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Eingangsrechnungen: Register, Rechte/Lizenz und Einsatzmöglichkeiten

Voraussetzungen für die Anzeige (Profil/Level/Lizenz), typische Workflows und Zuordnungen (Projekt, Lieferantenauftrag, Zeiten & Kosten).

Einstellungen zur Anzeige der Register

Für die Nutzung benötigen Sie eine aktive Lizenz 'Eingangsrechnungen'. Wenn Sie diese nicht besitzen, aber eine benötigen, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter vertrieb@pacs-software.com oder +49 89 124 716 10.

Die Anzeige ist abhängig von Ihrem Profil und Level:

  • Profilabhängig: Dies ist die oberste Ebene des Profilrechts. Wenn kein Haken gesetzt ist, dann ist die levelabhängige Einstellung nicht mehr nötig. Sie können dies definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | FUNKTIONSBEREICH ZUM BENUTZERPROFIL | Zeile 'EINGANGSRECHNUNGEN'.
  • Levelabhängig: Dies ist nur relevant, wenn beim Profilrecht ein Haken gesetzt ist. Sie können dies definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | RECHTE UND ORGANISATION | AUFRUFRECHTE FÜR FUNKTIONSBEREICHE JE ZUGRIFFSLEVEL | Zeile 'Eingangsrechnungen'.

Ihre Einsatzmöglichkeiten

  • Erfassung und Verwaltung aller Eingangsrechnungen mit oder ohne Projektzuordnung (Pflichtzuordnung Projekt ist einstellbar, im Detail siehe weiter unten).
    • Über die Status-Unterscheidung 'Eingegangen', 'Inhaltlich geprüft', 'Zur Zahlung freigegeben', 'Bezahlt' können Sie einen Workflow für Eingangsrechnungen dokumentieren (im Detail siehe weiter unten).
    • Sie können die Eingangsrechnungen über den Export Eingangsrechnungen [Modul] an die FIBU übergeben.
  • Zuordnung zu bzw. Verknüpfung der Eingangsrechnung mit einem Lieferantenauftrag (und damit zu einem Projekt) über die Auswahl des Lieferantenauftrags im gleichnamigen Feld. (Mehr Infos finden Sie weiter unten).
    • Ergebnis: Beauftragte Lieferanten vs. bereits erhaltene Lieferanten-/Eingangsrechnungen.

  • Zuordnung zu bzw. Verknüpfung der Eingangsrechnung mit einzelnen Zeiten & Kosten

    • Ergebnis: Erbrachte & abgerechnete Leistungen (des Lieferanten bzw. externen Mitarbeiters) vs. erbrachte & noch nicht abgerechnete Leistungen

Bedienung

  • Suche: Sie haben verschieden Suchmöglichkeiten zur Eingrenzung der Anzeige von Eingangsrechnungen: dazu den/die Filter festlegen/wählen und auf den Button Suchen klicken
    • Auswahl + Freifeld-Sucheintrag nach Rg.-Nr. oder Besteller oder Lieferant oder Projekt.
    • Betroffenes Datumskriterium + Start-/End-Datumsauswahl, für Rg.-Datum oder Zahlungsziel oder Eingangsdatum oder Leistungszeitraum
    • Mandant (Auswahl angelegter PACS-Mandanten): über die Projektzuordnung zu einem Mandanten können alle Eingangsrechnungen eines Mandanten selektiert werden.
    • Status-Auswahl: Eingegangen, Inhaltlich geprüft, Zur Zahlung freigegeben, Bezahlt. Dazu siehe auch die Workflow-Beschreibung weiter unten.
  • Durch die Erweiterte Suche können Sie zudem nach 'Aufteilung der Zeiten und Kosten' und/oder 'Zuordnung zu Lieferantenauftrag' filtern.
    • Aufteilung auf Zeiten und Kosten: Sie können wählen zwischen 'Gar nicht aufgeteilt', 'Tlw. aufgeteilt' und/oder 'Komplett aufgeteilt'.
    • Zuordnung zu Lieferantenauftrag: Sie können wählen zwischen 'Noch nicht zugeordnet' oder 'Bereits zugeordnet'.
  • Löschen: Zum Löschen müssen Sie die Zeile der Eingangsrechnung per Haken markieren und auf Löschen + Speichern klicken.

Wichtig: Wenn Sie die Eingangsrechnung bereits auf Projekte über Sonst. Leistungen aufgeteilt haben, können Sie diese nicht mehr löschen.

  • Sperre: Wenn Sie die Eingangsrechnung bereits auf Projekte aufgeteilt haben, kann keine Betragsänderung (Rg.-Betrag netto) mehr erfolgen. Andere Änderungen sind aber noch möglich, wie z.B. Lieferant, Nr. Rg.-Datum, Zahlungsziel.

Erfassen der Eingangsrechnungen

Das Erfassen der Eingangsrechnung erfolgt im Bereich RECHNUNGEN | EINGANGSRECHNUNG.

Zur Eingabe einer neuen Eingangsrechnung müssen Sie auf Neu klicken. Folgende Felder stehen zur Verfügung (die Eingabefelder bzw. Spalten individuell anpassen unter SYSTEM-KONFIGURATION | EINGANGSRECHNUNGEN | SPALTENANZEIGE).

  • Rg.-Nr. (Pflichteingabe): Dies ist die Lieferantenrechnungsnummer.
  • Rg.-Datum (Pflichteingabe): Geben Sie hier das Lieferantendatum ein.
  • Lieferantenauftrag: Wählen Sie den existierenden Auftrag über (siehe Einsatzmöglichkeiten oben Variante b.).
  • Lieferant (Pflichteingabe):
    • Alt. 1: Wenn Sie einen Lieferantenauftrag gewählt haben, erfolgt hier automatisch der Eintrag des Lieferanten.
    • Alt. 2: Sie können einen existierenden Lieferanten über auswählen. Ihnen wird hier die Standard-Vorauswahl aller Kontakte mit Kontakttyp 'Lieferant' und 'Mitarbeiter (extern)' angezeigt. Der gewünschte Kontakt wird nicht angezeigt? Dann suchen Sie diesen über die Suchmaske (der Lieferant muss aber vorab im Register KONTAKTE anlegt worden sein).
  • Projekt:
    • Projektauswahl als Pflicht: Sie können unter SYSTEM-KONFIGURATION | EINGANGSRECHNUNGEN | ALLGEMEIN festlegen, ob die Projektangabe Pflicht ist.
    • Alt. 1: Wenn Sie einen Lieferantenauftrag gewählt haben, erfolgt hier automatisch der Eintrag des Projektes.
    • Alt. 2: Sie können ein existierendes Projekt über auswählen. Ihnen wird hier die Standard-Vorauswahl der Projekte, die nicht den Projekt-Statusstufen 'Beendet' bzw. 'Beauftragung abgelehnt' zugeordnet sind, angezeigt.
  • Leistungszeitraum (Pflichteingabe): Geben Sie hier Beginn und Ende des Zeitraums für die vom Lieferanten erbrachte Leistung ein.

Wichtig: Wenn Sie die Eingangsrechnung als (Fremd-)Leistung über Sonst. Leistungen auf ein Projekt buchen oder zuordnen, dann kann das gewählte 'Startdatum bei Sonst. Leistungen' zu einer Änderung der Leistungszeitraumangabe bei der Eingangsrechnung führen.

Liegt das festgelegte 'Startdatum Sonst. Leistungen' außerhalb des bisher definierten Leistungszeitraums der Eingangsrechnung, dann wird dieser Leistungszeitraum der Eingangsrechnung automatisch um dieses 'Startdatum Sonst. Leistungen' erweitert.

  • Eingangsdatum: Definieren Sie hier das Eingangsdatum der Lieferantenrechnung.
  • Zahlungsziel (Pflichteingabe): Definieren Sie hier das Zahlungsziel des Lieferanten.
  • Rg.-Betrag netto: Tragen Sie den Lieferanten-Netto-Rechnungsbetrag ein (dieser ist relevant für die Zuordnung zum LIEFERANTENAUFTRAG oder für die Verteilung auf Projekte).
  • VSt.-Satz: Geben Sie hier den Vorsteuersatz ein.
  • Rg.-Betrag brutto: Dies ergibt sich aus dem Netto-Betrag und VSt.-Satz.
  • Währung: Wählen Sie die Währung (die Auswahl ist abhängig von der Freischaltung in der System-Konfiguration).
  • Zahlungsart: Definieren Sie die Zahlungsart, wie bspw. 'Bank', 'Lastschrift', 'Bar'. Dies können Sie definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | Zahlungsart (Kosten und Eingangsrechnungen).
  • Bemerkung 1: Dies ist ein Freitextfeld zur Eingabe von Kommentaren oder Erläuterungen. Der Feldname kann geändert werden unter SYSTEM-KONFIGURATION | EINGANGSRECHNUNGEN | FELDNAMEN.
  • Status-Stufen (siehe auch Folge-Absatz Workflow Eingangsrechnung):
    • Jeder Eingangsrechnung können im Bearbeitungsablauf unterschiedliche Statusstufen zuordnet werden.

 

Bei Wechsel der Statusstufe wird immer automatisch der Benutzer, der zuletzt den Status geändert hat sowie das dazugehörige Datum und Uhrzeit eingetragen.

    • Die notwendigen (Qualifizierungs-) Spalten können Sie aktivieren/deaktivieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | EINGANGSRECHNUNGEN | SPALTENANZEIGE.

Vergessen Sie nicht am Ende die Eingaben zu Speichern. Erst dann wird die Rechnung in Ihrer Datenbank eingetragen.

Workflow Eingangsrechnung: Status-Auswahl & Zuordnung von Benutzernamen und Datum

1. Statusstufe: Eingegangen

  • Eingang der Rechnung (Eingangsstempel). Der Status 'Eingegangen' wird zugeordnet.
  • Wird der Status von einer höheren Statusstufe zurückgesetzt auf den Status 'Eingegangen', dann werden Datum und Uhrzeit der Status-Zurücksetzung eingetragen.

2. Statusstufe: Inhaltlich geprüft

  • Inhaltliche Prüfung der Eingangrechnung auf Richtigkeit, Abgleich mit der Bestellung. Erfolgt durch den Besteller. Wenn alle Daten korrekt sind, setzt der Benutzer den Status von 'Eingegangen' auf 'Inhaltlich geprüft'.
  • Wird der Status auf eine niedrigere Statusstufe zurückgesetzt (d.h. auf Status 1), dann wird das Feld <leer> gesetzt.

3. Statusstufe: Zur Zahlung freigegeben

  • Zentrale Freigabe: Filtern Sie alle Eingangensrechnungen über die Suche 'Alle Rechnungen' mit Status 'Inhaltlich geprüft'.
  • Markieren Sie dann alle Rechnungen und ordnet den neuen Status zu über Datensätze pauschal ändern > Status > 'Zur Zahlung freigeben' .
  • Wird der Status auf eine niedrigere Statusstufe zurückgesetzt (d.h. auf Status 1 oder 2), dann wird das Feld <leer> gesetzt.

4. Statusstufe: Bezahlt

  • Zentrale Festlegung: Filtern Sie alle Eingangensrechnungen über die Suche 'Alle Rechnungen' mit Status 'Zur Zahlung freigegeben'.
  • Markieren Sie dann alle Rechnungen und ordnet den neuen Status zu über Datensätze pauschal ändern > Status > 'Bezahlt'.
  • Wird der Status auf eine niedrigere Statusstufe zurückgesetzt (d.h. auf Status 1, 2 oder 3), dann wird das Feld <leer> gesetzt.

Alternative Möglichkeit zur Zuordnung eines (Lieferanten-)Kontaktes zu einer Zeiten & Kosten Position [Zeiten, Reisekosten, Sonst. Leistungen-Position] ohne Nutzung der Funktion Eingangsrechnung/Lieferantennamen:

  • Ordnen Sie den 'Lieferanten' über die Qualifizierung Projektbeteiligte zu.
  • Wurde der Lieferanten-Kontakt beim Projekt (PROJEKTVERWALTUNG | BETEILIGTE) zugewiesen, so kann der Kontakt bei der Erfassung Sonst. Leistungen in der Dropdown-Liste Beteiligte ausgewählt werden. Dafür muss die Spalte Beteiligter eingeblendet sein. Dies können Sie definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | SONST. LEISTUNGEN. Setzen Sie hier in der Zeile 'Beteiliger' den Haken bei dem entsprechenden Level.

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