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Kontaktdaten: Postanschrift, Kontakttyp, Anrede und Feldstruktur verwalten

So unterscheiden Sie Firmenadresse und Kontakt, pflegen Postanschrift-Schablonen und blenden Felder/Unterregister je Kontakttyp ein

Wenn Sie auf den Funktionsbereich KONTAKTVERWALTUNG klicken, finden Sie das (Unter-)Register Kontaktdaten.

Informationen zur Kontaktverwaltung

Die Kontakte werden in zwei Bereichen verwaltet:

  • FIRMENADRESSE: Hier legen Sie Firmenadressen und weitere Stammdaten zur Firma an. Mehr dazu finden Sie unter FIRMENADRESSEN.
  • KONTAKTVERWALTUNG: Hier legen Sie die Personen, die Firmen-Mitarbeiter, an. Diese Kontakte können Sie mit der Firmenadresse verknüpfen. So müssen Sie die Firmendaten nur einmal eingeben.
    • Sie haben aber auch die Möglichkeit einen Kontakt ohne Zuordnung zu einer Firmenadresse zu erstellen.
    • Bei der Erstellung eines Kontaktes wird zwischen zwei Varianten unterschieden: ein personenabhängiger Kontakt zur Firma (z.B. Mitarbeiter eines Kunden) oder ein personenunabhängiger Kontakt (z.B. allgemeiner Kontakt zur Firma, für die Zuordnung von Rechnungen [ohne Benennung einer konkreten Einzelperson]). Dies können Sie durch den Haken bei einstellen. Mehr dazu finden unter KONTAKTVERWALTUNG.

Wichtige Info zur Kontaktnummer/Kundennummer/Lieferantennummer: Klicken Sie beim neuen Kontakt rechts neben dem Kontakttyp im Feld „Nr.“ auf die drei Punkte .

Es öffnet sich das Fenster 'Kontakt-Nr.' (siehe unterhalb). Je nachdem, ob es sich um einen Kunden-Kontakt oder einen Lieferanten-Kontakt handelt, welcher einer Firmenadresse zugeordnet ist, setzen Sie hier den Radiobutton bei "Kunden-Nr. der Firma" oder "Lieferanten-Nr. der Firma".

Somit wird in Formularen & Berichten als die Kundennummer bzw. Lieferantennummer der Firma angezeigt. Handelt es sich um einen Kontakt, der keiner Firmenadresse zugeordnet ist oder der innerhalb der Firma eine individuelle Nummer erhalten soll (bspw. Mitarbeiternummer), dann setzen Sie den Haken bei „Individuelle Kontakt-Nr.“ um diese via Klick auf das Plus-Icon zu generieren oder manuell einzutragen.

Wichtig: Den PACS Projekten, Angeboten, Lieferantenaufträgen, Rechnungen etc. werden immer einzelne Kontakte aus der Kontaktverwaltung zugeordnet. Die direkte Zuordnung von Firmenadressen ist nicht möglich.

Mehr Informationen dazu finden Sie unter Ablauf: Kontakt anlegen oder unter KONTAKTVERWALTUNG.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen zu jedem Kontakt eine dazugehörige Firmenadresse anzulegen. Zudem empfehlen wir Ihnen einen "personenunabhängigen" Kontakt für jede Firmenadresse zu erstellen.

Grundsätzliches zum Register "Kontaktdaten"

Einstellungsmöglichkeiten unter PACS | EINSTELLUNGEN | SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | Feldnamen und Struktur

  • Im oberen Bereich wählen Sie über eine Dropdown-Liste den Kontakttyp, z.B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter. Ihnen werden dann a) die für den Kontakttyp aktivierten (Unter-)Register und b) die Kontaktfelder für den ausgewählten Kontakttypen angezeigt.
    • Darunter können Sie die Register Angebote, Qualifikationen, Fakturadaten, Ressourcendaten oder Beteiligte pro Kontakttyp aktivieren, die Sie in der KONTAKTVERWALTUNG bearbeiten wollen.
    • Feld und Name: In der Spalte 'Feld' wird das jeweilige Feld genannt. In der Spalte 'Name' können Sie den Namen zu dem Feld in Abhängigkeit der gewählten Kontakttyps umbenennen. Vergessen Sie nicht die Änderungen zu Speichern.
  • Generelles Ein- und Ausblenden von Kontaktfeldern: Hier können Sie entweder einen Haken beim Feld setzen oder entfernen. Hinweis: Das Ein- und Ausblenden von Feldern je Benutzerlevel (also nur einzelne Personengruppen) erfolgt über System-Konfiguration | Kontakte | Berechtigungen
    • Ein-/Ausblenden von Feldern: Wird ein ausgefülltes Feld vom Administrator nachträglich gesperrt bzw. ausgeblendet, so geht der Eintrag nicht verloren. Das heißt, wenn die Sperre wieder aufgehoben wird, steht der Eintrag nach wie vor im Feld
    • Umbenennen von Feldern: Die Umbenennung von Feldern hat Auswirkungen auf alle Einträge. Das heißt, unabhängig von den Feldinhalten wird der neue Name des Feldes generell angezeigt.

Wichtig: Sie müssen das Register Kontakte | KONTAKTVERWALTUNG immer neu aufrufen, damit die neuen Einstellungen aus der System-Konfiguration übernommen werden können.

Einzelne Felder im Register "Kontaktdaten"

  • Kontakttyp: Sie können jedem Kontakt einen Kontakttyp zuordnen. Zum Beispiel Interessent, Kunde, Mitarbeiter, Lieferant. Nachdem Sie einen Kontakttyp ausgewählt haben, passt sich das definierte Feldnamen-Profil direkt an. Das heißt, es können einzelne Felder ausgeblendet sein oder sich Feldbezeichnungen ändern. Wenn Sie keinen Kontakttyp auswählen, gilt die Standardeinstellung (mit dem definierten Standardprofil).
    • Sie können unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | QUALIFIZIERUNGEN | KONTAKTTYP die verschiedenen Kontakttypen anlegen.
  • Kontaktkategorie 1 +2: Für die Zuordnung stehen Ihnen zwei alternative Felder zur Verfügung.
    • Sie können die Kontaktkategorie 1 oder 2 im Bearbeitungsmodus Kontakte [Kontakt neu anlegen bzw. Kontakt bearbeiten] auswählen. Dabei müssen Sie sich zwischen den zentral definierten Kontaktkategorien entscheiden. Sie können die Felder zu den Kontaktkategorien unter SYSTEM KONFIGURATION | KONTAKTE | Feldnamen und -Struktur ändern.
    • Sie können die Felder inkl. Auswahlmöglichkeiten unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | QUALIFIZIERUNGEN | KONTAKTKATEGORIE 1 + 2 definieren.
  • (Key-)Account/Kontaktverantwortlicher: Jedem Kontakt kann ein Verantwortlicher bzw. (Key-)Account zugeordnet werden. In der Dropdown-Liste werden alle Namen gelistet, die Adressen bzw. Kontaktverantwortung übernehmen können (-> siehe Ressourcen verwalten).
  • Feld Postanschrift (individuell): Die zugeordnete Schablone stellt die Adresse in der gewünschten Form zusammen.

 

Relevanz: Als Briefadresse (Einzelbrief und Serienbrief), als Auftraggeber- oder Rechnungsadresse (Ausgangsrechnungen, Mahnungen), als Lieferantenadresse (Lieferantenauftrag), als Angebotsadresse (Angebote) oder Lieferscheinadresse (Lieferscheine)
    • Die Zusammensetzung können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | POSTALISCHES | Postanschriftschablone). Diese Vorlage kann bei Rechnungen/ Mahnungen, Angeboten, Lieferantenaufträgen oder Briefformularen, Fax (Feldname "Postanschrift") genutzt werden. Die Postanschrift der Firma definieren Sie unter FIRMENADRESSEN.
    • Postanschrift in Zwischenablage kopieren (bspw. zum manuellen Übertrag in ein Word-Dokument): die Adresse in der Vorschau markieren und Strg + C drücken.
  • (Brief-)Anrede ist u.a. relevant für Formulare & Mailings. Daher sollten Sie diese bei allen Kontakten pflegen. Wählen Sie im linken der beiden Felder die Sprache + Anrede (Allgemein/Frau/Herr) aus. 
    Daraufhin wird im rechten Feld die Briefanrede automatisch ermittelt ("Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrte Frau xy", "Sehr geehrter Herr xy").

  • Feldname je Kontakt: Sie können für insgesamt 4 Felder pro Kontakt individuelle Feldnamen vergeben. Sie können die Felder direkt in dem Unterregister benennen (dann gilt es nur für diesen Kontakt) oder unter SYSTEM KONFIGURATION | KONTAKTE | Feldnamen und -Struktur definieren.

Hinweis: Wenn Sie ein Haken setzen und in die Felder (*)01 - 04 ein Name eintragen, so wird dieser Name bei allen Kontakten des ausgewählten Kontakttyps anzeigt. Eventuell vorherige Feldnamen-Einträge werden dann nicht mehr angezeigt. (Sie bleiben aber in der Datenbank stehen. Das heißt, sie können wieder aktiviert werden, wenn der Haken wieder entfernt wird).

  • Für die Zusatzfelder (Frei 01 bis Fresi 15) können Sie individuelle Feldnamen definieren (insgesamt 15 Feldnamen).

FAQs - Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich ein Bild einem Kontakt zuordnen?

  • Klicken Sie in den Bereich und klicken mit der rechten Maustaste und wählen Laden aus.
  • Wenn Sie ein eingebundenes Bild löschen möchten, müssen Sie auf den Button Löschen mit der rechten Maustaste klicken und Löschen wählen.