Formular‑Seriendruck: Vorschlagsrechnungen finalisieren und Mahnungen erstellen

Beim Formular-Seriendruck greift auf bereits existierende Vorschlagsrechnungen zu und wandelt diese in endgültige Rechnungen um (d.h. es wird keine neue (Vorschlags-)Rechnung hierüber erstellt). Analog werden Mahnungen (Stufen 1, 2, 3, 4) vom Status '...zu mahnen' in '...gemahnt' umgewandelt.

Unterschied/Abgrenzung zum Rechnungsassistent Stapelverarbeitung: Der Rechnungsassistent Stapelverarbeitung erstellt parallel für eine Vielzahl von Projekten neue Rechnungen (Vorschlagsrechnungen) und wandelt diese in endgültige Rechnungen um.

Sie können die Funktion aus zwei verschiedenen Bereichen aufrufen:

• Funktionsbereich Rechnungen | AUSGANGSRECHNUNGEN
• Funktionsbereich Projekte | PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | RECHNUNGSLISTE

Klicken Sie zum Aufruf des Fensters auf das IconFormular-Seriendruck (oder unter AUSGANGSRECHNUNGEN im Menü auf Bearbeiten | Formular-Seriendruck).

Die Erläuterungen der Symbole finden Sie unter Symboltabelle Projekte, Angebote + Rechnungen.

Einsatzmöglichkeiten und Vorgehen

A. Bereits erstellte (und vom Projektleiter geprüfte) Vorschlagsrechnungen in endgültige Rechnungen umwandeln (mit fortlaufenden Rechnungsnummern)

Selektieren Sie alle zu fakturierenden Rechnungen im Register AUSGANGSRECHNUNGEN über die Filter Zeitraum (von ... bis ...) und Status 'Nicht endgültig'.

Markieren Sie die betroffenen Rechnungen einzeln mit einem Haken oder alle.

Klicken Sie auf das IconFormular-Seriendruck mit der Auswahl Rechnungen.
Im aufgehenden Fenster 'Formular-Seriendruck/Ansicht' wurden für alle markierten Rechnungen eine FORMULAR-VORSCHAU generiert.

In der FORMULAR-VORSCHAU finden Sie folgende Buttons:

• Formular-Auswahl & Button Anzeigen: Wenn mehrere Formulare existieren, wird das alphabetisch erste Formular in der Liste ausgewählt. Für die Datenanzeige muss dann immer auf Button 'Anzeigen' geklickt werden (nur wenn nur ein Formular existiert erfolgt die Anzeige im Formular automatisch).
• E-Rechnung validieren: Es wird geprüft, ob diese E-Rechnung den Vorgaben der europäischen Norm EN16931 entspricht und damit eine valide E-Rechnung ist.
  • Ggf. fehlende Bestandteile werden angezeigt (und müssen nachgepflegt werden).
  • Wenn kein E-Rechnungs-Format (für das betroffene Projekt) festgelegt wurde, muss für das E-Rechnungs-Format für dieses Projekt unter Rechnungsvorgaben festgelegt werden (Projekte -> Projektverwaltung -> Register RECHNUNGEN -> Unterregister RECHNUNGSVORGABEN -> Feld "E-Rechnung").

• Vorschau drucken (für (Vorschlags-) Rechnungen & Mahnungen): Ausdruck der im Register „Rechnungs-Vorschau“ angezeigten Rechnungsinhalte. Bei On Premises-Einsatz: Ausdruck auf Ihrem Drucker. Bei Cloud-Einsatz: Erstellung einer PDF zum Ausdruck. Mehr Informationen finden Sie unter: Formulardruck (Rechnungen/Mahnungen/Angebote)

• Vorschau exportieren & versenden (für Rechnungen & Mahnungen):

  • Auswahl im gewünschten Format exportieren (PDF, Word, Excel, CSV, TSV, RTF) und als Anhang zur E-Mail übernehmen
  • Das System schlägt eine Dateinamen-Struktur vor. Diesen können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SYSTEM | EXPORT-DATEINAMEN definieren.

• Abschließen & Dokumente erstellen (für Rechnungen, Korrektur-/Storno-Rechnungen & Mahnungen):

  • Bei Klick auf den Button wird aus einer Rechnung mit dem Status „geplant“ oder „zu fakturieren“ eine Rechnung mit Status „fakturiert“ erstellt.
    • Wenn es sich um eine „Vorschlags-Rechnung“ handelt, wird zusätzlich der Abrechnungstyp auf ‚Nach Rechnungspositionen‘ gestellt, eine endgültige Rechnungs-Nr. generiert und eingetragen.
    • Ggf. mit der Rechnung verknüpfte Zeiten & Kosten werden als abgerechnet markiert und mit der ‚Rechnungsnummer gekennzeichnet‘.
    • Wenn bereits eine „endgültige Rechnungs-Nr.“ existiert (also wenn der Status auf eine niedrigere Stufe zurückgesetzt wurde), dann wird der Status erneut auf „fakturiert“ gesetzt (Rg.-Positionen und Rg.-Nr. werden nicht neu erstellt) und das neu erstellte Dokument im Register DOKUMENTE gespeichert.
      • Einsatzfall: wenn eine bereits existierende endgültige Rechnung nachträglich noch inhaltlich geändert werden musste.
    • Folgende Dokumente werden erstellt und zur Rechnung im Register DOKUMENTE hinzugefügt (der Umfang bzw. die Festlegung erfolgt im (Unter-)Register RECHNUNGSVORGABEN beim Projekt (Projekte -> Projektverwaltung -> Register RECHNUNGEN -> Unterregister RECHNUNGSVORGABEN -> Felder "Rechnungs-PDF", "E-Rechnung" und "Überweisungs-QR-Code").
      • Wenn eine E-Rechnung erstellt wird (Formate ZUGFeRD, Peppol BIS, XRechnung), dann wird diese Datei immer parallel im Register DOKUMENTE gespeichert.

• Dokumente versenden (gilt für Rechnungen & Mahnungen):
  • Wählen Sie die Dokumente, die verschickt werden sollen. Die fixierten Rechnungsdaten/das Rechnungsbild bilden die Basis für den Versand oder den Export in die Finanzbuchhaltung über das PACS Modul DATEV Export Ausgangsrechnungen.
  • Zustellungsweg:
    • Herunterladen: Wählen Sie das Zielverzeichnis, in das die Dateien gespeichert werden sollen.
    • Per E-Mail versenden: Eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem zu versendenden Dokument als Anhang wird erstellt. Diese wird über Ihren Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. Über den Formular-Seriendruck wird für jede Projektrechnung eine eigene E-Mail erstellt.
    • Empfänger: Dies ist die E-Mail Adresse, die Sie auch in der PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | RECHNUNGVORGABEN im Block "Empfänger" in dem Feld unter der Adresse sehen. Dies können Sie unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT in der Spalte "EML-Export: Empfänger-E-Mail" ändern.
    • Informationen wie Sie dies einrichten, finden Sie unter Dokumente per E-Mail versenden - Einrichtung & Anwendung (Überblick).

B. So erstellen Sie Mahnungen an Ihren Kunden

• Selektieren Sie alle zu mahnenden Rechnungen im Register AUSGANGSRECHNUNGEN über die Filter Zeitraum (von ... bis ...) und Status 'Zu mahnen (Stufe1/Zahlungserinnerungen)'.
• Markieren Sie die betroffenen Rechnungen einzeln mit einem Haken oder alle.
• Klicken Sie auf das IconFormular-Seriendruck mit der Auswahl Mahnstufe1.
  • Gehen Sie analog vor für 'Zu mahnen Stufe 2,3,4' hinsichtlich Suche und Formularauswahl.
  • Hinweis: Wenn Sie die Stufen 'Zu mahnen Stufe1,2,3,4' gemeinsam suchen/filtern, ist kein 'Mahnung abschließen' möglich.
• Im aufgehenden Fenster 'Formular-Seriendruck/Ansicht' wurden für alle markierten Rechnungen eine Mahnungsformular-Ansicht generiert.
• Zu den Funktionen der einzelnen Buttons: siehe oben analog zu den Funktionen 'Rechnungen'