Gemeinkosten erfassen: Mitarbeiter‑Ausgaben ohne Kundenprojekt
Projektanlage, Rechte, Erfassung und Export – inkl. Hinweise zu Aktcodes und FIBU-Zuordnung
Diese Kosten sind bspw. Kosten für einen Firmen-PKW oder IT-Equipment oder Mieten ('Gemeinkosten'). Da es sich hier um keine auftragsspezifischen Kosten handelt, müssen diese in PACS nicht zwingend erfasst werden. Dies hat jedoch zur Konsequenz, dass Ihre Sachkosten nicht zu 100% in PACS dokumentiert sind.
Wenn Sie die Kosten erfassen, erfolgt die Umlage auf die Kundenprojekte über einen pauschalen 'Gemeinkosten-Aufschlag' bei Personalkosten (EKP).
Bei der Abbildung von Gemeinkosten in PACS müssen Sie folgende Punkte beachten:
Legen Sie ein neues Projekt "Kosten Firmen-PKW" oder "IT-Equipement" an. Dieses Projekt muss dem Projekttyp internes Projekt oder alternativ Gemeinkosten-Projekt zugeordnet sein, sowie einer Projektnummer (eindeutige Nummer), die in der FIBU als Kostenstelle genutzt werden kann.
- Die Projektanlage ist zwingend, da für die Erfassung von Ausgaben immer ein Projekt nötig ist.
- Alle Mitarbeiter die einen Firmenwagen besitzen, bekommen für das Projekt ein Zugriffsrecht (Definition unter PROJEKTVERWALTUNG | TEAM/LEISTUNG).
Hinweis: Es muss nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Projekt angelegt werden, da durch die Mitarbeiterbezogene Zuordnung der Kosten auch im Reporting eine entsprechende Differenzierung im Reporting erfolgen kann (analog zum 'Urlaubsprojekt' oder 'Krankheitsprojekt').
- Sofern es relevant ist, kann das Projekt einer Business Unit zugeordnet werden.
- Mitarbeiter-Qualifizierung (Stammdaten)
- Beim Mitarbeiter ist die Personalnummer hinterlegt. (Die Personalnummer ermöglicht die genaue Zuordnung zur Person, bspw. auch beim Export in das Rechnungswesen.)
- Sofern es relevant ist, kann das Projekt einer Business Unit zugeordnet werden.
- Die Sachkosten werden über den Bereich REISEKOSTEN oder SONST. LEISTUNGEN auf das Projekt gebucht. Welcher Bereich genutzt wird, können Sie frei wählen und ist abhängig davon,
- für welchen Bereich im Leistungsarchiv die (speziellen) Leistungssätze angelegt wurden mit Leistungssatzname (Kostenarten), wie bspw. Fahrzeugkosten, Kraftstoff/Öl, Wartung/Reparatur, und FIBU-Kontonummer.
- Außerdem ist es abhängig davon, wer sie erfasst und über welche PACS Bedienungsoberfläche
- Rich Client: Einsatz für Reisekosten und Sonst. Leistungen ist möglich
- Web Client: Einsatz ist nur für Reisekosten möglich
- Eintragende(r): Für die Strukturierung spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiter die Ausgaben selbst erfassen (die sie für die Firma tätigen) oder ob dies durch das Back Office für die Mitarbeiter erfolgt. Es spielt eher eine Rolle, ob der Mitarbeiter das betroffene Projekt in der eigenen Projektliste sehen soll oder nicht. Mehr Infos dazu finden Sie unter Projektanzeige ohne aktives Ansichtsrecht.
- Die Erfassung erfolgt analog aller anderen Zeiten und Kosten mit folgenden Qualifizierungen:
- Datum (Leistungsdatum)
- Projekt (Sammlung aller Kosten zum Thema; in der FIBU i.d.R. über 'Kostenstelle' abgedeckt)
- Leistungssatz (mit FIBU-Kontonummer)
- Ausgabe (brutto/netto Betrag)
- VSt. (gem. Auswahl: 0%, 19%)
- Mitarbeitername (mit Personalnummer; Zusammenfassung aller Kosten eines Projektes pro Mitarbeiter möglich)
- AktCode: Firma bezahlt oder MA bezahlt (bei Reisekosten): Dies hat Auswirkung auf den Ersatz von Ausgaben über die Reisekostenabrechnung ODER Nicht-verrechenbare-Leistung (NVL), da die Leistungen nicht direkt weiter berechnet werden. Hinweis: Bei einem Firmenwagen erfolgt die Berechnung an den Kunden i.d.R. über die gefahrenen Kilometer [Buchung auf dem Kundenprojekt mit EKP = 0EUR und VKP = 0,50EUR].
- Reporting der Daten in PACS: Durch die qualifizierte Erfassung können Sie die Daten nach allen genannten Kriterien auswerten.
- Export der Daten in FIBU: Über den PACS Export für Zeiten & Kosten werden alle Kosten eines Zeitraums selektiert und exportiert. Die Zuordnung der Kosten auf die Sachkonten erfolgt mithilfe der hinterlegten FIBU-Kontonummern und der Personalnummer.