Firmenadressen: Standorte, Abteilungen und Rechnungsadressen verwalten

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Weiter unten auf dieser Seite finden Sie die FAQs. Dort beantworten wir häufig gestellte Fragen zu den Firmenadressen.

Allgemeine Informationen

• Legen Sie mindestens eine Firmenadresse für jedes Unternehmen an. So müssen Sie alle Informationen nur einmal angeben und nicht bei jedem Kontakt extra. Dies erleichtert Ihnen die Arbeit, da die Adressdaten, Zahlungs- oder Rechnungsinfos für jeden Standort bzw. jede Abteilung identisch sind bzw. sich nur gering unterscheiden. Die Rechnungsadresse können Sie zusätzlich noch unter PROJEKTE | PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN entweder unter den Rechnungsvorgaben oder direkt beim Erstellen einer neuen Rechnung ändern.
• Wenn es für eine Firma mehrere Standorte und/oder Abteilungen gibt (bspw. auch die Abteilung Zentraler Einkauf/Rechnungseingang), dann müssen Sie für diese Firma mehrere Firmenadressen angelegen. Mehrere Firmenadressen können Sie wiederum über den gemeinsamen Eintrag des 'Kürzel' der Firma zusammen anzeigen oder selektieren. Bei Berichten bzw. Reports können darüber auch alle Projekte eines 'Kürzels' über Parameter selektiert werden.
• Um eine Firmenadresse als Auftraggeber, Rechnungsempfänger, Angebotsempfänger o.ä. zuordnen zu können, müssen Sie zunächst noch in der Kontaktverwaltung einen Kontakt zur Firmenadresse anlegen, da hier nicht direkt die Firmenadresse, sondern nach wie vor Kontakte zugeordnet werden müssen. Entweder Sie legen also den jeweiligen Ansprechpartner als Kontakt zur Firma an oder Sie legen einen personenunabhängigen Kontakt an.

Bedienung

• Erstellen eines Firmen-Kontaktes: Um einen neuen Firmen-Kontakt zu erstellen, müssen Sie im Bereich FIRMENADRESSEN auf Neu klicken. Der Dateneintrag kann direkte in alle Eingabefelder mit weißem Hintergrund erfolgen. Es gibt keine Pflichtfelder. Sie müssen zum Abschluss des Eintrags auf Speichern klicken.
• Löschen eines Firmen-Kontaktes: Wählen Sie die betroffene Firmenadresse aus und klicken dann auf Auswahl-Löschen. Der Datensatz wird gelöscht. Die Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn für den Benutzer das Lösch-Recht aktiviert ist (abhängig von der Zugriffsrolle) und die Firmenadresse noch nicht an anderen Stellen der Software benutzt wird. Mehr Informationen dazu finden Sie weiter unten bei den FAQs - Frage 4.
• Um einen neuen Personenkontakt oder personenunabhängigen Kontakt zu einer Firmenadresse anzulegen, markieren Sie die Firmenadresse und klicken auf Neuer Kontakt zu Firma. Es wird automatisch in die Kontaktverwaltung gewechselt und ein neuer Kontakt mit den dazugehörigen Firmendaten erstellt.
• Zur Suche einer Firmenadresse müssen Sie den Suchbegriff bzw. die bekannte Zeichenfolge in das Suchfeld eintragen und auf Suchen klicken.
  • Zur Suche in einzelnen Kontaktfeldern müssen Sie das speziell zu durchsuchende Feld (Standard-Anzeige ‚Alle Felder‘) vorab in der Dropdown-Auswahl wählen. Tragen Sie dann im Suchfeld den Suchbegriff bzw. die bekannte Zeichenfolge ein.
  • Zur Suche nach definierten Kontaktkriterien müssen Sie auf die Auswahl des Buttons klicken. Im Fenster können Sie die gewünschte Detailsuche nutzen.
• Zur Anzeige aller Personen-Kontakte zur Firmenadresse, müssen Sie die betroffene Firmenadresse auswählen und Wechseln zur Kontaktverwaltung wählen. Über können Sie wählen, ob Ihnen zu der Firmenadresse alle aktiven, Papierkorb (ehem. inaktiv) oder alle (aktive + Papierkorb) Kontakte angezeigt werden.
  • Zum Wechsel können Sie entweder dieses Icon oben in der Menüleiste oder den Button unterhalb der Eingabefelder nutzen. Rechts neben dem Button finden Sie auch die Info, wie viele aktive Kontakte der Firmenadresse zugeordnet sind.
  • Die Software wechselt in den Bereich KONTAKTVERWALTUNG und zeigt Ihnen alle zugeordneten Personen-Kontakte an.

FAQ - HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

1. Was ist, wenn eine Firma mehrere Standorte oder Abteilungen hat?

Es muss für jeden Standort und jede Abteilung eine eigene Firmenadresse erstellt werden. So können Sie die Personenkontakte zu den entsprechenden Firmenadressen genau zuordnen.

Erstellen Sie dafür eine Firmenadresse mit den dazugehörigen Firmeninformationen bzw. Stammdaten. Markieren Sie diese Firmenadresse per Haken und klicken auf Kopieren. Es wird eine identische Firmenadresse erstellt. Hier müssen Sie dann die spezifischen Informationen anpassen.

Wie Sie einen Personenkontakt zu dieser Firmenadresse anlegen, haben wir Ihnen weiter oben unter "Bedienung" erklärt.

2. Woher weiß ich wie viele Kontakte zu einer Firmenadresse zu geordnet werden?

Wenn Sie die Firmenadresse suchen, wird Ihnen unter dem Bereich angezeigt wie viele Kontakte dieser Firmenadresse zugeordnet sind.

3. Was ist, wenn eine Firmenadresse zwei Mal erstellt wurde?

Prüfen Sie zunächst, wie viele Personenkontakte den Firmenadressen zugeordnet wurden (siehe Frage 2). Wenn Sie bei beiden Firmenadressen Kontakte zugeordnet haben, müssen Sie die Kontakte auf eine Firmenadresse switchen. Wechseln Sie dazu zu den der jeweiligen Firmenadresse zugeordneten Kontakten über den Button oder auf den Button .

Beim Personenkontakt klicken Sie im oberen Bereich links neben der Firmenadressen-Anzeige auf den Button Ändern. Suchen Sie hier nach der Firmenadresse, die Sie künftig nutzen wollen.

(Wenn die Firmenadressen den gleichen Namen haben, müssen Sie zuvor noch einen Namen anpassen, um die verschiedenen Firmenadressen auseinander halten zu können.)

Wählen Sie dann die Firmenadresse aus und Speichern Ihre Änderung. Wiederholen Sie dies für alle zugeordneten Personenkontakte. Im Anschluss existiert nur noch die Firmenadresse (ohne Personenkontakt-Zuordnungen). Löschen Sie dann die Firmenadresse. Mehr dazu finden Sie bei Frage 4.

4. Warum kann ich eine neu angelegte Firmenadresse nicht als Projektauftraggeber, Rechnungsempfänger, Angebotsempfänger o.Ä. zuordnen?

Man kann eine Firmenadresse nicht direkt als Projektauftraggeber, Rechnungsempfänger, Angebotsempfänger o.Ä. zuordnen. Es können immer nur Kontakte zugeordnet werden, die im Bereich „Kontaktverwaltung“ angelegt sind. Wenn Sie eine Firma ohne Angabe eines Personennamens zuordnen möchten, dann besteht die Möglichkeit, in der Kontaktverwaltung zu diesem Zwecke einen „personenunabhängigen Kontakt“ zur jeweiligen Firma anzulegen.

5. Was mache ich, wenn ich eine Firmenadresse nicht löschen kann?

Um eine Firmenadresse zu löschen, müssen Sie die betroffene Firmenadresse auswählen. Klicken Sie dann auf Auswahl-Löschen. Der Datensatz wird gelöscht.

Wenn Sie die Firmenadresse jedoch nicht löschen können, kann dies verschiedene Gründe haben:

• Sie besitzen kein Lösch-Recht für Firmenadressen. Das Benutzerrecht kann ein Key User unter System-Konfiguration | KONTAKTE | Berechtigungen | Firmenadressen definieren. Hier können Sie levelbezogene Rechte definieren zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Firmenadressen.
• Es kann aber auch sein, dass die Firmenadresse an anderen Stellen in der PACS Software noch verwendet wird. Zum Beispiel könnte die Firmenadresse bzw. der verknüpfte Personenkontakt als Auftraggeber oder Rechnungsadresse bei einem Projekt zugeordnet sein (bei noch aktiven Projekten oder bereits abgeschlossenen Projekten). Diese Zuordnungen können Sie zwar nachträglich ändern, dies ist aber mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Deshalb raten wir Ihnen davon ab. Zudem ist es schwer, alle Zuordnungen der Firmenadresse zu finden, da diese über mehrere Projekte und den dazugehörigen Angeboten, Rechnungen, Lieferantenaufträgen verstreut sein kann.

6. Wo trage ich die Rechnungsadresse ein?

Um eine Rechnungsadresse für eine Projektrechnung nutzen zu können, muss sie zuerst angelegt werden. Legen Sie dazu zunächst eine Firmenadresse und einen zugehörigen Kontakt in der Kontaktverwaltung an. (Wenn Sie wollen, dass nur der Firmenname inkl. Anschrift als Rechnungsadresse angezeigt wird, müssen Sie in der Kontaktverwaltung einen Personen-unabhängigen Kontakt zur Firmenadresse anlegen.)

Die Darstellung der Rechnungsadresse auf der Rechnung (Zusammensetzung der Felder, bspw. mit/ohne Anzeige des Ländernamens SCHWEIZ) wird über die zugeordnete Postanschriftschablone beim Rechnungsadressen-Kontakt festgelegt (in der Kontaktverwaltung).

Damit die Rechnungsadresse auf der Rechnung erscheint, muss sie direkt beim Erstellen einer neuen Rechnung eingetragen sein. Mehr dazu finden Sie unter (Unter-)Register RECHNUNGEN.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, arbeiten wir mit Vorlagen. Damit dieser Eintrag nicht immer neu von Ihnen für einen Kunden und für ein Projekt ausgewählt werden muss, gibt es die Möglichkeit, dass Sie Adressen als Vorlage für alle Projekte eines Auftraggebers oder für ein Projekt definieren.

• Für alle Projekte eines Auftraggebers: dazu direkt bei der Firmenadresse die zugehörige Rechnungsadresse hinterlegen.
• Für ein Projekt: Beim Projekt die zugehörige Kunden-Rechnungsadresse hinterlegen unter PROJEKTE | PROJEKTVERWALTUNG | RECHNUNGEN | Rechnungsvorgaben. Diese dient damit als Vorlage für jede Rechnung zu diesem Projekt.