Sie können das Register über den Bereich KONTAKTE | KONTAKTVERWALTUNG | NOTIZEN KONTAKTE aufrufen.
Zu jedem Kontakt können Sie verschiedene Notizen hinterlegen. Der Eintrag kann über 2 unterschiedliche Wege erfolgen:
- Eintrag beim Kontakt im (Unter-)Register NOTIZEN: Hier sehen Sie alle Notizen des Kontaktes.
- Eintrag im Register NOTIZEN KONTAKTE: Hier sehen Sie die Notizen zu allen Kontakten (Kontaktübergreifend). Auch hier ist der direkte Eintrag möglich.
Bedienung
- Klicken Sie auf
Neu, um eine neue Notiz zu erfassen. Suchen Sie in dem geöffneten Fenster die Firma oder den Kontakt und klicken nochmals auf . Folgende Felder werden automatisch ausgefüllt: die ausgewählte Firma/Person, Adresse, Kontakttyp, Kontakt-Nr., Kürzel, (Key-)Account, Kategorie 1 + 2, Angelegt am/vom/mit, Zuletzt bearbeitet am/vom/mit.
- Angelegt am/von/mit: Dies betrifft die Erstanlage der Notizzeile. (Dieser Systemeintrag, kann nicht modifiziert werden.)
- Zuletzt bearbeitet am/von/mit: Dies betrifft die letzte Änderung der Notizzeile. (Dieser Systemeintrag, kann nicht modifiziert werden.)
- Sie können folgende Felder ausfüllen:
- Datum Notiz: Hier wird automatisch das Datum der Erstellung (das aktuelle Datum) festgelegt. Sie können dies aber noch nachträglich ändern.
- Notiz: Hier können Sie einen beliebigen Freitext eingeben.
- Aktiv/Inaktiv: Hier wird automatisch 'Aktiv' ausgewählt. Dies betrifft die Erstanzeige von einzelnen Notizen beim Wechsel in das Register. Durch die Auswahl aktiv/inaktiv kann diese Anzeige modifiziert werden.
- Inaktiv am/durch: Hier können Sie dokumentieren, wer den Status gewechselt hat und wann.
- Wenn Sie die gewünschten Texte erfasst oder geändert haben, klicken Sie auf
Speichern. - Zum Löschen die Zeile markieren und auf
Löschen klicken. Die Zeile wird zunächst zum Löschen markiert. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird der Eintrag aus der Datenbank entfernt. - Zum Ausdruck des Textes müssen die betroffene Zeile markieren und auf
Weitere Funktionen | Drucken klicken.
FAQs - Häufig gestellte Fragen
1. Kann ich meine Notiz komplett ansehen? Und nicht nur die erste Zeile?
Ja, können Sie. Dazu müssen Sie oben in der Menüleiste zu Weitere Funktionen | Zeilenhöhe und "Zeilenhöhe dynamisch (Ansicht)" wählen. Dann wird Ihnen die komplette Notiz als Vorschau angezeigt.
2. Wie kann ich die Anzeige der Spalte ändern?
Sie können die Anzeige ändern und unsichtbar setzen über SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | SPALTENANZEIGE | NOTIZEN.
3. Welche Benutzerrechte für Notizen gibt es und wie kann ich diese verwalten?
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Anzeige des Funktionsbereichs je Benutzerprofil: 1. Ebene (generelle Freigabe je Benutzerprofil): SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNGEN UND PROFILE | FREISCHALTUNG FUNKTIONSBEREICHE JE BENUTZERPROFIL | Zeile Notizen Kontakte. Setzen Sie hier die Haken für die berechtigten Level.
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Anzeige des (Unter-)Registers Notizen im Funktionsbereich KONTAKTVERWALTUNG: 2. Ebene (Freigabe für einzelne Level; wenn 1. Ebene aktiv): SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BERECHTIGUNGEN UND PROFILE | AUFRUFRECHTE FÜR FUNKTIONSBEREICHE JE ZUGRIFFSLEVEL | Zeile Notizen Kontakte. Setzen Sie hier die Haken für die berechtigten Level.
- Funktionen anlegen, bearbeiten, löschen, exportieren: Setzen Sie hier die Haken für die berechtigten Level unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | BERECHTIGUNGEN.