Sie müssen zunächst die Person bzw. den Mitarbeiter von HR WORKS mit einem PACS Mitarbeiterkontakt verknüpfen.
1. Notwendige Qualifizierungen des PACS Mitarbeiter-Kontaktes
- Dem Mitarbeiter muss der Kontakttyp „interner Mitarbeiter" oder "externer Mitarbeiter“ zugeordnet sein. Dies können Sie einstellen unter KONTAKTVERWALTUNG | KONTAKTDATEN | Feld Kontakttyp-Zuordnung. Bei Bedarf müssen Sie prüfen, ob die benötigte Kontakttyp-Definition den o.g. Anforderungen entspricht (unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | QUALIFIZIERUNGEN | KONTAKTTYP | Spalte "MA int/ext" | Auswahl "Externer MA" oder "Interner MA"):
- Der Mitarbeiter benötigt eine aktive PACS Lizenz.
- Der Mitarbeiter muss einem PACS Zugriffslevel (1-10) zugeordnet sein.
2. Notwendige Qualifizierungen des HR WORKS Kontaktes (Stammdaten)
- Das Feld "Personalnummer" muss in HR WORKS definiert sein.
- Das Feld "E-Mail" muss in HR WORKS definiert sein.
3. Mitarbeiter auslesen und anzeigen bspw. für Prüfzwecke
Wenn Sie das Register INTEGRATION nicht sehen: Sie können dies für die benötigten Level (Standard: Level 1+2) freischalten unter SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | BERECHTIGUNGEN | KONTAKTVERWALTUNG | Register INTEGRATION.
Um HR WORKS Mitarbeiterdaten in PACS zu übernehmen, starten Sie die PACS Kontaktverwaltung. In der Icon-Leiste über
Weitere Funktionen -> Integration -> HR WORKS wird Ihnen ein Auswahlmenü angezeigt mit den Optionen (siehe auch weiter unten Screenshot)- HR WORKS MA-Liste auslesen und anzeigen
- HR WORKS MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen
Empfehlung: Wenn Sie die Schnittstelle das erste Mal nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Funktionen einzeln nacheinander auszuführen.
4. Daten aus HR WORKS mit PACS verknüpfen
Der Eintrag der Personalnummer in PACS kann über zwei Wege erfolgen:
a) Manueller Eintrag der HR WORKS Personal-Nr. beim PACS Mitarbeiterkontakt unter KONTAKTVERWALTUNG | INTEGRATION im Bereich Bereich HR WORKS im Feld "HR WORKS Personalnummer“.
b) Automatischer Eintrag der Personal-Nr.: Mitarbeiter-ID auf E-Mail Basis zuordnen
- In der Icon-Leiste überWeitere Funktionen -> Integration -> HR WORKS -> MA-ID auf E-Mail-Basis zuordnen auswählen, um die HR WORKS Personal-Nr. automatisch bei PACS einzutragen.
- Voraussetzungen für die automatisierte Zuordnung:
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- (a) Existierende PACS Mitarbeiter-Qualifizierung (siehe oben)
- (b) Übereinstimmung des HR WORKS Kontaktfeldes „E-Mail“ und des PACS Kontaktfeldes „E-Mail 1“
- Bereits existierende Einträge werden nicht überschrieben (bspw. bei Änderung der Personal-Nr. in HRworks)