Freigaben und Genehmigungen (Zeiten & Kosten)

Die Mitarbeiter können ihre Zeiten & Kosten zu Kunden-Projekten oder Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Fortbildung von den Vorgesetzten freigegeben bzw. genehmigen lassen (= Verantwortlichen-Freigabe). Die Beantragung zur Genehmigung erfolgt aktiv durch den Mitarbeiter (= MA-Freigabe). Die beantragten und genehmigten Positionen werden über verschiedenfarbige Fähnchen markiert.

Die Informationen an den Vorgesetzten zur notwendigen Genehmigung können mit Hilfe des PACS-internen Benachrichtigungssystems und (optional) per E-Mail verschickt werden.

Um die Funktionen nutzen zu können, müssen Sie die Stammdaten korrekt pflegen und die notwendigen Einstellungen vornehmen. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht zu den Möglichkeiten, Einstellungen und dem Vorgehen bei der Bedienung.

Zur Bedienung bzw. zum Ablauf finden Sie weitere Informationen unter Zeiten und Kosten freigeben.

(A) Notwendige Pflege der Stammdaten für Mitarbeiter-Kontakte

Ressourcendaten (KONTAKTVERWALTUNG | Register Ressourcendaten)
- Für Mitarbeiter: Wählen Sie im Bereich 'Organisatorisches' zwischen 'Business Unit' oder 'Direkter Vorgesetzter'. (Dies ist relevant, wenn beim Projekt für die Verantwortlichen-Freigabe diese Varianten ausgewählt werden.) Wählen Sie im Bereich 'Pensum' den Urlaubsanspruch. Dies ist nur relevant, wenn dies als Information bei der Genehmigung dem Verantwortlichen zur Verfügung stehen soll.
- Für Verantwortliche bzw. Vorgesetzte: Wählen Sie zwischen 'Eigene GF-Verantwortung (Mandant)' oder 'Eigene Business Unit-Verantwortung'.
Mitarbeiter-Kontaktdaten (KONTAKTVERWALTUNG | Register Kontaktdaten)
- Für Mitarbeiter: Pflegen Sie die Felder 'E-Mail 1' oder 'E-Mail 2' oder 'E-Mail 3'. Dies ist relevant beim Rückversand einer Aufgabe/Benachrichtigung vom Verantwortlichen an den Mitarbeiter.
- Für Verantwortliche bzw. Vorgesetzte: Pflegen Sie die Felder 'E-Mail 1' oder 'E-Mail 2' oder 'E-Mail 3'. Dies ist relevant beim Versand einer Aufgabe/Benachrichtigung vom Mitarbeiter an den Verantwortlichen.

(B) Notwendige Pflege der Stammdaten für Projekte

Projektverwaltung | Register ALLGEMEIN:

Feld "Freigabepflichtig': Setzen Sie hier einen Haken. Nur dann erscheinen die Fähnchenmarkierungen bei den Zeiten- und Kosten.
Definition der Freigabe-Stufen:
- Einstufig (hellgrüne Markierung): Freigabe durch den direkten Verantwortlichen beim Projekt
- Zweistufig mit 'endgültige Freigabe' (dunkelgrüne Markierung): Dies können Sie als Zweit-Genehmigung definieren.

(C) Notwendige Einstellungen zu den Freigabe-Funktionen

Sie können PACS so konfigurieren, dass die Verantwortlichen-Freigabe auf Basis einer vorherigen Mitarbeiter-Freigabe beruht (siehe Alternative 1) oder dass die Verantwortlichen-Freigabe unabhängig von einer Mitarbeiter-Freigabe direkt erfolgen kann (siehe Alternative 2). Die Einstellung erfolgt unter Projektverwaltung (Unter-)Register Allgemein).

ALTERNATIVE 1: Stufenweise Freigabe (Standard)

Der Mitarbeiter gibt die selbst erfassten Zeiten oder Kosten zuerst frei. Also beantragt sozusagen die Freigabe.
Anschließend wird diese vom Mitarbeiter freigegebene Position über die Verantwortlichen-Freigabe genehmigt (Business Unit Manager oder Prpjektleiter oder Key User). Welche Verantwortlichen das sind, wird jeweils direkt beim Projekt im Feld 'Freigabepflichtig' definiert (siehe weiter oben unter Punkt (B) oder unter Projektverwaltung (Unter-)Register Allgemein).
Endgültige Freigabe: Dies können Sie als zusätzliche Freigabe/Genehmigung durch einen weiteren Vorgesetzten (bspw. den Geschäftsführer) aktivieren. Welche Verantwortlichen das sind, können Sie auch direkt jeweils beim Projekt im Feld 'Freigabepflichtig' definiert (siehe weiter oben unter Punkt (B) oder unter Projektverwaltung (Unter-)Register Allgemein).

ALTERNATIVE 2: Direkte Freigabe

Freigabe erfolgt direkt nur durch Business Unit Manager oder Projektleiter oder Key User (vorab ist keine MA-Freigabe notwendig).
Endgültige Freigabe: Dies können Sie als zusätzliche Freigabe/Genehmigung durch einen weiteren Vorgesetzten (bspw. den Geschäftsführer) aktivieren. Welche Verantwortlichen das sind, können Sie auch direkt jeweils beim Projekt im Feld 'Freigabepflichtig' definiert (siehe weiter oben unter Punkt (B) oder unter Projektverwaltung (Unter-)Register Allgemein).

Nehmen Sie folgende Einstellungen vor unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | ...

SPALTENANZEIGE zur Anzeige bei den Einzelpositionen
- Definieren Sie dies nach Bedarf getrennt für ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN. Zur Definition müssen Sie jeweils im rechten Bereich in der Zeile 'Freigabestatus' die Haken je Level aktivieren.
- Nach der vorgenommenen Einstellung wird die Spalte 'Freigabestatus' in den in den betroffenen Registern ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN angezeigt. Wenn ein Projekt als freigabepflichtig definiert ist, erscheint bei einer angezeigten Position das Fähnchen = (noch) keine Freigabe, = Freigabe MA, = Freigabe Verantwortlicher BU-Leiter, Projektleiter, Key User bzw. = Endgültige Freigabe durch einen zweiten Verantwortlichen (GF, BU-Leiter, Projektleiter, Key User).
BERECHTIGUNGEN (zur Freigabe/Genehmigung) unter Einstellungen -> System-Konfiguration -> ZEITEN + KOSTEN -> Berechtigungen -> Zeiten + Kosten
- Zu ALTERNATIVE 1 - Stufenweise Freigabe: Setzen Sie den Haken je Level (aber nur für Benutzerlevel, die tatsächlich eine Projektzeit oder einen Urlaub freigeben/genehmigen)
  - Zeile Freigabe MA (jeweils getrennt für ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN zu definieren)
  - Zeile Freigabe Verantwortlicher + endgültige Freigabe (jeweils getrennt für ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN zu definieren)
- Zu ALTERNATIVE 2 (nur durch Business Unit (BU) Manager oder PL oder Key User): Setzen Sie den Haken je Level (aber nur für User-Level, die tatsächlich eine Projektzeit oder einen Urlaub freigeben/genehmigen)
  - Zeilen Freigabe Verantwortlicher + endgültige Freigabe (jeweils getrennt für ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN zu definieren)
  - Zeile Freigabe Verantwortlicher + endgültige Freigabe direkt (jeweils getrennt für ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN zu definieren)

- Funktionale Berechtigung bei Einsatz der Erweiterung 'Endgültige Freigabe': Diese müssen Sie aktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | ALLGEMEIN | Register ZEITEN oder Register REISEKOSTEN + SONST. LEISTUNGEN. Hier müssen Sie jeweils für die drei Bereiche einen Haken setzen bei 'Endgültige Freigabe aktivieren'.
- Nach der vorgenommenen Einstellung müssen in den betroffenen Registern ZEITEN, REISEKOSTEN, SONST. LEISTUNGEN in der Symbolleiste die Icons für Sie sichtbar sein.
- Nutzung/aktive Kachel 'Freigabe' in der PACS Mobile App: Die Nutzung der Freigaben ist nur möglich, wenn ...
  - ENTWEDER: die Berechtigung 'Freigabe MA (Zeiten)' vorhanden ist + Spalte 'Freigabe' für den Funktionsbereich Zeiten eingeblendet ist;
  - ODER: die Berechtigung 'Freigabe MA (Reisekosten)' vorhanden ist + Spalte 'Freigabe' für den Funktionsbereich Reisekosten eingeblendet ist.

(D) Benachrichtigungsfunktionen

Wenn die Freigabe/Beantragung durch den Mitarbeiter erfolgt oder auch die Genehmigung durch den Vorgesetzten, kann der Vorgesetzte (vom Mitarbeiter) oder der Mitarbeiter (vom Vorgesetzten) darüber informiert werden.
Sie können wählen zwischen folgenden Optionen: dem E-Mail-Versand (via Mailprogramm, Microsoft Graph (Microsoft365) und SMTP. Mehr Informationen finden Sie unter E-Mail-Versand einrichten.
Sie können Aufgabenvorlagen definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | AUFGABEN | AUFGABENVORLAGEN. Hier können bzw. müssen Sie die verschiedenen Aufgabenvorlagen für Freigabe Kosten und Freigabe Zeiten aktivieren.