Implementierung: Projekte (Checkliste)

THEMA

EINGABE, EINSTELLUNG, & KONSEQUENZEN

Vorbemerkung zu den Projekten

• Jedes Projekt muss einem Kontakt (Auftraggeber) zugeordnet werden. Bei internen Projekten ist der Kontakt Ihr Unternehmen.
• Sie müssen alle Zeiten & Kosten immer einem Projekt zuordnen.

Projektstammdaten

Zur Anlage der einzelnen Projekte können Sie folgende Daten erfassen (nicht alle Felder sind Pflichteingabefelder):

• Projektblatt-Vorlage für einzelnen Projekte zum Eintrag von Werten (siehe Downloadlinks für externe Dokumente)

• Projektnamen (Pflichtfeld): 'Arbeitstitel'
• • Dies dient dem/ der Mitarbeiter/in zur Auswahl bei der Erfassung von Zeiten & Kosten und wird bei Reportdarstellungen bzw. Reportsortierungen genutzt.
  • Den Projektname2 (im unteren Bereich des Registers) können Sie zur Textanzeige auf dem Rechnungsformular einsetzen.
• Projektnummer (Pflichtfeld, Eindeutigkeit): Dies muss eindeutig und eine fortlaufende Nummer sein. Sie können diese per Hand direkt eintragen ODER durch PACS ermitteln. Sie können zu einer sich laufend fortzählenden Projektnummer vor und nach dieser ermittelten Zahl weitere Zeichen oder Zahlenwerte definieren.

Hinweis:

• In der FIBU wird die Nummer häufig als Kostenstelle bezeichnet / erfasst.
• Die Projektnummer hat im PACS System nicht die Aufgabe, das Durchführungsjahr, die Kundennummer etc. darzustellen, da diese Infos i.d.R. durch separate Felder gepflegt werden.

Weitere Informationen zum Projekt

• Projektleiter (Pflichtfeld): Sie müssen jedem Projekt ein Projektleiter zuordnen. Dass der/die Mitarbeiter/in ausgewählt werden kann, müssen Sie den Kontakt dazu erst qualifizieren (siehe Mitarbeiter-Qualifizierung).
• Projektstatus-Zuordnung (Pflichtfeld): Je nachdem, in welchem Stadium das Projekt sich befindet, können Sie folgende Stufen vergeben: Akquisition; Auftragsbestätigung; Projektdurchführung; Erledigt.
• (Projekt-)Währung: Alle Beträge werden in der Projektwährung verwaltet (Auftragsvolumen, Leistungssätze, Rechnungen).
• Durchführungsland: Dies ist nur eine Info-Funktion und Vorschlag bei der Erfassung von Reisespesen.

• Erfassungssperre: Wenn Sie hier einen Haken gesetzt haben, dürfen keine Zeiten und Kosten mehr auf das Projekt gebucht werden.
• Freigabepflichtig: Freigabe-Markierung von Zeiten und Kosten durch den Verantwortlichen (Hinweis: Bei der Rechnungsstellung 'nach Aufwand' werden als Vorschlag nur die Positionen vorgeschlagen, die freigegeben wurden).
• Mandant:
• Standardeintrag 'S-Standard', sofern nicht mehrere Mandanten definiert sind.
• Durch die Zuordnung des Projektes zu einem Mandanten (bspw. wenn Sie mehrere Unternehmen in einer Datenbank verwalten) können je Mandant unterschiedliche Projekt- und Rechnungskreisläufe definiert werden.
• Business Unit (frei definierbar): Ebenso wie den Mitarbeitern können Sie auch einem Projekt eine Business Unit (BU) zuordnen. Sie können die Business Units über SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | BUSINESS UNITS UND VERANTWORTUNGEN | Business Units inkl. Mandantenzuordnung anlegen.
• Projekttyp (Pflichtfeld): Es wird unterschieden zwischen externen, internen Projekten und Sonderprojekten. Beispiele für interne Projekte sind Interne Organisation, IT (EDV, Telefonanlage), Interne Weiterbildung / Veröffentlichungen / Seminare, Führungsaufgaben (Geschäfts-, Bereichs-, Büroführung), Controlling / Buchhaltung, Urlaub und Krankheit.
• Projektart (frei definierbar): Dies dient zur möglichen späteren Zusammenfassung von Projekten im Rahmen des Reportings und damit besseren Vergleichbarkeit. Zum Beispiel Organisationsprojekte, Strategieprojekte, Implementierungsprojekte, IT-Projekte, Vertriebsprojekte. Sie können dies definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | QUALIFIZIERUNGEN | Projektart.

Übernahme Ihrer Altdaten

• Umfang der Projekte:
• Laufende, geplante und abgeschlossene Projekte
• Abhängig vom Zeitpunkt Ihres Produktivstarts und den gewünschten Reportdarstellungen ('Jahresübersichten')
• Detaillierung der Daten: Übernahme von Zeiten und Kosten als Einzelwerte (pro MA, Tag etc.) oder Summenwerte
• Stichtag: Datum Produktivstart -1
• Durchführung:
• Die Daten laufender Projekte müssen Sie zum Produktivstart einzeln per Hand eintragen. (Es ist kein PACS Importassistent vorhanden).
• Ggf. ist ein Import in Form eines direkten Datenbankeintrags möglich (Erstellung individuelles SQL-Skript auf Anfrage). Voraussetzung ist die Datenaufbereitung durch den Kunden gemäß PACS Vorgaben.

Stammdaten - Vorgaben zu Zeiten

(Register TEAM/LEISTUNG | ZEITEN)

Ordnen Sie alle Mitarbeiter zu, die auf das Projekt zugreifen können (= Ansichtsrecht für das Projekt). Im unteren Bereich rechte Maustaste klicken und "Neue MA-Zeile(n) wählen" oder auf Neu klicken:

1. Spalte: Wählen Sie den Mitarbeiternamen aus. (Voraussetzung: Mitarbeiter ist im System definiert.)

2. Spalte: Legen Sie den Stunden-/Tagessatz je Mitarbeiter für dieses Projekt fest. Der zugeordnete Leistungssatz mit Zeiteinheit bildet die Basis für die Erfassungseinheit durch den Mitarbeiter. Der Haken muss aktiv sein (siehe Zeiten). Pro Mitarbeiter können Sie mehrere Leistungssatzvorgaben definieren. Diese werden in mehreren Zeilen dargestellt. Setzen Sie nur bei einer Zeile den Haken.

3. Spalte: Der zugeordnete Aktcode für dieses Projekt wird beim Mitarbeiter bei der Zeiterfassung als erster angezeigt und direkt eingetragen. So wird die Zeiterfassung des Mitarbeiters wesentlich unterstützt.

Stammdaten - Vorgaben zu Reisekosten

(Register TEAM/LEISTUNG | REISEKOSTEN)

1. Spalte Mitarbeiter: Die unter Zeiten zugeordneten Mitarbeiter werden auch in diesem Register gelistet.

2. Spalte Leistungssatz: Dies spielt hier keine Rolle.

3. Spalte Aktcode: Die hier definierte Vorgabe wird dem Mitarbeiter auch bei der Reisekostenerfassung direkt in die gewählte Position eingetragen (damit wird die Reisekostenerfassung beim MA wesentlich unterstützt). Standardauswahl:

Reisekosten Mitarbeiter, Kunde berechenbar > Dies wird i.d.R. hier als Standard hinterlegt.

Reisekosten Mitarbeiter, Kunde nicht berechenbar

Reisekosten Firma bezahlt, Kunde berechenbar

Reisekosten Firma bezahlt, Kunde nicht berechenbar

Weitere Infos finden Sie unter Reisekosten.