Freiberuflich tätige Mitarbeiter (Zeiten & Kosten)

• Für die Mitarbeiter-spezifische Zuordnung von Zeiten & Kosten (Zeiten, Reisekosten, Sonst. Sachkosten) zu Projekten ist es in PACS unerheblich, ob diese von festangestellen oder freiberuflichen Mitarbeitern vorgenommen werden.

• Der Grund dafür ist, dass die Rechtevergabe für Projekte und Reports immer personenbezogen erfolgt (der Benutzer sieht nur das Projekt bzw. den Report, für den sie/er explizit freigeschalten wurde).

Unterscheidungsmerkmal festangestellt/ freiberuflich

• KONTAKTVERWALTUNG > Register KONTAKTDATEN > Feld: Kontakttyp [firmenspezifische Namensvergabe des Kontakttyps möglich] > Zuordnung
  • 'Festangestellt' oder 'internen MA' und 
  • 'Freiberuflich' oder 'Freien MA' oder 'Mitarbeiter (extern)'
  • Für die Darstellung der Mitarbeiter in Berichten oder im Ausgangsrechnungsfomular kann damit eine Unterscheidung zwischen 'Festangestellten' und 'Freiberuflich' getroffen werden.
• SYSTEM-KONFIGURATION  > KONTAKTE > QUALIFIZIERUNGEN > KONTAKTTYP:
  • In jeder Zeile in der Spalte 'Kalkulatorischer EKP' kann festgelegt werden, in welcher Variante die Einkaufspreise (EKP) definierbar sind: Über die Personalkostenverwaltung oder als EKP des Leistungssatzes.
  • Diese Festlegung bildet die Grundlage für die Berechnungen in Berichten.

 Mögliche Varianten bei der Behandlung von freien Mitarbeitern

• Fall A: Freier Mitarbeiter erfasst die Zeiten & Reise- bzw. Sachkosten in der PACS Software (vergleichbar einem festangestellten Mitarbeiter)

• Fall B: Freier Mitarbeiter erfasst nicht seine/ ihre Zeiten & Reise- bzw. Sachkosten in der PACS Software

Auswirkungen der Varianten in PACS

• (1) Erfassung von Zeiten & Kosten in PACS

  • Konsequenzen Fall A:

    • Der freie Mitarbeiter benötigt eine PACS Mitarbeiter-Lizenz.

    • Der freie Mitarbeiter erfasst wie ein Festangestellter ihre/seine Leistungen auf die Projekte (mit denen im Leistungsarchiv hinterlegten Leistungssätzen: EKP = Verkaufssatz des freien Mitarbeiters; VKP = Weiterberechnung an den Kunden).

    • Die Unterscheidung zu festangestellten Mitarbeiter erfolgt auf MA-Kontaktebene über die Kontakttyp.

• (2) Rechnung freier Mitarbeiter an die Anwenderfirma
  • Konsequenzen Fall A:

    • Aus den erfassten Leistungen kann der freie Mitarbeiter einen Report direkt aus PACS aufrufen, der ihr/ihm die eigenen erbrachten Leistungen in einem Zeitraum darstellt.

    • Diesen Report kann sie/er direkt als "Rechnung" an die Anwenderfirma verwenden (Ausdruck auf einem Briefpapier) oder auch als "Leistungsnachweis" (Anlage) zu dem eigenen Rechnungsformular nutzen.

  • Konsequenzen Fall B:

    • Wird als Eingangsrechnung bei der Anwenderfirma betrachtet (Erstellung/Zusammenstellung außerhalb des PACS Systems).

• (3) Erfassung der Rechnung des Freien Mitarbeiters in PACS

  • Konsequenzen Fall A

    • Da die Leistung bereits zum Projekt erfasst ist, ist grundsätzlich keine weitere Eingabe nötig.

    • Wenn die Rechnung des Freien Mitarbeiters zusätzlich als Lieferantenrechnung im PACS System parallel erfasst werden soll, müssen Sie wie folgt vorgehen: (Diese Variante ist bspw. sinnvoll, wenn eine komplette Eingangsrechnungsverwaltung in PACS erfolgt oder wenn in PACS eine Cashflow-Darstellung vorgenommen werden soll.)

      • Erfassen Sie die Eingangsrechnung des Freien Mitarbeiters auf einem internen Projekt (die abrechnungsrelevanten Leistungen wurden bereits auf dem Kundenprojekt erfasst; auch sollte keine Doppelerfassung als NVAL-Leistung erfolgen, da ansonsten die Ausgaben 2x in der DB-Rechnung berücksichtigt werden)

    • Zur Durchführung der Erfassung von Lieferantenrechnungen siehe Lieferantenrechnung auf Projekte erfassen. Die Erfassung erfolgt zu einem Leistungszeitpunkt, ebenfalls mit einer EKP- und VKP-Unterscheidung.

  • Konsequenzen Fall B

    • Mögliche Varianten zur Berücksichtigung der Rechnung des Freien Mitarbeiter:

      1. Die Rechnung des Freien Mitarbeiters wird als Sonst. Leistungen auf dem betroffenen Projekt erfasst.
         Zur Durchführung der Erfassung von Lieferantenrechnungen finden Sie mehr Infos unter Lieferantenrechnung auf Projekte erfassen. Die Erfassung erfolgt zu einem Leistungszeitpunkt, ebenfalls mit EKP- und VKP-Unterscheidung.
      2. Im BackOffice werden die Zeiten und Reise-/Sachkosten des freien Mitarbeiters auf dem Projekt nacherfasst. Dies würde vergleichbar wie bei Punkt 1) Fall A erfolgen, mit allen dort dargestellten Ergebnissen bzw. Konsequenzen.
         [Hinweis: Bei der Lizenzierung könnte ein kurzzeitiger Switch mit einem lizenzierten Mitarbeiter vorgenommen werden, d.h. es ist nicht unbedingt eine separate Lizenz notwendig].

• (4) Projektfaktura an Kunde und Reports

  • Konsequenzen Fall A

    • Bei den Kunden-/Ausgangsrechnungen oder in Reports ist nicht sichtbar, ob der Mitarbeiter festangestellt oder freiberuflich entlohnt wird.

      Wenn jedoch eine Unterscheidung gewünscht ist, kann diese über den  MA-Kontakttyp vorgenommen werden.

  • Konsequenzen Fall B

    • Es ist keine Darstellung der Zeiten des freien Mitarbeiters bei den Zeiten der festangestellten Mitarbeiter möglich (da die Rechnung als Sonst. Leistungen erfasst wurde und damit keine Arbeitsstunden bzw. -tage eingetragen sind).