Implementierung: Zeiten (Checkliste)

Wir haben hier eine Checkliste für Sie zusammengestellt, bei der Sie die einzelnen Punkte als Erledigt markieren können.

	THEMA	EINGABE, EINSTELLUNG, & KONSEQUENZEN
	Zeiten: Einsatz der Erfassungsoberfläche	Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Erfassungsoberfläche(n) benutzt. Die Zeiten können über den Rich Client, den Web Client und die Mobile App erfasst werden. Im Web Client gibt es zwei verschiedene Arten der Zeiterfassung über die Funktionsbereiche Zeiten-KW und Zeiten. Zeiten-KW ist eine Matrixsdarstellung pro Kalenderwoche (keine uhrzeitgenaue Erfassung von Zeiten mit Pausen möglich). Über den Bereich Zeiten ist die Erfassung der Arbeitszeit vergleichbar zum Rich Client.
	Vorgaben zu den Stammdaten	Um Ihren Mitarbeitern die Erfassung so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie Stammdaten vorgeben bzw. definieren: Beim Projekt (Standard): Welcher Stunden-/Tagessatz für den/die Mitarbeiter/in für das Projekt gelten Welcher Aktcode Ist (VL, NVL) und Plan soll als Erstauswahl eingetragen werden (Voraussetzung: Ansichtsrecht für Aktcode) Projektunabhängig Im Leistungsarchiv: Hier müssen Sie den Stunden- /Tagessatz aller Varianten auswählen, sofern beim Projekt nichts individuelles definiert wurde. Dies funktioniert über die Ansichtsrechte zum Aktcode.
	Zeiten: Pflichtfelder	Standard-Pflichtfelder für die Zeiterfassung: Datum: Leistungszeitpunkt Projekt: Die Voraussetzung für die Auswahl aus Dropdown-Menü ist das Ansichts-/Zugriffsrecht eines Mitarbeiters für das Projekt (siehe Projekte bzw. BENUTZERRECHTE \| Projekte) Leistungssatz: Dies ist beim Projekt speziell für den Mitarbeiter definiert (siehe Leistungsarchiv). Anzahl: Eintrag der Anzahl an Stunden bzw. Tagen Name des Mitarbeiters: Dies ist i.d.R. der aktuelle Benutzer. Je nach Einstellung kann jedoch MA1 für MA2 Zeiten erfassen (abhängig von der Anzeige/Auswahlmöglichkeit des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü). Aktcode (VL, NVL): Dies ist abhängig vom 'Ansichtsrecht für Aktcodes'. Weitere Pflichtfelder sind optional über Agents aktivierbar: Auswahl des Schrittes (definiert im Modul Projektplan) Beschreibung und Ort Tätigkeitskategorie 1+2
	Zeiten erfassen: Einheit	Tage (d) oder Stunden (h) Die Einheit bei Erfassung durch Mitarbeiter ist unabhängig von der Darstellung in Reports oder Rechnungen (bspw. bei der Erfassung in Stunden ist die Darstellung als Tagessatz in Rechnungen möglich). Einheit der Erfassung: Dies ist abhängig von der Definition der Einheit des Leistungssatzes je Mitarbeiter (im Leistungsarchiv) und Zuordnung zum Projekt: Leistungsarchiv & PROJEKTVERWALTUNG \| TEAM/LEISTUNG. Die Erfassung der Stunden ist mit uhrzeitgenauer Erfassung kombinierbar (Uhrzeit Start und Ende bilden die Basis für die "Anzahl Stunden"). Zusätzlich ist Pauseneintrag möglich. Notwendige Einstellungen: Feld-/Spaltenanzeige: Uhrzeit Start, Uhrzeit Ende, Pause, etc.. Zum Einblenden siehe SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN + KOSTEN \| Spaltenanzeige \| Zeiten. Aktivierung der Ermittlung "Anzahl Stunden" über SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN + KOSTEN \| ALLGEMEIN \| Zeiten \| Arbeitszeitberechnung Ist-Zeiten. Sie können unterschiedliche Plausibilitätsprüfung aktivieren, wie bspw. keine Zeitüberschneidungen, Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten etc. Die Aktivierung erfolgt über SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN + KOSTEN \| EINGABEPRÜFUNGEN \| Zeiten. Anzeige der Summen in den Erfassungsoberflächen (siehe Allgemeine Einstellungen).
	Einstellung der Zeiteinheiten für verschiedene Bereiche	Die Anzeige als Stunden- oder Tageswerte ist unabhängig von Ihrer Definition der Zeiterfassungseinheit [über Leistungssatz]. Unternehmensspezifische Einstellung der Zeiteinheiten: Sie können über SYSTEM-KONFIGURATION \| SYSTEM \| EINHEITEN \| ZEITEINHEITEN einstellen, welche Zeiteinheiten für welchen Bereich verwendet werden. Betroffen sind folgende Bereiche: Einheit der Erfassung: In welcher Einheit werden die Zeiten erfasst? Einheit der Summenanzeige: In welcher Einheit sollen die Gesamtsummen angezeigt werden? Einheit Leistungssatz und Abrechnung: In welcher Einheit ist der Leistungssatz und wird abgerechnet? Einheit Abwesenheiten: In welcher Einheit werden die Abwesenheiten erfasst (z.B. 0,5 Tage)? Einheit Projektplan: In welcher Einheit werden die Zeiten für das Projekt geplant? Einheit Mitarbeiter-Zielvorgabe: In welcher Einheit werden die Ziele der Mitarbeiter vorgegeben? Systemeintrag Personenbezogene Einstellung der Zeiteinheit: Sie können für jede Person einzeln die Zeiteinheit wählen. Dies können Sie unter KONTAKTVERWALTUNG \| RESSOURCENDATEN \| Zeiten + Kosten \| Zeiteinheit definieren.
	Zeiten: Feld- und Spaltenanzeige	Sie können je Erfassungsoberfläche und Benutzerlevel (1-10) verschiedene Spalten und Felder ein- oder ausblenden. Die Einstellung hierzu finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN + KOSTEN \| SPALTENANZEIGE \| ZEITEN. Der linke Bereich gilt für alle Benutzer Ihres Unternehmens. Der rechte Bereich gilt für die verschiedenen Level. Für einige Felder ist auch die Änderung der Feldnamen möglich. Sie können diese über SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN + KOSTEN \| ALLGEMEIN \| Bereich Benutzerdefinierte Feldnamen (rechter Bereich) definieren. Unter anderem können Sie folgende Namen ändern: Schritt: bspw. in Phase oder Arbeitspaket (Die Definition des Schrittes erfolgt im Modul Projektplan.) Beschreibung2: bspw. in Ort Tätigkeitskategorie1+2: bspw. in Tätigkeit
	Zeiten: weitere Eingabeprüfungen	In PACS gibt es verschiedene Eingabeprüfungen, die von uns vorgegeben sind. Zusätzlich können Sie aber auch individuelle Eingabeprüfungen definieren. Dazu haben wir eine gesonderte Beschreibung. Vordefinierte Eingabeprüfungen sind zum Beispiel verschiedene Pflichtfelder, wie Schritt oder Tätigkeitskategorie 1+2. Die Definition für die verschiedenen Eingabeprüfungen finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION \| ZEITEN + KOSTEN \| EINGABEPRÜFUNGEN \| Zeiten. Die Eingabeprüfungen können abhängig von Zeiten, Mitarbeitern oder Projekten sein. Beispiel für projektunabhängige Eingabeprüfungen: Keine Erfassung an Feiertagen oder keine Erfassung mehr als 24h pro Tag. Beispiel für projektbezogene Eingabeprüfungen (beim Projekt aktivierbar): Keine Erfassung von mehr als 8 Stunden verrechenbare Leistung (VL) (= 1 Tagessatz). Zusätzliche Zeiten müssen über nicht verrechenbare Leistungen gebucht werden (NVL).
	Sperren (Zeiten & Kosten grau markiert) Konsequenz: keine Änderungen möglich	Folgende Sperren können aktiv sein bzw. von Ihnen aktiviert werden: Monatsabschluss alle Mitarbeiter oder je MA: Zentral für ausgewählte Mitarbeiter: Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Allgemeine Terminsperre (Verwaltung). Hier können Sie für verschiedene Mitarbeiter eine Terminsperre aktivieren. Dezentral durch jeden MA (für sich): Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Individuelle Terminsperre (Abschluss Zeitraum). Hier können Sie je Kostenbereich eine individuelle Terminsperre aktivieren. Projektsperre ist aktiv Projekt auf den Projektstatus 'erledigt' gesetzt (über PROJEKTVERWALTUNG \| ALLGEMEIN \| Projektstatus) Zeiten sind bereits abgerechnet Freigegeben (als Projektleiter oder Business Unit Manager)

Implementierung: Zeiten (Checkliste)

Erfassungsoberflächen festlegen, Stammdaten-Vorgaben setzen, Pflichtfelder/Eingabeprüfungen konfigurieren und Sperren verstehen.