Implementierung (Teil C, Phase IV): Rollout bei den Mitarbeitern und Produktiveinsatz

THEMA

AUFGABEN

Ihre Vorbereitung

• Unser Tipp: Wir empfehlen vor der Schulung der Mitarbeiter die eigenen Unternehmensstrukturen in der PACS Software abzubilden, damit sich die Mitarbeiter schnellstmöglich wieder finden. Aus unseren Erfahrungen wissen wir, je besser die Vorbereitung ist, desto kleiner fallen die Diskussionen im Unternehmen über eine neue Software aus.

• Konfigurieren Sie Stellen Sie die wichtigsten Informationen für die betroffenen Mitarbeiter zusammen. Dies können Sie durch eine E-Mail oder über eine Downloadmöglichkeit eines eigenen internen Firmenhandbuchs (Eine Vorlage bzw. ein Beispiel finden Sie unter Downloadlinks für externe Dokumente).
• Wichtig: Zugangsdaten für für PACS Cloud-Dienste (Alternative 1) oder On Premises-Einsatz (Alternative 2). Erklären Sie, wie die Benutzernamen vergeben werden und welche Vorgaben es für die Passwörter gibt.
• Wichtig: Definieren und erklären Sie welche Eingebeoberflächen die einzelnen Benutzergruppen verwenden können: Rich Client, Web Client, Mobile App.
• Bereiten Sie die Daten für die jeweilige Personengruppen (Berater/Ingenieure, Projektleiter, Business Unit Manger, Key User) vor.
• Hinweis: Es handelt sich um den aktuellen Stand des geplanten Einsatzes der PACS Software. Anschließende Erweiterungen sind jederzeit möglich. Dies kann alle Bereiche, wie Funktionen, Abläufe, Berichte, etc. betreffen.

Durchführung der Schulungen

• Die Schulung wird auf Basis des vorkonfigurierten Systems durchgeführt. Am besten teilen Sie die Schulungen in getrennte Termine für unterschiedliche Benutzergruppen auf:
• Schulung über die Erfassung von Zeiten und Reisekosten. Dies betrifft alle Mitarbeiter.
• Schulung der Projektleiter, Abteilungsleiter für spezielle Themen wie bspw. Projektplanung und die Projektabrechnung.
• Durchführung der Schulung Ihrer Mitarbeiter erfolgt durch Sie. In der Regel erfolgt dies nicht durch uns. Dies hat verschiedene Gründe:
• Das interne Projektteam ist zum Zeitpunkt der Schulung bereits sehr gut eingearbeitet und hat Erfahrung mit der PACS Software.
• Durch die ausführliche Vorbereitung erhalten Ihre Mitarbeiter genau die Strukturen & Konfigurationen, die auf Ihre Firma zugeschnitten sind.
• Wir (PACS) können zwar zu den Funktionen Aussagen treffen, aber nicht zu internen Strukturen & Abläufen. Ebenso wissen wir keine 'Spezialitäten' der Projektkunden.
• Zusätzlich ist es für die Akzeptanz sehr vorteilhaft, wenn die Schulung von eigenen Mitarbeitern kommt (und nicht als extern vorgegeben betrachtet wird).
• Wenn wir auch Schulungen der Mitarbeiter für den Rollout für Sie durchführen sollen, müssten Sie uns dies explizit mitteilen. Wir führen diese gerne auch mit Ihnen zusammen durch.

Start des Produktiveinsatz

Ungefähr 1 bis 2 Monate nach dem Start der Implementierung wird die PACS Software von allen Mitarbeiter eingesetzt.