Implementierung: Leistungsarchiv (Checkliste)

THEMA

EINGABE, EINSTELLUNG, & KONSEQUENZEN

ZEITEN: Stunden- und Tagessätze

• Dies Pflichtbestandteil der Zeiterfassung.
• Leistungssätze werden pro Mitarbeiter definiert und können mehrfach für unterschiedliche Projekte eingesetzt werden. Die projektspezifische Zuordnung erfolgt bei der Definition der Projektstammdaten im Register PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG | ZEITEN.
• Ein Leistungssatz (LS) besteht aus folgenden Bestandteilen:
• Mitarbeiter: Ordnen Sie den Mitarbeiter zu, für den der Leistungssatz gilt.
• Leistungssatzbezeichnung 1 (Anzeige): Dies kann frei vergeben werden. Dies beschreibt die "Art der Tätigkeit", wie bspw. Consulting, Projektleitung oder Fahrtzeit. Der Leistungssatzname wird bei der Zeiterfassung für den Mitarbeiter angezeigt (Basis für die Auswahl von Alternativen), aber auch auf den Tätigkeitsnachweisen oder dem Rechnungsformular wird er häufig aufgeführt.
• Einheit: Damit legen Sie fest, in welcher Einheit (Stunde oder Tag) die Zeiterfassung durch den Mitarbeiter erfolgt.
• Währung: Ein Leistungssatz einer Währung können nur für Projekte derselben Währung genutzt werden.
• EKP netto: Dies ist der Preis, den der Mitarbeiter den Arbeitgeber kostet. Dies ist ein kalkulatorischer Wert (Ermittlung siehe weiter unten) und kann auch für Mitarbeiter-Gruppen einheitlich sein. Egal, ob der/die Mitarbeiter/in für interne oder externe Projekte arbeitet, ob mit hohem oder niedrigen Tagessatz, der EKP des Mitarbeiters bleibt für diese Periode immer gleich.
• Fee %: Dies ist der Unterschied zwischen VKP und EKP in % (reine Eingabe-Unterstützungsfunktion). Die Berücksichtigung bei der Berechnung EKP / VKP können Sie unter Extras | Benutzereinstellungen | Kostensätze einstellen.
• VKP netto: Dies ist der Satz, der dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Für jeden Stunden-/Tagessatz je Mitarbeiter muss ein separater Satz festgelegt werden.
• Bevorzugt: Hier kann für jeden Mitarbeiter ein Haken gesetzt werden. Die Markierung dient der schnellen Zuordnung des Leistungssatzes des Mitarbeiters zu einem Projekt.
• Inaktiv: Wenn der Leistungssatz nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn durch die Markierung in den "Hintergrund" verschieben.

Beispiel: Ermittlung des EKP netto je Mitarbeiter (Tages- oder Stundensatz)

• Definiert wird der EKP für jeden Mitarbeiter für eine bestimmte Periode (Geschäftsjahr) entweder als Stunden- oder Tagessatz, ermittelt aus dem Gesamtaufwand je Mitarbeiter / Gesamtarbeitszeit je Mitarbeiter.
• Mögliche Ermittlung des Gesamtaufwandes je Mitarbeiter = Gehalt + Gehaltsnebenkosten + anteilige Raumkosten (Miete, Energie) + anteilige EDV-Kosten + anteilige Telefonkosten + anteilige Overheadkosten; basierend auf den für das Jahr bekannten fixen Werten (Gehälter, Miete) und für variable Bestandteile Erfahrungswerten der vergangenen Jahre.
• Mögliche Ermittlung der Gesamtarbeitszeit je Mitarbeiter: Die Gesamtarbeitszeit beträgt bei einer 40 Stundenwoche ca. 2.080 Stunden pro Jahr. Um die Gesamtjahresarbeitszeit nach Jahr, Standort oder Anstellung individuell zu definieren, müssen Sie die Feiertage je nach Bundesland berücksichtigen. Zusätzlich müssen Sie entscheiden, ob Tage wie der 24.12. als Arbeitstag oder Feiertag oder 50:50 in die Berechnung eingehen. Das gleiche gilt für den 31.12. oder Fasching. Urlaub und Krankheit werden nicht mit eingerechnet, da diese Zeiten (und damit Kosten) als eigene Positionen (Projekte) erfasst werden und somit deren Gesamtkosten gesondert ausgewiesen werden können.
• Die Definition der Standardkostensätze kann auch nach handelsrechtlichen Gesichtspunkten erfolgen, um eine geeignete Basis zur Aktivierung von Projektkosten zum Ende des Geschäftsjahres zu besitzen (optional).

REISEKOSTEN: Vorlagen

Der Einsatz ist von den Zeitleistungssätzen insofern abweichend, als hier für einzelne Kostenarten keine Preise hinterlegt werden können bzw. müssen (Ausnahme: KM-Satz).

• Mitarbeiter:
• • Standard: Sachkosten-Leistungssätze werden auf den Namen "MA-unabhängig" definiert. Der Leistungssatz kann somit von allen Mitarbeitern ausgewählt werden.
  • Sofern bspw. unterschiedliche EKP-KM-Sätze für einzelne Mitarbeiter gelten, können diese auch MA-spezifisch festgelegt werden.
• Bezeichnung des Leistungssatzes 1 (Anzeige): Kostenart
• Einheit: Standard "Anz" (Anzahl, Stück). Dies ist für "km" abweichend.
• EKP / VKP:
• • Standard: Dies ist ist jeweils 0,00. Der tatsächliche Ausgabebetrag wird bei der Erfassung der Reisekosten eingetragen.
  • Ausnahme KM: Dies wird als steuerfreier Betrag (0,30 € in Deutschland Stand 07-2022) als EKP eintragen. Tragen Sie ggf. den abweichenden, an den Kunden berechneten Wert unter VKP ein.
• Kontonummer: Dies ist relevant, wenn die unterschiedlichen Kostenarten auf FIBU.Ebene oder in Reports wieder zusammen gefasst werden sollen. Dann können hier die Strukturen definiert werden (auch wichtig bei Export der Sachkosten in die FIBU).

SONST. SACHKOSTEN: Vorlagen

• Dies sind Vorlagen für weitere Sachkosten, die nicht Reisekosten sind.
• Die Struktur ist vergleichbar zu den Reisekosten.