Konstellation: Nebenkostenpauschale im Auftrag und Reisekostenerfassung (NVL)

Die Definition der Auftragsvereinbarung beim Projekt ist grundsätzlich unabhängig von der Auswahl des Aktcodes bei der Erfassung von Zeiten und Kosten.
Das PACS System schlägt Ihnen (bei der Erfassung von Zeiten und Kosten) im Standard einen Aktcode vor, in der Reihenfolge ...
- beim Projekt im Register TEAM/LEISTUNG ist (jeweils für Zeiten oder Reisekosten oder Sonst. Leistungen) ein Aktcode für einen Mitarbeiter namentlich zugeordnet
- beim Projekt im Register TEAM/LEISTUNG ist (jeweils für Zeiten oder Reisekosten oder Sonst. Leistungen) ein Aktcode beim Mitarbeiter-unabhängig zugeordnet (gilt dann für das gesamte Projektteam)
- beim Projekt handelt es sich um ein Kundenprojekt (Aktcode: verrechenbare Leistung, VL) oder ein internes Projekt (Aktcode: nicht verrechenbare Leistung, NVL)

Definieren Sie unter Projekt | AUFTRAG das Auftragsvolumen per Radiobutton.
Ordnen Sie einen NVL-Aktcode bei 'MA-unabhängig' jeweils für Zeiten, Reisekosten oder Sonst. Leistungen getrennt zu unter Projekt | TEAM/LEISTUNG. So wird vom System dieser als Vorschlag für alle Mitarbeiter eingetragen.
Erweiterung: Der Voreintrag bzw. die Speicherung soll für die Mitarbeiter für dieses Projektes verbindlich sein (keine Erlaubnis zur Änderung).
Ansichtsrecht Aktcode: Es hilft hier nicht weiter einem Benutzer nur das Ansichtsrecht für diesen einen Aktcode zu geben, dass er/sie nur diesen einen sieht. In der Regel werden weitere Aktcodes für andere Projekte benötigt.
- Lösung: Aktivieren Sie den Agenten (Leistungseingabeprüfung) 'Erfassungsvorgabe: Pflichtauswahl Standard-Aktcode'. Sie finden dies unter System-Konfiguration | Zeiten und Kosten | Eingabeprüfungen | Zeiten. Damit dürfen auf dem Projekt nur Leistungen mit dem beim Projekt hinterlegten Aktcode erfasst werden.

Erweiterung: Die Vorgabe für das Projekt soll nur für Berater/Ingenieure (Level 3-10) gelten, aber nicht für das Back Office (Level 1-2):
- Lösung: Bei der Agent-Definition muss in der Spalte 'Bedingungen' zur vorhandenen Definition '($STD_COSTCODE$ <> $ID_NONE$) AND ($COSTCODE$ <> $STD_COSTCODE$)' ergänzt werden um ' and ($USER_LEVEL$) > 2 '. Im vorliegenden Beispiel dürften dann alle Benutzer mit dem Level 1+2 mit allen Aktcodes erfassen. Und alle Benutzer ab dem Level 3 nur mit dem beim Projekt hinterlegten.

So konfigurieren Sie ein fixes Nebenkostenvolumen und stellen sicher, dass Reisekosten (und ggf. Zeiten/Sachkosten) nur als NVL erfasst werden – inkl. Eingabeprüfung (Agent).