Datenexport: Spaltenstruktur festlegen (Schritt 1)
Vordefinierte Spaltenstruktur (Report-Vorlagen) vs. benutzerdefinierte Feldauswahl mit Reihenfolge und Alias-Namen
In diesem Bereich legen Sie fest, ob die Spaltenstruktur auf Basis eines Reports definiert wird ( Vordefinierte Spaltenstruktur) oder ob Sie sich die zu exportierenden Felder selbst zusammenstellen und zusätzlich deren Reihenfolge festlegen (-> Benutzerdefinierte Spaltenstruktur).
Vordefinierte Spaltenstruktur
- Der Datenfeldumfang, der Inhalt der Felder (tatsächlicher Datenbank-Feldinhalt oder Feldinhalt mit Zusatz oder Summenwerte) wird im Rahmen von (Report-) Vorlagen erstellt. Dies ist vergleichbar mit Bericht-/Reportvorlagen für das Controlling oder Formulare für Rechnungen). Diese Vorlagen werden in der Regel von PACS erstellt.
- Bei Erst-Aufruf des Exportbereichs: bei den dargestellten Exportvorlagen handelt es sich um PACS Standard-Vorlagen. Diese Vorlagen können/müssen an Ihre Strukturanforderungen angepasst werden.
- Vorteil dieser Alternative: Inhalte, Strukturen und Begriffe können hier flexibler definiert werden. Die Vorlage bildet dann 1:1 die Anforderungen der importierenden Anwendung ab.
Benutzerdefinierte Spaltenstruktur
- Bei Auswahl der Alternative können Sie selbst die zu exportierenden Felder auswählen (existierenden PACS Datenbankfelder) und die Reihenfolge der Feldanordnung in der Exportdatei festlegen.
- Auswahl Felder: Markieren Sie ein Feld im Bereich "Verfügbare Felder" mit einem Haken und klicken auf den Button [>]. Das Feld wird in den Bereich "Zu exportierende Felder" übernommen. Um ein Feld aus dem Bereich wieder zu entfernen, klicken Sie im rechten Bereich "zu exportierende Felder" auf die betreffende Zeile und dann auf den Button [<] für das markierte Feld oder [<<] für alle Felder.
- Die Reihenfolge der Felder im Bereich "zu exportierende Felder" kann per Drag & Drop festgelegt werden. Markieren Sie die Zeile mit der Maus und ziehen diese bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.
- Alias-Name: Bei der Wiederverwendung der exportierten Daten (bspw. zum Import in Drittapplikation für Finanzbuchhaltung) können die Spaltenüberschriften bei der Erkennung von Inhalten eine große Rolle spielen. Um hier die Verwaltung zu erleichtern, können direkt beim Export die benötigen Spaltenüberschriften für den Wieder-Import verwaltet werden.
- Das Spaltentrennzeichen wird im Register Ausgabeformat definiert.
- Nachteil dieser Variante: Sie können keine zusätzlichen Felder/Spalten mit notwendigen Infos für den Import definieren (bei Buchhaltungsdaten bspw. die zusätzlichen Begriff "Soll" und "Haben")