Implementierung: Reisekosten (Checkliste)

THEMA

EINGABE, EINSTELLUNG & KONSEQUENZEN

Reisekosten: Wahl der Erfassungsoberfläche

• Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Erfassungsoberfläche(n) benutzt. Die Reisekosten können über den Rich Client, den Web Client und die Mobile App erfasst werden.
• Verschiedene allgemeine Einstellungen zu den Reisekosten können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Allgemein | Reisekosten definieren.

REISEKOSTEN ERFASSEN

1. Schritt:Erfassen Sie die Reise im Bereich REISETAGE

• Erfassen Sie eine neue Reise. Geben Sie hier das Startdatum & die Startuhrzeit und das Enddatum & die Enduhrzeit ein, um die steuerfreien Spesensätze zu ermitteln.
• Standardeinstellung: Aktueller Tag -3 Tage wird als Startdatum eingetragen. Sie können die Einstellung selbst ändern unter Extras | Benutzereinstellungen | Reisen.
• Sie können das Land als individuelle Vorlage für jeden Mitarbeiter definieren. Die steuerlichen Werte nach dem jeweiligen Landesrecht können über die SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Verpflegungsmehraufwand | Reiseziele ausgewählt als Standard werden.
• Sie können verschiedene Spalten ein- oder ausblenden über SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Spaltenanzeige | Reisetage.
• Übernachtung und Businesspackage (deutsches Recht seit 2010) / Frühstück
• Abzugsbetrag für Frühstück, Mittagessen, Abendessen
• Fahrtkosten (km) der Reise (kann alternativ auch über Reisekosten erfasst werden)
• Übernachtung
• Eintrag Aktcode: Wenn Sie ein Aktcode beim gewählten Projekt als Standard definiert haben, wird dieser direkt eingetragen. Ansonsten müssen Sie ihn per Hand auswählen. Grundsätzlich gibt es folgende AktCodes zur Auswahl:
• • MA bezahlt & an mich erstattet: Diese sind entweder an Kunde verrechenbar (VL) oder nicht verrechenbar (NVL). Die Positionen erscheinen in der Reisekostenabrechnung und bilden die Basis für die Auszahlung an den Mitarbeiter.
  • Firma bezahlt: Diese sind entweder an den Kunde verrechenbar (VL) oder nicht verrechenbar (NVL).
• Sie können von dem Bereich Reisetage zum Bereich Reisekosten wechseln über Wechsel zu Reisekosten oder in der Menüleiste über Wechsel zu verknüpften Daten | Reisekosten.

Reisekosten: Kostenarten und Kontonummern

• Sie können die verschiedenen Kostenarten unter ZEITEN & KOSTEN | Leistungsarchiv | KOSTENSÄTZE REISEKOSTEN definieren. Zum Beispiel können Sie unterscheiden zwischen Bus/Bahn/Taxi bis 50km, KM-privat, KM-Firmen-PKW oder Flug. Über die dort vordefinierten Positionen können Sie im Bereich Reisekosten die jeweiligen Reisekosten erfassen.
• Jede Kostenart können Sie einer Kontonummer zuordnen. Dies wird von der Buchhaltung definiert. Wenn Sie die Kostensätze den Kontonummern zuordnen, dann können Sie die verschiedenen Positionen nach Kostenarten zusammenfassen und beim Export für die FIBU die Kontonummer angeben lassen. Die Kontonummern können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Verpflegungsmehraufwand | Spesenkategorien | Spalte Konto-Nr. definieren.

2. Schritt: Erfassen weiterer Reisekosten

Pflichtfelder Reisen / Reisekosten

• Standard-Pflichtfelder für die Reisekostenerfassung: Datum, Mitarbeiter, Kostensatz
• Datum: Leistungszeitpunkt
• Projekt: Um das Projekt auswählen zu könne, müssen Sie das Ansichts-/Zugriffsrecht für das Projekt besitzen. Dies können Sie definieren unter RESSOURCEN | BENUTZERRECHTE | PROJEKTE.
• Kostensatz: Dies ist beim Projekt speziell für den jeweiligen Mitarbeiter definiert unter ZEITEN & KOSTEN | Leistungsarchiv | Kostensätze Reisekosten.
• Mitarbeiter: Dies ist i.d.R. der Benutzer. Je nach Einstellung ist es aber auch möglich, dass Sie für einen anderen Mitarbeiter erfassen. Dies hängt auch wieder von der Anzeige und den Auswahlmöglichkeiten des jeweiligen Mitarbeiters ab.