Kontakte in Excel bearbeiten (für den Import vorbereiten)

Wichtige Funktionen in MS Excel

1. Menü Bearbeiten / Suchen und Ersetzen: bspw. für das Entfernen von Leerzeichen und sonstigen überflüssigen Feldinhalten oder das Hinzufügen von Trennzeichen (Semikolon etc.), damit der gesamte Datensatz durch die Funktion unter b. getrennt werden kann.
2. Menü Daten / Text in Spalten: Sofern existierende Daten in einem Feld zusammen geschrieben sind und für die Datenbank Zieltabelle getrennt werden sollten (auch wenn das Feld insgesamt zu lang ist), unterstützt Sie diese Funktion sehr effizient.
3. Menü Daten / Filter / Autofilter: Sie können vorhandene Daten einfach strukturieren oder vergleichen.
4. Um alle Adressen zu markieren gehen Sie an die linke obere Ecke des zu markierenden Bereichs und drücken gleichzeitig Strg + Shift + Ende. Es wir der gesamte beschriebene Bereich markiert.
5. Menü Extras / Makro (bzw. Menüband Ansicht | Makros)
• Hier können Sie Makros erstellen, die Sie bei der Bearbeitung der Daten in Excel unterstützen, bspw. zum Entfernen von Sonderzeichen und Enterzeichen.

• Makro 'XL_IMPORT_Leading_Apostrophes_INSERT': Dies müssen Sie einsetzen, wenn in ein PACS Textfeld aus einer Excel-Spalte (gemischt mit bspw. Datums- oder Betragswerten) importiert werden soll. Das Makro fügt überall in den markierten Excel-Spalten ein führendes Hochkomma ein und macht damit die betroffenen Werte automatisch zu korrekt erkennbaren Zeichenfolgen.
• Makro 'XL_IMPORT_Leading_Apostrophes_REMOVE': Dies müssen Sie einsetzen, wenn Adressen bspw. aus Outlook in Excel exportiert werden. In jeder Zelle werden von Excel automatisch Hochkommas eingetragen. Mit dem Makro werden diese bereinigt, um korrekte Text-Daten zu importieren (keine Hochkommas bei Import von Excel-Textfeldern in SQL-Datenbank-Textfeldern erlaubt). Für weitere Informationen siehe MS Knowledge Base: Q124739, Q214285.
• Weitere Erläuterungen in den gleichnamigen Textdateien im Verzeichnis.

So müssen Sie bei der Bearbeitung der MS Excel-Tabelle vorgehen

• Vergleichen und passen Sie die Spaltenstruktur Ihrer Excel-Tabelle mit der in der PACS Datenbank an. Für den Import der Adressen erfolgt eine spaltenweise Zuordnung der definierten Spalten der Excel Tabelle (Ursprung) und der PACS Datenbanktabelle (Zieltabelle). Dazu benötigt jede Spalte der Excel-Tabelle einen Namen. Die in der PACS Datenbank vorhandenen Feldnamen können Sie der Liste Kontaktfelder Datenbank entnehmen. Berücksichtigen Sie auch die Spaltengröße.
• Bereinigen Sie die gesamte Excel-Tabelle um eventuell vorhandene Sonderzeichen (Enterzeichen, Leerzeichen etc.).
• Wenn die Adressen aus MS Outlook in MS Excel exportiert wurden, kann es sein, dass vor den Zellinhalten ein Hochkomma ("leading apostrophes") steht oder Enterzeichen in den Zellen enthalten sind, die nicht über die Funktionen Suchen / Ersetzen entfernt werden können. Hier ist das schnelle und einfache Entfernen über den Start eines Makros in Excel möglich. Mehr zum Makrobefehl siehe oben.
• Berücksichtigen Sie die Spaltenbreiten der einzelnen Datenbankfelder. Am besten definieren Sie dazu in Excel eine feste Spaltenbreite je Position (Menü Format / Spalte / Breite). Einer Spaltenbreite von 40 Zeichen in der PACS Datenbank entspricht eine definierte Spaltenbreite von "34" in Excel.
• Prüfen Sie welche Felder noch zusätzlich notwendig sind. In der Regel fehlen folgende Felder, die Sie bereits in Excel hinzufügen sollten:
  • Geschlecht: In der Datenbank ist über ein Dropdown-Menü das Geschlecht Herr / Frau auswählbar. Bitte hier Herr oder Frau eintragen oder ein entsprechendes Kennzeichen (Kürzel), damit über die Funktion Suchen / Ersetzen die Begriffe Herr oder Frau automatisch eingetragen werden.
  • Briefanrede: Hier steht in der Datenbank bspw. "Sehr geehrter Herr Wolter". Dies wird bei der Erfassung von Einzeladressen nach der Auswahl des Geschlechts durch die Software automatisch eingetragen.
    • Bei einem großen Import ist es sinnvoll, wenn die Anrede bereits in Excel definiert wird, damit sie für jede Adresse sofort übertragen werden kann. Hierbei unterstützt Sie die Excel-Formel: (WENN; DANN; SONST): =WENN(G3="Herr";"Sehr geehrter Herr" & " " & Titel & " " & Nachname & ",";"Sehr geehrte Frau" & " " & Titel & " " & Nachname & ","). Bitte berücksichtigen, dass am Ende der Anrede bereits ein Komma eingetragen wird (Standard in PACS).
    • Gibt es keinen Vornamen, Namen, Titel oder Anrede ("Herr", "Frau") zur Adresse, so erstellt die obige Formel nur den Inhalt [Sehr geehrte Frau ,]. Belassen Sie zunächst diese Angabe und ändern nach dem nächsten Schritt über Suchen [Sehr geehrte Frau ,] und Ersetzen [Sehr geehrte Damen und Herren] die Anrede in die unpersönliche Anrede.
    • Kopieren Sie nun die Formel-Spalte in eine neue Spalte über Bearbeiten / Inhalte einfügen / Einfügen Werte, damit das Ergebnis und nicht die Formel in die PACS Datenbank übertragen wird (anschließend kann die Formel-Spalte gelöscht werden). In der neuen Spalte (aus den Formelwerten) kann es nun sein, dass bei Anreden, bei denen kein Titel vorhanden war, vor dem Nachnamen zwei Leerzeichen stehen. Entfernen Sie diese über den Befehl Suchen [zwei Leerzeichen] und Ersetzen [ein Leerzeichen].

• • Länderkürzel / Land: bspw. D / Deutschland (wenn Kürzel erfasst wurde, kann "Deutschland" auch über die Formel "wenn .. dann" eingetragen werden, oder einfach über "Kopieren"). Beim Import wird in einer separaten Zuordnungstabelle die "Länderliste Excel" mit der Länderliste PACS Datenbank verglichen. Sie können vorgeschlagene Zuordnungen individuell anpassen.
  • Kontakttyp: Jeder Kontakt kann einer Kontaktart zugeordnet werden. Beim Import wird in einer separaten Zuordnungstabelle die "Kontakttypfeld Excel" mit der Kontakttypliste "PACS Datenbank" [vorab Definition in der PACS System-Konfiguration nötig] verglichen. Sie können vorgeschlagene Zuordnungen individuell anpassen.
  • Kontaktkategorie 1+2: Beim Import wird in einer separaten Zuordnungstabelle die "Kategoriefeld Excel" mit der Kategorieliste "PACS Datenbank" [vorab Definition in der PACS System-Konfiguration nötig] verglichen. Sie können vorgeschlagene Zuordnungen individuell anpassen.
• Neben einzelnen Kontaktfeldern ist auch der Import von Gruppen möglich. Dazu gibt es 2 Alternativen:
  • Alternative 1: Die Strukturierung wird in Excel bereits einheitlich durchgeführt. Das heißt zu einem definierten Kriterium in einer Spalte (Spaltenüberschrift) ist für jede Adresse eine Markierung gesetzt ("1" oder "x"). Diese besagt, dass diese Adresse diesem Kriterium zuzuordnen ist. Bleibt das Feld leer, erfolgt keine Zuordnung. Für die Zuordnung muss vorab in PACS 
    bereits eine Ober- und eine Untergruppe definiert werden.

• • Alternative 2: Es wurde keine einheitliche Strukturierung in Excel durchgeführt. Das heißt, zu dem definierten Kriterium in der Spalte sind eine Vielzahl von unterschiedlichen Bezeichnungen bei den Adressen eingetragen. Für die namentliche Zuordnung dieser Bezeichnung müssen Sie in der PACS Gruppenverwaltung vor dem Import die Obergruppe definieren, der diese individuellen Bezeichnungen automatisch zugeordnet werden können. Anschließend können ggf. diese Gruppen in den PACS Adressen nachbearbeitet werden.