Implementierung: Projektfaktura (Checkliste)

THEMA

EINGABE, EINSTELLUNG, & KONSEQUENZEN

Aufruf des Moduls

Vorraussetzung: Gültige PACS Lizenz

• Legen Sie die Aufrufberechtigung für verschiedene Level fest. Dies sind in der Regel Projektleiter und Key User). Die Einstellungen dazu finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE & ORGANISATION | Berechtigungen und Profile | Aufrufrechte für Funktionsbereiche je Zugriffslevel | Ausgangsrechnungen.
• Legen Sie auch fest, welches Level den Funktionsbereich sieht. Diese Einstellung finden Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE & ORGANISATION | Berechtigungen und Profile | Funktionsbereiche je Benutzer | Ausgangsrechnungen (*).

Allgemeines zur Faktura

• Ihre Rechnungen werden immer Projekten zugeordnet. Das Erfassen der einzelnen Rechnungen erfolgt dabei unabhängig von der Definition des vereinbarten Rahmens bzw. Auftrages für das Projekt.
• Sie haben verschiedene Alternativen für die Rechnungsstellung:
• Zeiten, Reisekosten, Sonst. Leistungen nach Aufwand (Selektionsmöglichkeit für Zeitraum, Z|R|S, VL | NVL | latent | Plan). Zusammenfassung immer nach Honorar und Nebenkosten.
• Festbetrag nach Honorar und Nebenkosten (mit Möglichkeit der Definition einer Freitextstruktur (Tabelle)
• Festbetrag nach Honorar plus Nebenkosten nach Aufwand
• Honorar nach Aufwand plus %-Aufschlag für Nebenkosten

Bestandteile der Rechnung

• Rechnungsadresse: Sie können den Auftraggeber bzw. die abweichende Rechnungsadresse über PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | Rechnungsvorgaben definieren. Oder über die Adresse beim jeweiligen Kontakt (KONTAKTVERWALTUNG | KONTAKTDATEN | Postanschrift). Dort können Sie auch, wenn nötig, die Firmenadresse ändern.
• Kundennummer/Debitorennummer: Dies ist abhängig vom Eintrag bei der Rechnungsadresse (siehe Kontakte).
• Anzeige der USt-ID: Dies ist abhängig von Inland (nein), europäisches Ausland (ja) und sonstiges Ausland (nein) und abhängig von der Ländereinstellung der Rechnungsadresse.
• Rechnungsbetrag: Dies wird im Rahmen der Rechnungsstellung ermittelt bzw. eingetragen.
• MwSt.-Ausweis: Dies ist abhängig von der Definition beim Projekt (Inlands- oder Auslandsprojekt, in D bspw. 19% oder 0%).
• Leistungszeitraum: Dies ist abhängig vom Startdatum der gewählten Zeiten, Reisekosten, Sonst. Sachkosten aller Mitarbeiter.
• Rechnungsnummer: Diese wird von PACS automatisch vergeben. Sie können die Nummernstruktur definieren über Einstellung SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | Nummernkreise.
• Rechnungsdatum: Dies wird im Rahmen der Rechnungsstellung vergeben (aktuelles Datum bzw. Eintrag per Hand).
• Zahlungsziel: Dies ist abhängig von der Einstellung unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA | Allgemein | Zahlungsbedingungen oder von der individuellen Einstellung bei der Rechnungsadresse.
• Auftragsnummer und Auftragsdatum: Dies können Sie bei dem jeweiligen Projekt unter PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG eintragen. Wählen Sie das zur Rechnung gehörende Angebot i.R.d. Rechnungsstellung im Rechnungsassistenten.
• Freitexte zur Rechnung: Sie können in die Spalten Bemerkung 1, 2, 3 einen freien Text eintragen.

Übernahme Ihrer Alt-Daten

• Rechnungen & Zahlungen laufender Projekte zum Produktivstart: Sie können bereits gestellte Rechnungen per Hand nachtragen.
• Es ist ggf. ein Import in Form eines direkten Datenbankeintrags möglich (Erstellung eines individuellen SQL-Skripts auf Anfrage).
  Voraussetzung ist die Datenaufbereitung durch Kunden nach PACS Vorgaben.
• Es kann sein, dass Sie zum Übertrag von bereits gestellten Rechnungen die Rechnungsnummer per Hand einfügen müssen. Dafür müssen Sie das Textfeld zuerst freischalten. Dies können Sie über die SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTFAKTURA BERECHTIGUNGEN | Zeile Rechnungsnummer bearbeiten. Setzen Sie hier den Haken für das jeweilige Level.

Formulare (Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften)

• Die Formulare werden mit einem Berichtsgenerator erstellt.
• Die Formulardatei wird in einem zentralen Ordner ...\PACS_report_forms auf dem Server verwaltet. Sie müssen neue Dateien nur in das Verzeichnis kopieren. Der PACS Assistent zu den Projektdaten erkennt die Datei sofort, sie müssen nicht wie bei den Reports zusätzlich noch eingespielt werden.
• Das Layout (unter Berücksichtigung des kundenspezifischen Briefbogens) und die Struktur der Darstellung von Inhalten werden bei der Implementierung gemeinsam besprochen und anschließend auf Wunsch von PACS angepasst.
• Zur Umsetzung der kundenspezifischen Strukturen benötigen wir verschiedene Beispiele für die möglichen Darstellungsvarianten (Kopien Ihrer bisherigen Strukturen).
• Wir (PACS) benötigen zusätzlich einen Original-Briefbogen (Basis für Anpassung von Abständen etc.).
• Umsetzungspriorität: 1. Prio: Rechnungen und Gutschriften; 2. Prio: Mahnung 1, Mahnung 2, Mahnung 3, Mahnung 4 (Anwalt / Inkasso)

Reports zur Faktura

• Die Standardreports zur Projektfaktura liefern Ihnen Daten in Verbindung mit dem Modul.
• Welche Standardreports, Berichte bzw. Infos sollte welches Level sehen dürfen? Führen Sie die nötigen Einstellungen dazu durch.