Freie Mitarbeiter (Zeiten & Kosten)
Wie freie Mitarbeiter in PACS erfasst werden – mit oder ohne eigene Zeiterfassung – und welche Auswirkungen das auf Auswertungen und Rechnungen hat.
Für die Mitarbeiter-spezifische Zuordnung von Zeiten & Kosten (Zeiten, Reisekosten, Sonst. Sachkosten) zu Projekten ist es in PACS grundsätzlich unerheblich, ob diese von festangestellen oder freiberuflichen Mitarbeitern vorgenommen werden. Der Grund dafür ist, dass die Rechtevergabe für Projekte und Reports immer personenbezogen erfolgt (der Benutzer sieht nur das Projekt bzw. den Report, für den sie/er explizit freigeschalten wurde).
Mögliche Unterscheidungsmerkmale
- Kontakttyp "Freier MA" (KONTAKTVERWALTUNG | Register KONTAKTDATEN | Feld: Kontakttyp). Für die Darstellung der Mitarbeiter (bspw. in Berichten kann damit eine Unterscheidung zwischen 'Festangestellten' und #Freien MA' (bzw. 'Mitarbeiter (extern)' und 'Mitarbeiter (intern)') getroffen werden.
- SYSTEM-KONFIGURATION | KONTAKTE | QUALIFIZIERUNGEN | KONTAKTTYP: In der Tabelle kann in jeder Zeile in der Spalte 'Kalkulatorischer EKP' festgelegt werden, in welcher Variante die Einkaufspreise (EKP) definierbar sind (bspw. über die Personalkostenverwaltung oder als EKP des Leistungssatzes). Und damit auch in welcher Variante diese in Berichten berücksichtigt werden sollen.
Relevante Punkte für die Behandlung von freien Mitarbeitern
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Fall A Freier Mitarbeiter erfasst die Zeiten & Reise- bzw. Sachkosten in der PACS Software (vergleichbar einem festangestellten Mitarbeiter) |
Fall B Freier Mitarbeiter erfasst die Zeiten & Reise- bzw. Sachkosten nicht in der PACS Software |
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(1) PACS Erfassung von Zeiten & Kosten |
Der freie Mitarbeiter benötigt eine PACS Mitarbeiter-Lizenz. Der freie Mitarbeiter erfasst wie ein Festangestellter ihre/seine Leistungen auf die Projekte (mit denen im Leistungsarchiv hinterlegten Leistungssätzen: EKP = Verkaufssatz des freien Mitarbeiters; VKP = Weiterberechnung an den Kunden). Die Unterscheidung zu festangestellten Mitarbeiter kann auf MA-Kontaktebene über die Kontaktart erfolgen.
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Keine Bedeutung |
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(2) Rechnung freier Mitarbeiter an Anwenderfirma |
Aus den erfassten Leistungen kann der freie Mitarbeiter einen Report aus PACS aufrufen, der ihr/ihm die eigenen erbrachten Leistungen in einem Zeitraum darstellt. Diesen Report kann sie/er direkt als "Rechnung" an die Anwenderfirma verwenden (Ausdruck auf einem Briefpapier) oder auch als Leistungsnachweis (Anlage) zu dem eigenen Rechnungsformular nutzen.
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In Papierform (Erstellung/Zusammenstellung außerhalb des PACS Systems) |
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(3) Erfassung der Rechnung des Freien Mitarbeiters im PACS System |
Da die Leistung bereits zum Projekt erfasst ist, ist grundsätzlich keine weitere Erfassung nötig (parallel erfolgt bereits die Buchung in der FIBU). Wenn die Rechnung des Freien Mitarbeiters zusätzlich als Lieferantenrechnung im PACS System parallel erfasst werden soll, müssen Sie wie folgt vorgehen: (Dies ist bspw. sinnvoll, wenn eine komplette Eingangsrechnungsverwaltung in PACS erfolgt oder wenn in PACS eine Cashflow-Darstellung vorgenommen werden soll.) Erfassung der Rechnung des Freien Mitarbeiters auf ein internes Projekt (die abrechnungsrelevanten Leistungen wurden bereits auf dem Kundenprojekt erfasst; auch sollte keine Doppelerfassung als NVAL-Leistung erfolgen, da ansonsten die Ausgaben 2x in der DB-Rechnung berücksichtigt werden) Zur Durchführung der Erfassung von Lieferantenrechnungen siehe Lieferantenrechnung auf Projekte erfassen. Die Erfassung erfolgt zu einem Leistungszeitpunkt, ebenfalls mit einer EKP- und VKP-Unterscheidung.
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Mögliche Varianten zur Berücksichtigung der Rechnung des Freien Mitarbeiter:
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(4) Ausgangsrechnung Kunde und Reports |
Bei den Kunden-/Ausgangsrechnungen oder in Reports ist nicht sichtbar, ob der Mitarbeiter festangestellt oder freiberuflich entlohnt wird. Sofern eine Unterscheidung gewünscht ist, können Sie diese über die Kontakt-/Mitarbeiterart vorgenommen werden. |
Zu Fall B (3) Punkt 1: Es ist keine Darstellung der Zeiten des freien Mitarbeiters bei den Zeiten der festangestellten Mitarbeiter möglich (da die Rechnung als Sonst. Leistungen erfasst wurde und damit keine Arbeitsstunden bzw. -tage eingetragen sind). zu Fall B (3) Punkt 2: Die Darstellungen sind vergleichbar mit Fall A Punkt 4).
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