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HOAI in PACS: Kalkulationspositionen im Angebot erfassen und ins Projekt übernehmen

Vom Angebotsfenster (Angebotsdetails) bis zur Übernahme in Auftrag, Team/Leistung und Lieferantenauftrag

Die Bedienung beginnt im Fenster Angebotsdetails. Sie kommen zu dem Fenster über PROJEKTVERWALTUNG | Register ANGEBOTE und Details.

Hier können Sie zu dem Angebot eine Bezeichnung hinzufügen, wie bspw. "Erstes Angebot". Zu der Angebotsnummer, können Sie hier auch eine Auftragsnummer und eine Auftragsbestätigungsnummer pflegen. Die Auftragsbestätigungsnummer können Sie automatisch erzeugen. Klicken Sie dazu auf . Dieser Button ist nur aktiv, , wenn der Angebotsstatus (Feld ‚Status+Wahrsch.‘) auf ‚100%-Abschluss Vertrag‘ gesetzt ist. Gehen Sie zur Definition der Nummernstruktur zu SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | NUMMERNKREISE und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor. Sie können hier die Nummernstruktur "Auftragsbestätigungsnummer pro Mandant" definieren. Dies ist vergleichbar zu den Nummernkreisen zu Angeboten, Rechnungen etc.

Wenn es nur ein Angebot gibt, können Sie die Auftragsbestätigung auch im Register PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG | AUFTRAGSDATEN direkt eintragen. Dazu müssen Sie den Haken bei "Auftragseingang Angebote" setzen.

Welche Eintrage kann/muss ich bei den Angebotsdetails vornehmen?

    • Im Register ANGEBOTSPOSITIONEN erfolgt die Kalkulation der Angebotspositionen gem. HOAI.
    • Die Positionen, die Sie hier hinterlegen, werden im Angebotsformular angezeigt. Der Eintrag erfolgt wie immer.
    • Die Qualifizierungen Honorar, Nebenkosten, NVL (nicht verrechenbare Position) sind auswählbar gemäß Vorgabe.

Gehen Sie dann zum Register KALKULATIONSPOSITIONEN. In diesem Register erfolgt die Kalkulation der Leistungspositionen zum Angebot auf Basis der Leistungs-/Stunden-/Kostensätze. Somit wird in dem Fenster folgendes dargestellt:

        1. oben sehen Sie den Angebotspreis an den Kunden (auf Basis HOAI); und
        2. unten finden Sie die Kalkulation der zu erbringenden Leistungen nach Leistungs-/Kostensätzen (Grundlage für die Auftragsdefinition & das Controlling).
    • Die Summen der beiden Kalkulationen werden miteinander verglichen. Wenn die Summen übereinstimmen, wird in der Spalte "Differenz" der Wert 0,00 angezeigt.
    • Die Anzeige von Summen und der Differenz erfolgen in separaten Spalten, weil es im Projekt mehrere Schritte geben kann.

Informationen zur Bedienung des Registers "Kalkulationspositionen"

    • Zeilen sind blau markiert: Der Eintrag aus ANGEBOTSPOSITIONEN wird angezeigt.
    • Mit Hilfe der Baumstruktur in der 1. Spalte können Sie die Anzeige für alle Schritte/Leistungsphasen im Überblick oder die Leistungspositionen im Detail ansehen.
    • Tragen Sie zur internen Kalkulation der Leistungspositionen eines Schrittes/einer Leistungsphase in der Spalte "Positionen" die Kalkulationspositionen ein.
      • Die Kalkulation erfolgt auf Basis der Leistungssätze/Kostensätze des Leistungsarchivs (Basis: Sätze des MA-unabhängig).
      • Klicken Sie auf Neue Zeiten-Position und wählen einen Zeiten-Leistungssatz (mit Verkaufspreis [VKP]). Der VKP-Betrag (des Leistungssatz) wird in das Feld "Einzelpreis" eingetragen. Der Wert im Feld "Einzelpreis" soll/muss mit dem angezeigten Betrag des Zeiten-Leistungssatzes übereinstimmen, ansonsten kann es in Reports bei Einzelwert-Vergleichen zu nicht korrekten Darstellungen kommen, da die Leistungssatzposition in der Regel auch die Basis für die Zeiten-Buchung des Mitarbeiters bildet.
      • Klicken Sie auf Neue Reisekosten-Position und wählen einen Kostensatz. Tragen Sie in das Feld "Einzelpreis" den Kalkulationsbetrag ein.
      • Klicken Sie auf Sonst. Leistungen-Positionen und wählen einen Kostensatz. (Es werden weitere Sachkostensätze angeboten, die keine Reisekosten sind). Tragen Sie in das Feld "Einzelpreis" den Kalkulationsbetrag ein.

Informationen zur Formular-Vorschau

In der FORMULAR-VORSCHAU wird im Ansichtsmodus "Auftragsbestätigung" der Button Abschließen angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird die Auftragsbestätigungsnummer generiert (sofern zuvor leer). Außerdem wird das aktuelle Datum eingetragen (sofern zuvor leer). Und der Status wird ggf. von Gruppe 'Erstellt’ auf einen Status der Gruppe 'Beauftragt’ gesetzt. Zudem wird die FORMULAR-VORSCHAU hinsichtlich der neuen Daten aktualisiert.

So übernehmen Sie die Leistungssätze/Kostensätze in die Projektverwaltung

Gehen Sie zur PROJEKTVERWALTUNG | AUFTRAG | KALKULATION PV. Zur Übernahme von Leistungs-/Kostensatz-Positionen müssen Sie auf Positionen aus Angebot übernehmen klicken.

Es öffnet sich ein Fenster. Dort können Sie wählen, welche Positionen übernommen werden sollen. Als Ergebnis werden Ihnen die Kalkulationspositionen im Register KALKULATION PV aufgelistet. In der Spalte "Hon./NK" wird für jede Einzelposition festgelegt, ob sie für die Projektdarstellung als Projekt-Honorar oder Projekt-Nebenkosten summiert werden soll.

Überwachung des Projektbudgets: Sie können auf Basis der beim Projekt hinterlegten Kalk. PV-Positionen pro Projekt, Schritt, Leistungssatz das Budget überwachen.

So übernehmen Sie die Leistungssätze/Kostensätze in das Register TEAM/LEISTUNG

Gehen Sie zu PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG. Dort können Sie die Positionen in die Register ZEITEN, REISEKOSTEN und SONST. LEISTUNGEN übernehmen.

Register "Zeiten"

    • Im Register TEAM/LEISTUNG | ZEITEN können Sie die Leistungs- bzw. Kostensatzzeilen aus Kalkulation PV übernehmen. Klicken Sie dazu im Register ZEITEN auf Leistungssätze aus Kalkulation PV übernehmen.
    • Funktionsseitig können Sie auch die Positionen der Reisekosten- und Sonst. Leistungen-Sätze übernehmen. Diese spielt dort aber nur eine geringe Rolle, weil die Verkaufspreise bei den Kosten seltener fixiert werden.
    • Die Zuordnung des Leistungssatzes erfolgt zum Platzhalter 'MA-unabhängig'.
    • Damit stehen Ihnen diese Leistungssätze auch als Basis für die spätere Zeiten- und Kosten-Erfassung der Mitarbeiter zur Verfügung. Dazu muss bei Ihnen folgende Variante eingestellt sein: Alle Mitarbeiter können bei der Zeitenbuchung alle Leistungssätze auswählen.
    • Wenn der Leistungssatz 'Mitarbeiter-bezogen' beim Projekt hinterlegt werden soll, muss dieser beim Mitarbeiter-Kontakt manuell zugeordnet werden.
      • Klicken Sie dazu in der betroffenen MA-Zeile in der Leistungssatz-Spalte auf Auswahl.
      • Im Fenster Leistungssatz/Kostensatz einem Projekt zuordnen können Sie den existierenden Leistungssatz für den 'Mitarbeiter-unabhängig' über die Kopierfunktion zu einem Mitarbeiter-Leistungssatz duplizieren. Und dann als Mitarbeiter-Leistungssatz dem Projekt zuordnen.

Register REISEKOSTEN und SONST. LEISTUNGEN

Hier erfolgt die Bedienung wie beim Register ZEITEN.

So übernehmen Sie die Kalk. PV Positionen als Lieferantenauftragspositionen

Gehen Sie zu dem PROJEKTVERWALTUNG | LIEFERANTENAUFTRAG. Klicken Sie auf Details und gehen zum Register LIEFERANTENAUFTRAGS-POSITIONEN. Um die Positionen zu übernehmen müssen Sie auf Positionen aus Kalkulation PV übernehmen klicken. Es öffnet sich das Fenster Positionen auswählen. Hier können Sie die Einzelpositionen wählen.

  • Bei der Übernahme wird auch der 'Schrittname' (Leistungsphase) als Texteintrag in das Feld 'Beschreibung1' mit eingetragen.
  • Wurde bei der Angebotsposition dieser EKP im Leistungsarchiv gepflegt, dann wird dieser EKP als Einzelpreis in die Lieferantenauftragsposition mit übernommen/voreingetragen (als Vorschlag).
  • Erläuterung: Bei Lieferantenpositionen steht generell bei der Kalkulationsposition mit Leistungssatz/Kostensatz-Zuordnung im Feld 'Einzelpreis' der Einkaufspreis [EKP]. Aus Sicht der Anwenderfirma ist das der Preis, der an den Lieferanten bezahlt werden muss.
  • Hauptzweck des Übertrags ist es, dass das Kopieren von Texten und des Betrages entfällt.