Eingangsrechnung als Projektkosten erfassen: Zuordnung über „Sonst. Leistungen“ (3 Varianten)

PACS User, welche Eingangsrechnungen erfassen, möchten in der Regel damit auch erreichen, dass diese Rechnungen kostenmäßig einem Projekt zugeordnet werden. Und somit in der Projektfaktura genutzt werden können oder in die Projekt-Ergebnisrechnung einfließen.

Mit Erfassung einer Eingangsrechnungen alleine wird diese noch nicht kostenseitig beim Projekt berücksichtigt. Hierfür ist immer die zusätzliche Erfassung als Kostenposition auf dem Projekt notwendig. Diese Kostenposition ist im Bereich Sonstigen Leistungen zu erfassen.

Überblick

Der Eintrag einer Eingangsrechnung unter Sonst. Leistungen kann über 3 Wege erfolgen (die für Sie geeignete Variante ist von Ihrem Firmen-Workflow und vom Umfang des Eintrags abhängig):

[1] Direkteintrag (Paralleleintrag bei Sonst. Leistungen):

Wenn bei der Erfassung der Eingangsrechnung auch ein Projekt und ein Kostensatz zugeordnet werden, dann wird vom PACS System parallel eine Sonst. Leistungsposition neu angelegt (fix verknüpft mit der Eingangsrechnung).

Vorteil: schnelle & einfache Erfassung von Eingangsrechnung & Sonst. Leistung/ Fremdleistung.

Nachteil: wenn eine Eingangsrechnung auf mehrere Projekte verteilt werden muss, ist diese Variante nicht einsetzbar. In diesem Fall ist der Weg [2] geeignet.

[2] Nutzung der Funktion 'Eingangsrechnung auf Projekte verteilen“ (Paralleleintrag bei Sonst. Leistungen):

Bei der Eingangsrechnung wird kein Projekt und kein Kostensatz zugeordnet.

Über das Eingangsrechnung auf Projekte verteilen wird ein kleiner Assistent aufgerufen, der die Verteilung auf mehrere Projekte unterstützt.

[3] Komplett Getrennte Eingabe bei Eingangsrechnung und Sonst. Leistung (alternativ Reisekosten oder Zeiten):

Zwei, im ersten Schritt getrennte Eingaben

• A) Die Lieferanten-/Eingangsrechnung wird zunächst im Bereich Rechnungen -> Register EINGANGSRECHNUNGEN erfasst.
• B) Dann wechseln Sie in der Bereichen Zeiten & Kosten -> Sonst. Leistungen. Dort wird dann eine neue Sonst. Leistung angelegt (Bedienung und Felder siehe weiter unten)

Im Feld 'Eingangsrechnungen' wird die vorher unter A) erfasste Eingangsrechnung zugeordnet. Es erfolgt also keine weitere systemseitige Eingabeunterstützung.

Detaillierte Erklärung

[1] Direkteintrag (Paralleleintrag bei Sonst. Leistungen)

Zur generellen Eingabe von Eingangsrechnungen siehe Register EINGANGSRECHNUNGEN.

Wenn bei der Erfassung der Eingangsrechnung auch ein Projekt + ein Kostensatz zugeordnet werden, dann wird beim Speichern der Eingangsrechnung parallel eine Sonst. Leistungsposition neu angelegt. Die Leistungsposition wird mit der Eingangsrechnung fix verknüpft.

• Feldeinträge Sonst. Leistungen (automatischer Eintrag)
• (Start-)Datum <-Leistungszeitraum-Enddatum der Eingangsrechnung
• Projekt <- zugeordnetes Projekt bei der Eingangsrechnung
• Anzahl <- Standard-Anzahl 1
• Anzahl VL <- Anzahl 1, wenn VL-Aktcode, ansonsten 0
• Kostensatz <- zugeordneter Kostensatz bei der Eingangsrechnung
• Mitarbeiter <- fix: MA-unabhängig
• Land <- Projekt-Durchführungsland
• Währung <- Währung der Eingangsrechnung
• Wechselkurs <- Wechselkurs zum Leistungszeitraum-Enddatum der Eingangsrechnung
• EKP/EKGP ne. <- Rechnungsbetrag netto der Eingangsrechnung (Bruttowerte analog)
• VSt. % / Betrag <- Vorsteuersatz /-Betrag der Eingangsrechnung
• Aktcode <- Eintrag gem. bestehender Systematik für Sonst. Leistungen (abh. von Projekt-Def. und Standard-System-Def.)

Konsequenzen der Verknüpfung

• Wenn bei der Eingangsrechnung bereits ein Projekt eingetragen war und dieses abweicht von dem Projekt der Sonstigen Leistung, dann wird das Speichern verweigert.
• Wird die einzige Kostenposition einer vollständig verteilten Eingangsrechnung gelöscht, muss der Kostensatz bei der Eingangsrechnung entfernt werden (das Projekt soll allerdings beibehalten werden bei der Eingangsrechnung).
• Wird im Bereich Sonstige Leistungen der Betrag der Kostenposition reduziert via Bearbeiten (d.h. die Rechnung ist anschließend nicht mehr vollständig verteilt), dann muss der Kostensatz bei der Eingangsrechnung ebenfalls gelöscht werden (der Projekteintrag wird aber beibehalten bei der Eingangsrechnung).
• Wird die einzige Kostenposition einer vollständig verteilten Eingangsrechnung von der Rechnung gelöst (indem bei der Kostenposition in der Spalte "Eingangsrechnung" eine andere Eingangsrechnung oder "Keine Auswahl" zugeordnet wird), dann wird der Kostensatz bei der Eingangsrechnung entfernt (der Projekteintrag wird aber beibehalten bei der Eingangsrechnung).
• Wird im Bereich Eingangsrechnungen der Kostensatz bei einer Eingangsrechnung entfernt, wird die Kostenposition gelöscht. Andernfalls würde man (bei erneuter Zuordnung eines Kostensatzes bei der Eingangsrechnung) ungewollt Dubletten im Bereich Sonstige Leistungen schaffen, ohne dies zu bemerken. Daher erscheint in diesem Fall eine Warnmeldung, dass die Kostenposition gelöscht wird. Damit wird dem Anwender kenntlich gemacht, dass ggf. existierende Beschreibungstexte oder andere im Bereich Sonstige Leistungen vorgenommene Einträge/ Klassifizierungen verloren gehen.

[2] Nutzung der Funktion 'Eingangsrechnung auf Projekte verteilen'

• Zur generellen Eingabe von Eingangsrechnungen siehe -> Register EINGANGSRECHNUNGEN
• Zur Erfassung bzw. Verteilung von Eingangs-/Lieferantenrechnungen über Sonstige Leistungen (Sachkosten-Positionen) müssen Sie wie folgt vorgehen:
• Öffnen Sie den Bereich EINGANGSRECHNUNGEN. Selektieren & markieren Sie die zu verteilende Eingangsrechnung. Und klicken dann auf Eingangsrechnung auf Projekte verteilen.
• Es öffnet sich das Fenster 'Mitarbeiter'. Wählen Sie hier den betroffenen Mitarbeiter aus (Pflichtauswahl): 'MA-unabhängig' (= Standard) oder einen anderen 'Mitarbeiternamen'. Mehr Infos finden Sie unter Zeiten & Kostenerfassung MA-unabhängig. Wichtig: Sie können die Erfassung 'MA-unabhängig' systemseitig als Pflichteingabe definieren unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | BERECHTIGUNGEN | ZEITEN + KOSTEN | ZEILE 'Erfassung auf MA-unabhängig ist Pflicht (Sonst. Leistungen).
• Folgende Felder sind vom System aus Standard-Pflichtfelder und kann nicht geändert werden:
  • Kostensatz: Hier können Sie wählen je nach Definition im LEISTUNGSARCHIV | Kostensätze Sonst. Leistungen für 'MA-unabhängig' (Standard) [hierfür besteht automatisches Ansichtsrecht] bzw. für den gewählten Mitarbeiter.

• • Aktcode: Die Anzeige erfolgt unabhängig vom Ansichtsrecht.
• Zur Projektzuordnung/-verteilung müssen Sie auf Neu klicken.
• Felder oben zur Qualifizierung (werden beim späteren Wechsel in das Register SONST. LEISTUNGEN übernommen)
  • Kostensatz: Wählen Sie hier die Vorlage des Kostensatzes, die im Leistungsarchiv definiert wurde. Wichtig Vorsteuersatz: Es wird nicht der bei der Kostensatz-Vorlage hinterlegte VSt.-Prozentsatz übernommen, sondern der bei der Eingangsrechnung des Lieferanten definierte. (Hintergrund: Man kann nur die Vorsteuer abziehen/berücksichtigen, die in der Eingangsrechnung ausgewiesen wurde).
  • Aktcode: Wählen Sie zwischen VL (Honorar oder NK) oder NVL.
  • Datum: Dies ist das Leistungsdatum.
• Wählen Sie ein Projekt + ggf. Schritt aus.
• Anteil (in %) oder Betrag:
  • Die Aufteilung des Betrages der Lieferanteneingangsrechnung kann über beide Varianten erfolgen. Die Berechnung erfolgt vice versa.
  • Es muss jedoch eine vollständige Aufteilung erfolgen (100%) und der Betragswert darf nicht 0€ betragen. Bei Neuanlage wird zunächst 100% für die neue Projektzeile eingetragen, damit bei Zuordnung auf nur ein Projekt keine weitere Eingabe notwendig ist.
• Beschreibungstext: Dies ist eine Freitexteingabe. Sie können dies ggf. für die Eingabe der 'Bestellnummer' nutzen.
• Vergessen Sie nicht die Eingaben zu Speichern.
• Das aktuelle Fenster wird geschlossen. Und es erfolgt ein automatischer Wechsel in das Register SONST. LEISTUNGEN.
• Die oben definierte Aufteilung bildet die Basis für die neu angelegten Positionen im Register SONST. LEISTUNGEN. Die neu angelegte(n) Zeile(n) bekommen den Status 'neu' und sind blau markiert
  • Der aufgeteilte Betrag der Lieferantenrechnung wird in das Feld EKP (netto) mit Anzahl '1' eingetragen.
  • Für die Prüfung, ob 'Betrag Eingangsrechnung = Summe der Kosten', wird das Feld EKGP (netto) genutzt (EKGP = EKP * Anzahl).
• Einsatzfall/Variante: Die Eingangsrechnung besteht aus mehreren Positionen, die einem Projekt zugeordnet werden müssen.
  • Gehen Sie wie oben beschrieben vor. Es wird dabei zunächst eine Zeile mit einem Kostensatz A angezeigt.
  • Kopieren Sie den existierenden Eintrag (mit Kostensatz A) und wählen in der neuen Zeile den Kostensatz B. Passen Sie dann die Werte für Anzahl/Stck. und EKG entsprechend an. Auch im Rahmen der Aufteilung erfolgt die Prüfung 'Betrag Eingangsrechnung = Summe der Kosten'.
  • Damit können alle Einzelpositionen einer Eingangsrechnung auf dem Projekt zu unterschiedlichen Kostensätzen bzw. Kostenarten zugeordnet werden.
  • Info fürs Controlling: Sie können die gewählten Kostensätze mit den Einträgen Anzahl/Stück & EKGP [= Ist-Leistungen] den im Lieferantenauftrag beauftragten Positionen (verknüpft mit Spalte 'Leistungs-/Kostensatz') [= Vorgaben] gegenüber stellen. Rufen Sie über CONTROLLING & BERICHTE | REPORTS den Bericht 'Controlling - Unternehmen' | 'Lieferantenauftrag - Stand der Bestellungen (Auftrag vs Ist)' zur Überprüfung auf.
• Im Register SONST. LEISTUNG in der Spalte 'Eingangsrechnung' wird die mit der Aufteilung verbundene Eingangsrechnung angezeit.

[3] Komplett getrennte Eingabe bei Eingangsrechnung und Sonst. Leistung (alternativ Reisekosten oder Zeiten)

Die Erfassung von Eingangsrechnungen auf Projekte erfolgt in 2 Schritten (Überblick):

• Erfassen Sie die Eingangsrechnung (ohne Zuordnung Projekt und Kostensatz)

• Erfassen einer Sonst. Leistung (Felder siehe (1)) und Auswahl/Zuordnung der Eingangsrechnung in der Spalte "Eingangsrechnung" . Damit wird die Lieferanten/ Eingangsrechnung auch kostenseitig auf das Projekt gebucht.

Unterschied Auswahl/Zuordnung der Eingangsrechnung in der Spalte "Eingangsrechnung" in den Bereichen Reisekosten und Zeiten (= Markierung einzelner Zeiten-/Reisekostenzeilen mit der Eingangsrechnung):

• Es erfolgt kein Abgleich des Rechnungsbetrages der Eingangsrechnung mit den Werten der Zeiten-/Reisekostenleistungen.

• Aber es ist eine Gegenüberstellung erbrachter & abgerechneter Leistungen (des Lieferanten bzw. externen Mitarbeiters) möglich.

• Voraussetzung für die Zuordnung der Eingangsrechnung in den Bereichen: Sie müssen die Spalten für Zeiten, Reisekosten und Sonst. Leistungen aktivieren. Dies können Sie einstellen unter SYSTEM-KONFIGURATION | ZEITEN + KOSTEN | SPALTENANZEIGE | ZEITEN bzw. REISEKOSTEN bzw. SONST. LEISTUNGEN. Im rechten Bereich müssen Sie in der Zeile 'Eingangsrechnung' den Haken bei dem entsprechenden Level setzen. 

Bedienung

• Ändern oder löschen von Sonst. Leistungen, die mit einer Eingangsrechnung 'verbunden' sind:
  • Hier greift eine 'Verbundbetrachtung', d.h. die Summe der (verbleibenden) EKGPs muss immer den Lieferantenrechnungsbetrag ergeben. Ansonsten kann eine Änderung oder Markierung zum Löschen nicht gespeichert werden. Die Prüfung erfolgt, wenn der Betrag EKP (netto) bei einer Position geändert wird (dies geht aber nur bei Nicht-gesperrten Sonst. Leistungen) oder eine Position gelöscht wird. Sind die Bedingungen nicht erfüllt, erfolgt KEIN Eintrag der Änderung in die Datenbank.
  • Die Änderung der anderen Felder kann ohne Prüfung vorgenommen werden.

• • Wenn man im Bereich Sonstige Leistungen eine Kostenposition erfasst und diese via Spalte 'Eingangsrechnung' einer Eingangsrechnung zuordnet und diese Eingangsrechnung ist nur mit dieser einen Position verknüpft (und damit vollständig verteilt), dann wird der Kostensatz und das Projekt auch automatisch bei der Eingangsrechnung eingetragen.
• SUCHE nach einer Eingangsrechnung mit den zugehörigen Einzelpositionen: Dies ist möglich über das Register SONST. LEISTUNGEN oder das Register EINGANGSRECHNUNG.

Bereich SONST. LEISTUNGEN

• Alternative 1: Suchen Sie die Kosten-Position über die Kriterien 'Projekt', 'Mitarbeiter' und 'Leistungszeitpunkt'. Sofern die Lieferantenrechnung mit der Kosten-Position verknüpft ist, wird diese in der Spalte Lieferanten-Rg. anzeigt. Klicken Sie auf Wechsel zu verknüpften Daten | Eingangsrechnung.
• Alternative 2: Gehen Sie zur erweiterten Suche und geben die Suchkriterien ein in den Feldern Lieferant und/oder Eingangsrechnungsnummer.

Bereich EINGANGSRECHNUNG

• Nutzen Sie die Freitextsuche über die Felder Lieferant (Firma, Name) und Lieferantenrechnungsnummer und/oder Zeitabgrenzung des Lieferantenrechnungsdatums. Geben Sie die Kriterien ein und klicken auf Suchen.
• Markieren Sie die Lieferantenrechnung und klicken auf Wechsel zu verknüpften Daten | Sonstige Leistungen. Es werden Ihnen alle auf Projekte verteilten Kostenpositionen angezeigt. Die Summe der EKGPs ergeben den Nettobetrag der Eingangsrechnung.

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