HR WORKS-Reisekosten in PACS übernehmen: Umfang, Zuordnung und Kostensätze

1. Ziele der Schnittstelle

Der Umfang und die Inhalte orientieren sich an den Zielen des Übertrags. Die Ziele können folgende sein:

Weiterberechnung der übertragenen Reisekosten an den Kunden (inkl. digitaler Belegnachweis)
Direkter Übertrag von Nettowerten oder Bruttowerten mit VSt.
Nutzung der übertragenen Kosten für das Controlling

Kein Ziel des Übertrags sind (daher funktional auch nicht umgesetzt):

'Korrekte' Ermittlung von Tagespauschalen (abhängig von der Abwesenheitszeit) oder sonstiger steuerlicher Werte einer Reisekostenabrechnung.
Erstellung einer vollständigen Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters in PACS mit dem HR WORKS Positionen (bspw. können Reisekosten für 'interne Projekte' fehlen, weil diese nicht nach PACS übertragen werden).

2. Durchführung des Imports

Für mehr Infos zum Ablauf siehe HR WORKS - Import durchführen.

3. Zuordnungen und Qualifizierungen in PACS

Die importierten Kosten aus HR WORKS werden in PACS dem Funktionsbereich REISEKOSTEN zugeordnet. Zuordnungen & Qualifizierungen im Detail:

Datum (Pflichtfeld)

Das ist das Leistungsdatum in HR WORKS.

Mitarbeiter (Pflichtfeld)

Gemäß der Kontakt-Verknüpfung (wenn keine Verknüpfung existiert, kein Übertrag)

Projekt (Pflichtfeld)

Gemäß Projekt-Verknüpfung (wenn keine Verknüpfung existiert, kein Übertrag)

Kostensatz

Jede HR WORKS-Position wird mit einem PACS Kostensatz verknüpft (Details finden Sie weiter unten).

(1) Es handelt sich hierbei um die PACS Standard-Kostensätze (definiert im PACS KOSTENARCHIV | REISEKOSTEN):

(2) PACS sucht beim Importvorgang im Kostenarchiv nach einem Kostensatz mit passender Bezeichnung (exakter Vergleich der Zeichenfolgen). Bei Übereinstimmung wird der existierende „Vorlagesatz“ aus dem PACS Kostenarchiv übernommen. Wenn es keine Übereinstimmung gibt, dann wird der Kostensatz neu angelegt und für den importierten Kosteneintrag übernommen.

(3) Angezeigte PACS Kostensatz-Bezeichnungen:

Die Kostenart-Bezeichnung wird von HR WORKS vorgegeben (mit englischer Bezeichnung) und in PACS in das Feld Kostensatz-Bezeichnung1 eingetragen (inkl. Währungskürzel).
- HR WORKS Feld Hotel (Zusatzfeld 'Frühstück/ Businesspaket') Inland/ Ausland: Die von HR WORKS vergebene Belegart „Hotel“ bzw. "Hotel (Abroad)" wird in PACS Bezeichnung1 eingetragen (getrennt für den Hotelbetrag und für den Frühstücksbetrag). Die beiden Belege werden in der HR WORKS-API namentlich nicht unterschieden.
- HR WORKS Feld Hotel mit Nebenleistungen (Zusätzfelder "Nebenleistungen" und "Frühstück" Inland/ Ausland: Die von HR WORKS vergebene Belegart „Hotel with anciallary services“ bzw. "Hotel with anciallary services (Abroad)" wird in PACS Bezeichnung1 eingetragen (getrennt für den Hotelbetrag, für den Nebenleistungs- und für den Frühstücksbetrag). Die drei Belege werden in der HR WORKS-API namentlich nicht unterschieden.
- HR WORKS Feld Bewirtung, Geschäftsessen (Zusatzfeld „Trinkgeld“) Inland/ Ausland: Die von HR WORKS vergebene Belegart „Business Entertainment" bzw. „Business Entertainment (Abroad)" wird in PACS Bezeichnung1 eingetragen (getrennt für den Bewirtungsbetrag und für das Trinkgeld). Die beiden Belege werden in der HR WORKS-API namentlich nicht unterschieden.
- HR WORKS Feld Bewirtung Getränke separat (Zusatzfeld „Trinkgeld“) Inland/ Ausland: Die von HR WORKS vergebene Belegart „Business Entertainment with separate drinks" bzw. „Business Entertainment with separate drinks (Abroad)" wird in PACS Bezeichnung1 eingetragen (getrennt für den Bewirtungsbetrag und für das Trinkgeld). Die beiden Belege werden in der HR WORKS-API namentlich nicht unterschieden.
- HR WORKS Feld Sonstige Belegarten (Inland/ Ausland: Die von HR WORKS vergebene Belegart „Other receipt types" bzw. „Other receipt types (Abroad)" wird in PACS Bezeichnung1 eingetragen.
- Weitere HR WORKS Felder/ Belegarten: die jeweiligen englischen Bezeichnungen werden in PACS Bezeichnung1 eingetragen.
Ausnahmen für die Bezeichnungsübernahme (weil keine detaillierten Bezeichnungen von der HR WORKS-API bereitgestellt werden): Diese Bezeichnungen werden von PACS fix vergeben:
- HR WORKS Kilometer (mileage): Hierfür wird die von PACS vorgegebene Bezeichnung1 aus dem Kostenarchiv genutzt (wenn Sie beim betroffenen Projekt hinterlegt wurde; im Detail dazu weiter unten).
- Tagespauschalen (inkl. Abzugsbeträge) und Übernachtungspauschale (Inland/ Ausland): Die von PACS vergebene Bezeichnung1 „Allowance/Pauschbetrag“ wird eingetragen. Dies bedeutet, dass es keine separate Kennung gibt für „Spesensatz Inland“ oder „Spesensatz Ausland“ oder „Übernachtungspauschale“. Die Positionen werden in der HR WORKS-API namentlich nicht unterschieden.
Nutzung der Kostensatz-Bezeichnung für die Kundenfaktura:
- Wenn auf der Ausgangsrechnung an den Kunden ein abweichender Text für die Bezeichnung1 (also englische Texte und Vorgabetexte von PACS) erscheinen soll, muss im PACS KOSTENARCHIV in Bezeichnung2 der gewünschte Anzeigename der Ausgangsrechnung eingetragen werden. Da es sich um immer wiederkehrende Bezeichnungen handelt, muss dies nur einmal vorgenommen werden. Nur wenn neue Kostensätze hinzukommen, müssen diese nachgepflegt werden.
- Vorgehen beim Produktiv-Start der HR WORKS-Schnittstelle:

1. Setzen Sie bereits in PACS existierende Reisekostensätze auf „inaktiv“ (nicht jedoch die Sätze mit der Einheit 'KM').

2. Import starten: Es werden alle Kostensätze mit Bezeichnung1 im PACS KOSTENARCHIV neu angelegt. Zudem werden alle tatsächlichen HR WORKS-Reisekosten-Datensätze bzw. Kostenpositionen (mit Beträgen) in den PACS Bereich REISEKOSTEN eingetragen.

3. Pflegen Sie im PACS Kostenarchiv die Bezeichnungen2 nach (also den Anzeigetext, der auf der Ausgangsrechnung erscheinen soll).

4. Starten Sie den Import erneut, damit bei den importierten Datensätzen bzw. Kostenpositionen auch die Bezeichnung2 mit eingetragen wird. Dies ist wichtig, weil bei bereits importierten Datensätzen (Pkt. 2) von PACS-Systemseite keine Daten nachgepflegt werden, wenn nachträglich Änderungen im PACS Kostenarchiv vorgenommen wurden.

Währung Kostenbetrag

Die Währung je HR WORKS-Reisekostenposition wird mit übernommen (Kostensatz & Währungskürzel). Wird bspw. ein Reisekostenbetrag CHF auf ein EUR-Projekt erfasst, erfolgt die Umrechnungen nach der PACS Standardsystematik.

Beträge EKP + VKP

Einkaufspreise (EKP) werden aus HR WORKS übernommen.

Diese EKPs werden auch als Verkaufspreise (VKP, relevant für die Kundenfaktura) eingetragen. Ggf. existierende Einträge werden ignoriert.
Ausnahme KM-Kostensatz. Für KM-Kostensätze orientiert sich der VKP am hinterlegten KM-Kostensatz beim Projekt [Register TEAM/LEISTUNG | REISEKOSTEN]. Wichtig: werden für ein Projekt "KM-Sätze in EUR/CHF/USD etc." erfasst (weil Mitarbeiter aus unterschiedlichen Währungsländern auf dem Projekt arbeiten), dann muss beim Projekt der KM-Satz für jede Währung hinterlegt werden.

(a) Wenn beim Projekt kein KM-Kostensatz hinterlegt ist, aber in HR WORKS für das Projekt KM erfasst wurden [Kostensatz mit Einheit „KM“]), dann erfolgt kein Import. Wichtig: Es werden auch keine sonstigen Reisekostenpositionen für das Projekt importiert. Eine entsprechende Fehlermeldung wird bei der Importoberfläche angezeigt. Das Vorgehen ist vergleichbar mit dem Importfehler bei existierenden Sperrgründen (siehe weiter unten).

(b) Grund: Beim Kostensatz ist der vereinbarten KM-VKP-Preis hinterlegt. Da die VKP-Info nicht von HR WORKS kommt, weiß PACS auch nicht, welcher KM-Satz aus dem Kostenarchiv für das Projekt der Korrekte ist.

Beschreibung

Diese wird aus HR WORKS übernommen.

Aktcode (von PACS hinzugefügt)

Prüfreihenfolge

(1): Definition eines Aktcodes beim Projekt pro Mitarbeiter (TEAM/LEISTUNG -> REISEKOSTEN):
- Zeile 'Mitarbeiter-Name' -> Eintrag Spalte "Aktcode" hat für den Mitarbeiter Prio1
- Zeile 'MA-unabhängig' -> Eintrag Spalte "Aktcode" hat für alle Mitarbeiter Prio (wenn nichts namentlich eingetragen ist)
(2): Wenn keine Aktcode-Definition beim Projekt existiert, dann greift die PACS-Standard-Systematik: PACS Projekttyp EXTERN (-> VL-Aktcode); PACS Projekttyp INTERN (-> NVL-Aktcode).
- Einsatzfall: wenn auf einem externen Kundenprojekt die KM-Positionen nicht an den Kunden weiterberechnet berechnet werden sollen, dann muss in der "KM-Satz"-Zeile ein Aktcode "NVL" ausgewählt werden. Diese Markierung "Nicht verrechenbare Leistung" wird beim Import berücksichtigt. Damit stehen zwar die KM-Kosten auf dem Projekte, sie spielen aber keine Rolle für die Kundenfakturierung.

Belegdatei(en)

Wenn eine Belegdatei bei der HR WORKS-Kostenposition zugeordnet ist, wird diese 1:1 nach PACS übertragen. Wichtig: Belegdatei(en), die nur der HR WORKS-Reise zugeordnet wurden (und nicht direkt einem HR WORKS Beleg), werden nicht übernommen (weil die eindeutige Kostenträger bzw. Projektzuordnung fehlt).

Felder ohne Bedeutung

Folgende PACS Reisekosten-Felder bzw. -Spalten spielen keine Rolle. Sie können für die Anzeige ausgeblendet werden unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | REISEKOSTEN:

Reise: Die PACS Reisedefinition hat keine Bedeutung. Die Tagesspesen werden beim Import aus HR WORKS übernommen und in PACS als separate Kostensätze angelegt.
Belegland: Das Belegland hat keine Bedeutung. Die Währung und der Kostensatzname werden beim Import separat ausgewiesen.