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Importdaten in Excel für den Import vorbereiten

Praktische Excel-Schritte, Formeln und Makros, um Import-Daten sauber zu strukturieren.

Je besser die Excel-Tabelle aufbereitet ist, desto schneller ist der Import. Zudem müssen Sie weniger in der Datenbank nacharbeiten (da hier nur eine Einzelbearbeitung möglich ist, kann dies sehr zeitaufwendig sein). Nach Durchführung der Strukturierung können Sie mit dem Kontaktimport beginnen.

Importbereich definieren

  • Für den Import aus einer MS Excel-Quelldatei müssen Sie im MS Excel Arbeitsblatt den Importbereich definieren.
  • Beim Import wird die Tabelle (Excel Blatt bzw. definierter Bereich eines Blattes) gewählt. Die Tabelle muss die Daten vollständig beinhalten. Es dürfen KEINE "Leerspalten" rechts/links oder "Leerzeilen" unter-/oberhalb des Datenbereichs enthalten sein. Sonst kann es dazu kommen, dass 'leere Datensätze' importiert werden.
  • Die Anzeige für Leerspalten/-zeilen kann nur direkt in der Excel-Datei eliminiert werden:
    • Markieren Sie den gesamten Bereich per Einzelauswahl oder über die Tasten-Kombination STRG + SHIFT + Ende.
    • Für diese Auswahl können Sie einen Bereichsnamen oder einen Druckbereich definieren:
      • Alternative 1 - Bereichsnamen vergeben: Dazu müssen Sie in das betroffene Excel-Blatt wechseln und den Bereich mit der Maus markieren + rechte Maustaste Bereich benennen auswählen. Vergeben Sie den Namen der Arbeitsmappe und verlassen das Fenster über OK.
      • Alternative 2 - Druckbereich definieren: Wechseln Sie dazu in das betroffene Excel-Blatt und markieren den Bereich mit der Maus. Dann müssen Sie in das Menü Seitenlayout wechseln und Druckbereich definieren wählen.

CSV-Importdatei

  • Das CSV-Format hat gegenüber Excel den Vorteil, dass Zellformatierungen nicht automatisch definiert werden. MS Excel interpretiert die Daten einer Zelle und 'schlägt' eine Formatierung vor. Dies zu ändern kann mühsam sein.
  • Daher kann MS Excel zwar zur Strukturierung der Daten gut genutzt werden, das Speichern erfolgt aber dann im .csv-Format.

Wichtige Funktionen in MS Excel

  1. Menü Bearbeiten / Suchen und Ersetzen: bspw. für das Entfernen von Leerzeichen und sonstigen überflüssigen Feldinhalten oder das Hinzufügen von Trennzeichen (Semikolon etc.), damit der gesamte Datensatz durch die Funktion unter b. getrennt werden kann.
  2. Menü Daten / Text in Spalten: Sofern existierende Daten in einem Feld zusammen geschrieben sind und für die Datenbank Zieltabelle getrennt werden sollten (auch wenn das Feld insgesamt zu lang ist), unterstützt Sie diese Funktion sehr effizient.
  3. Menü Daten / Filter / Autofilter: Sie können vorhandene Daten einfach strukturieren oder vergleichen.
  4. Um alle Adressen zu markieren gehen Sie an die linke obere Ecke des zu markierenden Bereichs und drücken gleichzeitig Strg + Shift + Ende. Es wir der gesamte beschriebene Bereich markiert.
  5. Menü Extras / Makro (bzw. Menüband Ansicht | Makros)
    • Hier können Sie Makros erstellen, die Sie bei der Bearbeitung der Daten in Excel unterstützen, bspw. zum Entfernen von Sonderzeichen und Enterzeichen.

Wichtig: Eine Sammlung von Makros, die PACS Ihnen erstellt hat, finden Sie im zentralen Vorlagenverzeichnis auf Ihrem Server im Unterordner unter ...\PACS_config\Excel. Das Vorlagenverzeichnis wird bei der Installation der PACS Software eingerichtet.

    • Makro 'XL_IMPORT_Leading_Apostrophes_INSERT': Dies müssen Sie einsetzen, wenn in ein PACS Textfeld aus einer Excel-Spalte (gemischt mit bspw. Datums- oder Betragswerten) importiert werden soll. Das Makro fügt überall in den markierten Excel-Spalten ein führendes Hochkomma ein und macht damit die betroffenen Werte automatisch zu korrekt erkennbaren Zeichenfolgen.
    • Makro 'XL_IMPORT_Leading_Apostrophes_REMOVE': Dies müssen Sie einsetzen, wenn Adressen bspw. aus Outlook in Excel exportiert werden. In jeder Zelle werden von Excel automatisch Hochkommas eingetragen. Mit dem Makro werden diese bereinigt, um korrekte Text-Daten zu importieren (keine Hochkommas bei Import von Excel-Textfeldern in SQL-Datenbank-Textfeldern erlaubt). Für weitere Informationen siehe MS Knowledge Base: Q124739, Q214285.