Sie müssen zunächst die Kostenträger oder Abwesenheitstypen von HR WORKS mit einem PACS Projekt verknüpfen.
Dazu in PACS zu PROJEKTVERWALTUNG | INTEGRATION und in den Bereich HR WORKS.
1. Kostenträger aus HR WORKS mit PACS Projekt verknüpfen (betrifft Übertrag von Reisekosten und Projektzeiten)
Zur Verknüpfung müssen Sie in PACS zu PROJEKTVERWALTUNG | INTEGRATION in den Bereich HR WORKS.
- Wenn Sie auf "Ändern" klicken, wird die HRworks Projektliste (in HR WORKS gepflegte Kostenträger-Liste) angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Projekt. Die Kostenträger-Nr. und der Kostenträger-Name werden fix zugeordnet.
- Nicht relevante PACS Projekte, bspw. interne Projekte, die nicht fakturiert werden, müssen nicht verknüpft werden.
- Wenn Sie das Register INTEGRATION nicht sehen: Sie können dies für die benötigten Level (Standard: Level 1) freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | PROJEKTVERWALTUNG | BERECHTIGUNGEN | PROJEKTE | Register INTEGRATION.
2. Abwesenheitstypen aus HR WORKS mit PACS Projekt verknüpfen (betrifft Abwesenheiten)
- Jeder HRWORKS Abwesenheitstyp kann nur einmal zugeordnet werden. Dies bedeutet, dass es für jeden genutzten HR WORKS Abwesenheitstyp auch ein internes PACS Abwesenheitsprojekt geben muss.
- Unter Mapping HR WORKS Abwesenheitstyp auf "Ändern" klicken.
- Für die Zuordnung eines HR WORKS Abwesenheitentyps zu den PACS Projekten erfolgt die Auswahl/die Anzeige der HR WORKS Abwesenheiten in Englisch mit einem Schlüssel (siehe Screenshot).
- Die eindeutige Identifikation der HR WORKS-Abwesenheitstypen erfolgt über den Schlüssel
- Die in HRWORKS von Ihrem Unternehmen definierten Abwesenheitstypen werden angezeigt. Dem jeweiligen PACS Projekt (im Beispiel „Urlaub“) wird der passende Typ zugeordnet (im Beispiel „Annual vacation mit dem Schlüssel „JA“)
- Mögliche Übersetzungen/ Zuordnungen. Die Festlegung der Namen und Schlüssel erfolgt in HR WORKS. Die im Screenshot aufgelisteten Typen können durch ihre eigene Kunden-Konfiguration in der HR WORKSSoftware abweichend sein. Im Screenshot oben und in der folgenden Liste sind Beispiele der HR WORKS Standard-Definitionen gestellten (Basis: eine von HR WORKS für PACS zur Verfügung gestellte Datenbank)
- Urlaub und Sonstige
- Annual vacation (JA) -> Jahresurlaub
- Long-term maternity leave -> Mutterschutz/Langzeit
- Parental leave (MU) -> Elternzeit
- Reduction of overtime (ÜA) -> Überstundenausgleich
- Treatment (KU) -> Kur / Behandlung
- Wedding (HO) -> Hochzeit
- Krankheitsbedingte Abwesenheiten
- Sickness during reintegration (KWW) -> Krankheit während Wiedereingliederung
- Sickness notification (1) -> Krankmeldung
- Sickness of child (KEK) -> Kind krank
- Sickness with sickness certificate (KMA) -> Krankheit mit Attest
- Sickness within the first 28 days of employment (K28) -> Krankheit innerhalb der ersten 28 Beschäftigungstage
- Sickness without sick pay (KOL) -> Krankheit ohne Lohnfortzahlung
- Sickness without sickness certificate (KOA) -> Krankheit ohne Attest
2. Pflicht-Qualifizierungen PACS Projekt-Stammdaten
- Bei jedem PACS Projekt müssen die Definitionen unter TEAM-LEISTUNG so erfolgen, als ob die Mitarbeiter selbst erfassen würden. D.h. dass Pflichtfelder beim Import automatisch mit hinzugelinkt werden.
- Definition Zugriffsrechte und Leistungssatz: Wenn keine korrekte Definition beim Projekt festgelegt wurde, erfolgt kein Übertrag von HRWORKS zu PACS (für einen oder alle Mitarbeiter)
- Definition Aktcode
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- Wenn beim Projekt nichts abweichendes definiert ist, wird standardmäßig bei 'externen Projekten' der Aktcode 'VL Honorar' und bei 'internen Projekten' der Aktcode 'NVL' eingetragen.
- Auch wenn in den Projektstammdaten manuell ein abweichender/ 'falscher' Aktcode hinterlegt wurde (bspw. beim Projekt 'Urlaub' ein VL-Aktcode), dann werden die HRworks-Zeiten in PACS importiert. Beim Import wird nicht geprüft, wie Zeiten bei einem Projekt qualifiziert sein müssen/ sollten.