- Sie können über die Funktion
Ihre Rechnungen und E-Rechnungen (bspw. XRechnungen) sowie Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferantenaufträge (= Formulare) per E-Mail mit dem generierten Dokument als Anhang versenden. - Bei wird eine versandfertige E-Mail (EML-Datei) mit Absender, Empfänger, Betreff und E-Mail-Text und mit dem ggf. zu versendenden Dokument als Anhang erstellt.
- Diese wird über Ihr Standard-E-Mail-Client, wie bspw. Outlook, lokal auf Ihrem Laptop geöffnet. So können Sie auch weiterhin Ihre eigene Signatur wählen/nutzen.
- Dieser E-Mail-Versand ist unabhängig von dem eingestellten E-Mail-Versand (via SMTP oder Microsoft365).
So richten Sie den E-Mail-Versand per E-Mail ein (Rich Client + Web Client)
- Absender: Gehen Sie zur Menüleiste und hier zu EXTRAS | BENUTZEREINSTELLUNGEN (Rich Client). Im Register E-Mail können Sie unter "E-Mail-Account" die E-Mail-Adresse oben unter "E-Mail-Account" festlegen. Hinweis: Beim Versand über MS Outlook wird bei Neuanlage der E-Mail als Absender nicht die eingestellte Microsoft Standard-E-Mail-Adresse eingetragen (sondern die E-Mail-Adresse des PACS E-Mail-Accounts).
- Empfänger: Um die Empfänger-Adresse festzulegen, die als Standard verwendet wird, müssen Sie zur SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT. Hier können Sie für die verschiedenen Formulare den Empfänger festlegen in der Spalte "EML-Export: Empfänger-E-Mail" (Die Spalte finden Sie weiter rechts). "Firmenadresse - E-Mail 1 / 2 / 3" finden Sie im Bereich FIRMENADRESSEN und "Kontakt - E-Mail 1 / 2 / 3" finden Sie unter KONTAKTVERWALTUNG | KONTAKTDATEN.
- Betreff & E-Mail-Text: Diese können Sie auch unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT in den Spalten "EML-Export: Betreff" und "EML-Export: E-Mail-Text" (Button rechts daneben) festlegen.
- Datei: Den Namen der generierten PDF-Datei können Sie auch unter SYSTEM-KONFIGURATION | SCHNITTSTELLEN & INTEGRATION | FORMULAR-EXPORT in der Spalte "Standardexport" festlegen.
E-Mail-Versand für die Nutzer im Rich Client in der PACS Cloud
Hier müssen Sie noch ein paar Einstellungen für den Browser in der PACS Cloud vornehmen, dass der E-Mail-Versand reibungslos läuft. Die Verhaltensweise ist abhängig von der "korrekten" Konfiguration, wie der Browser mit dem Download umzugehen hat.
Wir erklären Ihnen dies anhand der Einstellungen im Firefox, Chrome und Edge. Die Einstellungen der Browser sind ähnlich.
1. Schritt
- Chrome: Klicken Sie im Chrome-Browser rechts oben auf die drei Punkte und gehen zu den Einstellungen des Browsers. Dort müssen Sie zum Bereich "Downloads". Aktivieren Sie die Einstellung "Vor dem Download von Dateien nach dem Speicherort fragen".
- Edge: Klicken Sie im Edge-Browser rechts oben auf die drei Punkte und gehen zu den Einstellungen des Browsers. Dort müssen Sie zum Bereich "Downloads". Aktivieren Sie die Einstellung "Bei jedem Download nach dem Speicherort fragen". Nach dem Download müssen Sie auf das Icon für den
Download (rechts oben in der Menüleiste) klicken. Ihnen werden dann die heruntergeladenen Dateien angezeigt bzw. Sie können diese speichern. (Dies unterscheidet sich zu Firefox + Chrome.) PACS Empfehlung: Mit dem Firefox oder Chrome ist die Bedienung und der Download von EML-Dateien benutzerfreundlicher. - Firefox: Gehen Sie im Firefox-Browser zu "Einstellungen". Scrollen Sie hier auf der Seite "Allgemein" weiter herunter zu "Anwendungen". Hier müssen Sie zunächst die Einstellung für den Umgang mit anderen Dateitypen auf "Fragen, ob Dateien geöffnet oder gespeichert werden sollen" setzen (unter der Auflistung der Programme).
Wichtig ist hier bei Firefox, dass Sie bei "mailto" die Einstellung "Mit Outlook öffnen (Standard)" auswählen (sofern Sie Outlook nutzen). Andernfalls öffnet sich lediglich der Browser und der E-Mail-Versand schlägt fehl. Für andere E-Mail-Versandarten gilt diese Einschränkung selbstverständlich nicht - Sie müssen die von Ihnen verwendete E-Mail-Versandart auswählen.
2. Schritt
Jetzt können Sie den E-Mail-Versand wie gewünscht nutzen. Klicken Sie dazu bei einer Rechnung auf "PDF" und 
. Daraufhin öffnet sich das Fenster "Öffnen mit: Outlook (Standard)" (bereits voreingestellt).
3. Schritt
Daraufhin wird Ihre E-Mail-Nachricht wie gewünscht geöffnet mit dem Absender, Empfänger, Betreff, E-Mailtext und Anhang.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
1. Wie funktioniert der E-Mail-Versand mit dem Mac Laptop?
Vorgehen beim Standard-E-Mail-Programm:
- Klicken Sie nach Download der Rechnung (aus PACS) doppelt auf die .eml-Datei. Diese Datei befindet sich wahrscheinlich im Download-Ordner bzw. in dem von Ihnen gewählten Speicherort. Es öffnet sich die E-Mail-Datei.
- Um diese E-Mail versenden zu können, müssen Sie rechts oben auf "Verschieben in" bzw. "Move to" und "Entwürfe" bzw. "Drafts" klicken. Die E-Mail ist dann unter Entwürfe gespeichert.
- Gehen Sie zu dem E-Mail-Ordner "Entwürfe" bzw. "Drafts". Öffnen Sie dort die E-Mail und versenden Sie diese.