "Korrektur-Rechnung" und "Storno-Rechnung" in PACS

• Beim Stornieren einer Rechnung erhält die stornierte Rechnung den Status "Storniert" und es wird vom System eine Storno-Rechnung erstellt, welche dem Kunden als Beleg zugesandt werden kann.
• Beim Stornieren einer Rechnung werden im Falle einer Aufwandsrechnung die Zeiten/Kosten wieder freigegeben. (Diese können Sie dann also in einer späteren Rechnung erneut abrechnen). Beim Erstellen einer Korrektur-Rechnung werden die Zeiten/Kosten nicht freigegeben.
• Eine Korrektur-Rechnung kann über den vollen Betrag oder über einen Teilbetrag einer Rechnung erstellt werden. Eine Storno-Rechnung wird immer über den gesamten Betrag der zu stornierenden Rechnung erstellt.
• Die Stornierung einer Rechnung kann nicht rückgängig gemacht werden!

Rechnung stornieren & Storno-Rechnung erstellen

• Zum Stornieren einer Rechnung müssen Sie die Detailansicht öffnen und im Register DATEN auf den Button 'Rechnung stornieren' klicken.
• Im sich daraufhin öffnenden Fenster können Sie ein anderes Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer angeben. Wird keine Nummer angegeben, generiert das System automatisch eine Nummer nach Ihrem Nummernkreislauf. Achtung, das Datum kann nachträglich nicht mehr geändert werden!
• Um die Storno-Rechnung auszudrucken, müssen Sie das Detail-Fenster der stornierten Rechnung schließen und das Detail-Fenster der Storno-Rechnung öffnen. PDF-Export & Ausdruck erfolgen wie üblich im Register FORMULAR-VORSCHAU.
• Storno-Rechnung-Erstellung rückgängig machen:
  • Ausgangslage: durch die Erstellung der Storno-Rechnung wurden diese mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und die mit der ursprünglichen Rechnung verknüpften Zeiten und Kosten von der ursprünglichen Rechnung getrennt. Man kann zwar die Storno-Rechnung löschen, aber damit wird auch die ursprüngliche Rechnung gelöscht. Wegen der Verknüpfung der Rechnungen & weil sie ja nicht mehr im ursprünglichen Zustand existiert (die Verknüpfung zu den Zeiten und Kosten wurde entfernt).
  • Vorschlag zum Wiederherstellen des ursprünglichen Zustandes:
    • Die ursprüngliche Rechnung kopieren (Zeile markieren und Kopieren). Dann haben Sie zumindest die Strukturen unter Rechnungspositionen übernommen.
    • Dann die Storno-Rechnung löschen (Zeile markieren + Klick auf Icon Löschen). Die ursprüngliche Rechnung wird damit auch gelöscht.
    • Die ursprüngliche Rechnungs-Nr. und die Storno-Rg.-Nr. werden damit wieder "frei". Wegen der Durchgängigkeit der fortlaufenden Rechnungs-Nr. müssen diese bei zukünftig neu erstellten Rechnungen manuell eintragen werden. Die Nr. der ursprünglichen Rechnung wird für die "Wiederherstellung" der ursprünglichen Rechnung benötigt
    • Die jetzt ehemalige Storno-Nr. können Sie manuell für Ihre nächsten Rechnungen vergeben. Wenn die ursprüngliche Storno-Rg die letzte Aktion hinsichtlich der Rechnungsstellung war, können Sie auch global Ihren Rechnungs-Nr.-Vergabewert um 1 zurückstellen unter System-Konfiguration -> System -> Nummernkreise -> Zeile „RgNr. / Spalte Mittlerer Teil“.
    • Die ursprüngliche Rechnung erneut erstellen und die ursprüngliche Rg.-Nr. manuell eintragen.

Unterschied zwischen der PACS Funktion "neue Korrektur-Rechnung" und "neue Korrektur-Rechnung zu Rechnung" und "neue Gutschrift"

• Mit der Funktion "Neue Korrektur-Rechnung zu Rechnung" wird die Korrektur-Rechnung direkt einer zu korrigierenden Rechnung zugeordnet und die korrigierte Rechnung wird auf der Korrektur-Rechnung ausgewiesen.
• Mit der Funktion "Neue Korrektur-Rechnung" wird die Korrektur-Rechnung KEINER spezifischen Rechnung zugeordnet, sondern dem Kunden allgemein ein Betrag "gutgeschrieben".
• Mit der Funktion "Neue Gutschrift" können Sie eine Gutschrift an Dritte erstellen, wie bspw. an externe Mitarbeiter oder an Lieferanten. Diese sind aus der Sicht Ihres Unternehmens als "Eingangsrechnungen" zu betrachten, die zu einer Zahlung an den Dritten führt.

So erstellen Sie eine Korrektur-Rechnung

• Wählen Sie Neue Korrektur-Rechnung aus. Der Eintrag der Beträge für Honorar + Nebenkosten kann frei erfolgen, der Betragswert ist als Negativwert einzutragen.
• Mit Klick auf Button erhält die Korrektur-Rechnung (ebenso wie eine 'normale‘ Rechnung) den Status 'fakturiert‘ und eine endgültige Rechnungsnummer.
• Sie können die Korrektur-Rechnung über Button auf dem Drucker ausdrucken.
• Eine Korrektur-Rechnung hat keine Verbindung zu abgerechneten Zeiten & Kosten. Es können daher keine abgerechneten Zeiten & Kosten wieder frei gegeben werden und diese stehen für die erneute Berechnung nicht mehr zur Verfügung.

So erstellen Sie eine Korrektur-Rechnung zur Rechnung

• Wählen Sie die Zeile der betroffenen Rechnung (für die eine Korrektur-Rechnung erstellt werden soll).
• Klicken Sie danach auf Neue Korrektur-Rechnung zu Rechnung.
• Die Vorgehensweise ist ansonsten analog zur Vorgehensweise bei "Korrektur-Rechnung".

Gutschrift erstellen: Zwei Varianten

1. GUTSCHRIFT FÜR DIE GELEISTETE ARBEIT: NEUE RECHNUNG ERSTELLEN

• Wenn Sie eine Gutschrift von Ihrem Kunden für Ihre geleistete Arbeit erhalten, ist es sozusagen eine "Eingangs-Gutschrift". Diese muss behandelt werden wie eine Ausgangsrechnung. Daher muss in PACS so eine Gutschrift als Ausgangsrechnung mit Rechnungsart "Gutschriftsverfahren" angelegt werden.
• Ihr Kunde zahlt diese Gutschrift (netto + USt.) an Sie aus, die aus seiner Sicht eine Lieferantengutschrift ist.
• Aus Ihrer Sicht ist diese Gutschrift Umsatz für Sie. Dieser wird auf die definierten Umsatzkonten gebucht (wie die Ausgangsrechnungen).
• Die Gutschriften sind steuerlich den Rechnungen gleichgestellt! Sie als Leistungserbringer müssen die USt. (der Lieferanten-Gutschrift) an das Finanzamt abführen. (Ihr Kunde, der Leistungsempfänger, kann diese als VSt. abziehen.) Probleme kann es USt.-steuerlich geben, wenn Sie als Leistungserbringer umsatzsteuerlich Kleinunternehmer sind und keine USt. ausweisen. In diesem Fall müssten Sie aber die ausgewiesene USt. an das Finanzamt abführen.

• Erstellen Sie eine neue Rechnung im Register RECHNUNG (vergleichbar zu den AUSGANGSRECHNUNGEN). Es handelt sich um Umsatz.
• Tragen Sie die ausgestellte Lieferanten-Gutschrift-Nr. Ihres Kunden per Hand in das Feld "Vorschlags-Nr." ein. (Der Name des Feldes wechselt nach dem Speichern zu "Nr.".) Tipp: Es kann sinnvoll sein, die Gutschrift auch nochmal in der Nummer als solche zu kennzeichnen. Beispiel: 25632 (Gutschrift)
• Wählen Sie als Rechnungsart "Gutschriftsverfahren". Anhand dieser können Sie die Gutschrift von den Ausgangsrechnungen trennen. Sofern diese Rechnungsart bei Ihnen noch nicht existiert, können Sie sie anlegen unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | RECHNUNGSART.

• Wählen Sie als "Abrechnung Honorar" den "Festbetrag" aus. Tragen Sie den Wert manuell ein.
• Verknüpfen Sie die hiermit abgerechneten Zeiten und Kosten mit dieser Vorschlagsrechnung (im Unterregister "Abgerechnete Zeiten und Kosten").
• Setzen Sie den Status manuell auf „Fakturiert“ (d.h. bitte nicht den Button „Abschließen“ verwenden, damit Sie nicht aus Versehen eine Rechnungsnummer aus Ihrem Rechnungsnummernkreis generieren, welche dann später fehlt).
• Nach Zahlungseingang: Erfassen Sie die Zahlung. Der Status wird automatisch auf „Bezahlt“ weitergesetzt.
• Export Ausgangsrechnungen: Die Gutschriften werden exportiert wie normale Ausgangsrechnungen („Die Gutschriften sind steuerlich den Rechnungen gleichgestellt.“, s.o.).

2. GUTSCHRIFT AN DEN LIEFERANTEN: NEUE GUTSCHRIFT ERSTELLEN

Statt einer Rechnung vom Lieferanten zu bekommen, stellen Sie eine Gutschrift an Ihren Lieferanten aus.

Gehen Sie wie folgt im Register REGISTER RECHNUNGEN vor:

• Neue Gutschrift wählen: Der Eintrag der Beträge für Honorar + Nebenkosten kann frei erfolgen. Falls Sie die Option "Neue Gutschrift" hier nicht sehen können, so ist diese zunächst zu aktivieren unter EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | ALLGEMEIN | Haken setzen bei "Funktion zur Erstellung von Gutschriften im Funktionsbereich Ausgangsrechnungen aktivieren" + speichern.

• Wenn Sie auf den Button klicken, erhält die Gutschrift (ebenso wie eine 'normale‘ Rechnung) den Status 'fakturiert‘ und eine endgültige Nummer für Gutschriften.
• Sie können die Gutschrift über den Button auf dem Drucker ausdrucken.