Unterschiedliche Vorgehensweisen sowie lokale Einstellungen können bei Druck und Export von Formularen (Rechnungen/Mahnungen/Angeboten) zu qualitativ unterschiedlichen Ergebnissen führen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie das beste Ergebnis bei PDF-Export und Ausdruck erzielen.
Direktdruck versus Download nach PDF – Was ist zu bevorzugen?
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Hintergrund-Info: Es besteht die Möglichkeit, ein Formular direkt auszudrucken über den [Drucken]-Button oder dieses zunächst via [Download] als PDF zu downloaden und dann dieses PDF auszudrucken.
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Problematik: Der Direktdruck führt – gerade in der PACS Cloud – zu uneinheitlichen Ergebnissen, da bspw. jeder Browser den Druckauftrag etwas anders handhabt.
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Lösung/Empfehlung: Um ein möglichst einheitliches Ergebnis zu erzielen, empfehlen wir, grundsätzlich zunächst einen PDF-Download vorzunehmen und dieses PDF anschließend auszudrucken. Positiver Nebeneffekt: Dieses PDF kann dann auch gleich in elektronischer Form auf Ihrem Server/Ihrem Rechner abgelegt werden. Denn dies ist im Sinne der GoBD sowieso anzuraten, sofern man die Rechnung nicht zusätzlich in Papierform aufbewahren möchte.
Optimierung des PDF-Export-Ergebnisses mit Microsoft Print to PDF
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Hintergrund-Info: Auch der Export nach PDF kann – je nach System – uneinheitliche Ergebnisse liefern. Das beste Ergebnis liefert der virtuelle Drucker Microsoft Print to PDF. Hierbei handelt es sich um einen virtuellen Drucker, mit welchem man ein Dokument nicht physisch auf Papier ausdruckt, sondern in ein PDF umwandeln kann. Der Drucker ist in den aktuellen Microsoft Windows-Betriebssystemen standardmäßig verfügbar, so auch in der PACS Cloud. In älteren Windows-Versionen ist er u.U. jedoch noch nicht verfügbar. Sofern Microsoft Print to PDF verfügbar ist, wird dieser automatisch erkannt und über diesen der PDF-Export vorgenommen. Sofern Microsoft Print to PDF NICHT verfügbar ist, wird die Exportfunktionalität des Berichtsgenerators verwendet.
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Problematik: Die Exportfunktionalität des Berichtsgenerators (welche verwendet wird, wenn Microsoft Print to PDF NICHT verfügbar ist), liefert kein perfektes PDF-Export-Ergebnis. Insbesondere die Schriftgröße wird bei der Umwandlung teils deutlich verkleinert im Vergleich zum Original-Dokument.
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Lösung/Empfehlung: Aktualisieren Sie Ihr Windows-Betriebssystem oder prüfen Sie, ob die Windows-Einstellung Microsoft-Druckausgabe in PDF deaktiviert ist und aktivieren Sie diese (Windows Start-Button > Text 'Systemsteuerung' eintippen und diese anklicken > Programme und Features > Windows-Features aktivieren oder deaktivieren > Haken setzen bei Microsoft-Druckausgabe in PDF).
Druckeinstellungen im PDF-Reader – Verkleinerung deaktivieren
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Hintergrund-Info: Hat man die Rechnung/das Angebot nun in guter Qualität nach PDF exportiert und möchte dieses nun ausdrucken, gibt es auch hier noch einige Einstellungen, die den Ausdruck negativ beeinflussen können. Bei den meisten Anwendern kommt der Adobe Acrobat Reader für die Ansicht und den Ausdruck von PDF-Dateien zum Einsatz.
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Problematik: Beim Adobe Acrobat Reader ist standardmäßig die Druck-Einstellung 'Übergroße Seiten verkleinern' aktiviert. Dies führt dazu, dass beim Ausdruck auf Papier Seitenabstände erscheinen, die im eigentlichen PDF gar nicht existieren (bzw. die im PDF existierenden Seitenabstände werden dadurch vergrößert). Des Weiteren wird die Schriftgröße entsprechend verkleinert. Somit sieht der Ausdruck des PDFs auf Papier also anders aus als das PDF am Monitor.
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Lösung/Empfehlung: Um diesen Effekt zu vermeiden, muss die Druckeinstellung im Adobe Acrobat Reader geändert werden auf Tatsächliche Größe (Adobe Acrobat Reader starten > Datei > Drucken > Seite anpassen und Optionen > Tatsächliche Größe).
Drucker-Einstellung – Skalierung deaktivieren
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Hintergrund-Info: Auch der Drucker führt u.U. nochmal eine automatische Skalierung (Verkleinerung) durch. Zurückzuführen ist dies auf den Umstand, dass Laserdrucker im Gegensatz zu Tintenstrahldruckern i.d.R. nicht randlos drucken können und es einen nicht-bedruckbaren Seitenrand von ca. 5 mm gibt. Daher gibt es eine Druckereinstellung automatische Skalierung, welche bewirkt, dass der Drucker automatisch einen Seitenrand von ca. 5 mm hinzufügt, um das Abschneiden von Texten präventiv zu vermeiden.
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Problematik: Standardmäßig ist diese Skalierungseinstellung aktiviert. Dies führt dazu, dass beim Ausdruck auf Papier Seitenabstände erscheinen, die im eigentlichen PDF gar nicht existieren (bzw. die im PDF existierenden Seitenabstände werden dadurch vergrößert). Des Weiteren wird die Schriftgröße entsprechend verkleinert. Somit sieht der Ausdruck des PDFs auf Papier also anders aus als das PDF am Monitor. In Verbindung mit der zuvor genannten Einstellung des Adobe Acrobat Reader führt dies sogar zu einer doppelten Verkleinerung.
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Lösung/Empfehlung: Um diesen Effekt zu vermeiden, muss die Druckereinstellung zur Skalierung deaktiviert werden (Windows-Start-Button > Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner > entsprechenden Drucker anklicken > Verwalten > Druckeinstellungen > Erweitert > Skalierung > Keine).
